какие функции выполняет служба документационного обеспечения управления
Какие функции выполняет служба документационного обеспечения управления
чЕУШ РТПГЕУУ ХРТБЧМЕОЙС РТПОЙЪБО ЙОЖПТНБГЙЕК, СЧМСАЭЕКУС ПУОПЧПК РТЙОСФЙС ТЕЫЕОЙК, Й РПУФТПЕО ОБ ПРЕТБФЙЧОПК ТБВПФЕ У ДПЛХНЕОФБНЙ, Ч ЛПФПТЩИ ПОБ ЖЙЛУЙТХЕФУС. рПЬФПНХ ЙОЖПТНБГЙПООП-ДПЛХНЕОФБГЙПООПЕ ПВЕУРЕЮЕОЙЕ ХРТБЧМЕОЙС (ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧП) МАВПК ЖЙТНЩ, ХЮТЕЦДЕОЙС, ПТЗБОЙЪБГЙЙ, РТЕДРТЙСФЙС ТБУУНБФТЙЧБЕФУС УЕЗПДОС ЛБЛ ЧБЦОЕКЫБС ПВУМХЦЙЧБАЭБС ЖХОЛГЙС ХРТБЧМЕОЙС. пФ ЕЕ ТБГЙПОБМШОПК ПТЗБОЙЪБГЙЙ ЪБЧЙУЙФ ВЩУФТПФБ Й ПРФЙНБМШОПУФШ ЧЩВПТБ ТЕЫЕОЙС, ДПЧЕДЕОЙЕ ЕЗП ДП ЙУРПМОЙФЕМС, УЧПЕЧТЕНЕООЩК ЛПОФТПМШ ЪБ ЙУРПМОЕОЙЕН Й, Ч ЛПОЕЮОПН УЮЕФЕ, ДПУФЙЦЕОЙЕ ЬЛПОПНЙЮЕУЛПЗП ЬЖЖЕЛФБ Ч ДЕСФЕМШОПУФЙ ЖЙТНЩ, ПТЗБОЙЪБГЙЙ, РТЕДРТЙСФЙС.
рПУЛПМШЛХ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧЕООПЕ ПВУМХЦЙЧБОЙЕ ЙНЕЕФ УЧПЙ УРЕГЙЖЙЮЕУЛЙЕ ЪБДБЮЙ, ПОП ДПМЦОП ЧЩРПМОСФШУС УБНПУФПСФЕМШОПК, ПТЗБОЙЪБГЙПООП ПВПУПВМЕООПК УМХЦВПК, РПДЮЙОЕООПК ТХЛПЧПДЙФЕМА ПТЗБОЙЪБГЙЙ, УМХЦВПК ДПЛХНЕОФБГЙПООПЗП ПВЕУРЕЮЕОЙС ХРТБЧМЕОЙС (УМХЦВБ дпх, УМХЦВБ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧБ). ч ОЕВПМШЫЙИ ПТЗБОЙЪБГЙСИ, ЗДЕ ПВЯЕН ПВТБВБФЩЧБЕНЩИ ДПЛХНЕОФПЧ ОЕЧЕМЙЛ Й УПЪДБОЙЕ ФБЛПК УМХЦВЩ ОЕГЕМЕУППВТБЪОП, ЧУА ТБВПФХ РП ДПЛХНЕОФБГЙПООПНХ ПВЕУРЕЮЕОЙА ХРТБЧМЕОЙС ЧЩРПМОСЕФ УЕЛТЕФБТШ ТХЛПЧПДЙФЕМС ЙМЙ УРЕГЙБМШОП ЧЩДЕМЕООЩК ДМС РТПЧЕДЕОЙС ЬФПК ТБВПФЩ УПФТХДОЙЛ.
уМХЦВБ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧБ ЛБЛ УБНПУФПСФЕМШОПЕ УФТХЛФХТОПЕ РПДТБЪДЕМЕОЙЕ ЧПЪЗМБЧМСЕФУС ТХЛПЧПДЙФЕМЕН, ЛПФПТЩК Ч УЧПА ПЮЕТЕДШ РПДЮЙОСЕФУС ОЕРПУТЕДУФЧЕООП ТХЛПЧПДЙФЕМА ПТЗБОЙЪБГЙЙ. пВЯЕДЙОЕОЙЕ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧЕООПК УМХЦВЩ У ДТХЗЙНЙ РПДТБЪДЕМЕОЙСНЙ, ОБРТЙНЕТ ЧИПЦДЕОЙЕ ЬФПК УМХЦВЩ Ч БДНЙОЙУФТБФЙЧОП-ИПЪСКУФЧЕООЩК ПФДЕМ, СЧМСЕФУС ЗТХВПК ПЫЙВЛПК.
оБЙНЕОПЧБОЙЕ УМХЦВЩ дпх, ЕЕ УФТХЛФХТБ, ДПМЦОПУФОПК, ЮЙУМЕООЩК УПУФБЧ ХУФБОБЧМЙЧБАФУС ЧЩЫЕУФПСЭЙНЙ ПТЗБОЙЪБГЙСНЙ Ч ЗПУХДБТУФЧЕООЩИ ХЮТЕЦДЕОЙСИ, Б Ч ОЕЗПУХДБТУФЧЕООЩИ ЙИ ТХЛПЧПДУФЧПН ЙМЙ ЙИ ЛПММЕЗЙБМШОЩНЙ ПТЗБОБНЙ.
ч УЧПЕК ДЕСФЕМШОПУФЙ УМХЦВБ дпх ТХЛПЧПДУФЧХЕФУС ЪБЛПОПДБФЕМШОЩНЙ БЛФБНЙ, ОПТНБФЙЧОП-НЕФПДЙЮЕУЛЙНЙ ДПЛХНЕОФБНЙ РП ЧПРТПУБН ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧБ Й БТИЙЧОПЗП ДЕМБ, РТЙЛБЪБНЙ Й ТБУРПТСЦЕОЙСНЙ ТХЛПЧПДУФЧБ, ЙОУФТХЛГЙЕК РП ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧХ ПТЗБОЙЪБГЙЙ, РПМПЦЕОЙЕН П УМХЦВЕ, ДПМЦОПУФОЩНЙ ЙОУФТХЛГЙСНЙ ЕЕ ТБВПФОЙЛПЧ.
уМХЦВБ дпх ДПМЦОБ ТЕЫБФШ ЛПОЛТЕФОЩЕ ЪБДБЮЙ, ЧЩРПМОСФШ ПРТЕДЕМЕООЩЕ ЖХОЛГЙЙ, ЙНЕФШ УФТПЗП ХУФБОПЧМЕООЩК ЛТХЗ РТБЧ Й ПВСЪБООПУФЕК, Б ФБЛЦЕ ЧЪБЙНПДЕКУФЧПЧБФШ У ДТХЗЙНЙ УФТХЛФХТОЩНЙ РПДТБЪДЕМЕОЙСНЙ ПТЗБОЙЪБГЙЙ ДМС ВПМЕЕ ЬЖЖЕЛФЙЧОПЗП ЧЩРПМОЕОЙС ЧПЪМПЦЕООЩИ ОБ ОЕЕ ЪБДБЮ Й ЖХОЛГЙК.
ъБДБЮЙ УМХЦВЩ дпх ЧЛМАЮБАФ:
ч УПУФБЧ ФЙРПЧЩИ ЖХОЛГЙК УМХЦВЩ дпх ЧИПДСФ ТБЪОЩЕ ЧЙДЩ ТБВПФ, ЛПФПТЩЕ НПЦОП ТБЪДЕМЙФШ ОБ ФЕИОПМПЗЙЮЕУЛЙЕ, ПТЗБОЙЪБГЙПООЩЕ, НЕФПДЙЮЕУЛЙЕ, ЛПОФТПМШОЩЕ. пОЙ РТЕДУФБЧМЕОЩ Ч ФБВМЙГЕ 3.
уПЪДБОЙЕ УМХЦВЩ дпх ДПМЦОП ПВСЪБФЕМШОП УПРТПЧПЦДБФШУС ЧЩВПТПН ПТЗБОЙЪБГЙПООПК ЖПТНЩ ТБВПФЩ У ДПЛХНЕОФБНЙ. рТБЛФЙЛПК ЧЩТБВПФБОП ФТЙ ЖПТНЩ: ГЕОФТБМЙЪПЧБООБС, ДЕГЕОФТБМЙЪПЧБООБС Й УНЕЫБООБС.
гЕОФТБМЙЪПЧБООБС ЖПТНБ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧЕООПЗП ПВУМХЦЙЧБОЙС ЮБЭЕ ЧУЕЗП ЙУРПМШЪХЕФУС Ч ЖЙТНБИ Й ОЕВПМШЫЙИ ХЮТЕЦДЕОЙСИ. пОБ РТЕДРПМБЗБЕФ РПМОХА ГЕОФТБМЙЪБГЙА ТБВПФЩ У ДПЛХНЕОФБНЙ ПФ НПНЕОФБ РПМХЮЕОЙС ДП ИТБОЕОЙС. гЕОФТБМЙЪБГЙС ЧУЕИ ПРЕТБГЙК РП ТБВПФЕ У ДПЛХНЕОФБНЙ ОБЙВПМЕЕ ТБГЙПОБМШОБ, ФБЛ ЛБЛ РПЪЧПМСЕФ НБЛУЙНБМШОП Й У ОБЙВПМШЫЙН ЬЖЖЕЛФПН НЕИБОЙЪЙТПЧБФШ Й БЧФПНБФЙЪЙТПЧБФШ ЧЩРПМОЕОЙЕ УПУТЕДПФПЮЕООЩИ Ч ПДОПН НЕУФЕ ПРЕТБГЙК.
дЕГЕОФТБМЙЪПЧБООБС ЖПТНБ РПУФБОПЧЛЙ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧБ РТЕДРПМБЗБЕФ, ЮФП ЛБЦДПЕ УФТХЛФХТОПЕ РПДТБЪДЕМЕОЙЕ ЙНЕЕФ УЧПА УМХЦВХ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧБ Й УБНПУФПСФЕМШОП ЧЕДЕФ ЧУЕ ЧЙДЩ ТБВПФ У ДПЛХНЕОФБНЙ.
юБЭЕ ЧУЕЗП Ч ВПМШЫЙИ ЖЙТНБИ Й ПТЗБОЙЪБГЙСИ ХУФБОБЧМЙЧБЕФУС УНЕЫБООБС ЖПТНБ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧЕООПЗП ПВУМХЦЙЧБОЙС, ЛПЗДБ ЮБУФШ ПРЕТБГЙК ЧЕДЕФУС ГЕОФТБМЙЪПЧБООП, Б ЮБУФШ Ч УФТХЛФХТОЩИ РПДТБЪДЕМЕОЙСИ. фБЛ, ПВЩЮОП РТЙЕН, ПФРТБЧЛБ, РЕТЧЙЮОБС ПВТБВПФЛБ ДПЛХНЕОФПЧ, ЙИ ТЕЗЙУФТБГЙС, ЛПОФТПМШ ЪБ УТПЛБНЙ ЙУРПМОЕОЙС, НБЫЙОПРЙУОЩЕ Й ЛПРЙТПЧБМШОП-НОПЦЙФЕМШОЩЕ ТБВПФЩ РТПЧПДСФУС ГЕОФТБМЙЪПЧБООП, Б ФЕЛХЭЕЕ ИТБОЕОЙЕ ДПЛХНЕОФПЧ, ЙИ РПДЗПФПЧЛБ Л УДБЮЕ Ч БТИЙЧ Ч УФТХЛФХТОЩИ РПДТБЪДЕМЕОЙСИ.
оП ЮБУФП Й ТЕЗЙУФТБГЙС ЧОХФТЕООЙИ ДПЛХНЕОФПЧ ФБЛЦЕ РТПЧПДЙФУС Ч ФЕИ ПФДЕМБИ, ЗДЕ ПОЙ УПЪДБАФУС. оБРТЙНЕТ, ВХИЗБМФЕТУЛЙИ ДПЛХНЕОФПЧ Ч ВХИЗБМФЕТЙЙ, РТЙЛБЪПЧ РП МЙЮОПНХ УПУФБЧХ Ч УМХЦВЕ ЛБДТПЧ, ДПЗПЧПТПЧ Ч ЛПННЕТЮЕУЛЙИ ПФДЕМБИ. чОЕДТЕОЙЕ ЛПНРШАФЕТОЩИ ФЕИОПМПЗЙК НЕОСЕФ ПТЗБОЙЪБГЙПООЩЕ ЖПТНЩ, РПЪЧПМСЕФ ДЕГЕОФТБМЙЪПЧБФШ РТПГЕУУЩ РПМХЮЕОЙС Й ТЕЗЙУФТБГЙЙ ДПЛХНЕОФПЧ, ОП Ч ФП ЦЕ ЧТЕНС УПЪДБФШ ГЕОФТБМЙЪПЧБООХА ВБЪХ ДБООЩИ П ДПЛХНЕОФБИ ХЮТЕЦДЕОЙС. фБЛЙН ПВТБЪПН, УМПЦЙЧЫБСУС РЕТЧПОБЮБМШОП ПТЗБОЙЪБГЙПООБС ЖПТНБ РПУФБОПЧЛЙ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧБ НПЦЕФ РТЕФЕТРЕЧБФШ ЙЪНЕОЕОЙС, ЛПФПТЩЕ ЮБЭЕ ЧУЕЗП УЧСЪБОЩ У РЕТЕЕЪДПН Ч ДТХЗЙЕ РПНЕЭЕОЙС Й ЛПНРШАФЕТЙЪБГЙЕК ХРТБЧМЕОЮЕУЛПЗП ФТХДБ.
чЩВТБООБС ЖПТНБ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧЕООПЗП ПВУМХЦЙЧБОЙС ЪБЛТЕРМСЕФУС Ч рПМПЦЕОЙЙ П УМХЦВЕ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧБ Й Ч йОУФТХЛГЙЙ РП ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧХ.
оЕ НЕОЕЕ ЧБЦОЩН ЧПРТПУПН Ч РПУФБОПЧЛЕ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧБ СЧМСЕФУС ПРТЕДЕМЕОЙЕ УФТХЛФХТЩ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧЕООПК УМХЦВЩ Й ЕЕ ДПМЦОПУФОПЗП УПУФБЧБ.
ч ЪБЧЙУЙНПУФЙ ПФ ПВЯЕНБ ТБВПФ (ПВЯЕНБ ДПЛХНЕОФППВПТПФБ ПТЗБОЙЪБГЙЙ) УМХЦВБ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧБ НПЦЕФ ЧЛМАЮБФШ ОЕУЛПМШЛП УФТХЛФХТОЩИ РПДТБЪДЕМЕОЙК:
ч ХЮТЕЦДЕОЙСИ НЕОШЫЕЗП НБУЫФБВБ ЧПЪНПЦОП УПЧНЕЭЕОЙЕ ОЕУЛПМШЛЙИ ЖХОЛГЙК Ч ПДОПН РПДТБЪДЕМЕОЙЙ ЙМЙ ЧНЕУФП УФТХЛФХТОЩИ РПДТБЪДЕМЕОЙК ЧЩРПМОЕОЙЕ УППФЧЕФУФЧХАЭЕК ТБВПФЩ ПФДЕМШОЩНЙ УПФТХДОЙЛБНЙ, Ч НБМЕОШЛПК ЖЙТНЕ ЧУА ТБВПФХ ЧЕДЕФ ПДЙО УЕЛТЕФБТШ.
Цели, задачи, функции службы документационного обеспечения управления.
Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.
Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:
— совершенствование форм и методов работы с документами;
— обеспечение единого порядка документирования;
— обеспечение единого порядка работы с документами;
— контроль за исполнением документов;
— унификация форм документов;
— сокращение по возможности документооборота;
— методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;
— внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.
В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, контрольные и методические.
К технологическим функциям относятся:
— осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки поступающих документов;
— регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов;
— ведение информационно-справочной работы по документам организации;
— машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);
— копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
— разработка и проектирование бланков документов;
— подготовка документов к отправке.
Среди организационных функций службы ДОУ выделяются:
— подготовка к докладу руководству поступающих документов;
— организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;
— регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;
— организация хранения документов в структурных подразделениях;
— организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;
— повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архивов;
— организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, условий труда сотрудников делопроизводственной службы;
— организация делопроизводства по обращениям граждан;
— разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.
К контрольным функциям относят:
— контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т. е. отправляемых и внутренних документов);
— контроль за сроками исполнения документов;
— осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;
— организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
— обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
— обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:
— разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;
— проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
— проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.
Билет 14.
1. Классическая (административная) школа в управлении: представители, содержание основных положений.
Классическая (административная) школа управления (1920- 1950 гг.) преследовала такие цели, как повышение эффективности больших групп людей и создание универсальных принципов управления, затрагивавших два основных аспекта:
§ разработку рациональной структуры организации;
§ построение на ее основе рациональной системы управления персоналом — бюрократической модели.
Анри Файоль считается основателем административной школы управления. Заслуга Фай- оля заключалась в том, что он разделил все функции управления на общие, относящиеся к любой сфере деятельности, и специфические, относящиеся непосредственно к управлению предприятием.
Классическая модель организации, сформировавшаяся на основе разработок Файоля и его последователей, базируется на четырех принципах:
§ четком функциональном разделении труда;
§ передаче команд и распоряжений сверху вниз;
§ единстве распорядительства («никто не работает более чем на одного начальника»);
§ соблюдении принципа диапазона контроля (осуществление руководства ограниченным числом подчиненных), который предполагает, что при арифметическом росте числа подчиненных число возможных связей между ними, которые приходится контролировать руководителю, возрастает в геометрической прогрессии.
Макс Веберпровел анализ деятельности бюрократических систем, построил модель идеальной бюрократии, основанную на жестко регламентированных принципах иерархической структуры, и сформулировал концепцию рационального управления. С его точки зрения, идеальная, наиболее эффективная система управления — бюрократическая. Бюрократия в организации характеризуется:
§ быстротой принятия решений;
§ оперативностью в решении производственных вопросов;
§ жесткостью связей, что способствует устойчивости бюрократических структур и четкой направленности на достижение целей организации.
Важнейшей идеей Вебера, принятой в управлении, стала концепция социального действия.
Согласно этой концепции, основу социального порядка в обществе составляют только социально ориентированные и рациональные действия, а задачей членов организации следует считать понимание ими собственных целей и последующую оптимизацию собственной деятельности. Каждое действие работника в организации должно быть рационально с точки зрения как выполнения им собственной роли, так и достижения общей цели организации. Рациональность является высшим смыслом и идеалом любого предприятия или учреждения, а идеальная организация характеризуется предельно рациональными технологией, коммуникациями и управлением.
Механическое удерживание земляных масс: Механическое удерживание земляных масс на склоне обеспечивают контрфорсными сооружениями различных конструкций.
Служба документационного обеспечения управления
ЛЕКЦИЯ 7.
СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
Документационное обеспечение управленческой деятельности организации – это важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом. Рациональная организация документационного обеспечения управления возлагается в организации на самостоятельную, организационно-обособленную службу, подчиненную руководителю организации, эта служба может называться служба документационного обеспечения управления, служба делопроизводства. В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.
Служба ДОУ в зависимости от принадлежности к определенной группе организации может называться по-разному: управление делами (управление делопроизводства или отдел информационно-документационного обеспечения), канцелярия, общий отдел.
Управление делами, как правило, создается в министерствах и ведомствах и имеет в своем составе следующие структурные подразделения:
· секретариат, в состав которого входят: приемная, секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро;
· инспекция при руководителе.
Канцелярия создается на государственных предприятиях, в учебных заведениях, в научно-исследовательских, проектных и конструкторских организациях. В ее состав, как правило, могут входить:
· подразделение по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб) граждан,
· бюро печати и размножения документов,
Общий отдел создается в органах власти и общественных организациях. Обычно в его состав входят те же подразделения, что и в канцелярию, но к ним добавляется еще протокольная группа.
Состав конкретной службы ДОУ, число подразделений, в нее входящих, зависят, прежде всего, от количества обрабатываемых документов и информации, масштабов и характера деятельности организации, от выбранной организационной формы делопроизводства. Работа службы ДОУ регламентируется следующими документами:
· положением о службе ДОУ;
· инструкцией по делопроизводству;
Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы данной службы.
Положение, как известно, имеет унифицированную структуру текста и включает в себя следующие разделы:
Права и обязанности.
В разделе «Общие положения» определяют место и роль службы ДОУ, ее структура, подчиненность, перечень документов, которыми регламентируется ее деятельность, а также имеются указания на то, кто имеет право возглавить службу ДОУ и какую печать имеет эта служба.
В разделе «Цели и задачи» приводится перечень основных целей и задач. Как правило, основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация и реализация работ по документационному обеспечению управления на современном уровне. Эта служба решает задачи организации единой системы делопроизводства, единого порядка документирования, разработки и внедрения нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации. Из поставленных целей и задач формулируется набор функций, перечисление которых приводится в следующем разделе «Функции».
В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.
К технологическим функциям следует отнести:
- осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов; регистрация входящих, исходящих и внутренних документов; ведение информационно-справочной работы по документам организации; машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере); копирование, тиражирование и оперативное размножение документов; разработка и проектирование бланков документов; подготовка документов к отправке.
Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:
- подготовка к докладу руководству поступающих документов; организация своевременного рассмотрения документов руководством организации; регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок; организация хранения документов в структурных подразделениях; организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива; повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива; организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы; организация делопроизводства по обращениям граждан; разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.
К контрольным функциям относят:
- контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы); контроль за сроками исполнения документов; осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив; организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам; обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:
- разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации; проведение экспертизы научной и практической ценности документов; проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.
В разделе «Права и обязанности» приводится перечень прав, которые имеет служба ДОУ, необходимых для успешного выполнения ею своих задач и функций. К ним относятся:
· право иметь доступ к информации (документам и базам данных);
· право запрашивать сведения, необходимые для работы;
· право осуществлять контроль за ведением делопроизводства в организации, за выполнением правил оформления документов и др.
В этом же разделе указывается и ответственность за невыполнение прав и неиспользование обязанностей. Иногда в данном разделе приводятся обобщенные формулировки типа «служба ДОУ несет ответственность за невыполнение или некачественное выполнение своих обязанностей и неиспользование прав, представленных ей настоящим положением в соответствии с действующим законодательством».
Иногда в данном разделе конкретно указывается, на основании чего работники службы ДОУ могут быть привлечены к ответственности, например: «за несвоевременную сдачу документов в архив организации или их утерю». Вне зависимости от того, какой вариант был выбран, вид ответственности, а также сроки или формы наказания невозможно перечислить в данном разделе, поэтому формулировка «в соответствии с действующим законодательством» здесь более уместна.
Раздел «Руководство» в положении о службе ДОУ раскрывает должностные обязанности руководителя службы – управляющего делами, начальника канцелярии, начальника общего отдела. Фактически этот раздел отражает то, что положено включать в должностную инструкцию: как назначается и увольняется, кому подчиняется, требования к уровню квалификации, его обязанности и права, ответственность.
Раздел «Взаимоотношения» содержит информацию о том, с какими подразделениями и по каким вопросам служба ДОУ взаимодействует, например «служба ДОУ взаимодействует с юридической службой по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов в организации».
Раздел «Организация работы» должен содержать информацию об особенностях в работе службы, если они есть, о графике работы, ссылки на действующие документы, в соответствии с которыми организуется работа организации в целом. Для государственных организаций это правила внутреннего распорядка. В этом же разделе должна быть информация о том, как будет происходить реорганизация службы, если в этом возникнет необходимость.
Таким образом, положение о службе ДОУ, которое четко описывает порядок работы и функции, распределение прав и обязанностей, создает необходимую основу для создания другого организационного документа – инструкции по делопроизводству, в которой приводится возложенные на службу ДОУ задачи и функции.
Инструкция по делопроизводству – основной документ, устанавливающий единый порядок документирования и выбранную технологию работы с документами в организации. Инструкция разрабатывается на основе общегосударственных нормативных документов (ГСДОУ, ГОСТов, существующих типовых и примерных инструкций, если они имеются, и др.). В то же время инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности организации делопроизводства в конкретной организации.
При построении структуры текста инструкции по делопроизводству руководствуются действующими типовыми или примерными, например «Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» или инструкцией, разработанной для групп однородных организаций, выполняющих аналогичные функции. Из таких инструкций можно позаимствовать не только структуру текста, но некоторые разделы полностью – такие, где речь идет об экспертизе ценности документов, подготовке дел к архивному хранению. Инструкция, как и другие виды организационных документов, всегда начинается с раздела «Общие положения», а затем идут разделы, освещающие все особенности постановки делопроизводства в конкретной организации, степень механизации и автоматизации делопроизводства.
Например, Инструкция по работе с документами в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, утвержденная распоряжением Председателя Государственной Думы от 01.01.01 г. № 000р-1, состоит из следующих разделов:
2. Прием, регистрация, доставка документов.
2.1. Служебные документы.
2.2. Корреспонденция депутатов.
Работа с обращениями граждан.
Организация работы с документами в структурных подразделениях.
Подготовка и оформление служебных документов.
5.1. Общие требования.
5.2. Распорядительные документы.
5.3. Документы заседаний и совещаний.
5.4. Служебные письма.
5.5. Служебные телеграммы.
Исходящие служебные документы.
Контроль исполнения документов и поручений.
Обеспечение документами депутатов и структурных подразделений Аппарата.
8.1. Обеспечение документами к заседанию Государственной Думы.
8.2. Обеспечение документами к заседанию Совета Государственной Думы.
8.3. Обеспечение типографскими изданиями.
Использование бланков, печатей, штампов.
10. Машинописные работы.
11. Копировально-множительные работы.
12. Запись заседаний.
13. Формирование дел и хранение документов.
13.1. Составление номенклатуры дел.
13.2. Формирование дел.
13.3. Экспертиза ценности документов.
13.4. Оформление дел.
13.5. Составление и оформление описей дел.
13.6. Передача дел на хранение в Архив Государственной Думы.
14. Справочная работа.
Инструкции по делопроизводству обычно имеют приложения, в которых даются образцы форм (регистрационно-контрольной карточки, номенклатуры дел, обложки дела и др.), образцы оформления документов (как правило, наиболее распространенных в конкретной организации), перечни документов (например, документов, не подлежащих регистрации; документов, на которые проставляется гербовая печать), типовые или нормативные документы (положение о ЦЭК организации). Так, в Инструкцию по делопроизводству Государственной Думы РФ включено 48 приложений.
Инструкция по делопроизводству утверждается приказом руководителя организации, в котором указывается, с какого числа она будет введена в действие, а также перечисляются необходимые подготовительные мероприятия, которые должна провести служба ДОУ. Инструкция по делопроизводству является документом, с которым обязательно должен быть ознакомлен не только сотрудник службы ДОУ, но и каждый сотрудник организации под расписку при приеме на работу. Инструкция должна быть в каждом структурном подразделении организации.
Должностная инструкция является документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника в службе ДОУ.
В заголовке должностной инструкции приводится наименование должности, для которой она разработана, в соответствии с наименованиями должностей, приведенными в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Любая должностная инструкция работников служб ДОУ составляется на основе квалификационной характеристики, приведенной в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих», который утвержден постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 01.01.01 г.
В службе ДОУ должностной состав работников, как и в других подразделениях, состоит из руководителей, специалистов и иных служащих (технических исполнителей).
Основные функции руководителя структурного подразделения любого уровня – планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности, контроль и оценка работы. Наименование должности формируется из слова «начальник» («заведующий») с добавлением наименования структурного подразделения. К руководителям относятся: управляющий делами, начальник канцелярии, начальник инспекции, начальник отдела (контроля, учета, регистрации), заведующий экспедицией, заведующий архивом и др. Как правило, численный состав руководителей в службе ДОУ не должен превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала.
Основные функции специалистов службы ДОУ связаны с выполнением оперативных, технических и творческих операций по анализу и обобщению информации, разработке нормативно-методических документов по делопроизводству, подготовке по заданию руководства проектов документов, организации бездокументного обслуживания руководства и др. К специалистам в службе ДОУ относятся: архивист, археограф, инспектор, помощник руководителя, документовед, референт, программист, секретарь коллегии, корректор и др. В последнее время появилось даже наименование должности «специалист» и в штатные расписания включаются такие должности, как ведущий специалист, специалист первой (второй) категории. Чаще все-таки в службах ДОУ встречаются наименования должностей с приставкой «старший», например, старший инспектор. Это означает, что данный специалист руководит группой из 3–4 человек в своем структурном подразделении. Рекомендуется вводить должность старшего и тогда, когда специалист самостоятельно обеспечивает определенный участок работы, для которого нецелесообразно в структуре службы ДОУ создание отдельного структурного подразделения.
Основные функции технических исполнителей связаны с выполнением операций по приему, передачи, учетом, сбором, доставкой, хранением документной информации, оформлением и размножением документов и др. К техническим исполнителям в службе ДОУ относятся: экспедитор, машинистка, делопроизводитель, секретари, курьеры, операторы ПК, а также операторы копировально-множительных бюро, которые отнесены согласно принятой в нашей стране классификации к категории рабочих, но не служащих.
Для обеспечения четкого функционирования службы ДОУ важно правильно определить общую численность ее работников. Согласно рекомендациям НИИ труда, оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему числу работающих в данной организации должна составлять: для министерств и ведомств 12–15%, для промышленных предприятий – 0,5%. Для расчета численности работников службы ДОУ применяют различные методики, но основополагающими данными, используемыми в любой методике, выступают такие показатели, как объем документооборота и трудоемкость выполняемых делопроизводственных работ. Трудоемкость, в свою очередь, рассчитывается с учетом установленных норм времени на выполнение делопроизводственных работ. В настоящее время разработаны межотраслевые нормативные документы по нормированию таких делопроизводственных работ, как регистрация, контроль, составление номенклатуры дел на стенографические работы, работы по копированию и размножению документов, на машинописные работы, на архивные работы и др.
1. Как называется служба, осуществляющая документационное обеспечение управления, в зависимости от принадлежности к определенной группе организаций?
2. Какова типовая структура управления делами?
3. Какова структура текста положения о службе ДОУ и что должно быть отражено в каждом разделе?
4. Какие функции службы ДОУ вы знаете?
5. Что устанавливает инструкция по делопроизводству и какие разделы текста могут быть включены в нее?
6. На какие виды делопроизводственных работ разработаны нормы времени?
7. Что такое документооборот и как осуществляется подсчет объема документооборота?