Сбис доки как пользоваться
Принять поступление лекарств в приложении «СБИС Доки»
В приложении «СБИС Доки» вы можете сканировать коды маркировки поступивших лекарств с помощью камеры мобильного телефона или ТСД.
Поступление, полученное по прямому порядку, уже содержит в себе коды маркировки. Сканируйте их на каждой единице товара, чтобы подтвердить получение.
На смартфоне и терминале сбора данных (ТСД) это выполняется по-разному:
Сканируйте коды маркировки товаров, чтобы добавить их в поступление, которое пришло по обратному порядку.
Если получили накладную на бумаге, создайте поступление, нажав «+».
На смартфоне и терминале сбора данных (ТСД) это выполняется по-разному:
Как работать с документами в СБИС
руководитель отдела по работе с клиентами
5 мин на чтение
Нет времени читать?
Как создавать и удалять, редактировать и печатать, выгружать и контролировать документы в СБИС
Можно работать с входящими, исходящими и внутренними документами: создавать, редактировать,удалять, принимать и отправлять, регистрировать, назначать ответственных и контролировать.
Как создать документ в СБИС
Как контролировать документы в СБИС
Отслеживайте согласование и исполнение документов. Стадия обработки отражается в виде маленькой иконки в реестре и на стикере. Подробности прохождения можно узнать во вкладке «Лента событий» в самом документе.
Чтобы посмотреть статистику по всем файлам организации, откройте вкладку «Статистика». Информация там представлена в количестве и в процентах, можно воспользоваться различными фильтрами.
Как сохранить документ на компьютер
СБИС хранит все файлыв своих реестрах. Но, если нужно, вы можете сохранить архив себе на компьютер или на носитель.
Чтобы скачать один файл:
— PDF — нажмите «Сохранить в PDF».
Можно выделить несколько пунктов в реестре и выгрузить в PDF или Excel, нажав на значок дискеты в панели массовых операций.
Чтобы скачать весь комплект:
— ZIP — в виде zip-архива
— PDF — в виде печатной формы PDF со штампом ЭП.
— 1С или StoreHouse — в вашу учетную систему.
Как редактировать документы в СБИС
Исправлять текст нельзя, если автор закрыл его от изменений или оставил пользовательскую отметку. В других случаях, чтобы отредактировать:
Если до правок файл был запущен в обработку, повторно направьте его на согласование:
Как распечатать документы в СБИС
Источник, подписанный ЭЦП, имеет юридическую силу именно в электронном виде. Но также в СБИС любой файл можно распечатать:
Как удалить документы в СБИС
Чтобы удалить ненужный(е) файл(ы):
При этом он не удаляется окончательно, а перемещается в Корзину. Его можно восстановить:
Загрузить и разобрать документы
Бухгалтер, который работает удаленно, может получать электронные и бумажные документы для учета прямо в СБИС. Для этого не потребуется обычная или электронная почта, не нужно даже облачное хранилище. Любой сотрудник может загрузить документы в систему, а бухгалтер зарегистрирует их в учете.
Сотрудник загружает с компьютера скан, фотографию или файл. Также можно загрузить файлы с помощью мобильного приложения СБИС. Они попадают в раздел «Документы/Разобрать».
СБИС создаст новый документ с файлом-вложением и сохранит загруженные файлы в разделе «Разобрать» на вкладке «Документы».
Если документ сформирован в другой системе, например 1С, его также можно загрузить в кабинет СБИС.
Итог: документ загружен. Зарегистрируйте его в учете.
Бухгалтер видит загруженные документы в СБИС и регистрирует их в учете.
Итог: документы зарегистрированы в учете.
Как организовать складской учёт со СБИС
Складской учёт — крайне важная часть работы многих видов бизнеса. Чем бы ни занималась ваша компания, будь то производство, оптово-розничная торговля и т.д., складской учёт всегда необходим. Часто бывает так, что некоторые движения сложно или и вовсе нет возможности отследить сразу. Это приводит к потерям и несоответствиям в документах. Чтобы автоматизировать и упростить складские операции, можно прибегнуть к помощи сервиса СБИС: Складской учёт.
Какие задачи решает данный сервис
В первую очередь сервис упрощает работу, связанную как со складом, так и с бухгалтерией. Ведя складской учёт при помощи данного сервиса, можно забыть о ручном вводе информации о поступлениях товаров на склад, отгрузке или перевозке. Все передвижения продукции будут фиксироваться в сервисе. Это решит проблему дефицита или, наоборот, застоя неликвидных товаров.
Так, в оптовой торговле при помощи данного сервиса можно легко управлять перемещениями продукции с одного склада на другой, загружать накладные, прайс-листы и т.д. Если речь идёт о продажах онлайн, сервис синхронизирует информацию о наличии товаров на складах с заказами покупателей, а также сформирует списки ожидания. В случае производства, учёт материалов и готовой продукции будет вестись автоматически.
Кому сервис может быть полезен
Как упоминалось выше, данный сервис подойдёт для работы практически любому бизнесу, который имеет дело с хранением товара, средств и т.д. Неважно, идёт речь о кафе, магазине, онлайн-продажах, сфере услуг или производстве, СБИС: Складской учёт можно интегрировать и адаптировать под нужды любого вида деятельности. Это не только упростит, но и ускорит работу склада, ведь вы сможете вовремя выявлять неликвид, дефицит, несоответствия с документами поставщика и т.д.
Возможности СБИС: Складской учёт
Программа осуществляет все складские операции: приходы, расходы, возвраты — как поставщикам, так и от покупателей, перемещения между складами и списания на внутренние нужды, брака и порчи. Кроме того, автоматически осуществляется регулярная инвентаризация. Так, вся информация об остатках вписывается в акт инвентаризации. Фактическая информация собирается при помощи сканера. Все операции, включающие в себя расхождения по суммам и количеству, тоже проводятся автоматически.
Ввод информации о приёме новых товаров также осуществляется в программе. Принимающему товар сотруднику нужно лишь иметь терминал сбора данных, сканер или смартфон на платформе Android. Во время сканирования поступающих товаров вся информация накапливается и подсчитывается в складских документах в программе.
Документооборот с поставщиками тоже автоматизирован. Если поставщик прислал документы через СБИС ЭДО, они загружаются автоматически. Если документы были сделаны в Excel, вам необходимо загрузить их, а дальше СБИС сам разберёт их. Если документы поступили в бумажном виде, вам необходимо их отсканировать.
Сервис работает с любыми единицами измерения, отслеживает сроки годности продуктов, по серийным номерам и партиям. Вы можете добавлять новые параметры учёта по цветам, размерам, а также можно указывать количество единиц в упаковке, и СБИС сам рассчитает стоимость каждой из них. Более того, вы имеете возможность уже на этапе продаж формировать комплекты через сервис при помощи группирования нескольких номенклатур.
Каталог товаров формируется ещё со склада. Его можно пополнять, сканируя штрих-коды с упаковок или просто вводя информацию вручную. Если у вас уже есть каталог товаров, например в 1С, его можно загрузить в сервис.
Стоимость
Для складского учёта в сервисе есть два тарифа: Базовый и Профи. Указанные ниже цены предлагаются за один год использования. У вас есть возможность выбрать длительность использования от 1 до 3-х лет.
Подключение аккаунта СБИС стоит 500 рублей. Тариф Базовый стоит 3000 рублей и включает в себя складские операции и отчёты, каталог товаров и прайс-листы, партионный учёт и расчёт себестоимости, а также документы для производства: техкарты и акты выпуска. Базовый тариф можно расширить, включив сверку кодов за 1500 рублей и Мобильный кладовщик за 2000 рублей.
Тариф Профи стоит 10 000 рублей и включает в себя, помимо опций Базового тарифа, Мобильный кладовщик и Маркировку. Помимо этих функций, данный тариф включает больше видов производственной документации, автоматический ввод информации о продукции на сайт компании, публикацию каталога товаров, контроль сроков годности, аналитику по закупкам, потребностям и заказам, а также учёт по серийным номерам и ввод товаров в оборот.
За отдельные суммы можно подключать другие расширения СБИС. Присоединение функции Программы лояльности стоит 2000 рублей, CRM для активных продаж — 4000 рублей, Прослеживаемость товаров — 5000 рублей, ЭДО и контрагентами и Бухгалтерия — по 9000 рублей.
Также за отдельную плату можно подключить обмен с государственными системами ЕГАИС, Маркировка и Меркурий. Это будет стоить вам 1500 рублей за точку.
СБИС: Складской учёт — это полезный и необходимый инструмент для эффективной работы компании, который позволяет грамотно организовать передвижение и учёт товаров (от склада до продаж), а также избежать ошибок, несоответствий, застоя неликвида или дефицита. Также подключение этого сервиса многократно снизит риск хищений со складов со стороны сотрудников.
Общие принципы работы с документами
В кабинете СБИС документы делятся на внутренние и внешние — первыми обмениваются с коллегами внутри компании, вторыми — с контрагентами. Принцип работы с ними единый: их можно создавать, редактировать, искать, сортировать и массово обрабатывать, но у каждого типа есть свои особенности.
У документов есть регламент. Он определяет участников документооборота, варианты маршрута, доступные действия, а также в каком разделе СБИС будет отображаться документ. Например, договор, который прислал контрагент попадет в раздел «Документы/Входящие», а поручение, которое написали вы можно будет найти в «Задачи/От меня».
Входящие
Все, что присылают контрагенты: первичные документы, письма и так далее, хранится в разделе «Входящие». Здесь можно увидеть кто отправил и получил документ, его тип, вложения, комментарии, а также создать новый или скачать документ на компьютер. Можно обрабатывать как один, так и несколько договоров, счетов, реализаций сразу. Чтобы следить за прохождением документа, обратите внимание на его статус — он покажет, какой документ принят, а какой еще не обработан.
В общем списке документы сортируются по дате поступления. Чтобы найти нужный воспользуйтесь строкой поиска и фильтрами.
Добавьте собственные пометки и комментарии, чтобы важный документ или информация в нем не потерялись.
Исходящие
Создать новый и найти уже отправленный документ можно в разделе «Исходящие». Создавайте вручную счета, реализации и фактуры, загружайте их с компьютера или из вашей учетной системы, следите за статусом и состоянием.
Список выглядит и сортируется по тем же принципам, что и во «Входящих». Чтобы найти документ используйте поиск, фильтры и сортировку.
Письма
Отправляйте документы в свободной форме — пишите письма, соглашения или поздравительные открытки своим контрагентам. Полученные и отправленные письма будут храниться в разделах «Входящие» и «Исходящие» соответственно.
Принцип работы в «Письмах» такой же, как и в других разделах: можно фильтровать, сортировать, загружать и выгружать записи, следить за статусом и состоянием.
Исходящие письма можно дополнить специальным шаблоном, чтобы не писать текст каждый раз.
Корреспонденцию, которая приходит в бумажном виде, можно добавить к электронному архиву.
Разобрать
В этом разделе хранятся нераспределенные документы. Например, секретарь получил акт выполненных работ, но у него недостаточно прав, чтобы принять его к учету — это делает бухгалтер на аутсорсе. Чтобы передать документ в обработку, получатель загружает документ в раздел «Разобрать» и передает бухгалтеру.
В зависимости от конфигурации кабинета СБИС раздел «Документы» может выглядеть по-разному. При некоторых настройках вместе с основными пунктами «Входящие» и «Исходящие» могут отображаться дополнительные, например, во входящих — поступления и счета, в исходящих — реализации и счета.