Сбис эцп как пользоваться
Как начать использовать ЭЦП в СБИС
руководитель ТП СБИС
2 мин на чтение
Нет времени читать?
Узнайте, зачем нужен криптопровайдер, где хранить ключ электронной подписи и как зарегистрировать ЭП в СБИС.
При электронном документообороте усиленная квалифицированная электронная подпись полностью заменяет собственноручную. Она безоговорочно указывает на автора документа и доказывает, что документ не был изменен после подписания.
Установите криптопровайдер
Чтобы ЭП работала на вашем компьютере, необходимо особое программное обеспечение — криптопровайдер. Его также называют СКЗИ — средство криптографической защиты информации. Это модуль, который отвечает за безопасное шифрование данных. Без него подписать и защитить документ не получится.
Важно, чтобы на ПК был установлен только один такой модуль. Несколько криптопровайдеров конфликтуют между собой и не дают пользоваться ЭП.
Приобретая лицензию СБИС, вы автоматически получаете лицензию криптопровайдера КриптоПро. СБИС предложит установить его при первом использовании ЭЦП. Следуйте инструкции по установке, а затем перезагрузите компьютер.
Если у вас нет лицензии СБИС, установите один из сторонних криптопровайдеров, соответствующих ГОСТу. Например, КриптоПро или ВипНет. Если боитесь настраивать программу самостоятельно, можно обратиться к нашему менеджеру — он поможет.
Заметим, что подпись, выпущенная на одном СКЗИ, не будет работать на других. Поэтому, если собираетесь использовать несколько разных систем на одном компьютере (например 1С-отчетность и СБИС), сообщите об этом специалистам по установке и выпуску ЭЦП. Они подберут и настроят СКЗИ так, чтобы не было конфликтов.
Защитите электронную подпись
Важно надежно спрятать ключ ЭЦП. Чтобы воспользоваться им только владелец. Не храните электронную подпись на обычной флешке.
Иначе любой, у кого окажется незащищенная флешка, легко сможет расписаться на документе вместо вас.
Ключ можно хранить:
— в облаке — на сервере УЦ «Тензор». Это позволит подписывать цифровыеые документы в любое время и в любом месте, где есть интернет.
— на защищенном носителе, похожем на флешку. Такие устройства называются «токены», подключаются к компьютеру через USB-порт и работают только после ввода PIN-кода. Самыми популярные варианты — eToken, Jacarta (только с ЭЦП на этом носителе можно работать в системе ЕГАИС ФСРАР), а также российская разработка Рутокен.
Например, чтобы использовать Рутокен и СКЗИ КриптоПро CSP, потребуется установить драйвера и модули поддержки, соответствующие криптопровайдеру:
Если возникли сложности с установкой — обратитесь к нашим специалистам, мы поможем всё настроить.
Зарегистрируйте электронную подпись в СБИС
Когда ЭЦП готова к работе, необходимо зарегистрировать её в СБИС — привязать сертификат к конкретному пользователю.
Сделать это можно двумя путями:
Выберите из списка нужный сертификат и нажмите «Зарегистрировать».
После успешной регистрации сертификат отобразится в реестре.
Зарегистрировать электронную подпись в СБИС
Если вы зарегистрировались в системе по логину/паролю и у вас есть электронная подпись, которую хотите использовать для получения и подписания документов, отправки отчетности или для входа в sbis.ru по сертификату, необходимо зарегистрировать ее в системе. Сделать это можно одним из способов:
В разделе «Электронные подписи»
После успешной регистрации сертификат отобразится в разделе «Электронные подписи».
В карточке сотрудника
Если у пользователя несколько ЭП, он может выбирать, какой сертификат использовать для подписания документа. Для этого в карточке сотрудника установите флаг в блоке «При наличии нескольких подписей сотрудник вправе выбирать, какую использовать».
В карточке вашей организации
При регистрации по сертификату или получении ЭП в личном кабинете подпись добавляется в аккаунт автоматически.
Если вы получили сертификат для сдачи отчетности в офисе продаж, он добавится в программу при соединении с оператором электронного документооборота. Для этого достаточно получить ответы, обновить информацию о лицензиях или выполнить мониторинг системы.
Установить сертификат можно и вручную:
Если сертификат не появился:
Сертификаты, зарегистрированные на online.sbis.ru и используемые для отправки отчетности, появятся автоматически.
Чтобы добавить новый сертификат:
Простая электронная подпись
Простая ЭП — это пара «логин/пароль», комбинация символов или код доступа, присылаемый в email либо смс. Такая подпись подтверждает авторство, но не гарантирует, что файл после этого не меняли. Неизменность документа, подписанного ПЭП, контролирует СБИС.
ПЭП используется для подписания документов внутри информационной системы (например приказов, постановлений, корреспонденции). Простая подпись есть у всех пользователей СБИС, но чтобы она приобрела юридическую силу стороны должны заключить дополнительное соглашение.
Когда нельзя использовать ПЭП
Простой ЭП запрещено подписывать документы:
Какие документы можно подписывать ПЭП
Список документов определяется в дополнительном соглашении о применении простой подписи.
В федеральном законе о бухучете №402-ФЗ нет явного указания на применение КЭП: п.5 ст.9 «Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью».
О допустимости применения ПЭП говорится в письмах:
В Гражданском кодексе РФ нет явного указания на КЭП: п.2 ст.160 «. Использование при совершении сделок. электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон».
ПЭП запрещено подписывать трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.
Локальные нормативные акты, служебные записки, заявления
Не регламентируется законом.
Файлы и документы в свободной форме
Не регламентируется законом.
В СБИС простой ЭП можно подписать инструкцию, внутренний этап бизнес-процесса, файл, приложенный к задаче, проекту и прочим операциям, а также загруженный на СБИС Диск. Документ с ПЭП нельзя выгрузить из СБИС, но можно распечатать со штампом об ЭП.
Как начать использовать ПЭП
Если сотрудник уволился, запретите ему доступ СБИС — подпись будет заблокирована.
Как получить электронную цифровую подпись в СБИС для документооборота
Если в ходе работы часто обмениваетесь документами, договорами, соглашениями с третьими лицами или отправляете отчеты в различные инстанции, то понадобится электронная подпись. Благодаря ей документ подтвердит те сведения, которые в нем содержатся, а также будет иметь юридическую силу. Для получения подписи надо оформить заявку.
Этапы оформления заявки на получение ЭЦП в СБИС
Создание электронной цифровой подписи не занимает много времени. Пройдите несколько шагов:
Заполнение данных на получение подписи
После того как создали заявку, укажите необходимые сведения. В их числе:
Прикрепите необходимые документы в соответствующем разделе. Отправьте все данные на рассмотрение, отметив галочкой согласие на обработку данных. В появившемся окне нажмите «Нет подписи».
Связь с менеджером для получения ЭП
Предоставьте документы или их заверенные копии в удостоверяющий центр, чтобы завершить оформление заявки. Можете воспользоваться другим вариантом — подтвердите личность при помощи биометрии.
После этого ожидайте звонка менеджера на контактный телефон. Он уточнит информацию, каким способом удобно будет получить ЭП. Если по каким-то причинам менеджер с вами не связался, то можете позвонить ему самостоятельно. Контактные данные указываются в заявке.
Подготовка носителя
После проверки заявки, вы получите соответствующее уведомление. В том случае, если ЭП не сгенерировали ранее, пройдите ряд шагов:
Личное посещение удостоверяющего центра СБИС
Выбрать удобный день для посещения центра можете самостоятельно. Для этого:
В назначенное время явитесь в УЦ с пакетом документов. После проверки менеджер выпустит сертификат. Загрузите ЭП на электронный носитель.
Подписать документ присоединенной ЭП
Чтобы создать документ с присоединенной ЭП, можно использовать различные программы. Для электронного письма — почтовый клиент, для документов в форматах *.doc, *.docx — Word, для pdf-файлов — Adobe Acrobat или Adobe Reader.
Подписывать документ Word электронной подписью нужно, когда он полностью готов. После этого файл станет доступен только для чтения. Если вы внесете в него изменения, все подписи станут недействительными.
Microsoft Office Starter и web-компоненты Microsoft Office 365 не поддерживают работу с электронной подписью.
Системные требования
Подписать документ
После того как вы внесли окончательные изменения в документ Word, подпишите его.
Проверить, кто и когда подписал документ
Нажмите «Файл/Сведения/Просмотр подписей». В окне «Подписи» вы увидите, кто и когда подписал документ. Чтобы получить подробную информацию, кликните подпись правой кнопкой мыши и выберите «Состав подписи».
Если вы внесете изменения в документ, подписанный ЭП, все подписи станут недействительными. Документ нужно будет подписать заново.
Подробнее о работе с ЭП в Microsoft Office Word/Excel читайте в инструкции разработчика.
Лицензия
В Microsoft Outlook можно использовать ЭП для защиты и шифрования информации, а также расшифровки входящих писем. Подпись защищает документ от изменений и подтверждает авторство, шифрование гарантирует конфиденциальность информации. Чтобы подписывать и шифровать письма, приложение нужно настроить. Разберем, как это сделать, на примере версии Outlook 2010.
Настройте Outlook
Выбрать можно только сертификат, в описании которого email совпадает с учетной записью Outlook.
Чтобы все письма подписывались и шифровались автоматически, включите режимы «Шифровать содержимое и вложения исходящих сообщений» и «Добавлять цифровую подпись к исходящим сообщениям». Иначе настраивать подпись в Outlook нужно будет для каждого письма.
Установите режим «Отправлять подписанные сообщения открытым текстом», чтобы для всех прикрепленных файлов подпись формировалась как отдельное вложение. Иначе текст сообщения, все файлы и ЭП будут объединены в одно вложение.
Отправьте подписанное сообщение
Получите сертификат абонента для шифрования сообщений
Прежде чем отправить зашифрованное сообщение адресату, нужно сначала обменяться с ним сертификатами ЭП. Для этого достаточно отправить ему подписанное (но не зашифрованное) сообщение. Когда он получит письмо, адрес и сертификат отправителя автоматически добавятся в его адресную книгу.
Проверить наличие сертификата или добавить его вместе с контактом можно из письма.
ЭП защищает документ от изменений и подтверждает авторство. Поэтому электронная торговая площадка или контрагент могут запросить файл, подтвержденный электронной подписью. Чтобы установить ЭП под pdf-документом, вам потребуются:
Настроить Adobe Acrobat или Adobe Reader
Подписать документ
Проверить подпись
При открытии документа в Adobe Acrobat или Adobe Reader все подписи проверяются автоматически. Чтобы посмотреть результат проверки, кликните левой кнопкой мыши штамп об ЭП.
Подробнее о работе с ЭП в Adobe Acrobat и Adobe Reader читайте в инструкции разработчика.