Сбис как подписать счет
Как работать с документами в СБИС
руководитель отдела по работе с клиентами
5 мин на чтение
Нет времени читать?
Как создавать и удалять, редактировать и печатать, выгружать и контролировать документы в СБИС
Можно работать с входящими, исходящими и внутренними документами: создавать, редактировать,удалять, принимать и отправлять, регистрировать, назначать ответственных и контролировать.
Как создать документ в СБИС
Как контролировать документы в СБИС
Отслеживайте согласование и исполнение документов. Стадия обработки отражается в виде маленькой иконки в реестре и на стикере. Подробности прохождения можно узнать во вкладке «Лента событий» в самом документе.
Чтобы посмотреть статистику по всем файлам организации, откройте вкладку «Статистика». Информация там представлена в количестве и в процентах, можно воспользоваться различными фильтрами.
Как сохранить документ на компьютер
СБИС хранит все файлыв своих реестрах. Но, если нужно, вы можете сохранить архив себе на компьютер или на носитель.
Чтобы скачать один файл:
— PDF — нажмите «Сохранить в PDF».
Можно выделить несколько пунктов в реестре и выгрузить в PDF или Excel, нажав на значок дискеты в панели массовых операций.
Чтобы скачать весь комплект:
— ZIP — в виде zip-архива
— PDF — в виде печатной формы PDF со штампом ЭП.
— 1С или StoreHouse — в вашу учетную систему.
Как редактировать документы в СБИС
Исправлять текст нельзя, если автор закрыл его от изменений или оставил пользовательскую отметку. В других случаях, чтобы отредактировать:
Если до правок файл был запущен в обработку, повторно направьте его на согласование:
Как распечатать документы в СБИС
Источник, подписанный ЭЦП, имеет юридическую силу именно в электронном виде. Но также в СБИС любой файл можно распечатать:
Как удалить документы в СБИС
Чтобы удалить ненужный(е) файл(ы):
При этом он не удаляется окончательно, а перемещается в Корзину. Его можно восстановить:
Оформить входящий счет
Организация может выставить счет контрагенту как по ЭДО, так и в бумажном виде. Если поставщик прислал вам счет по ЭДО, все данные автоматически будут занесены в систему, а если на бумаге — их необходимо ввести вручную.
Счет по ЭДО
Проверьте и утвердите документ.
Проверьте реквизиты, наименования и количество товара. При необходимости скорректируйте данные.
Если наименования одних и тех же товаров в счете продавца и вашем каталоге отличаются, сопоставьте их.
Счет на бумаге
Если поставщик передает счет на оплату в бумажном виде или высылает сканы по электронной почте, внесите данные вручную.
Добавьте контрагента — в поле «Поставщик» введите ИНН/КПП организации или фамилию физического лица и выберите нужную запись из списка.
Если клиента нет в справочнике, добавьте компанию или создайте карточку физ. лица по ссылке «+ Физ. лицо».
Чтобы связать счет с документами оплаты, нажмите «Не оплачено» и выберите платежное поручение или расходный кассовый ордер.
Если товары или услуги уже предоставлены поставщиком, на основании счета оформите поступление. Нажмите ссылку «Не поставлено» — все поля в документе будут заполнены автоматически.
Как создать отсоединенную подпись к документу
В правилах работы с информационной системой может быть указано, что документы должны загружаться с отсоединенной (или открепленной) подписью. Она создается как отдельный файл и не меняет сам документ, поэтому его можно открыть без специальных программ.
Для создания отсоединенной подписи потребуется:
Порядок действий зависит от того, где вы будете создавать отсоединенную подпись.
Вы получите архив, который содержит сам документ и отсоединенную подпись к нему.
В указанном выше каталоге будет создано 2 файла: сам документ и отсоединенная подпись.
Решение проблем со счетами-фактурами
Такое отображение является корректным согласно письму Минфина, где указано: «При заполнении счетов-фактур по товарам, реализованным организацией через свое обособленное подразделение, в строке 2б «ИНН/КПП продавца» счета-фактуры следует указывать КПП соответствующего обособленного подразделения».
Правило отображения КПП распространяется на покупателя и продавца.
Когда электронный счет-фактура считается выставленным и какая дата считается датой выставления?
Счет-фактура считается выставленным, если продавец получил подтверждение даты отправки от оператора ЭДО. Датой выставления считается дата, указанная в подтверждении.
Когда электронный счет-фактура считается полученным покупателем и как определяется дата получения?
Счет-фактура считается полученным, если у покупателя имеется подтверждение даты получения от оператора ЭДО. Датой получения является дата, указанная в подтверждении оператора (п. 1.11 приказа № 174н от 10.11.2015).
Как вести книгу покупок/продаж и журнал полученных и выставленных счетов-фактур, если организация получает и электронные, и бумажные документы?
В книге покупок/продаж регистрируются все счета-фактуры: и бумажные, и электронные. С 1 января 2015 года журналы должны вести только компании, занимающиеся посреднической деятельностью. В СБИС электронные счета-фактуры регистрируются автоматически, бумажные можно добавить в систему вручную.
Почему электронный счет-фактура подписывается только подписью руководителя?
Это требование закона: электронные счета-фактуры может подписывать только руководитель или уполномоченное лицо.
Можно ли выставлять электронные счета-фактуры не через 5 дней, а через 15?
Оснований для отказа в зачете НДС по таким счетам-фактурам нет.
Контролирующие органы не раз отмечали это. Например в письмах Минфина РФ от 25.01.2016 № 03-07-11/2722, от 23.12.2016 № 03-03-06/3/7, от 09.04.2015 № 03-07-11/20293, и в письме УФНС РФ по г. Москве от 29.03.2016 № 16-15/031787.
Согласно п.3 ст.168 НК РФ продавец должен выставить счет-фактуру в течение 5 дней после отгрузки. Но даже если продавец выставит документ позже, НДС все равно будет начислен в срок — значит, наказывать его не за что.
Теперь рассмотрим ситуацию со стороны покупателя. Если он получит счет-фактуру позже, чем нужно — это не основание для отказа в вычете НДС. Это следует из п. 2 ст. 169 НК РФ: «ошибки в счетах-фактурах и корректировочных счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога». Неправильный срок не мешает налоговой проверять данные.
Арбитражная судебная практика также складывается в пользу налогоплательщика — к примеру, решение ФАС Уральского округа № Ф09-10201/07-С2, решение ФАС Московского округа от 23.12.2011 по делу № А40-142945/10-118-831.
Можно ли выставить электронный счет-фактуру или другие документы «задним числом»?
При работе с электронными документами счет-фактуру задним числом выставить не получится, потому что дата выставления счета-фактуры фиксируется оператором ЭДО. То же самое происходит с любыми другими электронными первичными документами.
Какие могут быть последствия, если подписать счет-фактуру, которую продавец оформил позже положенного срока?
В соответствии с п. 3 ст. 168 НК РФ при реализации товаров (работ, услуг) счета-фактуры выставляются не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг). Если поставщик оформил счет-фактуру позже, налоговая может отказать в вычете НДС, уплаченного по этому документу. Прежде чем подписывать такие документы, уточните у своего налогового инспектора, будут ли они приняты.
Арбитражный суд чаще всего принимает сторону налогоплательщика при рассмотрении подобных дел в суде.
Можно ли покупателю выдавать счет-фактуру в бумажном виде, а у себя хранить только в электронном, заверенным ЭП?
Да. Согласно письму ФНС от 6 сентября 2017 г. «О подписании счета-фактуры» формировать их на разных носителях считается возможным. При этом электронный экземпляр обязательно подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя и главного бухгалтера либо иных уполномоченных лиц.
Если электронный экземпляр необходимо распечатать, его нужно заверить в установленном в организации порядке.
Счета-фактуры необходимо хранить четыре года.
Можно ли в одном пакете передать несколько счетов-фактур?
Нет, нельзя. Согласно п. 1.9 приказа Минфина 174н: «продавец и покупатель осуществляют электронный документооборот по каждому счету-фактуре в отдельности».
Можно ли вместе со счетом-фактурой передавать и другие документы в одном пакете?
Да, можно. П.1.9 приказа Минфина 174н четко указывает, что счета-фактуры должны передаваться по отдельности, никак не запрещая передачу других документов вместе с ними.
Приказ Минфина 174н, по сути, относится только к налоговым документам. Это следует из фразы «продавец и покупатель осуществляют электронный документооборот по каждому счету-фактуре в отдельности», то есть в одном пакете должен быть только один налоговый документ. При этом в 402-ФЗ нет ограничений, касающихся бухгалтерский документов.
Пакет — это техническое понятие, которое никак не влияет на юридическую силу документа. При передаче нескольких документов в одном пакете каждый документ в отдельности заверяется подписью.
Как правильно указать адрес в счете-фактуре
Данные для заполнения адресных граф берите из единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ) или из единого государстенного реестра индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП). При этом не оговаривается порядок записи адресов в счетах-фактурах и соответствие друг другу форматов записей в графах 2а и 6а.
Если ошибки в счетах-фактурах не мешают при проведении налоговой проверки определить продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, это не является основанием для отказа в вычете по НДС.
Зарегистрировать электронную подпись в СБИС
Если вы зарегистрировались в системе по логину/паролю и у вас есть электронная подпись, которую хотите использовать для получения и подписания документов, отправки отчетности или для входа в sbis.ru по сертификату, необходимо зарегистрировать ее в системе. Сделать это можно одним из способов:
В разделе «Электронные подписи»
После успешной регистрации сертификат отобразится в разделе «Электронные подписи».
В карточке сотрудника
Если у пользователя несколько ЭП, он может выбирать, какой сертификат использовать для подписания документа. Для этого в карточке сотрудника установите флаг в блоке «При наличии нескольких подписей сотрудник вправе выбирать, какую использовать».
В карточке вашей организации
При регистрации по сертификату или получении ЭП в личном кабинете подпись добавляется в аккаунт автоматически.
Если вы получили сертификат для сдачи отчетности в офисе продаж, он добавится в программу при соединении с оператором электронного документооборота. Для этого достаточно получить ответы, обновить информацию о лицензиях или выполнить мониторинг системы.
Установить сертификат можно и вручную:
Если сертификат не появился:
Сертификаты, зарегистрированные на online.sbis.ru и используемые для отправки отчетности, появятся автоматически.
Чтобы добавить новый сертификат: