Сохранить эксель как пдф
Как файл из Эксель сохранить в ПДФ: 4 основных способа
Способов, как сохранить Эксель в ПДФ, так много, что воспользоваться ими может и владелец компьютера с современным программным обеспечением, и пользователь старого ПК, на котором даже нет пакета MS Office.
Программа Excel предназначена для работы с электронными таблицами, с помощью которых можно проводить расчеты, создавать и редактировать графики или просто хранить информацию. Однако структура получаемых документов получается достаточно сложной, а размеры файлов — большими.
Для упрощения документооборота и ускорения их отправки по электронной почте таблицы Эксель можно сохранить в формате PDF. Полученный документ не только уменьшится в размере, но и будет одинаково отображаться в разных программах и на всех устройствах, включая телефоны.
Конвертация в программе Excel
Разработчики офисного пакета приложений MS Office постоянно добавляют в него новые функции. И в современных версиях, начиная с 2010 года, с помощью редактора Excel можно сразу переводить документы в множество различных форматов, без применения дополнительных приложений.
Для преобразования достаточно выполнить несколько простых действий:
Как преобразовать документ Excel в PDF и наоборот — способы, зачем это нужно
В программе Microsoft Office Excel пользователи могут работать с электронными таблицами. Они представляют собой сетку ячеек, которые содержат информацию. Помимо возможности заполнения книги Excel, можно выполнять различные математические операции, создавать визуальные диаграммы и вставлять прочие элементы. Программа также работает с данными из других источников и баз данных, а результат пользователь может сохранить в одном из нескольких популярных форматов.
Рассматриваем различные варианты конвертации файлов
Сохранение файла Excel в PDF чаще всего используется в двух случаях — когда документ нужно передать:
Кроме того, документы в формате PDF могут быть открыты на любом компьютере, даже если на нём не установлен Excel той или иной версии. Конвертацию документа в другой формат можно сделать несколькими способами. К ним относится использование возможностей Экселя — эта функция впервые появилась в версии 2010 года.
Бывают и обратные ситуации — когда PDF нужно конвертировать в файл Excel. Например, в том случае, когда коллега отправляет вам данные из недавнего отчёта или проекта, либо вы скачали файл, автор которого хотел сделать чтение более простым или скрыть формулы Excel. В любом случае, если вам нужно работать с документом и вносить изменения, его придётся перевести из PDF в XLS.
Как перевести Excel в PDF
Структура таблицы в Экселе довольно сложная. Редактируемые ячейки содержат не только обычную информацию, но и формулы, внешние ссылки и графические элементы. Этот фактор усложняет оборот документов в программе.
Для того чтобы увеличить вероятность, что другой пользователь сможет открыть и прочитать документ, можно перевести его в PDF. Это также удобно в том случае, когда нужно скрыть от сторонних людей формулы, по которым были рассчитаны те или иные показатели в ячейках книги. Перед тем как отправить файл по почте или выложить его в общий доступ, сделайте конвертацию в PDF одним из способов:
Документ в формате PDF, который вы получите любым из способов, будет отличаться целостной структурой. Он может быть открыт на любом, в том числе мобильном, устройстве, а также не может быть редактирован читателем. Такой файл не содержит ссылок на сторонние ресурсы и формулы расчёта.
Как перевести Excel в PDF в самом редакторе
Для использования этого способа вам не придётся искать сторонние сервисы — онлайн или скачиваемые. Всё делается в Экселе:
При сохранении можно задать дополнительные параметры
Как перевести Excel в PDF с помощью официальной надстройки для редактора
Этот способ подходит для тех случаев, когда Эксель не позволяет конвертировать, так как в установленной версии нет такой возможности. Обойти ограничение можно, установив специальную надстройку (плагин), которая называется «Save as PDF and XPS». Вы можете загрузить функционал с официального сайта Microsoft — это бесплатно.
Для самого перевода нужно:
Для того чтобы было удобнее работать с функцией, используйте возможности по выделению ячеек или сохранению целой страницы или листа, которые описаны в прошлом способе.
В зависимости от версии Офиса пункты меню могут немного отличаться
Как перевести Excel в PDF с помощью онлайн-сервисов
В интернете существует большое количество конвертеров, которые позволяют за несколько кликов преобразовать XLS в PDF. Большинство из них делают это бесплатно либо предлагают пользователю демонстрационный режим. Для конвертации обычно нужно:
Все сервисы имеют схожий функционал, но рекомендуется выбирать проверенные, чтобы на компьютер не попали вирусы. Тем не менее способ не рекомендован, если есть возможность выполнить конвертацию непосредственно в Эксель. Это сложнее и дольше, а некоторые службы дают ограниченные возможности или просят заплатить за преобразование.
Один из множества примеров онлайн-инструментов
Как перевести Excel в PDF с помощью сторонних, скачиваемых программ
Как и онлайн-сервисы, такие программы позволяют сделать преобразование, не используя функционал Экселя. Это нужно в тех случаях, когда версия редактора не позволяет проделать в нём процесс. Программы работают по принципу виртуального принтера — они принимают ваш файл «в печать», но вместо выдачи бумажного документа сохраняют его в другую директорию. При этом во время процесса можно изменить формат, в том числе из XLS в PDF.
Одна из лучших программ для преображения вне Экселя — Универсальный Конвертер Документов. Он добавляет в главное меню редактора несколько функций в виде «горячих» клавиш, чтобы было проще сохранять файл в другом формате. Установив Универсальный Конвертер, вы сможете за пару нажатий перевести документ Эксель в PDF:
Этот способ, как и в случае с онлайн-сервисами, рекомендован для тех версий Эксель, в которых невозможно выполнить конвертацию с использованием встроенных функций.
Универсальный Конвертер Документов встраивается в программу
Как на одной странице PDF разместить целый лист Excel
Если вам нужно сделать так, чтобы один лист книги Эксель занимал одну страницу в PDF и при этом отображался корректно:
Подогнать документ под формат листа очень просто
Как массово переводить файлы Excel в формат PDF
Если вы регулярно создаёте большое количество документов XLS, которые нужно переводить в PDF, это можно сделать с помощью автоматической функции. Она будет делать работу быстрее, а вам не придётся производить все действия вручную.
Такая возможность есть в Универсальном Конвертере Документов. Для её активации нужно сделать настройки:
Вы также можете использовать скачиваемую программу Folder Mill, которая способна работать с большим количеством файлов различных форматов, поступающих из внешних источников. Она создавалась для того, чтобы упростить работу сотрудникам компаний, которым приходилось конвертировать всё вручную. Используйте Folder Mill — в настройках укажите, чтобы файлы преобразовывались в PDF, после чего начнётся автоматическая конвертация.
Приложение актуально при большом количестве конвертируемых документов
Как защитить полученный файл PDF паролем
Защита от доступа без соответствующего кода нужна для того, чтобы предотвратить чтение файла сторонними лицами. Самый простой способ сделать это — также использовать Универсальный Конвертер Документов. Для активации защиты нужно:
Как перевести PDF в Excel
Обратные ситуации, когда нужно преобразовать PDF в Excel, случаются, если вам отправили файл, автор которого не учёл, что вы захотите выполнить редактирование. Кроме того, документы PDF нередко являются единственным доступным форматом при скачивании различных таблиц с расценками компаний. Они рассчитаны на то, что файл будет доступен в любой системе, даже если на устройстве нет Excel.
В отличие от первичного преобразования таблицы Эксель в документ PDF, обратная процедура более сложная. Тем не менее её также можно выполнить в редакторе — для этого придётся использовать один из двух вариантов:
Как перевести PDF в Excel с помощью опции «Текст по столбцам»
Популярный просмотрщик от Adobe предоставляет такую возможность
Этот способ не требует скачивания специальных программ или использования онлайн-сервисов — достаточно Acrobat Reader, который есть почти на каждом компьютере. Для преобразования нужно:
Последовательность операций состоит из нескольких этапов
Как перевести PDF в Excel с помощью онлайн-сервисов
В интернете есть много программ для того, чтобы превратить XLS в PDF. В отличие от обратного действия, при такой конвертации воспользоваться сервисом обычно проще. Обычно процедура происходит следующим образом:
Во многих программах есть ограничение на объём данных или количество файлов, которые предлагают снять, получив платный доступ. Некоторые сервисы требуют ввести почтовый адрес, чтобы выслать файл на него. Скорее всего, вам придётся довести таблицу до желаемого вида, так как сервисы редко справляются с форматированием — особенно сложных документов. Тем не менее они выполняют основную работу и требуют всего несколько кликов для запуска конвертации.
Пример онлайн-сервиса для преобразования
Как перевести PDF в Excel с помощью скачиваемой программы
Есть большое количество конвертеров, которые можно загрузить для использования. Обычно самые эффективные — платные. Их стоит покупать в том случае, если предстоит работа с большим количеством документов. Обычно процесс происходит примерно так:
Документы PDF имеют большую популярность, так как могут быть открыты на любом компьютере. Конвертация XLS в PDF нужна для того, чтобы облегчить запуск на разных устройствах, упростить чтение и запретить редактирование и просмотр свойств ячеек таблицы. Обратное преобразование нужно для работы с данными таблицы в интерфейсе Excel.
Как сохранить лист Excel в формате PDF
Сохранение электронной таблицы Excel в формате PDF может привести к путанице, и готовый файл часто выглядит не так, как мы хотим, чтобы он был представлен. Вот как сохранить лист в виде удобочитаемого чистого файла PDF.
Файлы Excel в формате PDF
Существует множество сценариев, когда вы можете сохранить документ Excel в виде файла PDF вместо электронной таблицы. Например, если вы хотите отправить только определенную часть большего листа или не хотите, чтобы она была редактируемой. Однако преобразование файла Excel в PDF может быть немного сложнее.
Мы часто не рассматриваем электронные таблицы Excel как документы с границами, страницами и полями. Однако, когда дело доходит до превращения этих файлов в документы PDF, которые можно читать, распечатывать или распространять среди других, это то, о чем вы должны знать. Ваш файл должен быть читаемым и понятным, без случайных случайных столбцов на других страницах или размеров ячеек, которые слишком малы для чтения.
Вот как превратить вашу электронную таблицу в презентабельный и печатный документ PDF.
Настройка страницы
Если вы используете Office 2008 или более позднюю версию, перейдите на вкладку «Макет страницы». Здесь вы увидите несколько параметров, сгруппированных в разделе «Параметры страницы». Вот первые три:
Они работают в основном так же, как и в документе Word, поэтому установите их исходя из того, как вы хотите, чтобы ваш готовый PDF-файл выглядел. Обратите внимание, что большинство электронных таблиц Excel лучше читаются в альбомной ориентации, чем в книжной, если только у вас мало столбцов. Листы, сохраненные в портретной ориентации, имеют столбцы, которые выходят за пределы конечной области печати, что может затруднить навигацию и чтение документа.
Кроме того, вы можете добавить верхний и нижний колонтитулы в ваш окончательный макет. Нажмите стрелку в правом нижнем углу раздела «Параметры страницы», затем перейдите на вкладку «Верхний / нижний колонтитул». Вы можете выбрать один из сгенерированных параметров Office или создать свой собственный, используя функцию «Настройка».
У вас также есть возможность изменить фон вашей распечатки. Для этого нажмите кнопку «Фон» в «Параметры страницы». Вы можете выбрать изображение на своем ноутбуке или в облаке, и это изображение будет размещено по всему листу.
Определение области печати и подгонки
Далее вам необходимо определить, какую область нужно превратить в PDF, а также, сколько строк и столбцов будет на каждой странице.
Первый способ определить область — использовать щелчок и перетаскивание, чтобы выбрать все ячейки в документе. Затем перейдите в «Параметры страницы»> «Область печати»> «Установить область печати». Это создаст тонкую серую линию вокруг всей области, которая будет напечатана. Когда вы создаете свой PDF, все, что находится за пределами этой области, не будет включено. Вы также можете ввести ячейки вручную, щелкнув стрелку в левом нижнем углу и выбрав «Листы»> «Область печати».
Как и в Microsoft Word, вы также можете создавать разрывы страниц для сегментирования различных таблиц. Эти разрывы страниц могут быть как горизонтальными, так и вертикальными. Перейдите в ячейку, в которую вы хотите поместить разрыв страницы, щелкните вкладку «Макет страницы» на ленте и выберите «Параметры страницы»> «Разрывы страниц»> «Вставить разрыв страницы». Это создаст разрыв прямо над и слева от вашей текущей ячейки.
Еще одна важная вещь, которую нужно сделать, это определить опцию Scale to Fit. Справа от параметров страницы вы увидите три параметра: Ширина, Высота и Масштаб. Параметры «Ширина» и «Высота» позволяют указать, на скольких страницах будут отображаться строки или столбцы таблицы. Например, если у вас много строк, а всего несколько столбцов, установка ширины на одну страницу является идеальной. Масштаб, с другой стороны, будет определять общее изменение размера всей области печати.
Параметры листа
Последнее меню, на которое следует обратить внимание, это Параметры листа. Это настройки, которые влияют на внешний вид вашего окончательного печатного листа. Чтобы получить доступ к полным параметрам листа, нажмите стрелку в нижнем левом углу разделов «Параметры листа».
Вот обзор различных настроек, которые вы можете сделать в этом меню:
В этом меню вы можете перейти к экрану «Предварительный просмотр», где вы сможете увидеть ваш окончательный документ. Вы также можете перейти на экран с помощью комбинации клавиш Ctrl + P.
СВЯЗАННЫЕ С: Как напечатать рабочий лист с комментариями в Excel
Сохранение или печать в формате PDF
Если ваш документ правильно отформатирован и готов к работе, существует два способа создания PDF.
Чтобы сохранить файл в формате PDF в Excel, откройте диалоговое окно «Сохранить как» и выберите «PDF» в раскрывающемся меню «Сохранить как тип». Кроме того, вы можете перейти в Экспорт> Экспорт в XPS / PDF. Отсюда у вас есть несколько вариантов. Вы можете решить, следует ли оптимизировать файл для Стандартного или Минимального, который будет определять окончательное качество и размер файла документа. Затем вы можете нажать «Опции», чтобы выбрать область для публикации:
Вы также можете игнорировать заданную вами область печати.
Вы также можете распечатать файл в формате PDF. Microsoft имеет встроенный PDF-принтер, который называется Microsoft Print to PDF, который вы можете выбрать в раскрывающемся меню принтера. Если у вас есть другой привод PDF, например, Adobe PDF, Foxit или PDF Xchange, вы также можете использовать один из них. Прежде чем нажать «Печать», просмотрите предварительный просмотр и убедитесь, что все выглядит правильно.
СВЯЗАННЫЕ С: Как напечатать в PDF в Windows: 4 совета
Сохранить эксель как пдф
Используйте онлайн-сервисы Adobe Acrobat и превращайте электронные таблицы Microsoft Excel в PDF-файлы. Войдите в учетную запись, чтобы скачать новый PDF-файл или предоставить к нему доступ.
Быстрая конвертация XLSX-файлов в PDF
Наш онлайн-инструмент позволяет конвертировать файлы Excel в PDF за считаные секунды. Перетащите рабочую книгу или загрузите документ Excel.
Лучший инструмент для конвертации Excel в PDF
Инструменты Acrobat для работы с PDF позволяют быстро и легко создавать PDF-файлы. Попробуйте лучший онлайн-конвертер файлов XLSX в PDF в любом браузере, например Google Chrome.
Как конвертировать файл Microsoft Excel в PDF онлайн
Как конвертировать файл Microsoft Excel в PDF онлайн
Выполните эти простые действия, чтобы конвертировать файл Microsoft Excel в формат PDF:
Нажмите кнопку Выбрать файл выше или перетащите файл в специальную область.
Выберите файл XLS или XLSX, который необходимо конвертировать в PDF.
После загрузки Acrobat автоматически сконвертирует лист Excel в файл формата PDF.
Войдите в учетную запись, чтобы скачать преобразованный PDF-файл или предоставить к нему доступ.
Преобразование в PDF без труда
Используйте онлайн-сервисы Acrobat и превращайте файлы форматов Microsoft Word, Excel и PowerPoint в документы PDF. А также конвертируйте изображения JPG.
Расширенные возможности для работы с PDF-файлами
Хотите преобразовывать, объединять, подписывать файлы и предоставлять к ним доступ? Оформите подписку Adobe Acrobat PDF Pack и получите полный набор онлайн-инструментов.
Идеальный результат с Adobe
Используйте высококачественные онлайн-инструменты для работы с PDF-файлами от разработчика формата PDF. Войдите в учетную запись и получите еще больше возможностей.
Конвертируйте файлы Excel в PDF онлайн
Используйте онлайн-сервисы Adobe Acrobat и превращайте электронные таблицы Microsoft Excel в PDF-файлы. Скачайте получившийся документ PDF или войдите в учетную запись, чтобы предоставить к нему доступ.
Быстрая конвертация XLSX-файлов в PDF
Наш онлайн-инструмент позволяет конвертировать файлы Excel в PDF за считаные секунды. Перетащите рабочую книгу или загрузите документ Excel.
Лучший инструмент для конвертации Excel в PDF
Онлайн-инструменты Acrobat позволяют быстро и легко создавать PDF-файлы из документов XLS. Попробуйте инструмент для конвертации файлов XLSX в PDF в любом браузере на ПК с ОС macOS и Windows.
Руководство «Конвертация электронных таблиц в PDF-файлы»
Adobe Acrobat DC
Руководство «Конвертация электронных таблиц в PDF-файлы»
Каким бы ни был ваш опыт работы с Excel, вы можете конвертировать файлы Excel в формат PDF и отправлять их другим пользователям. С помощью встроенной панели задач Acrobat в приложении Microsoft 365 можно мгновенно конвертировать файл в удобный для просмотра документ PDF, который будет корректно отображаться на любом экране.
Каким бы ни был ваш опыт работы с Excel, вы можете конвертировать файлы Excel в формат PDF и отправлять их другим пользователям. С помощью встроенной панели задач Acrobat в приложении Microsoft 365 можно мгновенно конвертировать файл в удобный для просмотра документ PDF, который будет корректно отображаться на любом экране.
Надежный формат
Конвертируйте электронные таблицы, диаграммы и графики Excel в формат PDF с гарантированным сохранением форматирования и стилей. Полученный PDF-файл можно в любое время конвертировать обратно в Excel.
Выбор необходимых данных
Выбирайте данные для публикации: это может быть и целая книга, и отдельный лист. Мгновенно сохраняйте любую часть файла Excel в формате PDF с помощью панели задач Acrobat на компьютере под управлением macOS.
Защита файлов паролем
Защитите файлы Microsoft 365 паролем и контролируйте доступ к конфиденциальной информации, ограничивая права на копирование, редактирование и печать.
Конвертация файлов на любых устройствах
Работайте где угодно: конвертируйте файлы Microsoft 365 в универсальный формат PDF на мобильных устройствах.