Документ подтверждающий прекращение трудовой деятельности что это

Сотрудник просит выдать справку СТД-Р. Как это сделать?

В 2020 году появились электронные трудовые книжки. Работники смогли выбрать, продолжать вести книжку на бумаге или перейти на электронный формат. Чтобы подтвердить трудовой стаж сотрудника с электронной трудовой, кадровики выдают справку СТД-Р. Как заполнять и выдавать СТД-Р, разберемся с начальником отдела персонала ООО «РЕФИНИШ АВТОЛАК» Евгенией Авдеевой.

Когда выдать справку СТД-Р

Справку СТД-Р нужно выдать в двух случаях: по заявлению сотрудника или при увольнении.

Работодатель обязан выдавать СТД-Р только тем сотрудникам, которые выбрали электронную трудовую книжку и забрали с работы бумажную (ст. 66.1 ТК РФ). Если сотрудник написал заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажной форме, работодатель может не выдавать СТД-Р. Такой сотрудник сможет получить аналогичную справку СТД-ПФР в МФЦ, Пенсионном фонде или через Госуслуги.

Выдача СТД-Р по заявлению сотрудника

Чтобы получить справку СТД-Р, работник должен написать заявление. Подготовить справку нужно в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.

В заявлении работник указывает, как хочет получить СТД-Р — на бумаге или в виде электронного документа. Заявление можно составить в свободной форме. Вот образцы:

Заявление с просьбой выдать бумажную справку СТД-Р Заявление с просьбой выдать справку СТД-Р в электронном виде

Выдача СТД-Р при увольнении

При увольнении сотрудника работодатель обязан выдать СТД-Р. Отдельное заявление на выдачу справки не требуется. Если у сотрудника есть пожелания к форме справки, он может указать их в заявлении на увольнение.

Выдать справку нужно в последний рабочий день. Так, если сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением, то СТД-Р выдайте в последний рабочий день перед отпуском (ч. 5 ст. 80 ТК РФ).

Работнику, который не забрал СТД-Р, направьте справку заказным письмом с уведомлением. Работодатель освобождается от ответственности за несвоевременность выдачи справки со дня отправки письма.

Как выдать СТД-Р

Справку выдайте тем способом, который выбрал сотрудник. Если он не указал своих пожеланий, работодатель имеет право выбрать бумажный или электронный формат выдачи самостоятельно. В обоих случаях СТД-Р должна быть заверена надлежащим образом:

Справку можно выдать лично в руки сотруднику, направить заказным письмом или отправить по e-mail.

Как должна выглядеть справка

СТД-Р выдается на бланке, утвержденном Приказом Министерства труда и социальной защиты от 20.01.2020 № 23н. В этом же документе прописан порядок заполнения формы.

Справка заполняется индивидуально по работнику. В ней отражаются все сведения о трудовой деятельности сотрудника за период, в котором он работал у вас. Эти сведения берутся из бумажной трудовой книжки и форм СЗВ-ТД.

Условно форму СТД-Р можно поделить на 2 части: верхняя (шапка) и нижняя (табличная).

В шапке указываются следующие данные:

Важно! Если ИНН, присвоенный работодателю, состоит из 10 цифр, то необходимо записать их в первых десяти знакоместах строки, а в последних двух поставить прочерки.

В нижней части (табличной) указываются все данные о трудовой деятельности работника:

В графе 3 нужно указывать только пять типов кадровых событий:

Образец заполнения табличной части СТД-Р

Как исправить ошибку в СТД-Р

Если сотрудник заметил неверную запись в СТД-Р, то информацию нужно исправить или аннулировать.

СТД-Р формируется на основании информации в СЗВ-ТД. Поэтому, если обнаружена ошибка, надо исправить СЗВ-ТД и отправить в ПФР, а потом заново формировать СТД-Р. Если будет исправлена только СТД-Р, возникнет расхождение с базой Пенсионного фонда (с формой СТД-ПФР).

Чтобы полностью аннулировать запись, нужно заполнить в отношении кадрового мероприятия все графы с 1 по 9, а в графе 10 поставить «Х». Например, если кадровик ошибочно отразил запись об увольнении, которого не было, надо просто поставить «Х» в графе 10 соответствующей строки.

Чтобы исправить запись, нужно сначала отменить неправильную запись, проставив «Х» в графе 10, а затем заполнить следующую строку верными данными.

Пример исправления ошибки в справке СТД-Р. Секретарь Татьяна была принята на работу 12.07.2018. Она уволилась 20.08.2021 и в день увольнения получила справку СТД-Р. Через неделю Татьяна заметила, что кадровик ошибся в дате увольнения. Она обратилась к бывшему работодателю за исправленной формой. Работодатель сдал в ПФР исправленную СЗВ-ТД, а затем выдал Татьяне справку СТД-Р с верными данными.

Образец СТД-Р с исправленной ошибкой

Ответственность за непредоставление справки СТД-Р

За непредоставление СТД-Р в установленные сроки работодателю грозят санкции по ст. 5.27 КоАП РФ.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник

СТД-Р: как оформить, чтобы не получить штраф

Чтобы подтвердить стаж сотрудника с электронной трудовой книжкой, работодатели выдают справку СТД-Р. Расскажем, кому, когда и как оформлять этот документ, а так же как правильно его заполнить, чтобы избежать проблем с трудовой инспекцией.

Кому и для чего выдают справку СТД-Р

С бумажными трудовыми все просто: если нужно предоставить информацию о трудовой деятельности при устройстве на работу, то достаточно передать оригинал документа. В случае с электронной книжкой все сведения хранятся в базах данных ПФР: получить их можно по запросу, либо у работодателя — в виде справки СТД-Р.

В обязательном порядке СТД-Р выдают сотрудникам, у которых нет бумажной трудовой:

если работник написал заявление о переходе на электронные трудовые книжки и, соответственно, забрали бумажный вариант документа из отдела кадров (ст. 66.1 ТК РФ);

если работник впервые устроился на работу с 1 января 2021 года – с этого времени ведение электронных трудовых книг стало обязательным.

Если сотрудник в заявлении указал, что предпочитает бумажный вариант трудовой, то работодатель может не выдавать СТД-Р: эту информацию работник может получить самостоятельно в ПФР, МФЦ или через Госуслуги.

В каких ситуациях выдают СТД-Р

Работодатель должен оформить СТД-Р в течение трех рабочих дней, если сотрудник запросил этот документ в заявлении. Само заявление пишут в свободной форме, обязательно указывают, в каком виде нужна справка – в электронном или бумажном.

Кроме этого, справку обязательно выдают при увольнении – в этом случае работник никаких дополнительных заявлений писать не должен. При увольнении СТД-Р выдают в последний рабочий день: если работник сначала уходит в отпуск, а потом увольняется, то справку выдают в последний день перед отпуском (ч. 5 ст. 80 ТК РФ).

Если сотрудник не забрал СТД-Р, отправьте ему справку заказным письмом с уведомлением – так вы снимете с себя возможную ответственность за несвоевременную выдачу справки.

Кто и как выдает СТД-Р

Назначьте ответственного сотрудника для выдачи СТД-Р: чаще всего этим занимается кадровик, который ведет электронные трудовые и отчитывается перед ПФР по форме СЗВ-ТД.

Справку выдавайте в том виде, который выбрал сотрудник. Если пожелания не указаны в заявлении, работодатель сам выбирает в бумажном или электронном формате оформлять справку. В любом случае документ нужно правильно заверить:

бумажная справка – подпись руководителя (доверенного лица) и печать организации (при наличии);

Документ можно отдать лично в руки, отправить заказным или электронным письмом.

Как правильно заполнить СТД-Р

В справке СТД-Р можно выделить три группы сведений, которые обязательно указывают при заполнении: о работнике, работодателе и трудовой деятельности сотрудника. Рассмотрим подробнее каждый блок.

Сведения о работнике

Нужно указать ФИО – на русском языке, в именительном падеже, без сокращений и инициалов. Пишем так, как указано в паспорте. СНИЛС записывается в виде 11 цифр в формате «ХХХ-ХХХ-ХХХ ХХ» (как на самом документе). Дата рождения вносится в виде «ДД.ММ.ГГГГ».

Сведения о работодателе

Наименование юридического лица указывают так, как прописано в учредительных документах. Если работодателем является ИП, адвокат, нотариус или глава крестьянского (фермерского) хозяйства, то прописывают ФИО в соответствии с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность. Сокращения, инициалы или аббревиатуры недопустимы: к примеру, писать «Иванов И.И.» или «ООО «Ромашка»» нельзя.

Далее заполняются остальные поля:

регистрационный номер страхователя в ПФР – он состоит из 12 цифр в формате «ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ»;

ИНН – берется из свидетельства о постановке на учет в налоговых органах, если после заполнения номера в конце остались пустые знаки, в них нужно поставить прочерки;

КПП – указывается в соответствии с уведомлением о постановке на учет по месту нахождения подразделения;

если сотрудник подавал заявление о предоставлении СТД-Р ранее, либо о продолжении ведения трудовой книжки, заполните соответствующие поле (формат даты — «ДД.ММ.ГГГГ»).

Сведения о трудовой деятельности

В табличном разделе нужно указать все кадровые мероприятия с момента устройства сотрудника и до момента его увольнения (либо до момента оформления справки). Всего в таблице 10 граф.

Графа 1. Порядковый номер кадрового мероприятия. Заполняется в хронологическом порядке: от самых ранних к самым последним.

Графа 2. Дата кадрового мероприятия — информацию берем из соответствующего приказа.

Графа 3. Вид кадрового мероприятия. Возможны пять вариантов:

ПРИЕМ – прием сотрудника на работу или службу;

ПЕРЕВОД – перевод на другую работу;

ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ – изменение наименования страхователя;

УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) – при получении новой профессии, квалификации, обязательно прописываются разряды, классы, категории и пр.;

УВОЛЬНЕНИЕ – при увольнении с работы.

Графа 4. Указываем название специальности, профессии, либо вид работы и название подразделения. Информацию следует брать из штатного расписания. Название подразделения указывается только в том случае, если это прописано в трудовом договоре.

Если работник имеет право на льготы, либо есть ограничения, связанные с работой или должностью, то при заполнении графы нужно руководствоваться квалификационным справочникам или отдельным положениям профессиональных стандартов (ст. 57, ст. 195.3 ТК РФ).

В случае если причиной увольнения стало решение суда (например, работника лишили права занимать определенную должность), то в графе нужно указать эту информацию: что запретили, на каком основании и на какой срок.

Графа 5. Эту часть таблицы заполняют начиная с 1 января 2021: указывают код выполняемой функции в формате «ХХ.ХХХ-Х-Х»:

первые пять символов – это код наименования вида профессиональной деятельности в соответствии с первым разделом профстандарта;

если в документе нет точной формулировки трудовой функции, её можно подобрать по профессии, должности, специальности (раздел III профстандарта);

шестой символ – буквенное обозначение кода трудовой функции;

седьмой символ – цифровой знак уровня квалификации.

К примеру, для директора по персоналу в графу 5 вписывают 07.003-Н-7. Профстандартом для этой специальности является «Специалист по управлению персоналом». Первые пять символов указаны в разделе I документа. Шестой и седьмой символы соответствуют обобщенной трудовой функции – «Стратегическое управление персоналом организации» из раздела III этого же документа.

Графа 6. Статья Трудового кодекса, на основании которой работник увольняется.

Графы с 7 по 9. Сюда вносят реквизиты приказа об увольнении.

Графа 10. Отводится для исправления ранее поданных сведений.

Как исправить ошибочные сведения в СТД-Р

При обнаружении ошибки, неверную информацию нужно либо исправить, либо аннулировать. Порядок действий при этом такой:

Сначала исправляют СЗВ-ТД: так как СТД-Р формируется на основании данных из СЗВ-ТД, то перед исправлением самой справки, нужно отправить в ПФР уточненные данные. Если этого не сделать, то сведения из СТД-Р будут отличаться от сведений СТД-ПФР, а значит работодателю будет грозить ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП.

Затем повторно оформляют СТД-Р: ошибочную запись делают в том же виде, в каком сведения были указаны в первый раз. При этом напротив записи в графе 10 ставят знак «Х». После этого в следующей строке указывают правильную информацию, а графу 10 уже не заполняют.

Если событие вписано по ошибке, то есть, его не было, то в СТД-Р вносят лишь одну запись с отметкой в 10 графе.

Справку СТД-Р вы всегда сможете сформировать в Небе. Для этого нужно зайти в «Раздел Персонал — Электронные трудовые книжки».

Что грозит работодателю за отказ в выдаче справки?

Нарушение сроков выдачи СТД-Р, либо отказ от оформления документа влечет за собой административную ответственность по ст. 5.27 КоАП:

за первое нарушение ИП оштрафуют на сумму от 1 до 5 тыс. руб., юридическое лицо – от 30 до 50 тыс. руб.;

за повторное нарушение ИП грозит штраф в размере от 10 до 20 тыс. руб., а юридическому лицу – от 50 до 70 тыс. руб.

Если сотрудник докажет в суде, что из-за проволочек с выдачей СТД-Р не смог устроиться на работу, работодателю придется выплатить бывшему работнику денежную компенсацию. Её размер определяет суд.

Источник

Как работодателю заполнить и выдать справку СТД-Р

Многие работники отказались от бумажных трудовых книжек, и теперь данные об их трудовой деятельности содержит справка СТД-Р. Работодатели обязаны выдавать такую справку при увольнении сотрудника или по его требованию.

Рассказываем, как заполнить СТД-Р и в какие сроки выдать работнику, чтобы не получить штраф.

Если не получается прочитать всю статью, переходите в раздел «Коротко о главном» — в нём ключевые положения. Или сохраните статью в закладки — прочтёте при удобном случае.

Какую информацию содержит СТД-Р и в каких случаях работодатель обязан её выдать

Переход на электронные трудовые книжки добавил хлопот работодателям. Их обязали заполнять отчёт СЗВ-ТД для пенсионного фонда и справки СТД-Р для сотрудников. О СЗВ-ТД мы уже рассказывали в статье « Как заполнить отчет СЗВ-ТД при работе с электронными трудовыми книжками ».

СТД-Р — аналог бумажной трудовой. Она содержит сведения о приёме на работу, получении новых квалификаций или специальностей, переводах, увольнении. От классической трудовой СТД-Р отличается лишь тем, что включает информацию о работе в одной текущей компании. Такая справка может понадобиться человеку, если он получает кредит в банке или подыскивает новое место работы.

При увольнении сотрудника в последний рабочий день (день прекращения трудового договора).

По требованию сотрудника в течение трёх рабочих дней.

Важно. Потребовать справку СТД-Р могут только те работники, которые перешли на электронные трудовые. Сотрудники, чьи трудовые по-прежнему ведутся на бумаге, получают аналогичную справку самостоятельно в МФЦ, пенсионном фонде или через Госуслуги.

Обратиться за СТД-Р вправе любой сотрудник, который принят по трудовому договору, в том числе совместитель или удалёнщик.

Как правильно заполнить форму СТД-Р

И по требованию сотрудника, и при увольнении справка СТД-Р заполняется одинаково. Только в первом случае необходимо получить от сотрудника заявление. В случае увольнения дополнительных заявлений на выдачу СТД-Р не требуется.

Единой формы заявления на получение справки нет. Вот примерный образец, можете воспользоваться им:

Если сотрудник не указал в заявлении форму справки (бумажную или электронную), кадровик может выдать в любой. Для выдачи в цифровом формате потребуется усиленная электронная подпись. Бумажную СТД-Р нужно заверить обычной подписью директора и печатью организации.

Сведения о работнике. Укажите ФИО сотрудника без сокращений в именительном падеже, 11-значный СНИЛС в формате ХХХ-ХХХ-ХХХ-ХХ или ХХХ-ХХХ-ХХХ ХХ и дату рождения в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Сведения о работодателе. В этот раздел впишите 12-значный регистрационный номер в пенсионном фонде (его точно знает бухгалтер), название компании, ИНН и 9-значный КПП (при наличии). Наименование компании пишите полностью. Не ООО «Искра», а Общество с ограниченной ответственностью «Искра». Если работодатель — индивидуальный предприниматель, адвокат, либо нотариус, укажите его ФИО как в паспорте.

Сведения о трудовой деятельности работника. В этом разделе 10 граф:

Графа № 1. Порядковый номер мероприятия по хронологии.

Графа № 2 и 3. Дата и название кадрового действия. Используйте формат даты ДД.ММ.ГГГГ. Название кадрового мероприятия должно соответствовать одному из указанных ниже:

Графа № 4. Должность, профессия или конкретная работа сотрудника.

Графа № 6. Причины увольнения. Если сотрудник продолжает работу в компании, оставьте графу пустой.

Графа № 7, 8 и 9. Название, номер и дата приказа.

Графа № 10. Факультативная графа, есть смысл её заполнять, если какие-то кадровые события были отменены.

Пример. Алексеенко Алина Вадимовна была принята в ООО «Искра» 14.02.2020 на должность маркетолога. 24.03.2021 её перевели на должность руководителя отдела рекламы и связей с общественностью. 11.08.2021 Алексеенко написала заявление на выдачу справки СТД-Р. Ей нужно подтвердить свой стаж, чтобы получить кредит. Заполненная справка СТД-Р будет выглядеть так:

Справку отдайте работнику лично в руки, либо отправьте на электронку.

Как накажут работодателя за непредоставление справки СТД-Р

Для работника, который отказался от бумажной трудовой, справка по форме СТД-Р — подтверждение его трудовой деятельности. Поэтому работодатель обязан её выдать по требованию сотрудника или при расторжении трудового договора.

В противном случае может наступить административная ответственность по ст. 5.27 КоАП :

для должностных лиц и ИП — штраф до 5 тыс. руб.;

для юрлица — штраф до 50 тыс. руб.

Коротко о главном

Если сотрудник перешёл на цифровой формат трудовой книжки, сведения о его трудовой деятельности содержит СТД-Р. При увольнении такого сотрудника или по его требованию работодатель обязан выдать справку в бумажном или электронном виде.

В разделе «сведения о работнике» нужно указать ФИО сотрудника без сокращений, 11-значный СНИЛС и дату рождения.

В раздел «сведения о работодателе» кадровик или бухгалтер должен вписать наименование юрлица полностью, ИНН, КПП и 12-значный регистрационный номер в ПФР.

В раздел «сведения о трудовой деятельности» необходимо включить информацию обо всех кадровых мероприятиях, связанных с работником.

Срок выдачи СТД-Р по требованию сотрудника составляет три рабочих дня. Если сотрудник увольняется, справку нужно отдать в последний рабочий день.

Если уволенный сотрудник не забрал СТД-Р, работодатель может отправить её заказным письмом с уведомлением о вручении. Это освободит директора от ответственности за непредоставление справки.

Источник

Документы при увольнении сотрудника

Принято считать, что оформить увольнение работника достаточно просто. Нужно лишь иметь соответствующее основание (заявление сотрудника, соглашение сторон, уведомление о предстоящем сокращении и проч.) и составить приказ. Однако в реальности приказ вовсе не завершает процедуру увольнения. Ведь нужно еще рассчитать все выплаты, которые полагаются при увольнении, и перечислить их бывшему сотруднику. Помимо этого, необходимо выдать работнику достаточно объемный комплект документов, даже если сам увольняемый об этом не просил. В нашей статье вы найдете полный список документов, которые нужно выдать при увольнении сотрудника в 2021 году. Если этого не сделать, то организации и ее руководителю грозят внушительные штрафы.

Обязательный список

1. Расчетный листок.

Этот документ выдается при проведении окончательного расчета с сотрудником. В нем указываются сведения о всех произведенных при этом начислениях и удержаниях (ст. 136 и 140 ТК РФ). Каждый работодатель самостоятельно разрабатывает и утверждает форму расчетного листа.

2. Трудовая книжка.

Если на увольняемого работника работодатель вел трудовую книжку на бумажном носителе, то ее положено выдать в последний день работы, даже если перед увольнением сотруднику предоставлялся отпуск (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, определение Конституционного суда РФ от 25.01.07 № 131-О-О, письмо Роструда от 24.12.07 № 5277-6-1). О том, какие записи внести в трудовую книжку при увольнении работника, см. в статье « Заполнение трудовой книжки в 2021 году: правила и образец ».

Если же работник перешел на электронную трудовую книжку, то в последний день работы выдаются сведения по форме СТД-Р (ст. 84.1 ТК РФ; см. «Как заполнить форму СТД‑Р и выдать ее работнику»). Оформить документ можно как на бумаге, так и в электронном виде, заверив файл усиленной квалифицированной электронной подписью. Обратите внимание, что выбор способа получения СТД-Р при увольнении — прерогатива сотрудника. А указать на свой выбор он должен в соответствующем заявлении (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).

Важно

Выдавать СТД-Р при увольнении тем, кто решил сохранить традиционную бумажную трудовую книжку, не обязательно (письмо Минтруда от 16.06.20 № 14-2/ООГ-8465; см. «Работник отказался от электронной трудовой: обязан ли работодатель выдать ему сведения по форме СТД‑Р?»).

3. Выписка из формы СЗВ-М.

Данная выписка оформляется за месяц увольнения. В нее переносятся сведения о работодателе, а также данные на увольняемого работника. Выписку следует заверить. Делается это следующим образом. На выписке указывается ФИО и должность лица, уполномоченного заверять документ, далее проставляется его подпись и дата составления выписки. Если в организации есть печать, то выписку нужно также заверить печатью.

4. Выписка из РСВ.

Эта выписка составляется за период с начала квартала по дату увольнения. В нее переносятся сведения о работодателе из титульного листа, а также данные из раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах», касающиеся уволенного работника. Выписку из РСВ нужно заверить в том же порядке, что и выписку из СЗВ-М.

5. Выписка из формы СВЗ-СТАЖ.

Такую выписку нужно сформировать за отчетный год (по дату увольнения работника). В нее переносятся сведения о работодателе и данные об уволенном работнике (письмо отделения ПФР по Москве и Московской области от 03.04.18 № В-4510-08/7361). Выписку из формы СЗВ-СТАЖ нужно заверить по описанным выше правилам (т.е. необходимы подпись, ФИО и должность уполномоченного лица, и печать организации при ее наличии; дата составления выписки).

6. Справка о сумме зарплаты (справка 182н).

Этот документ составляется по форме, утвержденной приказом Минтруда от 30.04.13 № 182н (о том, как заполнить справку, см. в статье « Справка 182н о сумме заработной платы »). Рекомендуем выдать сотруднику 2-3 экземпляра такой справки — это упростит его общение с последующими работодателями.

Совет

Включите в комплект документов, которые в обязательном порядке следует отдать при увольнении сотрудников, несколько экземпляров справки о доходах за текущий и предыдущий годы (подробнее см. ниже).

В некоторых случаях необходимо передать увольняемому сотруднику дополнительные документы.

Так, если организация перечисляла страховые взносы на накопительную часть пенсии работника, то при его увольнении надо составить выписку из формы ДСВ-3 за квартал увольнения. А если за время работы на сотрудника оформлялась медицинская книжка (в т.ч. за счет средств работодателя), то в обязательный комплект документов, выдаваемых при расставании с работниками, нужно включить и ее (письмо Роспотребнадзора от 10.11.15 № 01/13734-15-32).

Также необходимо вернуть сотруднику оригиналы всех документов, которые он принес во время работы. Это могут быть дипломы, сертификаты, медицинские заключения и прочие официальные бумаги.

Внимание

Перечисленные выше документы (за исключением справки о доходах) выдаются по инициативе работодателя. Никаких заявлений от работника не требуется.

Документы по требованию

Все остальные бумаги нужно передать увольняемому работнику только в том случае, если он подал соответствующее заявление. Речь идет о следующих документах:

1. Справка о доходах (п. 3 ст. 230 НК РФ).

Начиная с доходов за первый квартал 2021 год, эта справка оформляется по форме, приведенной в приложении № 4 к приказу ФНС от 15.10.20 № ЕД-7-11/753@. А для доходов 2018 — 2020 годов используется справка по форме, приведенной в приложении № 5 к приказу ФНС от 02.10.18 № ММВ-7-11/566@. Оба бланка не предусматривают указания должности лица, подписавшего справку, и проставление печати организации. Подробнее см. «Справка о доходах, которая выдается физлицу по его запросу: инструкция по заполнению».

2. Справка для службы занятости.

Официально этот документ называется Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы (службы) для постановки на учет в центре занятости. Рекомендуемая форма приведена в письме Минтруда от 10.01.19 № 16-5/В-5 (см. « Обновлена рекомендуемая форма справки о среднем заработке по последнему месту работы »).

3. Копия приказа об увольнении.

Если же одним приказом увольняется несколько сотрудников (например, использована унифицированная форма № Т-8а ), то оформляется выписка из приказа в произвольной форме. В выписке нужно указать дату и номер приказа об увольнении, сведения об уволенном работнике (ФИО, должность, подразделение), основание и дату увольнения, а также данные о том, кто подписал приказ об увольнении (ФИО и должность).

4. Записка-расчет.

5. Другие документы.

Также по заявлению увольняемого работника нужно выдать копии любых других документов, связанных с работой (приказы о приеме, переводах, поощрениях и наказаниях, предоставлении отпусков и т.д.).

Внимание

Повторим, что документы, указанные в этой части статьи, нужно передать работнику только по его требованию. При этом необходимо учесть, что заявление на получение «трудовых» документов подается в письменной форме (ст. 62 и 80 ТК РФ). А вот за справкой о доходах работник может обратиться и устно (п. 3 ст. 230 НК РФ). Именно поэтому на практике эта справка выдается при увольнении вместе с обязательным комплектом документов, о которых говорилось в первой части статьи.

Ответственность за невыдачу документов

Невыдача или несвоевременная выдача увольняемому сотруднику документов из обязательного списка грозит для организации штрафом в размере от 30 000 до 50 000 рублей. Дополнительно могут наказать руководителя компании — штраф составит от 1 000 до 5 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). А если такое нарушение будет совершено повторно в течение года, то штрафы увеличатся (для организации — до 70 000 руб., а для руководителя — до 20 000 руб.). При этом руководитель компании может быть дисквалифицирован на срок до 3 лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

За задержку выдачи трудовой книжки наступает также материальная ответственность по статье 234 ТК РФ. Компании придется оплатить бывшему сотруднику то время, в течение которого он не мог приступить к новой работе из-за отсутствия трудовой книжки (абз. 2 п. 62 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.04 № 2).

Важно

За несвоевременную выдачу СТД-Р установлена аналогичная ответственность на основании статьи 234 ТК РФ. Однако, скорее всего, данную норму будет сложно применить на практике, поскольку работник может получить аналогичные сведения о трудовой деятельности (по форме СТД-ПФР) в Пенсионном фонде, МФЦ или через портал Госуслуг (ст. 66.1 ТК РФ).

В день увольнения сотрудника нет на работе

Как быть, если сотрудник в день увольнения не работал, либо не явился за получением соответствующих документов? Алгоритм действий в подобной ситуации законодательно регламентирован только в части выдачи трудовой книжки и сведений о трудовой деятельности.

В статье 84.1 ТК РФ сказано, что если в последний день работы выдать сотруднику СТД-Р невозможно, то сведения составляются на бумажном носителе и направляются по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за невыдачу СТД-Р. Полагаем, что аналогичным образом нужно поступить и в том случае, если работник не подал заявление о выборе способа выдачи СТД-Р при увольнении (бумажный или электронный).

Несколько сложнее процедура взаимоотношений с работником, которому в день увольнения не получается вручить трудовую книжку. Ему надо направить уведомление. В нем следует указать, что человек должен явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на ее отправку по почте.

Направить СТД-Р или уведомление нужно не позднее следующего рабочего дня после увольнения сотрудника. Но лучше сделать это в конце того дня, когда состоялось увольнение. Поскольку от штрафа освобождает именно факт направления указанной формы или уведомления, то важно иметь документ, подтверждающий отправку. Поэтому следует использовать регистрируемое почтовое отправление с описью вложения и уведомлением о вручении. Необходимо сохранить опись и почтовую квитанцию. Если уведомление о вручении не вернулось, нужно распечатать информацию о доставке с сайта Почты России.

Письмо следует направить на адрес официального места жительства («прописки») сотрудника. Если в личной карточке есть данные о других адресах работника, рекомендуем дополнительно направить уведомление и по этим адресам. В ситуации, когда все направленные конверты вернулись, их нужно хранить в нераспечатанном виде вместе с документами об отправке.

Если от уволенного человека поступит письменное согласие на пересылку трудовой книжки по почте, ее нужно направить по указанному работником адресу. Для этого также следует использовать регистрируемое почтовое отправление с описью вложения и уведомлением о вручении. Если же согласия на пересылку нет, то трудовая книжка должна остаться у работодателя. Также нельзя направлять трудовую книжку за пределы РФ, даже если сотрудник письменно просит об этом. В таком случае документ тоже остается у работодателя (письмо Минтруда от 17.09.19 № 19-1/ООГ-210; см. « Минтруд сообщил, нужно ли высылать трудовую книжку за границу по просьбе работника » )..

Аналогичный порядок действий можно применять и в отношении всех остальных документов, которые работодатель обязан выдать увольняемому сотруднику.

Совет

Если в день увольнения работника нет на месте, направьте ему два письма. Первое — со сведениями СТД-Р или с уведомлением о необходимости получить трудовую книжку, второе — с уведомлением о необходимости получить остальные документы, обязательные для выдачи при увольнении. Это позволит подтвердить, что работодатель выполнил возложенные на него обязанности в точном соответствии с требованиями ТК РФ. А также четко определить, на пересылку каких именно документов согласился уволенный. Если работодатель направит трудовую книжку по почте без прямо выраженного письменного согласия работника, это будет признано нарушением, которое повлечет ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП и по статье 234 ТК РФ. Заметим, что пересылка по почте других документов (кроме СТД-Р) без согласия работника не освободит работодателя от необходимости повторно выдать их при личном обращении.

Источник