Документооборот сэд что это
Система электронного документооборота: что это такое и какие бывают современные СЭД – примеры, описание, виды
В процессе своей деятельности хозяйствующие субъекты все реже отдают предпочтение бумажным носителям. Система электронного документооборота – это передовой стандарт, уже активно используемый в США и Европе, а у нас только набирающий популярность. Но какой она может быть и что за возможности дает? Предлагаем рассмотреть эти и другие сопутствующие моменты.
Сегодня она – обязательная и ключевая часть IT-инфраструктуры современного предприятия. Она существенно повышает эффективность деятельности – как коммерческой, так и промышленной или государственной организации, – помогая удобнее, быстрее, правильнее решать задачи как внутреннего управления, так и внешнего взаимодействия (с межведомственными подразделениями, вышестоящими инстанциями, поставщиками, целевой аудиторией).
Что такое система электронного документооборота (СЭД)
Она представляет собой совокупность программ, обеспечивающих создание, редактирование, разграничение прав доступа и распространение файлов в компьютерных сетях с сохранением возможностей контроля над ними на уровне компании.
Для ее внедрения требуется покупать платформу – программный пакет – и аппаратные средства для ее установки (сервер, сетевое оборудование и тому подобное). Для ее использования на уровне двух организаций и более нужен оператор, который будет контролировать отправку и доставку, правильность формата, заверение подписей, сохранность архива.
Разберемся с сокращениями, чтобы вы понимали, что такое СЭД, САД и так далее; первая аббревиатура общепринятая, тогда как под второй скрывается автоматизация делопроизводства; не реже можно встретить СЭДО и САДО, означающие системы документооборота – обычного и автоматизированного соответственно.
История развития
1. 80е годы ХХ века – стали появляться разрозненные решения, на базе отдельно взятых предприятий, разработанные под их нужды, силами их же внутренних специалистов; хорошо интегрировались в уже созданную инфраструктуру компании, но оставались плохо масштабируемыми – их практические нельзя было изменить.
2. Середина 90х – создание первых универсальных СЭД с возможностью адаптации к потребностям самых разных заказчиков; внедрялись уже сторонними разработчиками, в две стадии: сначала писалось унифицированное ядро, которое после подгонялось под конкретную фирму.
3. Старт нулевых – переориентация на WorkFlow и популяризация процессно-ориентированных движков; это позволило качественно изменить подход и не просто переводить бумажные документы в электронный вид, но и начать эффективно управлять их оборотом, постепенно его оптимизируя.
4. С 2005 года – появление и повсеместное распространение принципа enterprise content management (ECM), позволившего улучшить методологию и ввести разделение на файл и контент; вслед за этим двухзвенная архитектура эволюционировала в трехзвенную – вместо связи «СУБД – приложение» появился треугольник «СУБД – сервер – интерфейс», что позволило устранить многие ошибки.
Сегодня наблюдаются благотворные условия для дальнейшего совершенствования решений и предоставления бизнесу, промышленным предприятиям и государственным структурам все более мощных и удобных инструментов.
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Функционал СЭД: что это такое
По сути, это совокупность тех возможностей, которые обязана предоставлять используемая система, а она должна обладать следующими свойствами:
В общем случае функционал должен быть гораздо шире, чем при работе с бумажными носителями.
Требования к системам документооборота СЭД
Внимание, данные критерии должны работать и в «обратном порядке». То есть подразумевается, что компания достаточно современно оснащена технически, что ее сотрудники являются уверенными пользователями ПК и обладают всеми средствами для делового общения (Скайпом или его аналогом, электронной почтой и так далее).
Правовое регулирование и стандарты
Рассматривая, что из себя представляют САДО и СЭДО, что это такое и какими особенностями они обладают, нужно отметить, что при их написании деятельность разработчиков строго не регламентирована. Но, продумывая и развивая свои продукты, создатели ПО все-таки ориентируются на положения следующих основных нормативов:
Внедряя проекты, следует руководствоваться ФЗ № 152 от 27 07 06 и № 363 от 27 12 09. При этом все стандарты скорее рекомендательного характера, что позволяет закладывать определенный процент гибкости в логику и архитектуру продуктов.
Преимущества ЭДО
Система СЭД – это по-настоящему передовое решение, так как она обладает целым рядом достоинств по сравнению с бумажным документооборотом. В числе безусловных плюсов:
Компании, которые работают с маркировкой товаров (например, обувь, табак, алкоголь, одежда), по законодательству обязаны использовать ЭДО. Упростить и оптимизировать деятельность поможет программный продукт от «Клеверенс» — «Курьер», который поддерживает электронный документооборот.
Недостатки ЭДО
Минусы, скорее, условные, но они тоже есть, и в их числе:
Какие бывают системы электронного документооборота
Один ее вид может содержать несколько элементов или признаков другого, но, в принципе, каждая из них ориентирована вполне конкретно. Поэтому уделим внимание каждой из существующих категорий.
Электронные архивы (ЭА)
Все их возможности ориентированы на хранение больших объемов данных и быстрый поиск нужной информации. Причем они должны позволять без проблем находить требуемые файлы как по названию, так и по заранее заданным ключевым атрибутам.
С развитыми workflow-средствами (WF)
Довольно сложны в организации и предполагают жесткую маршрутизацию с привязкой документов к соответствующим операциям. Пользуясь ими, можно задавать проведение работ по конкретным алгоритмам и таким образом предупреждать значительное число ошибок.
Нацеленные на поддержку управления компанией и на расширение базы знаний
Обычно они гибридные, то есть способные принимать в качестве базового элемента как сам файл, так и связанное с ним задание. Более того, они могут предполагать как строгий, так и свободный порядок действий.
Их активно используют в государственных структурах, на крупных предприятиях, в организациях с четко выстроенной иерархией и сводом правил. То есть в тех случаях, когда каждый сотрудник знает, как именно ему создать отчет, что в нем указать, куда его направить.
Системы типа коллабораций (collaboration)
Достаточно новые, созданные в связи с изменением условий рынка и появлением тренда к занятию четко очерченной бизнес-ниши. У них отсутствует формализация задач, их структура не строгая, зато все их возможности нацелены на удобство совместной работы. Люди могут редактировать какой-то файл, находясь в разных странах и часовых поясах, главное – чтобы им было комфортно делать это.
Обычно это порталы и сервисы публикации и хранения данных.
Программы с развитыми дополнительными инструментами
Это продукты с CRM-функциями, упрощающие обратную связь с клиентами (customer relation management). Это ПО, предлагающее расширенные варианты использования биллинга. Пакеты услуг весьма разнообразны, но выбранный вами должен быть простым в освоении, надежным, защищенным от действий злоумышленников, соответствующим параметрам имеющегося оборудования.
Технические возможности современных систем документооборота
Поэтому развитая и передовая СЭД (САДО) позволяет реализовать:
Также важна возможность масштабирования, расширения, произведения надстроек. При ее наличии вы можете быть уверены, что используемая система электронного документооборота обеспечивает комфорт управления сегодня и будет настолько же удобной и через месяц, и по прошествии пары-тройки лет.
Что такое СЭД
Системы электронного документооборота (СЭД) предназначены для организации внутреннего делопроизводства в компании или госучреждении. СЭД оптимизируют и облегчают самые трудоемкие бизнес-процессы. Рассказываем о возможностях, преимуществах и работе с такими системами.
Что такое система электронного документооборота (СЭД)
Система электронного документооборота — это сервис, который позволяет организовать работу с электронными документами внутри компании. Он автоматизирует делопроизводство, ускоряет процессы, освобождает сотрудников от рутинных задач. СЭД закрывают все потребности делопроизводства компаний, а функциональность таких систем превышает возможности бумажного документооборота.
Так, в сервисах электронного документооборота:
Благодаря СЭД предприятия оптимизируют административные расходы на внутренний документооборот и хранение документации. При выстроенном безбумажном делопроизводстве процессы в компании ускоряются — документы быстрее проходят все согласования, решения принимаются оперативнее. Это не влияет на качество работы, напротив, использование СЭД делает компанию гибкой, способной адаптироваться к ситуации на рынке.
История развития
Первые сервисы по автоматизации делопроизводства начали появляться в 1980-е годы. Этому способствовал рост объемов управленческой документации и территориальная разрозненность филиалов, из-за которой согласования проходили неделями, иногда месяцами.
Первые СЭД разрабатывались для отдельных предприятий с помощью внутренних ресурсов и отвечали конкретным запросам и регламентам. Масштабировать разработки или изменить их структуру было почти невозможно.
Позже, уже в середине 1990-х годов, стали возникать универсальные СЭД. Создавали их в два этапа: сперва разрабатывали унифицированное ядро, затем адаптировали процессы под нужды заказчика. Передовые системы интегрировались в структуру компаний, решения упрощали работу, повышали производительность. Работа в СЭД велась на регистрационных карточках. Сервисы позволяли:
В начале 2000-х от примитивного перевода документов в электронный вид разработчики перешли к управлению документооборотом и его оптимизации. В информационных системах появилось понятие WorkFlow, простыми словами — управление потоком работ. В 2002–2003 годах были разработаны первые комплексные системы, объединяющие инструменты WorkFlow и электронных архивов.
Приход на рынок западных разработчиков ввел понятие ECM — управление информацией предприятия. В таких сервисах работа велась уже не только с документами, но и их метаданными, что позволяло одновременно решать разноплановые задачи организаций.
Последнее десятилетие развитие сервисов электронного документооборота касается их интерфейсов, удобства работы, автоматизации процессов. Разрабатываются мобильные приложения и облачные продукты.
Требования к системам электронного документооборота (СЭД)
Набор функций у систем электронного документооборота схожий. При выборе конкретного продукта следует учесть потребности, бизнес-задачи, технические цели, потенциал организации.
В делопроизводстве важны следующие базовые опции:
К базовым требованиям к СЭД также относятся совместимость с ПО, наличие дружелюбного интерфейса, профессиональный уровень техподдержки и степени защиты данных, мощность сервиса.
Также важны следующие критерии:
Играют роль возможность масштабирования СЭД, изменения настроек при расширении компании, наличие удаленного доступа и маршрутизации документов. Это важно при территориальной разрозненности подразделений и сложной организационной структуре. Некоторые разработчики предлагают не только коробочные СЭД, но и индивидуальные решения.
Кроме того, играет роль стоимость СЭД. Следует учесть не только цену покупки системы и лицензии, но и стоимость администрирования, обучения работников, техподдержки, других составляющих.
Правовое регулирование и стандарты
Внедрение электронного документооборота внутри компании предполагает изменение организации работы, ее оптимизацию, упрощение, ускорение. Для того чтобы бизнес-процессы протекали без сбоев и результативно, при переходе на СЭД важно учесть нормативно-правовую базу сферы безбумажного делопроизводства.
Вот основные законы и стандарты:
Деятельность разработчиков СЭД строго не регламентируется. Однако законодательно для всех участников процесса установлена административная и уголовная ответственность за неправомерный доступ к информации, разглашение государственной или коммерческой тайны.
Виды СЭД
Системы электронного документооборота отличаются рядом характеристик. Например, областью применения, интеграционными возможностями, набором опций. В зависимости от параметров выделяют СЭД:
Некоторые СЭД поддерживают конкретные виды документации, например, медицинскую, а также специализированные виды документооборота — кадровый, финансовый и т. д.
Кроме того, сервисы электронного документооборота бывают коробочными (готовые решения), индивидуально разработанными и комбинированными.
Преимущества и недостатки СЭД
Рынок СЭД развивается — расширяется перечень систем и их возможностей, сферы применения, количество клиентов. Распространение таких сервисов объясняется их выгодой, удобством для бизнеса и госструктур.
В числе преимуществ:
Выбор СЭД зависит от потребностей конкретных компаний. Но сервис так или иначе окажется полезным нововведением для всей организации, поскольку:
Есть и неочевидные преимущества. Практика взаимодействия между сотрудниками показывает, что внедрение СЭД способствует развитию корпоративной культуры. Бумажной волокиты больше нет, история перемещений документов всем доступна, психологическая атмосфера в офисе становится все более благоприятной. Кроме того, СЭД позволяют оперативно доносить до работников новую информацию.
У систем электронного документооборота есть и свои недостатки. В частности, руководителей компаний смущают начальные траты на приобретение и внедрение СЭД, время на настройку и привыкание, последующее обслуживание. Однако часть этих минусов — временные явления, а остальные вопросы решаются в рабочем порядке. Начальные же затраты компенсирует последующая экономия.
Технические возможности современных СЭД
Современные СЭД делают бизнес-процессы быстрыми, логично выстроенными, понятными. Поэтому даже к базовым сервисам предъявляются высокие требования.
Благодаря этому сегодняшние СЭД позволяют настроить:
Кроме того, сервисы электронного документооборота способны масштабироваться, подстраиваться под нужды компании, даже если выбраны коробочные решения. В них, как правило, доступно отслеживание актуальности данных и архивирование файлов. Среди направлений развития — управление контентом, автопроцессинг и другие.
Готовые решения для всех направлений
Чаще всего в компаниях применяются коробочные решения. Это готовые продукты, внедрение которых в бизнес-процессы занимает минимум времени. Несмотря на единый для пользователей набор опций, они позволяют настроить полноценный документооборот.
Функции готовых решений СЭД:
С помощью таких СЭД можно наладить внутреннее делопроизводство в компании любого направления — на производстве, в электронной торговле, госучреждениях, магазинах, на складах. Тем более что многие системы можно адаптировать под конкретные нужды даже через стандартные настройки.
Внедрение и работа в СЭД
Внедрение систем электронного документооборота — это комплексный процесс. Он предполагает не только выбор, приобретение и установку программного обеспечения, но и перевод всех процессов в электронный формат, обучение сотрудников, шлифовку системы под конкретные задачи предприятия.
Обобщенный порядок действий при внедрении СЭД таков:
Кроме того, важно внести изменения в учетную политику организации, а также издать положение и приказ о переходе на электронную документацию. В этих документах прописывают цели и задачи новшеств, термины и определения, устанавливают порядок доступа к сервису, правила работы с документами.
При начале работы в СЭД могут возникать сложности. Как правило, они связаны с человеческим фактором. Сотрудникам сложно перестроить работу, адаптироваться к изменениям производственных процессов. С этим можно справиться, если вовремя обучить работников, развеять их страхи и поддерживать в дальнейшем. Важную роль играет и активное участие руководства компании, его заинтересованность и оперативное решение организационных вопросов.
Популярные вопросы
Можно ли совмещать ЭДО с бумажным?
Да, можно. Более того, в первое время это будет необходимо, поскольку прежние документы хранятся в бумажном виде.
Как расшифровывается СЭД?
СЭД — система электронного документооборота. Она автоматизирует бизнес-процессы в компании и организует эффективную, безопасную работу с электронными документами. СЭД сейчас — передовой стандарт в делопроизводстве организации.
Как выбрать СЭД, подходящую для вашего бизнеса?
Сперва проанализируйте процессы в компании. В соответствии с задачами, ресурсами и потребностями бизнеса определите ключевые требования к СЭД. Затем сравните предлагаемые решения, изучите их технические, организационные возможности, оцените стоимость установки и обслуживания системы.
Чем отличается СМЭВ от СЭД?
СЭД может быть внедрена на любом предприятии или в госучреждении. СМЭВ — система межведомственного электронного взаимодействия — предназначена для обмена данными между государственными органами и ведомствами.
Чем отличается НСУД от СЭД?
НСУД — это национальная система управления данными. После полноценного запуска она аккумулирует весь массив информации государственных структур и позволит систематизировать госсистемы, реестры и базы данных. СЭД же относится к конкретной организации.
Что такое ЭДО и почему вам нужно подключить его прямо сейчас
Сегодня поговорим о том, что такое ЭДО и как электронный документооборот позволяет значительно повысить эффективность организации. Из этой статьи вы узнаете, как происходит переход на ЭДО и каким компаниям имеет смысл внедрять систему электронного документооборота.
Что значит ЭДО и зачем он нужен?
Если в организации используется система ЭДО (электронного документооборота), это означает, что обмен электронными документами и любые другие операции с ними – создание, обработка, пересылка, хранение – осуществляются без применения бумажных носителей, исключительно в цифровой форме.
Отправитель создает документ, после чего подписывает его электронной подписью (ЭП). Затем созданный документ отправляется по защищенным каналам связи с помощью особого программного обеспечения. Получатель принимает документ, также подписывает собственной ЭП, а отправителю приходит уведомление, что документ был подписан.
Электронная подпись является эквивалентом подписи от руки, с помощью которого подтверждается авторство электронных документов. Чтобы цифровой документ обладал той же юридической силой, что и бумажный, он должен быть подписан ЭП.
Электронный документооборот удобен как для индивидуальных предпринимателей, так и для крупных корпораций, так как значительно упрощает и ускоряет обмен документами и расчеты с контрагентами. Обмениваться можно любыми первичными бухгалтерскими документами: различными договорами, счетами, счетами-фактурами, а также актами выполненных работ и т.д.
Электронный документооборот может быть внутренним, то есть в пределах одной компании, внешним – в этом случае документы передаются между организациями, а также ЭДО с госучреждениями.
Рассмотрим этапы работы с ЭДО при обмене документацией между компаниями:
Плюсы и минусы ЭДО
Одно из главных преимуществ электронного документооборота – это значительное сокращение расходов на печать (траты на бумагу, оргтехнику и расходные материалы к принтерам), почтовую пересылку и хранение документов.
Можно и вовсе отказаться от бумажных документов, если это не противоречит действующему законодательству (существуют определенные типы документов, которые необходимо иметь в бумажном виде). Использование только цифровых документов позволит избежать дублирования информации на разных носителях, а также обеспечит надежное хранение документов и предотвратит утечку данных.
Не менее важна экономия времени. Если компании, которые обмениваются документами, пользуются услугами одного оператора ЭДО, процесс передачи документа займет всего несколько минут. Причем неважно, куда отправляется документация, – в соседний офис или в другой город. Сроки создания, согласования и утверждения документов сокращаются в разы, а в случае обнаружения ошибок получить корректировочный документ также можно будет быстро и просто.
ЭДО позволяет подписывать и отсылать цифровые документы круглосуточно и с любого устройства, где имеется доступ к электронной подписи.
В системе ЭДО легко контролировать статус документа: был ли он доставлен, подписан или в подписи было отказано.
Все документы находятся в защищенном личном кабинете, поэтому риск, что данные при пересылке могут попасть к злоумышленникам, а документ – потеряться, сведен к нулю.
Систему цифрового документооборота оператора ЭДО можно интегрировать с используемыми в вашей компании системами бухучета, что еще сильнее упростит применение электронного документооборота.
Еще один плюс ЭДО – удобство хранения данных: вам не потребуется оборудовать специальное помещение для хранения цифровых документов. Вся информация будет бессрочно храниться в электронном архиве на серверах оператора ЭДО, где можно легко и быстро найти любой документ, распечатать его при необходимости для ФНС или для предоставления в суд (документ нужно будет подписать ЭП сторон или предварительно заверить у нотариуса).
Кроме того, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) позволяет намного эффективнее использовать время ваших сотрудников. Необходимость в физической передаче работникам компании бумажных документов отсутствует, а процессы принятия решений по документам и доведения этих решений до сотрудников организации ускорятся многократно.
К недостаткам ЭДО можно отнести:
Стоит ли вашей компании переходить на ЭДО?
Крупным компаниям, работающим с сотнями и тысячами внешних документов каждый месяц, внедрение ЭДО поможет сократить издержки и сберечь сотни тысяч рублей в год, снизить риски утери документов и риски, связанные с ошибками в документации и получением штрафов от налоговой. Если организация работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у компании множество филиалов и большое число контрагентов из разных регионов, переход на ЭДО вполне оправдан.
ЭДО подходит также малому и среднему бизнесу, так как таким компаниям важно получать оплату за товары или услуги как можно быстрее – в день выставления документов. Электронный документооборот ускорит обмен документами, а чем скорее документы дойдут до получателя, тем быстрее будут оплачены.
Однако в некоторых случаях для небольших компаний переход на безбумажный документооборот может стать слишком дорогим удовольствием. Чтобы понять, насколько эффективным может быть внедрение ЭДО в вашей компании, вы можете воспользоваться специальным калькулятором на сайте ФНС.
Операторы ЭДО
Для обмена электронной документацией с контрагентами компании и индивидуальные предприниматели могут настроить прямой канал самостоятельно, однако это требует много времени и ресурсов. Поэтому чаще всего организации и ИП подключаются к оператору ЭДО – компании, которая имеет необходимый для обмена электронными документами программный комплекс.
Компания-оператор должна обеспечить клиентам полноценный сервис. Она сама уведомит Федеральную налоговую службу, что организация клиента присоединилась к системе электронного документооборота. Оператор ЭДО использует для передачи документов защищенные каналы связи с особым шифрованием, что гарантирует конфиденциальность. Также компания-оператор следит за соблюдением требований законодательства и производит проверку подлинности электронных подписей.
Список одобренных операторов ЭДО можно посмотреть на официальном сайте ФНС.
Переход на электронный документооборот
Какие шаги необходимо предпринять, чтобы подключить ЭДО?
Как видите, процесс внедрения ЭДО не слишком сложен, однако позволяет оптимизировать документооборот в организации и сэкономить немало ресурсов, которые вы сможете направить на развитие вашего бизнеса.