какие реквизиты должны содержать первичные учетные документы
Первичные учётные документы: инструкция по применению
Первичные учётные документы или попросту первичка — это основа для учёта. Без них не будет ни бухгалтерской, ни налоговой отчётности. Поэтому бухгалтеры так настойчиво требуют вовремя составлять их и сдавать в бухгалтерию. Рассказываем, для чего нужна первичка, как её оформлять и хранить.
Для чего нужна первичка
Любой факт хозяйственной жизни должен регистрироваться в первичном учётном документе. Это требование закреплено в статье 9 закона «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ. Первичный документ нужно составить в момент совершения операции или непосредственно после её окончания.
Когда налоговики или аудиторы будут проверять отчётность, они прежде всего убедятся, есть ли первичный документ на каждую операцию. Нет документа — нет хозяйственной операции, а значит отчётность составлена неправильно и налоги посчитаны неверно.
Для каждого типа операции применяются свои первичные документы. Например, оказанные услуги обычно фиксируются в акте об оказании услуг, продажа товаров — в накладной, поступление денег — в приходном кассовом ордере, а списание материалов в производство — в требовании-накладной. Все эти документы нужно хранить и предъявлять контролёрам по их требованию.
Формы первичных документов
Когда-то первичные документы нужно было оформлять только по формам, которые разработал Госкомстат. Но с 2013 года для коммерческих организаций такого требования нет, за некоторыми исключениями, о которых расскажем ниже. Компании сами могут разработать формы документов и закрепить их в учётной политике.
В базе документов сервиса «Моё дело» вы найдёте все формы первичных документов и несколько вариантов учётной политики. А став пользователем сервиса вообще избавитесь от забот по заполнению документов. Сервис сам формирует документы, автоматически подтягивая данные и реквизиты из базы.
На практике многие организации и предприниматели продолжают использовать унифицированные формы, при необходимости дорабатывая их под себя: удаляют ненужные поля или добавляют новые.
Даже самостоятельно разработанные или доработанные формы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 закона о бухучете:
Для некоторых документов законами могут быть предусмотрены другие обязательные реквизиты, которые не упомянуты в законе о бухучёте. При разработке таких документов придется учитывать специальные требования. Например, в отношении путевого листа.
Все формы первичных документов, которые использует организация, должны быть закреплены в учётной политике и применяться, как минимум, год — до утверждения новой политики.
Первичка не обязательно должна быть бумажной. Закон 402-ФЗ разрешает составлять первичные учётные документы в электронном виде и подписывать их электронной подписью. Если это двусторонний или многосторонний первичный документ, то обе стороны сделки должны его подписать электронной подписью. Замена подписи одной из сторон на собственноручную в таком случае недопустима (письмо ФНС России № ЕД-4-15/7760 от 23 апреля 2018 г.). То есть если вы подписали накладную электронной подписью, то же самое должен сделать и ваш контрагент. Если у кого-то нет такой возможности, придётся по старинке оформлять бумажный документ.
Если оформляете первичку на бумаге, подписи должны быть строго «живыми». Подписывать нужно ручкой с чернилами синего, фиолетового или чёрного цвета. Факсимиле использовать нельзя (письмо Минфина № 03-01-10/8-404 от 26 октября 2005 г.).
Когда можно применять только унифицированные формы
Не всегда у организаций и предпринимателей есть полная свобода в выборе формы первичного документа. Иногда нужно использовать строго унифицированные формы.
Так, при перевозке грузов автотранспортом можно применять только транспортную накладную, утверждённую Постановлением Правительства РФ № 272 от 15 апреля 2011 г.
При проведении безналичных расчетов используют расчётные документы, утверждённые банковским законодательством. В частности, Положением ЦБ РФ № 383-П от 19 июня 2012 г.
Унифицированными должны быть кассовые документы: приходные и расходные ордеры, книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств, кассовая книга, платежные и расчётно-платежные ведомости. Это требование Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.
Можно ли оформлять первичку в валюте
В законе о бухучёте нет конкретного условия, что первичные документы нужно составлять именно в рублях. Но тот же закон говорит, что объекты бухучёта нужно отражать в рублях, а если их стоимость выражена в валюте, нужно пересчитать в рубли. И в рублях же нужно составлять отчётность. Поэтому и первичка должна быть тоже в рублях.
Если нужен первичный документ на иностранном языке или в валюте для иностранного контрагента, можно сделать так:
Как вносить исправления в первичные документы
Если после того, как документ приняли к учёту, в нем обнаружили ошибку, заменить его новым уже нельзя, можно только исправить существующий. Исключение — счета-фактуры и УПД. Для них предусмотрены корректировочные формы.
Чтобы внести исправление в бумажный документ, нужно выполнить следующие действия.
Как вносить исправления в электронные первичные документы, организация может решить сама. Выбранный способ нужно зафиксировать в учётной политике.
Нужно ли заверять первичку печатью
В обязательных реквизитах первичных документах печать не упомянута. Поэтому такой обязанности у организаций нет. Но есть исключения.
Если в документах, которые вы разработали самостоятельно и закрепили в учётной политике, есть реквизит печати, её нужно всегда проставлять в таких документах.
Организациям целесообразно заверять оформляемые документы печатью. Это сводит к минимуму возможность его подделки, позволяет с наибольшей достоверностью идентифицировать организацию и полномочия её доверенных лиц.
Как организовать хранение первичных документов
Согласно п. 6 Положения Минфина СССР от 29.07.1983 № 105, первичные документы, которые используются в текущей деятельности, до передачи в архив нужно хранить в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
После того, как документы перестают использоваться в текущей деятельности, их помещают на хранение в архив. Можно использовать как собственный архив, так и воспользоваться услугами специализированных сторонних организаций.
Можно хранить первичку и в электронном виде, но только если она заверена электронной подписью. При этом нужно осуществлять и хранение средств для воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронной подписи.
Порядок хранения документов и процедуру передачи документов в архив лучше прописать во внутренних документах организации.
О сроках хранения документов с последними изменениями мы подробно рассказали в этой статье. Для большинства документов бухгалтерского и налогового учёта срок хранения — 5 лет, а для документов по личному составу и информации, которая влияет на расчёт пенсии — 50/75 лет.
Что делать при утере документов
Нужно расследовать причины пропажи и найти либо восстановить документы. Для расследования назначают специальную комиссию. Если нужно — с участием госорганов. По результатам расследования составляют акт.
Если документы не нашлись, нужно отправить письменные запросы контрагентам, банкам и налоговой инспекции на предоставление дубликатов.
Если какую-то часть документов восстановить невозможно, нужно составить акт об этом и указать причины.
Всю документацию, подтверждающую расследование и работу по восстановлению документов, нужно сохранить. Это акты, запросы, переписка и т.д.
Ответственность за отсутствие документов
Отсутствие первичных документов считается грубым нарушением правил учёта. За это налоговики могут оштрафовать:
За непредставление первичных документов для налогового контроля штрафуют на 200 рублей за каждый документ. Плюс есть административная ответственность, которая может достигать 50 000 рублей в зависимости от вида и последствий нарушения.
Станьте пользователем сервиса «Моё дело», и вы сможете в автоматическом режиме формировать первичные документы, заполнять отчёты, рассчитывать налоги и получать консультации экспертов.
Первичные бухгалтерские документы
На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).
Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.
Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе. Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании. Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.
Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.
Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.
ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).
Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью. Если стороны примут соответствующее решение, первичку можно подписывать простой или неквалифицированной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2016 г. № 03-03-06/2/53176).
Отправляйте первичные бухгалтерские документы через Диадок!
Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении. Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей. Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.
Обязательные реквизиты первичного документа
Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):
Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной. А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись. Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.
До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе. Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.
Формы первичных документов
В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.
Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).
Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.
В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.
Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.
Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).
Виды первичных документов
Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.
Документы по учету торговых операций
Документы по учету основных средств
Кассовая первичка
Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.
Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:
Кассовые документы нужно проверять очень скрупулезно, ведь такая первичка напрямую связана с движением наличных денег и всегда привлекает внимание проверяющих органов. Например, налоговики точно обратят внимание на ПКО, в котором сумма превышает 100 000 рублей. А все потому, что наличкой с одним контрагентом нельзя рассчитываться в сумме, превышающей 100 000 рублей. Отсутствие подписей в кассовых документах также станет причиной для разбирательств с ФНС.
Давайте подытожим. Итак, первичные документы — неотъемлемая часть бухгалтерского и налогового учета. Нельзя проводить операции без подтверждающих документов. Часто бухгалтеры формируют проводки в учете на основании копии или скана первички. Очень важно вовремя заменить копии на оригиналы документов, иначе контролирующие органы могут счесть операцию или сделку фиктивной. Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учета в компании.
«Первичка», или первичные документы бухучета: как их составить и исправить
Термин «первичка» знаком, пожалуй, каждому бухгалтеру. Однако четко определить, какие именно документы относятся к первичным учетным документам, бывает сложно даже для специалистов со стажем. Путаницы добавляет еще и то, что для целей бухгалтерского и налогового учета может потребоваться разный набор документов. Так что же такое первичный документ бухучета? По какой форме его составить? Как внести в него исправления? Давайте разбираться.
Для чего нужны первичные документы
Общим термином «первичные документы» принято называть любые документы, которые подтверждают осуществленные налогоплательщиком сделки. В данном случае речь идет о сделках, связанных с хозяйственной деятельностью организации и имеющих определенный экономический эффект. Под первичными документами понимается как бухгалтерская «первичка», так и документы, необходимые для налоговых целей (то есть для подтверждения расходов, вычетов, льгот и т.п.).
Непосредственно для целей бухгалтерского учета используется более узкое понятие «первичный учетный документ». Именно такая формулировка содержится в статье 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В данной норме сказано, что первичный учетный документ необходимо составлять на каждый факт хозяйственной жизни организации непосредственно при его совершении, а если это невозможно, то сразу после его окончания. Для указанных целей под фактом хозяйственной жизни понимается сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение компании, финансовый результат ее деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона о бухучете).
Далее в Законе о бухучете говорится, что первичный учетный документ может быть составлен как на бумажном носителе, так и в электронной форме (п. 5 ст. 9 Закона о бухучете). Здесь же приводятся обязательные реквизиты, которые должны быть в каждом таком документе (п. 2 ст. 9 Закона о бухучете). Кроме этого, указывается, что первичный учетный документ является основанием для отображения содержащихся в нем данных в регистрах бухгалтерского учета (п. 3 ст. 9 Закона о бухучете).
При этом первичный учетный документ может также подтверждать расходы для налоговых целей. Ведь в пункте 1 статьи 252 НК РФ (который применяется при УСН на основании п. 2 ст. 346.16 НК РФ) сказано, что каждый расход должен быть подтвержден документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Закон о бухучете является частью законодательства РФ. А значит, первичный учетный документ, оформленный по правилам статьи 9 Закона о бухучете, может стать основанием для формирования налоговых регистров. При этом чиновники не возражают против того, чтобы бухгалтерская «первичка», подтверждающая расходы, была составлена в электронном виде (письма ФНС России от 06.02.14 № ГД-4-3/1984@ и Минфина России от 13.09.18 № 03-03-06/1/65618).
Обязательные реквизиты бухгалтерской «первички»
Теперь перейдем к нюансам оформления первичной учетной документации. Как уже говорилось, в пункте 2 статьи 9 Закона о бухучете содержится перечень обязательных реквизитов бухгалтерской «первички». Отсутствие хотя бы одного из них лишает документ статуса первичного учетного документа. Поэтому важно отслеживать наличие в документе всех обязательных пунктов. Чтобы это было проще сделать, в документе следует выделить три части: вводную, содержательную и заключительную. Каждую часть нужно проверить отдельно.
Так, во вводной части бухгалтерской «первички» должны быть указаны следующие сведения: наименование и дата составления документа, а также наименование лица (организации или ИП), от имени которого составлен документ.
Далее следует содержательная часть первичного учетного документа. В ней необходимо отразить суть факта хозяйственной жизни (выплата или прием денег, передача или прием имущества и т.п.) и привести соответствующие измерители (натуральные или денежные). При этом обязательно следует указать единицы измерения (рубли, доллары США, килограммы, тонны, штуки и т.п.).
Наконец, в заключительной части «первички» нужно отразить данные ответственного лица. А именно: наименование должности, фамилию и инициалы лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо лица, ответственного за оформление свершившегося события. Завершается оформление первичного учетного документа проставлением подписи ответственного лица. Если ответственных лиц несколько, то должны быть указаны данные все этих лиц и проставлены их подписи.
По правилам пункта 4 статьи 9 Закона о бухучете, формы первичных учетных документов, которые применяются организацией, утверждает непосредственно ее руководитель (за исключением организаций государственного сектора). Требования об обязательном применении унифицированных форм в Законе о бухучете больше нет.
Таким образом, в каждой организации необходимо определить перечень первичной учетной документации, а затем приказом по компании утвердить формы этих документов. Формы «первички» можно разработать полностью самостоятельно («с нуля»), а можно взять за основу соответствующие унифицированные формы. Также не запрещено указать в приказе, что в компании будет применяться та или иная унифицированная форма без каких-либо изменений или дополнений.
В одной и той же организации допустимо использовать все вышеперечисленные варианты (например, можно прописать, что какие-то документы будут оформляться по «своим» формам, а остальные — по унифицированным). Главное, чтобы соблюдались два условия. Первое: формы «первички должны быть утверждены руководителем организации. И второе: в каждой утвержденной форме должны содержаться все обязательные реквизиты первичного учетного документа. Заметим, что в форме документа могут быть отражены только лишь обязательные реквизиты, либо обязательные и дополнительные реквизиты (письмо Минфина России от 04.02.15 № 03-03-10/4547, доведено до налоговых органов письмом ФНС России от 12.02.15 № ГД-4-3/2104@; см. «Минфин напомнил основные требования к первичным учетным документам»).
Однако в некоторых случаях использовать самостоятельно разработанные формы первичной документации не получится. Например, обязательными к применению остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании (информация Минфина России от 04.12.12 № ПЗ-10/2012). В частности, только по унифицированным формам можно создавать приходные и расходные кассовые ордера (КО-1 и КО-2), кассовую книгу (КО-4), книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств (КО-5), а также расчетно-платежные и платежные ведомости (Т-49 и Т-53).
Счет-фактура и договор: являются ли они «первичкой»?
Отдельно остановимся на документах, которые часто относят к первичным учетным документам, хотя на самом деле они таковыми не являются. Речь идет о счетах-фактурах и договорах.
Как известно, счет-фактура необходим для вычета НДС (п. 1 ст. 169 НК РФ). Соответственно, цель создания этого документа не соответствует цели составления бухгалтерской «первички». Счет-фактура не является основанием для отражения каких-либо данных в регистрах бухгалтерского учета. Также нужно учитывать, что счет-фактура составляется не во время совершения хозяйственной операции и даже не сразу после ее завершения, а в течение пяти календарных дней с даты отгрузки товаров (сдачи работ, услуг) либо с даты получения аванса (п. 3 ст. 168 НК РФ).
Но в то же время реквизиты отгрузочного счета-фактуры во многом совпадают с реквизитами первичного документа на передачу покупателю (заказчику) товаров (работ, услуг). Поэтому ФНС России разработала универсальный передаточный документ, в котором помимо сведений из счета-фактуры есть дополнительные реквизиты, характерные для первичного учетного документа (приложение № 2 к письму ФНС России от 21.10.13 № ММВ-20-3/96@). Руководствуясь правилами Закона о бухучете, универсальный передаточный документ следует составить во время совершения операции или сразу после ее завершения. Только в этом случае УПД, содержащий в себе показатели счета-фактуры, будет расцениваться как первичный учетный документ. Обычный счет-фактура к «первичке» не относится.
Аналогичная ситуация и с договором — сам по себе он не является первичным документом для целей бухгалтерского учета. Ведь договор — это всего лишь перечень обязательств сторон. Факт заключения договора, как правило, не подтверждает совершение хозяйственной операции, а говорит лишь о намерениях сторон совершить такую операцию.
Другими словами, договор является документом бухгалтерского учета, который фиксирует возникновение, изменение и прекращение обязательств (п. 3 ст. 5 Закона о бухучете), но не фиксирует факт хозяйственной жизни и его содержание (п. 1 ст. 5 Закона о бухучете). В связи с этим, он не может быть признан первичным учетным документом. Поэтому одного договора, подписанного сторонами, недостаточно для отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций.
В то же время договор может быть признан первичным учетным документом, если он составлен непосредственно при совершении хозяйственной операции, содержит все необходимые реквизиты «первички» и утвержден в качестве таковой руководителем организации. В частности, договор может считаться первичным учетным документом, если он составлен не в виде единого документа, подписанного сторонами, а в виде счета на оплату (инвойса), которым оформляется уже свершившийся факт хозяйственной жизни (продажа товара, выполнение работы, оказание услуги). Это вывод подтверждается в Рекомендациях по проведению годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2018 год, приведенных в приложении к письму Минфина России от 21.01.19 № 07-04-09/2654.
Таким образом, счет на оплату (инвойс), направляемый покупателю после отгрузки товара, можно расценивать как первичный документ бухгалтерского учета, если в нем есть все реквизиты, предусмотренные Законом о бухучете, и форма счета (инвойса) утверждена руководителем организации в качестве «первички». Также см. «Минфин сообщил, обязательно ли составлять акт приема-передачи оказанных услуг».
Как исправлять «первичку»
Как быть, если при составлении первичного учетного документа была допущена ошибка? Как правильно внести изменения в документ?
Прежде всего, бухгалтеру нужно помнить, что есть группа «первички», которую в принципе нельзя исправлять. Речь идет о кассовых и банковских документах (приходные и расходные ордера, платежные поручения и т.п.). Запрет на изменение этих документов установлен в пункте 4.7 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У и в пункте 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н).
Обратите внимание: при заполнении платежек на уплату налогов или взносов ошибок можно избежать, если формировать платежки автоматически. Некоторые веб-сервисы для сдачи отчетности (например, «Контур.Экстерн») позволяют сформировать платежку в один клик на основе данных из декларации (расчета) или присланного инспекций требования об уплате налога (взноса). Все необходимые обновления — реквизиты получателя и отправителя, актуальные КБК, коды для статуса плательщика — своевременно устанавливаются в сервисе без участия пользователя. При заполнении платежки все актуальные значения подставляются автоматически.
Также не допускается внесение исправлений в бланки строгой отчетности, выдаваемые вместо чеков ККТ. Об этом сказано в пункте 10 Положения о порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (утв. постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359).
Соответственно, если в любом из указанных документов была допущена ошибка, то испорченный документ к исполнению не принимается. Взамен него необходимо составить новый первичный учетный документ. При этом в отношении БСО установлено дополнительное требование: «бракованный» бланк следует перечеркнуть и подшить в книгу учета бланков за день заполнения.
Отдельно отметим, что авансовый отчет и кассовая книга не являются кассовыми документами. Поэтому на них запрет на внесение исправлений не распространяется.
Ошибка, допущенная в авансовом отчете, кассовой книге или любых других первичных бухгалтерских документах (за исключением тех, о которых было сказано выше), должна исправляться с сохранением документа (его реквизитов). Полностью заменить испорченный документ на новый в этих случаях уже нельзя (письмо Минфина России от 23.10.17 № 03-03-10/69280; см. «Минфин: первичный документ, составленный с ошибкой, нельзя заменять новым документом»). Исправление ошибок возможно двумя способами.
Первый вариант прямо зафиксирован в законодательстве и предполагает внесение исправлений непосредственно в сам первичный документ. Неправильные данные зачеркиваются одной чертой и отдельно вписываются верные. Затем ставится дата, делается надпись «Исправлено» и проставляются подписи тех же лиц, что изначально подписали документ, с указанием их фамилий и инициалов (п. 7 ст. 9 Закона о бухучете, п. 16 Положения по ведению бухучета).
Обратите внимание: если «первичка» была составлена в нескольких экземплярах (например, один экземпляр для организации, а другой — для ее контрагента), то исправления в вышеуказанном порядке нужно внести в каждый экземпляр. Без этого изменения не будут иметь законной силы (постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 30.06.15 по делу № А43-27322/2014).
Второй способ предложен в письмах ФНС России от 05.03.18 № СД-4-3/4226@ и от 23.03.18 № СД-4-3/5412@, Минфина России от 22.01.16 № 07-01-09/2235. Чиновники рекомендуют не вносить изменения в первоначальный вариант документа, а составить исправленный первичный документ с тем же номером и датой, что и ошибочный документ. При этом обязательно нужно указать, что документ является исправленным, а также зафиксировать порядковый номер исправления и его дату. То есть в исправленном первичном документе должна присутствовать строка «Исправление № ___ от «__» ________20__ г.» (это отличит его от нового документа, составленного взамен ошибочного, ведь, как было сказано выше, в описанной ситуации это недопустимо). Как отмечают чиновники, такой вариант корректировки документа оптимален для электронной «первички».
И в заключение отметим, что несущественные ошибки и опечатки, обнаруженные в первичных документах, можно вообще не исправлять. К таким ошибкам относятся те, которые не препятствуют идентификации сторон операции и ее основных условий: наименования товара, работ или услуг, стоимости, количества и т.д. (письмо Минфина России от 04.02.15 № 03-03-10/4547, доведено до налоговых органов письмом ФНС России от 12.02.15 № ГД-4-3/2104@).