какие справочники в бэст 5 относятся к общесистемным
Система «БЭСТ-5»: новые возможности для учета комплексного производства
Система «БЭСТ-5» обеспечивает полнообъемный учет комплексного производства, начиная с закупки сырья у поставщиков и заканчивая его превращением в различные виды продукции. Движение производственных запасов отслеживается в разрезе складов, межцеховых кладовых и цехов.
В системе «БЭСТ-5» формируется ключевой документ комплексного производства – ведомость разборки. Ведомости разборки, создаваемые в разрезе цехов, служат для ввода данных о конкретном технологическом процессе. В ведомости содержится перечень видов сырья, подлежащих разборке (разделке) и перечень видов продукции, получаемых в результате разборки.
Расчет ведомостей разборки осуществляется по шаблонам, настроенным предприятием-пользователем. Шаблон ведомости разборки предназначен для описания процесса преобразования исходного сырья в продукцию. Помимо состава сырья и продукции (включая разделение на основную и побочную продукцию, возвратные отходы и потери), в шаблоне указываются правила формирования количества продукции на основе указанного количества сырья, а также правила формирования фактической стоимости продукции исходя из стоимости сырья и дополнительных затрат производственного предприятия. Система располагает средствами гибкой настройки расчета норм выхода и алгоритмов расчета стоимости продукции и проверяет корректность формирования шаблона. Поскольку затраты на комплексных производствах относятся сразу к нескольким видам продуктов, то возникает необходимость распределения затрат между продуктами относительно какой-либо базы. Такая особенность учтена и в системе «БЭСТ-5».
На основании рассчитанной ведомости разборки автоматически формируются документы движения, оформляющие списание переработанного сырья, и документы на оприходование полученных видов продукции.
Таким образом, система «БЭСТ-5» располагает всеми условиями для эффективного учета комплексного производства и для принятия обоснованных управленческих решений по повышению его прибыльности.
Релиз опубликован: 2009-11-26
Система управления предприятием БЭСТ-5. Руководство пользователя (стр. 10 )
 | Из за большого объема эта статья размещена на нескольких страницах: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 |
Из планового меню предусмотрена печать меню-заказа, плана-меню и планового расхода продуктов по столовой. Плановый расход продуктов можно рассчитать и по предприятию в целом – за любой выбранный интервал времени.
Формирование отчетов
Наряду с подготовкой различных печатных форм, выполняемой в отдельных функциональных режимах, в приложении Учет питания, также предусмотрена подготовка ряда сводных отчетных форм:
Ø Плановый расход продуктов;
Ø Калькуляционный лист.
Рисунок 9‑41 Реестр плановых меню
9.5. Персонал
Приложения группы Персонал, входящие в состав системы БЭСТ-5, помогут оптимизировать управление наиболее ценным ресурсом Вашего предприятия – Вашими сотрудниками.
Данная группа состоит из следующих приложений:
Ø Кадры. ТаБЕЛЬНЫЙ УЧЕТ;
Ø Заработная плата.
9.5.1. Кадры. Табельный учет
Приложение Кадры. Табельный учет предназначено для ведения документооборота по персоналу, а также для учета использования рабочего времени. Приложение автоматизирует следующие направления деятельности кадровой службы:
Ø Ведение картотеки кадрового состава;
Ø Ведение приказов по персоналу (прием на работу, перевод на другие должности, увольнения, приказы на отпуск, командировку, поощрения и взыскания);
Ø Ведение табельного учета рабочего времени по каждому подразделению и сотруднику в разрезе календарных месяцев;
Ø Ведение графиков отпусков;
Ø Передача данных по кадровому составу, движению персонала и табельному учету в приложение Заработная плата – для учета расчетов по оплате труда;
Ø Подготовка унифицированных отчетных форм, аналитических отчетов, сводок и справок по персоналу.
Приложение Кадры. Табельный учет может использоваться самостоятельно или совместно с другими приложениями системы БЭСТ-5. Для его применения обязательно наличие приложения Общие данные.
Данные кадрового и табельного учета используются в приложении Заработная плата. При совместной эксплуатации этих двух приложений все аналогичные «учетно-кадровые» функции, имеющиеся в приложении Заработная плата, блокируются, а соответствующая информация о кадрах доступна лишь для просмотра. Однако, если в составе системы БЭСТ-5 приложение Кадры. Табельный учет отсутствует, все кадровые справочники (подразделений, должностей и т. д.) а также картотека сотрудников формируются в других приложениях (Заработная плата, главная книга).
В главном меню приложения Кадры. Табельный учет содержится ряд функциональных режимов для работы с кадровыми документами, табелями и ведением нормативно-справочной информации.
Приказы по персоналу
Учет сотрудников в приложении Кадры. Табельный учет ведется на основе приказов. Поэтому главным режимом данного приложения является режим Приказы по персоналу (Рисунок 9‑42). Любое перемещение сотрудников предприятия – прием на работу, перевод в другое подразделение, командировка, предоставление отпуска, увольнение и т. д. – оформляется исключительно в виде приказов. На основании приказов осуществляется внесение или изменение любой информации о работниках и условиях их труда (подразделение, должность, график работы, разряд, оклад / тариф и др.).
Рисунок 9‑42 Приказы по персоналу
Картотека сотрудников
Картотека сотрудников – центральное место хранения информации о работниках предприятия. Все необходимые сведения о том или ином сотруднике сгруппированы в его Личной карточке. Личная карточка (Рисунок 9‑43) содержит более 20 информационных разделов, где отражаются общие, профессиональные, военно-учетные и прочие данные, условия найма, накопленный стаж, а также отслеживается «история» работы сотрудника на предприятии (движения по службе, взыскания, поощрения и т. д.). Кроме того, реквизитный состав личной карточки может быть расширен по усмотрению пользователя. Личные карточки формируются только на основании приказов о приеме на работу. На основании данных, представленных в личной карточке, обеспечивается полное заполнение форм Т-2 «Личная карточка работника» (Т-2 ГС «Личная карточка государственного служащего», Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника»).
Табели рабочего времени
В системе реализован полноценный учет рабочего времени. Для этой задачи используются поденные табели рабочего времени (Рисунок 9‑44). Табель составляется в разрезе структурных подразделений по каждому месяцу, при этом учитываются все нюансы движения персонала на предприятии.
Прием на работу сотрудника, его увольнение или переход из одного подразделения в другое – все это находит адекватное отражение в соответствующем табеле. При создании табеля подразделения на расчетный месяц, в него включаются все сотрудники, работающие в данном подразделении на момент начала периода. При вводе новых приказов в течение периода в табель автоматически добавляются сведения о движении персонала. Соответственно, в приложении создается своеобразный временной каркас, в рамках которого и ведется учет рабочего времени.
Для каждого сотрудника автоматически заполняется плановый график рабочего времени с учетом ежедневной продолжительности и сменного характера работы. В плановых графиках учитываются продолжительность рабочей недели, цикличность выходов на работу, продолжительность работы на каждый день цикла, смены, варианты графика для каждой смены и многое другое. Также автоматически учитываются и праздничные дни. Это позволяет практически мгновенно рассчитать плановый график на весь год и, соответственно, оценить бюджет рабочего времени.
Рисунок 9‑43 Личная карточка сотрудника
Содержимое табеля автоматически корректируется в зависимости от приказов по перемещению персонала, отпускам и командировкам. Если введенный приказ касается нескольких расчетных периодов (месяцев), он будет учтен в каждом из этих месяцев при создании соответствующего графика. Таким образом, для повседневного учета рабочего времени Вам будет достаточно ввести только различные отклонения от планового графика: отгулы, больничные и т. д. При этом можно не только изменить код использования рабочего времени для рабочего дня, но и внести изменения в продолжительность работы, например, из-за опоздания или переработки сотрудников.
По завершении учетных операций с табелем, в приложении формируется суммовой табель, в котором для каждого вида использования рабочего времени определяется итоговый бюджет в сутках или часах. Именно эти данные и передаются в приложение Заработная плата.
График отпусков
В данном режиме ведутся графики ежегодных оплачиваемых отпусков персонала, составляемые на определенный календарный год. Ведение графиков отпусков персонала осуществляется в разрезе структурных подразделений.
Рисунок 9‑44 Табель рабочего времени
Штатное расписание
Штатное расписание позволяет планировать распределение персонала по структурным подразделениям предприятия и по предусмотренным в них должностям. Кроме того, штатное расписание определяет плановый фонд заработной платы. Должности (позиции) штатного расписания группируются в разрезе подразделений. Для каждой позиции указываются требуемое количество штатных единиц, количество вакантных ставок, условия оплаты труда (плановая сумма оклада/тарифа, нижняя и верхняя границы суммы оклада/тарифа и пр.). При этом количество вакансий рассчитывается системой автоматически – на основании данных приказов по движению персонала (прием, перемещение, увольнение), а также при изменении ставок самого штатного расписания.
Использование штатного расписания не является обязательным, однако, если предприятие желает его использовать, этот момент следует отразить в режиме настройки параметров приложения.
Структура предприятия
Данный справочник предназначен для описания организационной структуры предприятия: отделов, цехов, бригад и т. д.
При отсутствии приложения Кадры. Табельный учет справочник Структура предприятия, а также Картотека сотрудников и другие кадровые справочники формируются в других приложениях системы БЭСТ-5 в упрощенном виде.
При использовании приложения Кадры. Табельный учет аналогичные справочники, имеющиеся в других приложениях, будут доступны исключительно для просмотра. В картотеке сотрудников приложения Заработная плата для корректировки будут открыты лишь те поля, заполнение которых не предусмотрено в приложении Кадры. Табельный учет.
Формирование отчетов
В данном режиме формируются стандартные документы кадрового учета, а также различные аналитические отчеты, своды и справки по сотрудникам предприятия.
Книга учета справок
Данный журнал обеспечивает формирование стандартных кадровых справок, предварительно перечисленных в справочнике Виды кадровых справок. В этом справочнике для каждого вида справки указывают ее уникальный код и название, шаблон печатной формы и статус использования (т. е. использовать или нет). При формировании справки в Книге учета справок сохраняется ее печатная форма.
3.1.1 Заработная плата
Приложение Заработная плата предназначено для учета расчетов по оплате труда. Оно автоматизирует деятельность сотрудников отделов труда и занятости (ОТиЗ) и бухгалтеров расчетной группы. Приложение располагает всеми необходимыми средствами для оформления первичных документов по оплате труда и подготовке отчетности в налоговые органы и Пенсионный фонд – как на бумажных, так и на магнитных носителях.
В круг функциональных возможностей данного приложения входят:
Ø Ведение картотеки лицевых счетов сотрудников;
Ø Поддержка различных систем оплаты труда: оклад, тариф, сдельная;
Ø Расчет зарплаты для любых категорий персонала: постоянных работников, совместителей и лиц, работающих по договорам;
Ø Гибкая настройка различных видов начислений и удержаний;
Ø Групповые начисления и удержания (ввод однотипных начислений и удержаний в пакетном режиме);
Ø Расчет зарплаты «от обратного», т. е. исходя от суммы к выдаче;
Ø Расчет отпускных и больничных;
Ø Расчет НДФЛ, ЕСН и отчислений во внебюджетные фонды;
Ø Формирование платежных ведомостей (аванс, зарплата, межрасчетные выплаты);
Ø Формирование списков на перечисление денежных средств в банк и на почту;
Ø Формирование платежных поручений на перечисление налогов и взносов во внебюджетные фонды;
Ø Разнообразные своды и справки по начислениям и удержаниям: по сотрудникам, подразделениям, начислениям и удержаниям, счетам затрат и т. п.;
Ø Автоматическое формирование бухгалтерских проводок с возможностью распределения начисленной зарплаты по счетам затрат;
Ø Подготовка данных по персонифицированному учету в ПФ и отчетности по НДФЛ.
Приложение может использоваться как автономно, так и в комплексе с другими приложениями. Для повышения эффективности учета оплаты рекомендуется совместное применение приложений Заработная плата, Кадры. Табельный учет, Касса. Подотчеты и Счета в банках. В этом случае Вы существенно экономите время при решении многих задач, например, при перечислении зарплаты сотрудников в банк и на пластиковые карты, учете фактически выданных сумм и депонентов, оформлении платежей по налогам и взносам и пр.
Приложение Заработная плата постоянно дорабатывается с учетом изменений и новых требований в законодательстве РФ.
При первоначальном запуске приложения Заработная плата необходимо установить дату начала работы в данном приложении. Лишь после выполнения указанной операции можно приступать к настройке и формированию основных справочников.
Основные справочники
Для описания порядка расчета зарплаты на предприятии предназначено два режима:
Ø Настройка à Бухгалтерская настройка;
Ø Формирование справочников.
В папке Формирование справочников хранятся исходные сведения о том, какова структура предприятия и о том, по каким правилам нужно считать и выплачивать зарплату его персоналу. Данная папка включает в себя справочники начислений и удержаний и их алгоритмов, справочники по кадрам и нормативные справочники со вспомогательными параметрами, применяемыми в расчетном периоде – минимальным размером оплаты труда, ставками НДФЛ, нормами рабочего времени и др. В этой папке также ведутся списки тех лиц, которые получают положенные им выплаты вне предприятия – т. е. в банке или на почте. Кроме того, здесь настраиваются шаблоны типовых операций по оплате труда, расчетам по НДФЛ и с внебюджетными фондами.
Как уже было сказано ранее, приложение Заработная плата интегрируется с приложением Кадры. Табельный учет. Поэтому ведение справочников «кадрового» характера (подразделения, должности, графики рабочего времени и т. д.) осуществляется именно в приложении Кадры. Табельный учет. В приложении Заработная плата их содержимое будет доступно лишь для просмотра (за исключением нескольких информационных полей, относящихся к начислениям). Однако, если на предприятии нет приложения Кадры. Табельный учет, то вся эта информация вводится в приложении Заработная плата. Все содержимое нормативных и кадровых справочников используется при заполнении лицевых счетов сотрудников и карточек персонального учета.
Одним из наиболее важных справочников приложения Заработная плата является справочник Виды начислений (Формирование справочников à Виды начислений и удержаний). Он поставляется в уже настроенном виде и содержит все начисления, которые наиболее часто используются на предприятиях – оклад, отпускные, больничные, материальную помощь и пр. Виды начислений присутствуют в лицевых счетах персонала. Каждый вид начислений имеет свое обозначение (код) и свои собственные правила расчета, заданные в виде алгоритма. Так как с бухгалтерской точки зрения каждый вид начисления также порождает некий набор проводок, то с ним связана и соответствующая типовая операция.
Понятия вида начисления и алгоритма начисления в приложении разделены. Это связано с тем, что разные виды начислений могут рассчитываться по одному и тому же принципу, например, вычисляться как определенный процент от оклада и пр. Другими словами, на один и тот же алгоритм начислений может ссылаться несколько видов начислений, тогда как в алгоритме указан лишь сам порядок расчета. Настройка этих алгоритмов выполняется в режиме Алгоритмы начислений. Отметим, что работа с алгоритмами не требует от бухгалтеров и расчетчиков умения программировать. Все действия, которые следует выполнить программе в процессе расчета, описываются доступными для понимания терминами. Цель составления алгоритма заключается в получении требуемой суммы с помощью последовательных действий – этапов. В приложении существует специальный режим Диагностика алгоритмов, который позволяет проверить правильность их настройки. Итогом выполнения диагностики является протокол, в котором содержатся данные о выявленных ошибках.
В свою очередь, виды начислений объединяются в группы. При этом один вид начислений может входить в одну и только в одну группу. Принадлежность вида начисления к той или иной группе определяется, с одной стороны, одинаковой корреспонденцией счетов в соответствующей типовой операции, а с другой стороны – одинаковым способом удержания налогов. Группы начислений определяются в одноименном справочнике.
Помимо групп начислений, в программе также существуют Колонки начислений. В отличие от групп, один и тот же вид начислений может входить в произвольное число колонок. С помощью колонок решаются такие задачи, как вычисление суммы какой-либо совокупности начислений или определение совокупности начислений, с которой начисляются взносы во внебюджетные фонды. Информация о входимости того или иного начисления в конкретную колонку находится в так называемой Таблице входимости.
Логика построения справочника Виды удержаний во многом напоминает справочник видов начислений. Он включает в себя стандартные разновидности удержаний, применяемые на подавляющем большинстве предприятий. Это НДФЛ, ЕСН, алименты, штрафы и пр. По аналогии с начислениями, понятия вида удержания и алгоритма удержания в системе также разделены. На один и тот же алгоритм может ссылаться произвольное количество видов удержаний. Точно так же с видами удержаний связаны соответствующие типовые операции. Так же как и начисления, виды удержаний объединяются в группы и колонки. Каждое удержание может попасть только в одну группу удержаний, однако его можно использовать в нескольких колонках.
В настройке видов начислений и удержаний также присутствует специальный параметр Счет наследуется от базовой суммы. Этот параметр доступен для видов начислений и удержаний, алгоритмы которых характеризуются вычисляемыми базовыми суммами. Наличие такого параметра обусловлено потребностями бюджетных организаций, ведущих учет оплаты труда по источникам финансирования, функциональной и экономической классификации расходов. Если в качестве его значения выбрано Да, то при расчете лицевого счета суммы начислений/удержаний будут распределяться по необходимым счетам бухгалтерского учета – пропорционально суммам, составляющим базовую.
Работа с картотекой
Исходные данные о сотрудниках предприятия, используемые в процесс расчета зарплаты, сосредоточены в Карточках персонального учета (Рисунок 9‑45) и Лицевых счетах сотрудников, расположенных в папке Работа с картотекой.
Наряду с информацией кадрового характера (табельный номер, ФИО, подразделение, должность, гражданство, адрес, образование, стаж, семейное положение, воинская обязанность и другие личные данные), в Карточках персонального учета хранятся сведения о постоянных начислениях и удержаниях, предусмотренных для этих работников. К таким начислениям относятся оклад, ежемесячная премия и т. п. Типичные примеры постоянных удержаний – НДФЛ и взносы в Пенсионный фонд. В карточке также находятся данные о налоговых льготах, на которые имеет право данный сотрудник, сведения его детях.
В число важнейших информационных разделов карточки персонального учета входят данные по НДФЛ и данные по ЕСН (они доступны через меню, вызываемое клавишей ). В первом из них накапливаются и суммируются данные по видам доходов, НДФЛ и льготам за каждый период отчетного года. Во втором разделе в том же порядке формируются налоговые базы по полученным доходам и отчислениям ЕСН. На основании полученных данных по итогам года можно сформировать отчеты для Пенсионного фонда и налоговых органов. Если для расчета НДФЛ необходимо учесть доходы, полученные сотрудником на другом (прежнем) месте работы, то все необходимые исходные сведения заносятся в информационный раздел Данные с предыдущего места работы. Если сотрудник работает на нескольких должностях на своем предприятии, то на него заводится специальная Карточка внутреннего совмещения.
Обработка документов
Как известно, на любом предприятии есть группы работников, на которых распространяются однотипные начисления и удержания. Для упрощения ввода такой информации в приложении реализованы режимы Документы на начисление и Документы на удержание, расположенные в папке Обработка документов. Они обеспечивают ввод таких начислений и удержаний в пакетном режиме, т. е. одномоментно всей выбранной группе сотрудников.
В приложении существуют такие гибкие инструменты расчета, как Табличные документы. Строки табличных документов содержат информацию о конкретных сотрудниках, а столбцы – различные числовые данные (например, константы, суммы начислений, данные из карточек персонального учета). Содержимое столбца табличного документа может рассчитываться по формуле, содержащей ссылки на другие столбцы.
Иначе говоря, по своей форме табличные документы сродни электронным таблицам (MS Excel и др.), с той разницей, что в роли объекта настройки в электронной таблице выступают ячейки, а в табличном документе – столбцы целиком.
Исходная информация, необходимая для выполнения различных расчетов, может быть взята из карточки персонального учета или из лицевого счета сотрудника.
Папка Обработка документов также содержит режим Компенсации на детей. Он применяется для ввода различных начислений сотрудникам, имеющим детей, в карточках персонального учета которых установлен соответствующий параметр (признак получения компенсации).
Рисунок 9‑45 Карточка персонального учета
Лицевые счета сотрудников
Основная работа по начислению и расчету зарплаты в текущем расчетном периоде ведется в режиме Лицевые счета сотрудников. В лицевых счетах (Рисунок 9‑46) отражается информация о начислениях и удержаниях сотрудников за конкретный расчетный месяц.
Лицевые счета создаются в системе автоматически; в них переносится информация из заполненных карточек персонального учета. Помимо постоянных начислений и удержаний, которые повторяются из месяца в месяц, в лицевом счете могут находиться и другие начисления и удержания, например, премии, оплата больничных листов, отпускные, материальная помощь и пр. Ввод таких «эпизодических» начислений и удержаний осуществляется тремя способами: непосредственно в лицевом счете сотрудника, в режимах Документы на начисление и Документы на удержание, а также через Табличные документы.
Работа с лицевыми счетами сотрудников организована так, чтобы расчетчики не тратили лишнего времени на перемещение из одного раздела программы в другой. Допустим, что в процессе начисления зарплаты одному из работников нам нужно уточнить некоторые данные. Тогда, не покидая лицевой счет, мы можем, к примеру, запросить сведения из карточки персонального учета этого сотрудника, открыть содержимое табеля рабочего времени, документы на начисление и удержание и затем продолжить работу.
Рисунок 9‑46 Лицевой счет сотрудника
Любое изменение значения начисления/удержания для конкретного сотрудника в документе автоматически отражается и в его лицевом счете. Справедливо и обратное — изменение в лицевых счетах влечет за собой автоматическое изменение в документе или ведомости, по которой введено это начисление/удержание в лицевой счет. Исключение составляют табличные документы, где информация переносится в лицевые счета с помощью специального режима экспорта данных.
Приложение предусматривает два варианта расчета данных, находящихся в лицевом счете: расчет с учетом корректировок, выполненных вручную и расчет в обычном режиме. Если в лицевом счете присутствуют начисления и удержания, относящиеся к разным источникам финансирования (что актуально для бюджетных организаций), то итоговые суммы начислений и удержаний, суммы к выдаче, а также сальдо на начало и конец периода выдаются с разбивкой по этим источникам. При закрытии месяца вся информация из лицевых счетов попадает в архив, где доступна лишь для просмотра.
Платежные ведомости
В папку Платежные ведомости включены режимы по документальному оформлению выплат. Ведомости бывают трех типов: ведомости аванса, межрасчетные ведомости и ведомости на выдачу зарплаты. Межрасчетная ведомость может быть связана с документом на начисление. В этом случае начисления из документа проходят как бы «сквозь» лицевой счет сотрудника – с удержанием из них всех необходимых налогов. Бюджетные учреждения могут формировать платежные ведомости по источникам финансирования.
В приложении предусмотрена возможность передачи платежных ведомостей в приложение Касса. Подотчеты.
Выходные формы
Центральным режимом данной папки является Расчетная ведомость. При формировании расчетной ведомости система создает проводки по начисленной заработной плате и удержанию НДФЛ.
Проводки формируются на основе шаблонов, настроенных в справочнике Типовые операции. Этот справочник поставляется в заполненном виде, но может быть отредактирован пользователем. При этом приложение позволяет учесть ситуацию, когда начисленная заработная плата должна быть распределена по разным счетам затрат. В нем отражен также более сложный случай, когда один и тот же вид начисления, находящийся в строке лицевого счета, может относиться на разные счета затрат – когда, например, сотрудник в течение месяца участвовал в нескольких проектах.
Если зарплата сотрудников предприятия переводится на банковские счета, или необходимо оформить те или иные удержания через отделения связи (например, алименты), то в этой же папке формируются ведомости перечислений на почту и в банк.
Расчеты по налогам и взносам во внебюджетные фонды
Режимы, «управляющие» расчетами с различными внебюджетными фондами, собраны в папке Хозяйственные операции.
В первом режиме – Начисления в фонды – формируются проводки по начислениям в различные фонды: Пенсионный, ФСС, ФФМС, ГФМС. Под фондом также понимается и налоговая инспекция, в адрес которой переводятся суммы налогов, исчисляемых с общего фонда оплаты труда, и суммы НДФЛ. В расчете участвуют суммы начислений из лицевых счетов персонала за текущий расчетный период. Условия расчета – т. е. используемая колонка начислений, типовая операция, а также формула для определения суммы – должны быть предварительно настроены в режиме Формирования справочников à Отчисления в фонды à Начисление в фонды.
Подготовленные проводки можно просмотреть и отредактировать в режиме Буфер проводок, а затем экспортировать их в Книгу учета операций (в приложение главная книга).
Режим Платежи в фонды предназначен для создания платежных поручений на перечисление денежных средств для уплаты НДФЛ и взносов в различные фонды, а также их экспорта в приложение Счета в банках. Проводки по платежным поручениям формируются уже непосредственно в приложении Счета в банках – после того, как эти документы пройдут по соответствующей банковской выписке.
Настройку расчета сумм для компонентов ЕСН и сумм страховых взносов на обязательное пенсионное страхование производят в режиме Формирование справочников à Отчисления в фонды. Для подготовки платежных поручений на перевод этих сумм используется режим Хозяйственные операции à Платежи в фонды.
Формирование отчетов
Приложение формирует широкий спектр отчетов по заработной плате. С точки зрения их содержания, эту отчетность можно условно разделить на две группы: отчеты, предназначенные для анализа затрат на оплату труда персонала, и отчеты, отражающие доходы и налогообложение доходов сотрудников, адресованные налоговым органам и внебюджетным фондам. Среди отчетов, формируемых с помощью данного приложения:
Ø расчетные листки;
Ø платежные ведомости;
Ø расчетно-платежные ведомости;
Ø своды за период (по начислениям и удержаниям, подразделениям, сотрудникам, по счетам затрат);
Ø индивидуальные и групповые справки по сотрудникам (справка о доходах, налоговые карточки, индивидуальные карточки по ЕСН, документы для пенсионного страхования, ведомости по НДФЛ и др.)
Ø сведения о ссудах, предоставленных персоналу;
Ø перечисления сотрудников;
Ø расчет среднего дневного/часового заработка и др.
Годовые декларации по ЕСН и для ПФР, а также расчеты по авансовым платежам ЕСН и в ПФР формируются в приложении главная книга.
В приложении реализована подготовка сведений о доходах физических лиц, которые представляются налоговыми агентами (в данном случае – предприятием) в налоговые органы на магнитных носителях. Данные сведения выгружаются в файл формата XML. Выгрузка осуществляется в режиме Настройка à Экспорт данных.
Режимы, включенные в папку Индивидуальные сведения в ПФР (Настройка à Экспорт данных à Индивидуальные сведения в ПФР) предназначены для выдачи индивидуальных сведений о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование на магнитных носителях:
Ø для экспорта в программу ОАЗИС;
Ø по форме СЗВ-4-2 для сдачи отчетности в ПФР.
Также в режиме Экспорт данных имеется режим Экспорт в программу Налогоплательщик.
Управление периодами
Папка Управление периодами включает в себя включает режимы, позволяющие осуществлять операции по закрытию/открытию расчетного периода, очистке данных за период, возврату в предыдущий период.
Обратите внимание, что в приложении Заработная плата разделены функции открытия и закрытия периода. Это сделано для того, чтобы в межрасчетный период можно было внести изменения в кадровые справочники и персональные карточки сотрудников. Кроме того, существует возможность очистки содержимого всех лицевых счетов без перехода на следующий период, после которой необходимо заново открыть расчетный период.
При открытии периода выполняются следующие действия:
Ø Лицевые счета сотрудников заполняются постоянными начислениями и удержаниями;
Ø Для каждого сотрудника создается строчка табеля с автоматическим заполнением значений нормо-дней и нормо-часов из графика сотрудника;
Ø Для каждого сотрудника формируется строка льгот в соответствующем справочнике для нового периода. Количество льгот заимствуется из предыдущего месяца, а величина минимальной зарплаты берется из соответствующего справочника.
9.6. Настройка
Приложения, образующие группу Настройка, решают задачи общей настройки и администрирования системы БЭСТ-5 и обеспечивают ведение общесистемных справочников.
Группа Настройка состоит из двух приложений:
9.6.1. Базы данных
Данное приложение предназначено для обслуживания баз данных системы БЭСТ-5. Функции приложения:
Ø Создание базы данных нового предприятия;
Ø Изменение параметров базы данных;
Ø Удаление информации о выбранном предприятии;
Ø Восстановление индексных файлов;
Ø Создание архивов баз данных и восстановление информации из архивов;
Ø Импорт данных из систем БЭСТ-5, БЭСТ-4, БЭСТ-ОФИС.
Выполнение перечисленных функций обеспечивают следующие режимы:
Ø Создать базу данных (БД);
Ø Изменить параметры БД;
Ø Удалить базу данных (БД);
Ø Сервисные режимы (Восстановление индексных файлов, Создание архива базы данных, Восстановление базы данных из архива, Создание архива базы отчетов, Восстановление из архива базы данных отчетов, Импорт данных из БЭСТ-5, Импорт данных из БЭСТ-4, Импорт данных из БЭСТ-ОФИС);
Ø Технологические операции (Восстановление целостности плана счетов, Описание структуры БД, Сменить собственное предприятие)
Рассмотрим их назначение.
Создать базу данных (БД)
В этом режиме создается база данных нового предприятия (при условии, что пользователь обладает правами доступа к данному режиму). О том, как создать базу данных нового предприятия, было рассказано в п. 7.4.
Изменить параметры БД
Режим предназначен для внесения изменений в карточку текущего предприятия.
Удалить базу данных (БД)
Выполняется удаление выбранного пользователем предприятия из картотеки предприятий. При этом соответствующие базы данных удалены не будут.
Восстановление индексных файлов
В данном режиме проводится переиндексации всех файлов базы данных предприятия. При этом создается индексный файл. Данная операция необходима после внезапных выключений питания, «зависаний» системы, некорректного выхода из нее и т. д. Переиндексация запускается автоматически при первом (на текущие сутки) выборе необходимого режима из Главного меню, если в режиме Техническая настройка был установлен параметр Требовать реиндексацию в начале суток. При отключении этого параметра процедура переиндексации запускается вручную.
Также предусмотрена возможность проведения частичной индексации – с выбором приложений по усмотрению пользователя.
При выполнении операций переиндексации происходит упаковка базы (т. е. физически удаляются все записи, которые «внутри системы» были помечены как удаленные).
Создание архива базы данных
Для обеспечения сохранности Вашей информации мы настоятельно рекомендуем регулярное создание резервных копий всех рабочих баз данных Ваших предприятий.
Данный режим создает точную копию базы данных выбранного предприятия, производит сжатие информации и помещает созданный архив в указанный каталог на жестком или сетевом диске, дискете, CD – на любом указанном Вами носителе информации.
Уважаемые пользователи! Перед обновлением версий системы, перед закрытием расчетного периода, а также при ее кардинальной перенастройке, обязательно создавайте резервные копии баз данных! Резервные копии желательно создавать на внешних по отношению к месту инсталляции системы БЭСТ-5 электронных носителях
Восстановление базы данных из архива
Режим позволяет восстановить резервную копию базы данных из ранее созданного архива.
Восстановление резервной копии базы данных из архива следует производить в той же версии системы, в которой была создана эта копия.
Система предлагает два варианта восстановления данных:
Ø В базу данных существующего предприятия. В этом случае все данные текущего предприятия заменяются на восстановленные из архива данными. Восстановление выполняется только в соответствующее предприятие, для которого был создан архив. В базу данных другого, уже существующего предприятия, восстановление запрещено.
Ø Создать новое предприятие. В этом случае следует указать путь к новой базе данных. Система создаст базу данных нового предприятия, в которую будут восстановлены данные из архива.
Следует помнить, что восстановленная из архива база данных содержит информацию, имевшуюся на дату создания архива. Если после даты создания архива вносились какие-либо изменения, то они не войдут в восстановленную базу данных. После восстановления данных можно продолжать работу с системой.
Восстановление из архива базы отчетов
Восстанавливает из созданного архива только базу с отчетами.
Импорт данных из БЭСТ-5
Позволяет конвертировать базы данных при обновлении версий системы БЭСТ-5.
Для конвертации следует создать в новой версии программного комплекса БЭСТ-5 базу данных нового предприятия, войти в него и запустить на выполнение данный режим. Далее в открывшемся окне нужно указать путь к той базе, данные которой подлежат переносу в новую версию, и нажать кнопку «Выполнить».
Импорт данных из БЭСТ-4
Этот режим предназначен для пользователей, которые осуществляют переход с системы БЭСТ-4 на систему БЭСТ-5. До начала переноса данных необходимо выполнить следующие операции:
Ø Проиндексировать в БЭСТ-4 базу данных предприятия, данные которого должны быть перенесены в БЭСТ-5.
Ø В БЭСТ-5 создать базу данных нового предприятия и войти в нее.
Проконтролировать, чтобы в момент выполнения операции по переносу данных в системах БЭСТ-4 и БЭСТ-5 не работали другие пользователи.
Импорт данных из БЭСТ-ОФИС
Этот режим предназначен для пользователей, осуществляющих переход с системы управления малым предприятием БЭСТ-ОФИС.
Восстановление целостности плана счетов
Данный режим применяется в ситуациях, когда после проведения процедуры Upgrade (обновления версии) или при каких-либо сбоях план счетов или не отображается вообще, или отображается только частично, а также если не отображаются привязки аналитических сегментов к счетам.
Описание структуры БД
Содержит полное описание файлов (таблиц) и полей базы данных системы БЭСТ-5 с указанием их русских и английских названий.
Сменить собственное предприятие
В данном режиме можно выбрать предприятие из Картотеки партнеров, которое далее будет использоваться в качестве собственного предприятия, от имени которого ведется учет. При выполнении данного режима выводится предупреждение с информацией о том, какие параметры необходимо перенастроить для дальнейшей работы.
9.6.2. Общие данные
В БЭСТ-5 существует ряд справочников, которые, в силу своего назначения, совместно используются многими приложениями. Поэтому все они собраны в приложении Общие данные. Справочники, входящие в рассматриваемое приложение, всегда доступны для пользователя – независимо от состава приобретаемых приложений.
Валюты и курсы валют
Как уже было сказано ранее, система БЭСТ-5 обеспечивает учет операций как в национальной, так и в любой другой валюте. Список иностранных валют при этом не ограничен. Любые валюты, используемые для целей учета, должны быть описаны в соответствующем справочнике При выполнении операций в иностранной валюте программа запрашивает курс иностранной валюты по отношению к национальной денежной единице.
Система предусматривает два варианта ведения валютных операций:
Ø Перевод суммы в национальную валюту по курсу ЦБ РФ на дату выполнения операции. Это общепринятое и нормативно определенное правило для операций в иностранной валюте. При вводе проводки в иностранной денежной единице система просматривает справочник курсов валют. Если курс на дату совершения операции установлен, он вводится в документ автоматически. Если же курс отсутствует, то система запрашивает его у пользователя;
Ø Использование произвольного курса. Независимо от наличия курса в справочнике валют, для каждой операции можно установить свой курс, в том числе и взятый из этого справочника.
Папка Валюты и курсы валют включает в себя два справочника, необходимых для ведения валютного учета:
Ø Справочник курсов валют;
Ø Справочник кодов валют.
В Справочнике кодов валют вводятся следующие сведения:
Уникальный код денежной единицы (не более 3 знаков). Может содержать любые цифры, буквы, специальные символы. Регистр букв не различается.
Редактирование кода валюты возможно, если он не используется в проводках.
Код валюты в соответствии со стандартами международной организации по стандартизации (ISO). В частности, эта кодировка используется при импорте и экспорте платежных документов в систему электронных платежей «Клиент-Банк».
В остальных случаях ввод данного реквизита не является обязательным.
Наименование денежной единицы. Может содержать до 15 символов.
Точность представления валюты при отображении на экране компьютера. Возможные варианты: До целых, До десятых, До сотых, До тысячных.
Множитель для курса
В стандартной ситуации, если множитель равен единице, курс валюты показывает количество национальных денежных единиц, предлагаемое за одну иностранную единицу. С помощью множителя можно задать курс за 10, 100 денежных единиц и т. д. Изменение этого параметра в процессе работы запрещается.
В данном справочнике также необходимо указать склонения названий основной и разменной денежных единиц. Это требуется для печати в документах сумм прописью. Для системы достаточно указать склонения для одной, 3 и 5 денежных единиц. Остальные варианты склонений будут сформированы автоматически.
В данный справочник не рекомендуется вводить те валюты, которые не будут использоваться в учете.
Справочник курсов валют используется для ведения истории изменения валютных курсов. При вводе записей в справочник нужно указать код валюты, используя Справочник кодов валют; дату, на которую вводится курс и значение курса по отношению к национальной валюте. Курсы валют могут вноситься как непосредственно в справочнике, так и при вводе валютных операций. Корректировка записей допускается только в самом справочнике.
Если используется курс ЦБ РФ, то в справочник должны быть внесены курсы валют на все даты проведения валютных операций. При использовании произвольных курсов обязательно должны быть сделаны записи на даты переоценки валютных счетов.
Аналитические измерения
Данная папка включает в себя три справочника:
Ø Групповые измерения;
Ø Справочник статей расходов;
Ø Дополнительные измерения.
Первые два из этих справочников служат для описания объектов аналитического учета, которые будут использоваться в процессе работы с системой. В третий из указанных справочников – Справочник статей расходов – вводится список статей расхода денежных средств (как правило, он применяется в бюджетных организациях – в рамках учета финансовых операций). Четвертый справочник предназначен для описания дополнительных аналитических измерений, включаемых в состав документов, ведомостей и картотек.
Виды измерений
В этом справочнике формируется список аналитических измерений, которые могут использоваться в любом функциональном разделе системы для целей аналитического учета.
О принципах аналитического учета, реализованных в системе БЭСТ-5, рассказывалось в п. 3.1.2 и п. 7.5
Измерения, вводимые в справочник, делятся на две категории: системные и пользовательские. В свою очередь, измерение характеризуется неким набором значений.
Рисунок 9‑47 Справочник видов измерений
Системные измерения определены и настроены разработчиком. Они изначально присутствуют в поставке БЭСТ-5. Корректировка и удаление списка системных аналитических измерений запрещены. Системные измерения допускают только просмотр, а также внесение изменений в их значения.
Пользовательские измерения могут быть созданы в любой момент времени. Точно также в любой момент времени пользователь может вводить значения этих измерений и изменять их реквизиты (за исключением длины кода сегмента). Удаление пользовательских измерений допускается лишь при условии, что они до этого не использовались в учете.
При входе в справочник видов измерений (Рисунок 9‑47) отображается таблица, в которой указаны код и название вида измерения, наименование связанного с ним системного справочника, признак использования вида измерения в учете запасов, признак системности, а также текущий статус, указывающий на возможность его применения.
Экранная форма для ввода/корректировки пользовательского вида измерения содержит две закладки (Общее и Значения). Рассмотрим набор реквизитов, представленных на первой закладке:
Уникальный код измерения. В качестве кода могут использоваться обычные названия (например, «Регионы», «Партнеры» и пр.) или буквенно-цифровые обозначения.
Наименование измерения. По своему содержанию может быть произвольным. Максимально допустимая длина – 50 символов.
Количество знаков в коде аналитики для данного измерения. Допустимый диапазон – от 1 до 10. По умолчанию, предлагается 10.
Вспомогательное, не обязательное для заполнения поле, предусмотренное для облегчения ввода значений пользовательского измерения.
Если в данном поле выбран какой-либо системный справочник, в дальнейшем его значения могут использоваться для ввода значений пользовательского измерения. На содержимое самого системного справочника это никак не влияет.
Использовать в номенклатуре
Признак использования измерения для расширенного аналитического учета номенклатуры. В зависимости от ситуации, может принимать значения Да или Нет.
Алгоритм для формирования кода аналитического измерения.
Алгоритм для названия
Алгоритм для формирования названия измерения.
Алгоритм для фильтра
Алгоритм для наложения фильтра на значения аналитического измерения.
У вида измерения имеется свой собственный аналитический справочник – справочник значений по данному измерению (закладка Значения). Работа со справочником значений ведется строго в разрезе измерений. Другими словами, сначала выбирается само измерение, а затем для него отображается набор значений.
Для ввода списка значений аналитического измерения следует выбрать нужное измерение и перейти на закладку Значения. Затем, при помощи команды меню Правка à Новая запись, или при помощи соответствующей кнопки на панели инструментов, или нажатия клавиши можно приступить к заполнению реквизитов значения:
Ø Код – уникальный код аналитического объекта (т. е. значения измерения). Уникальность обеспечивается в пределах одного измерения. Код имеет количество символов, определяемое значением поля Длина сегмента на закладке Общее;
Ø Наименование – вводится или формируется произвольное наименование аналитического объекта (т. е. само значение). Максимальная длина поля – до 50 знаков.
Для системных видов измерений в качестве справочника значений выступает сам системный набор данных. Например, для измерения Партнеры в качестве аналитического справочника используется Картотека партнеров.
Значения системных видов измерений вводятся в соответствующих справочниках или реестрах документов.
Также существуют и системные измерения, для ввода значений которых не предусмотрены отдельные справочники или реестры. У таких измерений доступна закладка Значения, на которой и вводится данная информация. При вводе значений системных аналитических измерений в режиме работы с проводкой или документом, эти значения оперативно заносятся в соответствующий справочник.
Некоторые системные виды измерений, например, измерение Классификация доходов бюджета (которое присутствует в отраслевом решении БЭСТ-5. БЮДЖЕТ), имеют уже заполненную закладку Значения. Формально пользователю не запрещается вносить изменения в список значений системного измерения. Однако сохранность внесенных им корректив зависит от настройки параметра При Upgrade заменять системными значениями, находящегося на закладке Общее. Если значение этого параметра выбрано Да, то при обновлении версий БЭСТ-5 все значения, введенные пользователем, будут заменены на системные.
Как уже было сказано ранее, связь аналитических измерений с планом счетов устанавливается в приложении главная книга, в режиме Ведение системы счетов à Сегменты аналитики на счетах. Более того, справочники аналитических измерений являются автономными по отношению к любым другим информационным объектам системы БЭСТ-5.
Групповые измерения
Напомним, что для ускорения ввода данных по аналитическому учету совместно используемые и логически связанные между собой измерения могут объединяться в группы. Применение групповых измерений не является обязательным. Групповые измерения никак не влияют на структуру бухгалтерских данных (счета и проводки) и алгоритмы формирования отчетов: они существуют только для облегчения работы бухгалтера.
Причина наличия механизма групповых измерений заключается в следующем. В общем случае, на счетах бухгалтерского учета в системе БЭСТ-5 можно открыть до 8 сегментов аналитического учета. При вводе проводок в документах бухгалтер-пользователь должен последовательно внести информацию по каждому из сегментов. Если сегментов на счете много, то ввод становится неудобен. Поэтому, для упрощения ввода аналитик в системе БЭСТ-5 существует справочник Групповые измерения.