Виталий Чапурин, Генеральный директор компании «Креативные бизнес-технологии»
Для того чтобы подобрать программное обеспечение максимально точно под нужды организации, необходимо ориентироваться в классификации систем хранения корпоративной информации и их задачах.
Ниже представлены основные виды электронных архивов их особенности:
В любой компании есть первичная документация – договоры, соглашения, счета, акты, счета-фактуры, товарные накладные и прочее. Когда накапливается большое количество такой документации, хранить ее в бумажном виде становится неудобно. Электронный архив в данном случае призван обеспечить сохранность и конфиденциальность всей финансовой документации и наладить быстрый поиск необходимого документа по заданным параметрам, например, по названию контрагента или номеру заказа.
Структура такого архива достаточно проста: документы формируются по контрагентам, далее по договорам, либо по сделкам-заказам.
Практика внедрений:
Электронный архив проектной документации
Электронный архив проектной документации позволяет проектным организациям хранить весь спектр документов, как то: чертежи, сметы, пояснительные записки и многое другое.
Организован он может быть двумя разными способами:
Если в первом случае основной задачей системы является учет существующей документации, то организованная по второму типу система позволяет осуществлять совместную работу с документами и иметь быстрый доступ к самым поздним их версиям. Необходимые документы всегда под рукой, их легко найти по определенным параметрам. Здесь важно учитывать возможность изменения документов в системе, то есть архив должен быть интегрирован с программами для работы. Также стоит обратить внимание на возможность хранения большого объема данных в системе.
Практика внедрений:
Электронный архив технической документации
Электронный архив технической документации предназначен для организаций, чья деятельность связана с поставкой товаров. Он обеспечивает хранение сопутствующей технической документации (руководства пользователя, технические характеристики и прочее.) Он нужен для бесперебойной работы производственных предприятий, совершенствования и развития ассортимента выпускаемых товаров. Так система позволяет отслеживать гарантийные сроки оборудования и всегда напомнит, что пришло время планово-предупредительного ремонта. Особенностью такого архива является то, что документация в нем прикрепляется, как правило, к базе данных оборудования.
Электронный архив кадровой документации
Электронный архив кадровой документации, используемый для хранения личных дел, трудовых договоров, приказов и распоряжений, инструкций и регламентов внутри компании строится на привязке документов к личной карточке сотрудника. Он содержит в себе документы, созданные непосредственно в системе (приказы, распоряжения и т.п.) и поступившие извне (копии паспорта, трудовой книжки, дипломов и прочее.) Чтобы создать в организации такой архив, важно, чтобы система, на базе которой он формируется, соответствовала требованиям 152 статьи Федерального Закона РФ о персональных данных.
Электронный архив конструкторской документации
Электронный архив конструкторской документации позволяет организовать доступ к копиям чертежей, независимо от их давности. Такой архив – это, прежде всего, база наработок компании. Одной из важнейших проблем автоматизации как раз и является включение в оперативную работу имеющегося на предприятии бумажного архива. Для удобства работы очень важно, чтобы программное обеспечение для архивирования конструкторской документации было тесно интегрировано с программами типа САПР.
Электронный архив – это система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск.
Система автоматизации архивного делопроизводства необходима для архивного подразделения предприятия. Помогает формировать архивные дела, номенклатуру дел, вести учет, контролировать даты обязательного хранения.
Электронные архивы делятся на следующие виды
Определив, какие виды и функции свойственны электронному архиву, не следует забывать и об этапах создания электронного архива.
Электронный архив ДатаБокс
Количество этапов создания подобной системы зависит от того, чьими силами будет выполняться такой проект – самой организации или же компании-аутсорсера. В общем виде очередность такова:
В целом электронный архив представляет наиболее перспективную форму организации архива. Особую важность данное обстоятельство имеет ввиду возможностей интеграции электронного архива и системы документооборота. Современный электронный архив является важной альтернативой традиционному бумажному архиву. Представляя новое решение в части подготовки, хранения и использования документов электронный архив оказывается способен обеспечить значительно большее количество архивных документов, чем традиционная бумажная форма работы архива.
Для удобства работы такого архива он может быть интегрирован с электронной системой документооборота организации. В этом случае подготовка и передача документов в архив в электронной форме может осуществляться посредством специальных сервисов практически «автоматически». Интересным решением является и передача функций электронного архива сторонней организации, специализирующейся в области предоставления архивных услуг. В этом случае интеграция электронной системы документооборота и электронного архива сторонней организации позволят обеспечить удаленное хранение документов и их повторное использование без затрат организации на создание специального электронного архива.
Электронным архивом называют информационную систему структурированного защищенного хранения документов в оцифрованном виде, которая обеспечивает удобный поиск и доступ к документам в электронном виде с учетом разграничения прав доступа и конфиденциальности. В классификации информационных систем ЭА входят в категорию ECM — Enterprise Content Management (управление корпоративным контентом).
В число функций любого, даже самого простейшего, ЭА входят прием документов на хранение, управление ими, поиск по атрибутам, организация доступа к электронным файлам и бумажным оригиналам и учет их выдачи. Наиболее продвинутые системы архива имеют и другие функции — например, такие, как поддержка связей между документами (сделками, клиентами и т.д.) и электронной подписи, быстрое формирование и выгрузка перечня документов и многое другое.
Задачи, решаемые с помощью электронных архивов
Оцифровка архива и внедрение системы ЭА зачастую сопутствуют друг другу и вместе дают возможность перевести большую часть бумажных документов в электронный вид, снабдив их специальными атрибутами и расположив в удобной структуре хранения. Тем самым освобождается место в офисе и экономятся средства на аренду специализированных помещений для держания бумаги. Для оставшейся части документов, которые по законодательству должны храниться в физическом виде, создаются электронные копии с отметкой о нахождении оригинала, что позволит быстро найти их в случае необходимости.
Электронный архив многократно увеличивает скорость обработки информации. Он значительно снижает трудозатраты на поиск документов, ознакомление с ними, их копирование. Если хранение информации в цифре для организации дело привычное, то ЭА централизует архивы и разгружает сторонние информационные системы от большого массива данных, позволяя им работать с предусмотренной архитекторами скоростью.
Важное достоинство электронного архива — в том, что он обеспечивает высокую степень сохранности и защищенности документов. Последние после перевода в электронную форму получают надежную защиту от повреждения, уничтожения или утраты — как по неосторожности, так и со злым умыслом. В состав ЭА входит система резервного копирования данных, которая минимизирует влияние форс-мажорных обстоятельств — так, она предотвращает повреждение или утрату документов при выходе из строя оборудования или программного обеспечения.
С помощью электронного архива можно наделить сотрудников компании разными правами доступа. Благодаря чему особо важная документация всегда будет защищена от нежелательных глаз.
Заслуживает внимания расширение возможностей делопроизводства и повышение его эффективности, которые достигаются при внедрении системы электронного архива. Так, ЭА позволяет работать с одним и тем же документом нескольким сотрудникам одновременно, что недостижимо при использовании обычной бумажной документации или электронного файла на сетевом диске.
Опыт многих компаний позволяет утверждать, что результатом внедрения электронного архива становится увеличение скорости принятия управленческих решений, обеспечение точного контроля делового процесса и, как следствие, повышение общей трудовой дисциплины персонала.
Виды электронных архивов
Многочисленные достоинства электронных архивов сделали их популярными и обеспечили им широкое распространение в самых разных областях бизнеса. В зависимости от особенностей хранимой документации можно выделить несколько видов ЭА.
Архив кадровой документации
Предназначен для хранения в электронном виде трудовых договоров, личных дел, внутренних регламентов и инструкций, внутренних документов, распоряжений и приказов, касающихся работы с кадрами. В таком архиве содержатся не только документы, составленные внутри компании (в частности, трудовые договоры), но и те, которые поступили в организацию извне (например, копии трудовых книжек).
К электронному архиву кадровой документации предъявляется важное требование: система, на базе которой он внедряется, должна соответствовать отечественному законодательству о защите персональных данных.
Архив финансово-договорной документации
В нем хранятся счета на оплату, контракты, товарные накладные, счета-фактуры и другие первичные документы компании. При организации такого электронного архива на передний план выходят возможность быстрого поиска нужного документа по разным атрибутам, конфиденциальность информации и ее надежная защищенность от форс-мажорных обстоятельств и несанкционированного доступа.
Руководство компании может принять решение структурировать архив финансово-договорной документации по разным критериям — например, по сделкам (заказам), контрагентам или договорам.
Архив технической документации
Он предназначен для хранения эксплуатационной документации, паспортов изделий и других подобных документов. Внедрение такого электронного архива целесообразно в компании, которая занимается поставками тех или иных товаров или имеет в своем арсенале сложное оборудование, эксплуатирует различные строительные и инженерные объекты.
Хранение технической документации в электронном виде позволяет организовать быстрый доступ к чертежам и инструкциям, облегчив обслуживание и ремонт объектов.
Архив проектной документации
В нем хранятся чертежи, пояснительные записки, эскизы, сметы, многие другие документы, создаваемые при проектировании объектов.
Это — не полный перечень видов электронных архивов. В каждом конкретном случае руководство компании учитывает существующие потребности и внедряет оптимальную систему.
Структура электронного архива
Структура ЭА напрямую зависит от специфики деятельности предприятия, на котором внедрена система электронного архива. Несмотря на многообразие вариантов, можно выделить несколько основных элементов, входящих в структуру любого ЭА:
Этапы создания
На первом этапе следует определить цели и задачи внедрения электронного архива. Их четкое формулирование позволит избежать необоснованного расходования средств и максимально эффективно решить актуальные задачи компании.
На следующем этапе нужно детально сформулировать требования, предъявляемые к ЭА. Это позволит правильно подобрать конфигурацию аппаратного и программного обеспечения, на базе которого будет реализован архив.
На третьем этапе следует подготовить техническую инфраструктуру компании. Специалисты выполняют закупку серверов и дисковых массивов, приобретают программное обеспечение, устанавливают и настраивают элементы ИТ-инфраструктуры и ЭА.
На следующем этапе специалисты интегрируют ЭА с существующими ИТ-системами организациями (CRM, ERP, CAD/CAM/CAE и другими). Так формируется единое информационное пространство, делающее документооборот прозрачным и эффективным.
После того как инфраструктура подготовлена, производят перевод существующих документов в электронную форму силами подрядчика. На этом этапе выполняют сканирование, распознавание полученных изображений, ввод информации в систему электронного архива. Так создается ядро ЭА, которое в будущем будет дополняться и совершенствоваться.
Выполняют обучение персонала организации работе с электронным архивом. Сотрудникам рассказывают о функциональных возможностях ЭА, демонстрируют его преимущества, показывают основные приемы работы с документами в электронной форме, объясняют причины наиболее распространенных ошибок, передают другие важные навыки.
«Логика: АРХИВ»
На рынке программного обеспечения для организации электронного документооборота существует немало решений, доказавших свою эффективность. Одно из популярных — программный продукт «Логика: АРХИВ», разработанный компанией «Логика Бизнеса».
Предлагаемый продукт поставляется в нескольких специализированных конфигурациях, позволяющих организовать удобную работу с разными документами — кадровыми, техническими, финансовыми и другими. Преднастроенные варианты конфигурации ЭА позволяют существенно сократить время на внедрение системы.
«Логика: АРХИВ» открывает доступ ко всем преимуществам электронного архива, перечисленным в этом обзоре. Кроме того, имеет немало других достоинств:
Это — далеко не полный перечень возможностей программного комплекса «Логика: АРХИВ». Свяжитесь со специалистами нашей компании и проинформируйте их о ваших потребностях, а они расскажут о том, чем комплекс будет полезен в вашем случае.
Электронное архивирование— хранение электронной информации (электронных документов) в неизменном виде.
Содержание
Оперативное архивирование
Долговременное (долгосрочное) архивирование
Технологии записи электронных данных
Наиболее распространёнными носителями информации являются ставшими популярными оптические цифровые носители использующие принцип WORM — единожды записав — прочёл многократно.
WORM-носители
Иные системы хранения
Элементы обеспечения сохранности данных
Стандартизация
Важным фактором сохранности информации является соблюдение стандартов при записи форматов, метаданных, архитектуры. В качестве примеров можно привести использование стандартизированных форматов XML, TIFF, PDF/A. В архитектуре архива использование стандарта OAIS Open Archival Information System — открытых архивных информационных систем (ISO 14721)
Миграции
Эмуляция
Инкапсуляция
Конвертация
См. также
Это заготовка статьи о компьютерах. Вы можете помочь проекту, исправив и дополнив её. Это примечание по возможности следует заменить более точным.
Полезное
Смотреть что такое «Электронное архивирование» в других словарях:
WebCite — URL: http://www.webcitation.org Коммерческий: нет Язык(и): английский … Википедия
Контентно-адресуемое хранилище данных — Для улучшения этой статьи желательно?: Дополнить статью (статья слишком короткая либо содержит лишь словарное определение). Найти и оформить в виде сносок ссылки на авторитетные источники, подтверждаю … Википедия
CD-R — Работа с оптическими дисками Оптический диск Образ оптического диска, ISO образ Эмулятор оптических дисководов Программное обеспечение для работы с файловыми системами оптических дисков Технологии … Википедия
Электронная книга (документ) — У этого термина существуют и другие значения, см. Электронная книга. Электронная книга версия книги в электронном (цифровом) виде. Данный термин применяется как для произведений, представленных в цифровой форме, так и в отношении устройств … Википедия
Государственная типография Венгрии — венг. Állami Nyomda … Википедия
Ретрокомпьютинг — Коллекция компьютеров 1980 х … Википедия
ISO 9660 — У этого термина существуют и другие значения, см. ISO (значения). Работа с оптическими дисками Оптический диск Образ оптического диска, ISO образ Эмулятор оптических дисководов Программное обеспечение для работы с файловыми системами оптических… … Википедия
Ultra Density Optical — Работа с оптическими дисками Оптический диск Образ оптического диска, ISO образ Эмулятор оптических дисководов Программное обеспечение для работы с файловыми системами оптических дисков Технологии записи Режимы записи Пакетная запись Типы… … Википедия
WORM — (сокращение от англ. Write Once, Read Manу, также встречаются расшифровки: Write One, Read Multiple, Write Once, Read Mostly) носители информации, допускающие однократную запись и многократное чтение. К характерным представителям WORM… … Википедия
Архивация — Архивация: Архивация подготовительная обработка (сбор, классификация, каталогизация, сжатие (для цифровой информации)) данных для долгосрочного хранения или передачи их по сети. Архивация файлов перекодирование данных с целью уменьшения их объёма … Википедия
Системы электронного документооборота или, сокращенно, ЭДО используются многими компаниями ежедневно. Нередко сложности возникают с хранением постепенно растущего количества документации.
Узнаем о том, что такое электронный архив, чем он отличается от традиционного бумажного аналога, как сформировать такой архив и как учитывать документы в нем. Кроме того, рассмотрим другие важные вопросы работы с системами ЭДО и цифровыми архивами.
Бумажный архив – возможные проблемы пользователей
Некоторые предприятия по-прежнему пользуются традиционными архивами, имеющими множество минусов, справиться с которыми можно, организовав электронный архив для хранения документов.
Сложности, возникающие у компаний, пользующихся бумажными архивами:
С утратой документов организации сталкиваются и в процессе переноса бумажного архива, и при продолжительном хранении документации, и даже до поступления бумаг.
Чаще всего для того, чтобы отыскать необходимые документы в бумажном архиве, требуется потратить множество времени и сил. В особенности, если нужна документация, поступившая в организацию десятки лет назад. Нередко случается, что у компании есть несколько бумажных архивов в разных регионах. В этом случае процедура поиска осложняется многократно.
Бумажный архив должен быть где-то расположен. Не у всех предприятий есть свободная площадь под его организацию. Приходится месяц за месяцем отдавать деньги за аренду помещения.
Затопление, пожар и другие ЧП обернуться потерей ключевых документов компании. Восстановить некоторые бумаги уже не получится. Чаще всего резервные копии документации в бумажном виде не создаются.
Если в документ необходимо внести изменение, например, в документацию по отпускам сотрудников, создать историю корректировки бумаги не выйдет. Потребуется тратить время на оформление повторного документа.
Ели нескольким работникам одновременно предстоит воспользоваться одним и тем же документом, переводить бумагу в электронный формат нужно будет обязательно.
Мы перечислили только основные минусы классических архивов, с учетом которых их все чаще заменяют электронными аналогами.
Электронный архив – что это, и какие плюсы имеет?
Цифровой архив можно сравнить с хранилищем, в которое из системы электронного документооборота и других виртуальных источников поступают документы. Поток документации архивируется и упорядочивается, разбивается в соответствии с определенными нормами.
Нормы устанавливаются предприятием и его нормативами, а также ГОСТом Р 54989-2012.
Организовать электронный архив можно следующими способами:
Независимо от выбранного метода организации, вы получите ряд преимуществ:
Удостоверять право на льготное налогообложение, включая нулевую ставку налога на добавленную стоимость, будет легче.
Электронный архив работает так, что изменить файлы и получить доступ к ним может лишь автоматизированная система. Пользователи могут только читать документацию. Документы хранятся на информационном носителе, с помощью которого можно выполнять резервные копии на иных носителях. Сервера будут располагаться на различном физическом оборудовании. При проблемах одного сервера, например, при затоплении машины, с восстановлением документов с помощью резервных копий не возникнет никаких сложностей.
Опасность несанкционированного доступа к информации отсутствует. Так как права по доступу можно разграничивать так, как это необходимо.
Отыскать нужные документы для предоставления в налоговую службу можно будет действительно быстро и просто.
С расширением предприятия увеличивается объем документов и, как следствие, необходимое под эти документы пространство. Если ваш архив существует в электронном формате, для его увеличения потребуется купить еще один носитель данных и подсоединить его в общей системе архива.
Еще один плюс – возможность указания периода годности документации. По истечению заданного срока, документ будет стираться самой системой автоматически.
Нужная электронная бумага будет доступна после пары щелчков мышкой. Вся документация станет располагаться в одной масштабной системе. Архив даст возможность структурирования, сортировки документов по определенным признакам, например, по названию, по дате занесения в базу.
Реальное помещение под архив документов вам не потребуется.
Формирование цифрового архива – пошаговое руководство
Если вы решили организовать на своем предприятии электронный архив, вам потребуется провести предварительную подготовку. Советуем придерживаться той последовательности действий и выполнять те этапы, которые мы сейчас перечислим.
Решение вопроса с функциональностью архива
Подумайте над тем, что должна «уметь» ваша система:
Вы должны примерно понимать, какой станет сформированная вами система.
Проанализируйте работу своего предприятия
Определите, какие документы будут поступать в архив на хранение и какие бумаги следует подвергнуть оцифровке прежде всего.
Составьте план приоритетов блоков
Разработайте план, в котором будет указана очередность внедрения блоков в цифровую систему. В блоках могут содержаться документы разного типа.
Оцените имеющийся бумажный архив
В случае необходимости, можно постепенно сканировать бумажный архив. Как правило, оцифровке подвергают бумаги, оформленные в течение последнего года. Так как потребность в них возникает чаще всего.
Внесите оцифрованные документы
После того, как информация будет оцифрована, ее нужно будет внести в систему и приступать к работе.
Как работать с электронными документами в цифровом архиве?
Есть множество нормативной документации, которая устанавливает определение термину «электронный документ» и указывает на то, как он должен взаимодействовать с системой документооборота. Если вы не хотите создавать себе трудности, разбираясь с формальностями, и желаете получить электронный архив в сокращенное время, советуем обратиться к нашим специалистам.
Перед тем, как документация будет передана в цифровой архив, осуществляется оценка ее ценности – также по регламентированным нормам. Критериями оценки являются:
Главная стадия формирования электронного архива – внесение упорядоченной документации на цифровые носители. В данном вопросе также есть ряд требований – они предъявляются к соответствию носителей стандартам ГОСТа, к программному обеспечению (должно быть лицензированным), к шифрованию и форматам записи файлов, и т.д.
Завершающая стадия – проверка носителей, на которых уже находятся документы, формирование и отправка файлов в систему на хранение.
Как электронная документация учитывается в цифровом архиве?
Электронная документация учитывается в цифровых архивах по единицам – делам. У каждого дела есть собственный учетный номер, становящийся частью шифра. Шифр и определенные сведения по учету можно наносить на вкладыш чехла носителя. Информация шифра архива:
Информация вкладыша электронного носителя:
Требования, в соответствии с которыми цифровая документация должна поступать в электронные архивы, установлены TR 18492 и ГОСТом Р 54989-2012. В соответствии с регламентами, нужно формировать опись с перечислением документов, которые входят в конкретное дело. Саму опись следует прикладывать к делу, впоследствии с ее помощью можно будет искать документы для уничтожения или, например, необходимой обработки, изменения. Все описи нужно объединять в одном реестре, благодаря чему осуществлять в будущем поиск необходимых документов также можно будет в сокращенные сроки.
Передавая документы в электронный архив, свое действие нужно заносить в учетную книгу поступления носителей. Факты хранения должны значится в книге учета дел (единиц хранения). Отметим, что любые записи, включая перечисленные сейчас, можно заносить в электронном формате. В таком случае электронный архив будет целиком автоматизированным. Это весьма удобно: все документы, в том числе бумаги по бухучету, смогут поступать в отсканированной форме. При желании, их всегда можно будет перевести в бумажный вид, не столь удобный в использовании, однако в ряде случаев необходимый. Напоследок отметим, что все усилия по оцифровке документов и формированию электронного архива полностью окупают себя в сокращенные сроки.
