какие три принципа относятся к деловой переписке
Правило успеха № 1. Следовать принципам современной деловой переписки
Правило успеха № 1. Следовать принципам современной деловой переписки
Эта книга называется «Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха». Все правила, которые помогут вам стать успешными при написании делового письма, я собрала в единую картинку, придав ей подобие пирамиды.
Она выглядит вот так (рис. 1).
Рис. 1. Пирамида навыков деловой переписки
Обратите внимание: пирамида расположена на определенном основании. Этим основанием является грамотность. Невозможно говорить об эффективности и успешности делового письма, если оно написано с орфографическими, пунктуационными или другими ошибками.
На страницах данной книги правила русского языка не рассматриваются подробно. При этом я допускаю мысль о том, что их краткое повторение для человека, пишущего письма, никогда не помешает. Понимая, что знания из школьного курса русского языка порой забываются, а времени на обращение к справочникам зачастую нет, я составила для вас своего рода шпаргалку-помощник по основным правилам (вы найдете ее в конце книги). Нарушение этих правил встречается в современной переписке наиболее часто. А ошибки, допускаемые из-за их незнания, всегда бросаются в глаза. Буду рада, если эта шпаргалка-помощник сэкономит ваше время и вовремя даст ответ на затруднительный с точки зрения правильного написания вопрос.
Уровни пирамиды – это те ступени, по которым мы с вами будем подниматься в освоении мастерства деловой переписки. На каждом из уровней располагаются определенные практические инструменты и приемы, которые нужно знать, чтобы письмо было эффективным и решало поставленные перед ним задачи.
На мой взгляд, формула успешного делового письма выглядит так.
Решение поставленной задачи
О том, как эту формулу реализовать практически, я вам расскажу на страницах книги.
Наверное, вы обратили внимание, что пирамида имеет стержень? Как вы думаете, какое слово, по моему замыслу, необходимо поместить внутрь этого стержня? Какие у вас есть предположения?
Наверняка сейчас вы мысленно произносите: «суть», «главный смысл», «основная мысль письма». И это правильно!
Стержнем пирамиды является цель письма. Именно это понятие я пишу внутри (рис. 2).
Рис. 2. Цель письма как стержень пирамиды
От цели, которую вы ставите перед собой при написании, будет зависеть арсенал необходимых вам инструментов.
В одних письмах достаточно только ясности изложения (и ее инструментов), в других не обойтись без инструментов дополнительной убедительности (воздействия на адресата), а в третьих вам пригодятся техники работы с «трудными» письмами. Далее мы подробнее остановимся на целях, которые могут стоять перед деловым письмом, и освоим все уровни пирамиды.
А сейчас пойдем дальше.
Электронное письмо в современном деловом мире – это универсальный инструмент, при помощи которого мы можем решать вопросы, находить новых клиентов и партнеров, делать прочными имеющиеся деловые связи, укреплять и расширять бизнес. А можем и наоборот: «упускать» клиентов, терять партнеров, «тормозить» работу и развитие бизнеса.
Как это происходит в реальности?
В качестве иллюстрации предлагаю вам ситуацию из собственной практики[1]. Минувшей весной я искала для своего ребенка варианты языкового обучения. Проведя мониторинг рынка, я остановилась на нескольких компаниях. В адрес каждой из них я написала письмо, которое вы увидите ниже. Далее я привожу полученные ответы.
Задание для вас, уважаемый читатель: пожалуйста, прочтите фрагменты переписки (варианты полученных мною ответов) и ответьте на вопрос: «Если бы вы были на моем месте, с какой из компаний вы захотели бы продолжить деловое общение?»
Мое письмо:
Дата: Март, 11 2011 9:14
Тема: Обучение в Испании
Меня интересует информация о детских летних языковых лагерях. Предварительно посмотрела информацию на Вашем сайте. К сожалению, трудно понять, какие варианты сколько стоят, что входит в указанные суммы, а что предполагает дополнительную оплату. Хотелось бы получить предельно конкретное предложение с ценами, актуальными на сегодняшний день (может быть, несколько вариантов).
Меня конкретно интересует:
Летний языковой лагерь в Испании. Желательные города – Валенсия, Саламанка. Продолжительность – 2 недели в июле текущего года. Возраст моего ребенка – 16 лет. Уровень владения испанским языком сейчас – начальный.
Буду благодарна за подробную конкретную информацию.
С уважением, Тамара Воротынцева.
Какое из писем-ответов вызывает у вас желание продолжить деловое общение: первое – от Елены или второе – от Марины?
Думаю, что ваш ответ совпал с моим: письмо Марины привлекательнее, чем письмо Елены. Почему?
Потому что оно максимально соответствует тем ожиданиям, которые я испытывала как человек, написавший письмо-вопрос. Потому что оно исчерпывающе конкретно и доброжелательно. Потому что, получив его, я понимаю, что со мной хотят работать и общаться. Наконец, суммируя все сказанное, это письмо можно назвать действительно профессиональным и успешным.
Из чего складывается эта успешность?
Ответом на вопрос является понятие, которое я назвала «Принципы эффективной деловой переписки». Этих принципов немного, всего три. Но они непременно должны присутствовать в любом деловом письме, которое претендует на то, чтобы быть профессиональным.
Итак, правило успеха № 1: следовать принципам эффективной деловой переписки.
Три принципа эффективной деловой переписки:
• ориентация на цель, выбор оптимальных способов ее достижения;
• формирование позитивного делового имиджа в глазах адресата;
• формирование клиентской лояльности.
Давайте подробнее рассмотрим каждый принцип.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Продолжение на ЛитРес
Читайте также
Перейдем к основным принципам построения торговой системы
Перейдем к основным принципам построения торговой системы Принцип № 1. Чем проще, тем лучше В вашей торговой системе не должно быть большого количества правил и факторов, согласно которым вы будете принимать решения о входе в рынок и выходе из него.Должно быть несколько
3.5. Следовать ли тренду
3.5. Следовать ли тренду Вопрос не настолько идиотский, как можно подумать. Его актуальность заключается в том, что человек любит мечтать. Всякий мечтает поймать удачу за хвост (вернее, конец старого тренда = начало нового), а затем неожиданно открыться в противоход
Рискованно следовать плохому совету
Рискованно следовать плохому совету Богатый папа был твердо убежден в том, что любой финансовый совет лучше, чем вообще никакого. У него был открытый разум. Отец моего друга был вежливым и выслушивал многих людей, но, принимая решения, полагался на собственный
1. Законодательные и нормативно-методические основы деловой переписки в России
1. Законодательные и нормативно-методические основы деловой переписки в России Под законодательной и нормативно-методической базой деловой переписки понимается комплекс правовых положений, требований и методов, которые в совокупности устанавливают нормы создания и
1. Стандарты международной организации по стандартизации (ИСО) на оформление переписки
1. Стандарты международной организации по стандартизации (ИСО) на оформление переписки Деловые отношения с зарубежными странами сегодня стали уже привычными, поэтому при приеме на работу многие российские организации требуют от своих будущих сотрудников знания двух
Следовать за лидером
Следовать за лидером Суть точки зрения Кристенсена, конечно, не в том, что бизнесмены должны отвергнуть логику. Она сродни советам, которые дают людям, решающим головоломки: вам нужно понять, что способ мышления, хорошо работающий в большинстве ситуаций, может в некоторых
Цель – возглавить толпу, а не следовать за ней
Цель – возглавить толпу, а не следовать за ней Творчество – это просто умение обнаружить то, что уже существует. Бернис Фитцгиббон Итак, вы ответили на девять вопросов и подготовили достаточный объем описательной информации о вашей идее или товаре. Теперь еще раз
Жизнь по принципам QBQ
Жизнь по принципам QBQ Глава 23 Жить как Ларри В начале книги мы говорили о том, что задавать вопросы по методу QBQ – все равно что включать свет, щелкая переключателем. Этот метод раскрывает силу личной ответственности и вводит в действие пять принципов: обучение,
Глава 6. Почему я должен следовать за тобой?
Глава 6. Почему я должен следовать за тобой? Первый вызов в жизни каждого профессионала заключается в том, чтобы научиться быть профессионалом. Однако в жизни многих профессионалов наступает такое время, когда им нужно научиться вести за собой других профессионалов. Это
Правило успеха № 2. Писать предельно ясно
Правило успеха № 2. Писать предельно ясно Как сделать содержание письма предельно понятным для адресата? Как повысить вероятность того, чтобы, получив письмо, клиент/партнер понял его содержание без искажений? Как избежать проблемы «длинных хвостов» в переписке? Ответом
Правило успеха № 3. Знать и грамотно использовать инструменты выразительности и убедительности
Правило успеха № 3. Знать и грамотно использовать инструменты выразительности и убедительности Прежде чем рассказать вам о наборе инструментов для написания убедительного письма, спрошу. Помните ли вы старый добрый мультфильм о том, как старик продавал на базаре
Правило успеха № 4. Знать приемы и алгоритмы работы с «трудными» письмами
Правило успеха № 4. Знать приемы и алгоритмы работы с «трудными» письмами «Ваша бюрократическая компания меня не интересует! Она еще раз подтверждает вашу незаинтересованность в клиентах и их нуждах! Ответа не жду!»«Мы реально поражены отношением и коррупцией вашей
Правило успеха № 5. Следовать правилам работы с электронной почтой
Правило успеха № 5. Следовать правилам работы с электронной почтой Эта короткая глава содержит советы, которые на первый взгляд могут показаться элементарными, очевидными и общеизвестными. При этом практика письменного общения с разными адресатами неоднократно
Следовать за лидером
Следовать за лидером Не существует идеального СЕО. Они могут представлять собой совершенноразные типы личности – вспомните Стива Джобса, Билла Кэмпбелла, Энди Гроува – и, несмотря на это, добиваться одинаково превосходного результата. Возможно, наиболее необходимое
4 Формирование культуры инноваций. Возвращение к основным принципам
4 Формирование культуры инноваций. Возвращение к основным принципам Мы хотели разрушить культуру. Йорген Виг Кнудсторп, главный исполнительный директор LEGO
Заключение Как следовать плану
Заключение Как следовать плану Согласно древнегреческому историку Геродоту, больше двадцати пяти столетий назад, во времена страшного голода, царь Лидии придумал, как облегчить страдания своего народа.Для начала он изобрел игру в кости, выточенные из овечьих костяшек
ЧИТАТЬ КНИГУ ОНЛАЙН: Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха
НАСТРОЙКИ.
СОДЕРЖАНИЕ.
СОДЕРЖАНИЕ
Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха
Здравствуйте, уважаемый читатель!
Я – автор книги, которую вы держите в руках.
Эта книга задумана мной как простой и удобный справочник для людей, которым по роду деятельности приходится часто общаться с деловыми партнерами и клиентами по электронной почте и важно быть в таком общении успешными. В ней обобщен мой личный опыт ведения деловой переписки, опыт моих коллег, партнеров и клиентов. Я буду рада, если эта книга поможет вам освоить инструменты грамотного ведения деловой переписки и приобрести навыки, необходимые для эффективного общения по электронной почте.
Я надеюсь, что читать эту книгу вам будет легко и интересно. Важно лишь вникать в суть приемов и правил, а потом применять их на практике.
Искренне надеюсь, что эта книга поможет вам:
• писать электронные письма быстро и легко;
• писать предельно ясно и максимально убедительно;
• выражать свои мысли в письме энергично, вежливо и эффективно;
• достигать в письмах своих целей;
• овладеть грамотными клише современного делового письма;
• быть уверенным в соответствии вашего письма правилам хорошего тона, общепринятым в современном деловом сообществе;
• формировать собственный позитивный имидж и имидж компании в глазах клиентов и деловых партнеров;
• сделать вашу деловую переписку максимально успешной.
Правило успеха № 1. Следовать принципам современной деловой переписки
Эта книга называется «Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха». Все правила, которые помогут вам стать успешными при написании делового письма, я собрала в единую картинку, придав ей подобие пирамиды.
Она выглядит вот так (рис. 1).
Рис. 1. Пирамида навыков деловой переписки
Обратите внимание: пирамида расположена на определенном основании. Этим основанием является грамотность. Невозможно говорить об эффективности и успешности делового письма, если оно написано с орфографическими, пунктуационными или другими ошибками.
На страницах данной книги правила русского языка не рассматриваются подробно. При этом я допускаю мысль о том, что их краткое повторение для человека, пишущего письма, никогда не помешает. Понимая, что знания из школьного курса русского языка порой забываются, а времени на обращение к справочникам зачастую нет, я составила для вас своего рода шпаргалку-помощник по основным правилам (вы найдете ее в конце книги). Нарушение этих правил встречается в современной переписке наиболее часто. А ошибки, допускаемые из-за их незнания, всегда бросаются в глаза. Буду рада, если эта шпаргалка-помощник сэкономит ваше время и вовремя даст ответ на затруднительный с точки зрения правильного написания вопрос.
Уровни пирамиды – это те ступени, по которым мы с вами будем подниматься в освоении мастерства деловой переписки. На каждом из уровней располагаются определенные практические инструменты и приемы, которые нужно знать, чтобы письмо было эффективным и решало поставленные перед ним задачи.
На мой взгляд, формула успешного делового письма выглядит так.
Решение поставленной задачи
О том, как эту формулу реализовать практически, я вам расскажу на страницах книги.
Наверное, вы обратили внимание, что пирамида имеет стержень? Как вы думаете, какое слово, по моему замыслу, необходимо поместить внутрь этого стержня? Какие у вас есть предположения?
Наверняка сейчас вы мысленно произносите: «суть», «главный смысл», «основная мысль письма». И это правильно!
Стержнем пирамиды является цель письма. Именно это понятие я пишу внутри (рис. 2).
Рис. 2. Цель письма как стержень пирамиды
От цели, которую вы ставите перед собой при написании, будет зависеть арсенал необходимых вам инструментов.
В одних письмах достаточно только ясности изложения (и ее инструментов), в других не обойтись без инструментов дополнительной убедительности (воздействия на адресата), а в третьих вам пригодятся техники работы с «трудными» письмами. Далее мы подробнее остановимся на целях, которые могут стоять перед деловым письмом, и освоим все уровни пирамиды.
А сейчас пойдем дальше.
Электронное письмо в современном деловом мире – это универсальный инструмент, при помощи которого мы можем решать вопросы, находить новых клиентов и партнеров, делать прочными имеющиеся деловые связи, укреплять и расширять бизнес. А можем и наоборот: «упускать» клиентов, терять партнеров, «тормозить» работу и развитие бизнеса.
Как это происходит в реальности?
В качестве иллюстрации предлагаю вам ситуацию из собственной практики[1]. Минувшей весной я искала для своего ребенка варианты языкового обучения. Проведя мониторинг рынка, я остановилась на нескольких компаниях. В адрес каждой из них я написала письмо, которое вы увидите ниже. Далее я привожу полученные ответы.
Задание для вас, уважаемый читатель: пожалуйста, прочтите фрагменты переписки (варианты полученных мною ответов) и ответьте на вопрос: «Если бы вы были на моем месте, с какой из компаний вы захотели бы продолжить деловое общение?»
Мое письмо:
Дата: Март, 11 2011 9:14
Тема: Обучение в Испании
Меня интересует информация о детских летних языковых лагерях. Предварительно посмотрела информацию на Вашем сайте. К сожалению, трудно понять, какие варианты сколько стоят, что входит в указанные суммы, а что предполагает дополнительную оплату. Хотелось бы получить предельно конкретное предложение с ценами, актуальными на сегодняшний день (может быть, несколько вариантов).
Меня конкретно интересует:
Летний языковой лагерь в Испании. Желательные города – Валенсия, Саламанка. Продолжительность – 2 недели в июле текущего года. Возраст моего ребенка – 16 лет. Уровень владения испанским языком сейчас – начальный.
Буду благодарна за подробную конкретную информацию.
Тамара Воротынцева
Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха
Здравствуйте, уважаемый читатель!
Я – автор книги, которую вы держите в руках.
Эта книга задумана мной как простой и удобный справочник для людей, которым по роду деятельности приходится часто общаться с деловыми партнерами и клиентами по электронной почте и важно быть в таком общении успешными. В ней обобщен мой личный опыт ведения деловой переписки, опыт моих коллег, партнеров и клиентов. Я буду рада, если эта книга поможет вам освоить инструменты грамотного ведения деловой переписки и приобрести навыки, необходимые для эффективного общения по электронной почте.
Я надеюсь, что читать эту книгу вам будет легко и интересно. Важно лишь вникать в суть приемов и правил, а потом применять их на практике.
Искренне надеюсь, что эта книга поможет вам:
• писать электронные письма быстро и легко;
• писать предельно ясно и максимально убедительно;
• выражать свои мысли в письме энергично, вежливо и эффективно;
• достигать в письмах своих целей;
• овладеть грамотными клише современного делового письма;
• быть уверенным в соответствии вашего письма правилам хорошего тона, общепринятым в современном деловом сообществе;
• формировать собственный позитивный имидж и имидж компании в глазах клиентов и деловых партнеров;
• сделать вашу деловую переписку максимально успешной.
С уважением,
Тамара Воротынцева.
Правило успеха № 1. Следовать принципам современной деловой переписки
Рис. 1. Пирамида навыков деловой переписки
Обратите внимание: пирамида расположена на определенном основании. Этим основанием является грамотность. Невозможно говорить об эффективности и успешности делового письма, если оно написано с орфографическими, пунктуационными или другими ошибками.
На страницах данной книги правила русского языка не рассматриваются подробно. При этом я допускаю мысль о том, что их краткое повторение для человека, пишущего письма, никогда не помешает. Понимая, что знания из школьного курса русского языка порой забываются, а времени на обращение к справочникам зачастую нет, я составила для вас своего рода шпаргалку-помощник по основным правилам (вы найдете ее в конце книги). Нарушение этих правил встречается в современной переписке наиболее часто. А ошибки, допускаемые из-за их незнания, всегда бросаются в глаза. Буду рада, если эта шпаргалка-помощник сэкономит ваше время и вовремя даст ответ на затруднительный с точки зрения правильного написания вопрос.
Уровни пирамиды – это те ступени, по которым мы с вами будем подниматься в освоении мастерства деловой переписки. На каждом из уровней располагаются определенные практические инструменты и приемы, которые нужно знать, чтобы письмо было эффективным и решало поставленные перед ним задачи.
На мой взгляд, формула успешного делового письма выглядит так.
Эффективное письмо:
Решение поставленной задачи
+
Оптимальность сроков
+
Комфортность общения
О том, как эту формулу реализовать практически, я вам расскажу на страницах книги.
Наверное, вы обратили внимание, что пирамида имеет стержень? Как вы думаете, какое слово, по моему замыслу, необходимо поместить внутрь этого стержня? Какие у вас есть предположения?
Наверняка сейчас вы мысленно произносите: «суть», «главный смысл», «основная мысль письма». И это правильно!
Стержнем пирамиды является цель письма. Именно это понятие я пишу внутри (рис. 2).
Рис. 2. Цель письма как стержень пирамиды
Мое письмо:
От кого: Тамара
Дата: Март, 11 2011 9:14
Кому:
Тема: Обучение в Испании
Здравствуйте!
Меня интересует информация о детских летних языковых лагерях. Предварительно посмотрела информацию на Вашем сайте. К сожалению, трудно понять, какие варианты сколько стоят, что входит в указанные суммы, а что предполагает дополнительную оплату. Хотелось бы получить предельно конкретное предложение с ценами, актуальными на сегодняшний день (может быть, несколько вариантов).
Меня конкретно интересует:
Летний языковой лагерь в Испании. Желательные города – Валенсия, Саламанка. Продолжительность – 2 недели в июле текущего года. Возраст моего ребенка – 16 лет. Уровень владения испанским языком сейчас – начальный.
Буду благодарна за подробную конкретную информацию.
С уважением, Тамара Воротынцева.
Принцип 1. Ориентация на цель и удерживание цели в письме
В ситуации, когда нам важно внятно донести до клиента информацию, наша цель и наше письмо будут находиться в квадрате № 1: мы только информируем, но не убеждаем. Мы работаем исключительно с информацией и не пытаемся воздействовать на адресата.
В ситуации, когда нам важно задержать внимание адресата на нашем предложении, ярко показать преимущества, которые он может получить при работе с нами, наша цель и наше письмо должны находиться в квадрате № 2: мы не только информируем, но и убеждаем. Это значит, что помимо предоставления собственно информации мы должны применить дополнительные инструменты воздействия на собеседника, инструменты управления его вниманием и эмоциями.
Теперь вернемся к письмам Марины и Елены.
Очевидно, что Марина и Елена ставили перед собой разные цели.
Елена «работала» в квадрате № 1 (была ориентирована на то, чтобы дать информацию, – и не больше). И это оказалось ошибкой: ведь я как клиент делала первоначальный выбор между деловыми предложениями.
Марина в письме не только сообщала фактическую информацию, но и использовала дополнительные инструменты, сделавшие ее письмо ярким, доброжелательным, привлекательным, вызвавшим желание продолжить диалог.
Очевидный вывод: перед тем как написать письмо, четко определитесь с целью. Важно понимать, какой результат вы хотите получить: чтобы собеседник просто ознакомился с вашей информацией или чтобы он захотел сделать то, что вы ему предлагаете?
От цели будет зависеть арсенал инструментов, которые необходимо использовать в письме (об инструментах – разговор далее).
Без ясного понимания конечной цели письма мы обречены на неудачу при его написании. Невозможно добиться цели, не понимая ее. Римский философ Сенека однажды сказал: «Когда человек не знает, к какой пристани он держит путь, для него ни один ветер не будет попутным». Поэтому четко определяйтесь в своих намерениях.
Принцип 2. Формирование позитивного делового имиджа в глазах адресата
Известная русская пословица говорит: «Встречают по одежке…» Это в полной мере справедливо в отношении электронного делового письма. При его получении достаточно беглого взгляда, чтобы сделать вывод об общей деловой культуре компании, об отношении к клиентам/партнерам, об уровне профессионализма сотрудника, написавшего письмо.
Какие индикаторы позволяют это сделать? Что характеризует деловой имидж компании?
Шесть важнейших индикаторов делового имиджа в электронном письме
1. Время ответа на письмо.
2. Грамотное заполнение поля «Тема».
3. Персональное обращение.
4. Выражение слов признательности за обращение в компанию (за обращение к вам).
5. Позитивное завершение письма.
6. Подпись и блок контактной информации.
Рассмотрим подробнее…
Индикатор делового имиджа № 1. Время ответа на письмо
СОВЕТ
Стремитесь отвечать на получаемые письма сразу. Если это невозможно – то в течение двух, максимум трех часов с момента получения (три часа – среднестатистическое время комфортного ожидания ответа. По истечении этого срока адресат может начать испытывать беспокойство о судьбе доставки своего письма и о перспективах получения своевременного ответа).
СОВЕТ
Как не копить неотвеченные письма?
Проверенный прием: прочитав письмо адресата (в ситуации большого количества писем), сразу оцените, насколько оно важное и срочное, сколько времени вы потратите на ответ. Если на его написание вам понадобится до 5–7 минут – отвечайте сразу. И только более затратные по времени ответы откладывайте «на потом».
Индикатор делового имиджа № 2. Грамотное заполнение поля «Тема»
Индикатор делового имиджа № 3. Персональное обращение
СОВЕТ
Обязательно в деловых письмах обращайтесь к человеку по имени! Этим вы подчеркнете персональный характер вашего письма и продемонстрируете внимательное отношение к адресату.
А вот еще один интересный факт: называние человека по имени в культуре многих народов наполнено особым смыслом. Произнесение имени человека – это установление связи с его душой. Такое действие возможно только в ситуации полного доверия между общающимися людьми.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!
1. Внимательно относитесь к информации, которую несет письмо.
2. Информация о том, как обратиться к адресату в ответном письме, может содержаться:
• в подписи к письму;
• в тексте письма (если адресат сам представился вам);
• в поле «От Koro/From».
3. При использовании информации из всех перечисленных выше блоков включайте здравый смысл. Ни один из вариантов, приведенных ниже, недостоин подражания:
• «Здравствуйте, Иванов Р.!»
• «Здравствуйте, irishka@maiL.ru!»
• «Добрый день, Иван И. Петренко!»
4. В современной практике электронного делового письма вполне допустимы обращения по имени в неполном варианте: «Здравствуйте, Аня!» (вместо Анна), «Добрый день, Сергей!» (вместо Сергей Петрович). Используйте их, если сам адресат практикует и поддерживает такую форму обращения к себе.
5. При отсутствии всякой информации об имени адресата используйте любую из фраз: «Добрый день!» или «Здравствуйте!».
6. Не стоит употреблять в приветствии фразу «Доброго времени суток!». Нередко в деловом сообществе это обращение расценивается как дурной тон, несоответствие современным нормам письменного этикета.
Индикатор делового имиджа № 4. Выражение слов признательности за обращение в компанию (за обращение к вам)
Слова признательности являются признаком хорошего тона и общей культуры делового общения.
Письмо-ответ клиенту/партнеру, начинающееся с фразы «Спасибо за Ваше письмо», демонстрирует адресату, что его ценят и дорожат его выбором.
СОВЕТ
Если ситуация располагает, начните свое письмо со слов благодарности. Позитивные слова и эмоции в начале письма – хороший старт для дальнейшего делового разговора.
ГОТОВЫЕ КЛИШЕ (ИСПОЛЬЗУЙТЕ, ЧТОБЫ ПИСАТЬ БЫСТРЕЕ)
Варианты фраз признательности в начале письма:
• Спасибо за Ваш интерес к…
• Спасибо за Ваше письмо.
• Мы рады, что Вы обратились к нам.
• Спасибо, что выбрали нас.
• Спасибо, что выбрали нашу компанию.
• Мы признательны Вам за Ваш интерес.
• Благодарим Вас за обращение в нашу компанию.
• Мы благодарны за Ваш интерес к нашему банку/сервису!
• Мы признательны, что при многообразии предложений Вы остановили свой выбор на…
• Нам очень приятно, что Вы откликнулись на наше предложение.
• Я рада, что Вы откликнулись на наше предложение.
Индикатор делового имиджа № 5. Позитивное завершение письма
СОВЕТ
Настраивайте адресата на продолжение диалога. Создавайте и укрепляйте атмосферу приятного сотрудничества! Делитесь с адресатом своим добрым настроем и искренним желанием продолжать деловое взаимодействие!
ГОТОВЫЕ КЛИШЕ (ИСПОЛЬЗУЙТЕ, ЧТОБЫ ПИСАТЬ БЫСТРЕЕ)
Варианты финальных фраз:
Буду рад сотрудничеству!
Будем рады сотрудничеству с Вами!
С готовностью отвечу на Ваши вопросы.
Если у Вас возникли трудности с оформлением или отправкой отчетов, пожалуйста, напишите об этом. Мы постараемся помочь. Благодарим за содействие!
Если у Вас возникнут вопросы по заполнению документов, позвоните или напишите нам. Мы обязательно поможем.
Если у Вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь.
Мы обязательно на них ответим!
Если у Вас появились вопросы – напишите или позвоните.
Мы непременно Вам ответим!
С надеждой на плодотворное сотрудничество…
Всегда готовы помочь и ответить на Ваши вопросы.
С искренним уважением…
С уважением…
С уважением к Вам…
С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество…
Искренне надеюсь, что наше сотрудничество будет позитивным и продуктивным!
Будем рады Вашему решению стать нашим клиентом!
Индикатор делового имиджа № 6. Подпись и блок контактной информации
Ваше письмо:
Здравствуйте!
Я прошла предварительное тестирование при записи на курсы испанского языка в Вашем институте. По результатам тестирования я записана в группу PS-A2.1. Оплата обучения будет осуществляться моим работодателем. Пожалуйста, пришлите мне счет на оплату обучения.
Спасибо.
4. При указании имени и фамилии предпочтительна последовательность: имя + фамилия.