какие учеты рабочего времени есть
Учет рабочего времени: фиксируем, подсчитываем, оплачиваем
От выбранного режима работы на предприятии, от способа фиксации фактически отработанного времени напрямую зависят зарплатные начисления и прочие выплаты сотрудникам. Об основных правилах и сложных нюансах учета рабочего времени подробно расскажет наш постоянный автор Эмма Форштретер.
Нормативно-правовое обоснование
В процессе изучения правил учета рабочего времени мы неоднократно обратимся к следующим нормативно-правовым актам:
— Трудовому кодексу РФ (далее — ТК РФ);
— Федеральному закону от 6.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ);
— Постановлению Госкомстата РФ № 1 от 1.01.2004 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление Госкомстата № 1).
С 1 января 2013 года необязательно использовать унифицированные формы. Табель учета рабочего времени, графики сменности, кадровые приказы и иные документы организации вправе разрабатывать самостоятельно. Но опыт показывает, что чаще всего применяются предложенные Госкомстатом формы.
Режим работы
Понятие режима рабочего времени включает в себя порядок распределения нормы рабочего времени сотрудника в конкретной организации в течение определенного периода (сутки, неделя, месяц). И здесь можно выделить несколько вариантов:
Общие для предприятия положения указывают в коллективном договоре или в Правилах внутреннего трудового распорядка, режим конкретного сотрудника — в его трудовом договоре.
В документе, который регламентирует режим работы сотрудника, должно быть прописано несколько важных моментов. Во-первых, продолжительность рабочей недели. Это может быть стандартная 5-дневная рабочая неделя, плавающие выходные, работа 2 через 2 и пр.
Как бы ни была организована трудовая неделя, вы должны обеспечить сотрудникам обязательные дни отдыха — не менее 42 часов подряд (ст. 110 ТК РФ). Исключение — вахтовый метод: допускается только 1 выходной в неделю.
Второй важный вопрос — продолжительность ежедневной работы (смены). В большинстве случаев это 8-часовой рабочий день, но существуют и другие варианты, например, сокращенный день для определенных категорий сотрудников (несовершеннолетние, инвалиды, сотрудники на вредных и опасных производствах и пр.).
Обратите внимание на такое понятие, как «ненормированный рабочий день». Оно не подразумевает работу в выходные, праздники или по ночам. Речь идет только о превышении нормальной продолжительности рабочего дня. Такой формат занятости оплачивается в обычном размере, но работнику полагается дополнительный оплачиваемый отпуск сроком не менее 3 дней.
Врезка: Ненормированный рабочий день не фиксируется в табеле учета рабочего времени. В табеле проставляются часы стандартного рабочего дня, а указание на особый режим работы и продолжительность дополнительного отпуска содержится в трудовом договоре.
В документах может быть отражено разделение рабочего дня на части, гибкое рабочее время и иные варианты, допустимые законодательством.
В трудовом договоре или в Правилах внутреннего распорядка обязательно указывается время начала и окончания рабочего дня, время и продолжительность перерывов на отдых и обед (не менее 30 минут и не более 2 часов).
Табель учета рабочего времени
Данные об отработанном и неотработанном времени коллег специалист по кадрам или другой уполномоченный сотрудник вносит в первичную форму учета — табель. Традиционно используются унифицированные форма № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» или форма № Т-13 «Табель учета рабочего времени» (Постановление Госкомстата РФ № 1). Организация может разработать и утвердить свою форму табеля учета рабочего времени, но в этом случае документ должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
Программа Контур-Персонал автоматически ведет табель в соответствии с выбранным графиком и с учетом всех отклонений, оформленных приказами по отпускам, больничным, неявкам, переработкам и пр
Для заполнения табеля Госкомстат предусмотрел систему условных обозначений. Но вы вправе разработать собственные. Тем более что предложенный ведомством перечень учитывает далеко не все возможные варианты занятости сотрудников. Например, для отражения работы в ночное время на вахте или в выходные дни в командировке условные обозначения отсутствуют.
Заполнение табеля может быть организовано по-разному:
Компаниям с небольшой численностью и стандартным режимом рабочего времени удобно фиксировать только отклонения. Если же на предприятии большое количество сотрудников с разными режимами работы, целесообразно использовать сплошную регистрацию.
Поденный и суммированный учет рабочего времени
Для учета рабочего времени бухгалтер вправе выбрать один из методов в зависимости от особенностей организации труда на предприятии: поденный или суммированный учет рабочего времени. Первый метод подходит небольшим организациям с нормальным режимом работы: 5-дневная неделя с 8-часовым рабочим днем.
Более трудоемким считается ведение суммированного учета рабочего времени. Его применяют, когда затруднительно соблюдать ежедневную, еженедельную, ежемесячную продолжительность рабочего времени, соответствующую нормальной продолжительности рабочего времени по производственному календарю (ст. 100 ТК РФ). При внедрении в организации суммированного учета рабочего времени регистрация явок/неявок в табеле учета рабочего времени выполняется сплошным методом.
При суммированном учете показатели фактически отработанного времени за месяц/неделю/день, как правило, отличаются от норм, установленных производственным календарем. Работодатель обязан установить учетный период: месяц, квартал, полугодие или год, по итогам которого фактически отработанное время должно совпадать с нормой рабочего времени по производственному календарю. Переработки в течение одних временных отрезков учетного периода должны быть компенсированы за счет недоработок в другие промежутки времени.
Пример. Охранник, режим работы — сутки через трое. Для данного сотрудника применяется суммированный учет рабочего времени с учетным периодом — квартал. В январе за счет выхода охранника на смену в праздничные и выходные дни фактически отработанное время превысило норму производственного календаря. В феврале показатели совпали. В марте специалист кадровой службы должен таким образом составить график работы данного сотрудника, чтобы по итогам квартала фактически отработанное время совпало с нормой по производственному календарю.
Сменный режим работы
Особо следует поговорить про сменный режим работы. Он вызывает много вопросов как при табелировании, так и при расчете оплаты труда. Вводить сменный режим работы целесообразно, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность трудового дня или оборудование на предприятии работает круглосуточно.
Если работодатель принимает на работу нового сотрудника, сменный режим работы уже прописан в трудовом договоре. Однако если возникла необходимость перевести на работу в сменном режиме всех или нескольких ранее принятых на работу сотрудников, необходимо соблюсти несколько процедур:
При составлении графика сменности необходимо учитывать ограничения по продолжительности рабочего дня для отдельных категорий граждан и в предпраздничные дни.
Особые случаи
Существует еще несколько моментов, о которых нельзя забывать при учете рабочего времени. Так, для сотрудников, чей труд связан с вредными или опасными условиями, с 1 января 2014 года ограничен учетный период — не более 3 месяцев (ст. 104 ТК РФ).
В 2015 году в ТК РФ внесено уточнение: если сезонный или технологический характер производства требует увеличения учетного периода, отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором может быть предусмотрено увеличение учетного периода для учета рабочего времени таких работников, но не более чем до одного года. Пока, однако, подобных соглашений не разработано, а значит, предприятия не могут в одностороннем порядке отказаться от максимальной продолжительности учетного периода в 3 месяца.
Еще один сложный для работодателя вопрос — возникшая по итогам учетного периода недоработка. Это может стать результатом неграмотного составления графика смен. Если такому сотруднику установлена почасовая система оплаты труда, снижается уровень его дохода, а значит, работодатель обязан доплатить до уровня среднего заработка. Причиной недоработанных смен могут быть и форс-мажорные обстоятельства, когда виноваты внешние факторы. В этом случае работодатель должен сохранить за работником 2/3 тарифной ставки или оклада пропорционально отработанному времени (ст. 155 ТК РФ).
Обратная ситуация — переработка у сотрудника. Сложность заключается в том, что о переработке кадровик узнает только в конце учетного периода при сопоставлении фактически отработанного времени и нормы производственного календаря. При расчетах помните о неотработанных на законном основании днях: отпуск, отгул, больничный и пр. — все они уменьшают норму. Далее определите, работал ли сотрудник в течение учетного периода в праздничные дни. Эти дни уже были оплачены не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ), поэтому дополнительно оплачивать эти часы (дни) как сверхурочные не следует (п. 4 Разъяснений от 08.08.1966 № 13/П-21, утв. Постановлением Президиума ВЦСПС от 08.08.1966 № 465/П-21; Решение ВС РФ от 30.11.2005 № ГКПИ05-1341). Если после всех вычислений у сотрудника сохраняются отработанные сверх нормы часы, работодатель оплачивает их в повышенном размере: первые два часа — не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном (ст. 152 ТК РФ).
Подчеркнем, что чрезвычайно важно соблюдать правила учета рабочего времени. Это влияет на расчет заработной платы и доплат за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. Корректное заполнение табеля учета рабочего времени позволяет правильно рассчитаться с работником за его труд и, что немаловажно, учесть всё фактически отработанное время в трудовом стаже.
Об авторе: Эмма Форштретер, юрист (специализация — трудовое право), аттестованный преподаватель Минфина России в области бухгалтерского учета и отчетности, аттестованный консультант по налогам и сборам.
Виды учета рабочего времени
Контроль рабочего времени
с помощью DLP-системы
У чет рабочего времени позволяет выявить проблемы, связанные с эффективностью трудозатрат сотрудников организации, а также обеспечить справедливый расчет заработной платы. Такой учет предусмотрен российским законодательством (ч. 3 ст. 91 Трудового кодекса). Выбор средств и методов учета времени, затрачиваемого работниками на выполнение служебных заданий, предоставляется руководству организаций. Приемы, используемые для учета рабочего времени, выбираются в зависимости от направления и масштабов бизнеса, а также от режима труда.
Какие проблемы решает учет рабочего времени
Рабочим временем называют время от начала до конца трудового дня, соответствующее установленному графику, за исключением перерывов на отдых. Кроме того, учитываются сверхнормативные часы, уходящие на выполнение служебных заданий.
Проведение регулярного учета рабочего времени важно для укрепления трудовой дисциплины и сознательности работников.
Благодаря учету затрат времени в течение всего трудового дня у руководства компании появляется возможность узнать об отношении различных сотрудников к выполнению служебных обязанностей. Учет помогает вовремя принять необходимые меры, позволяющие исключить возможность непродуктивных трат рабочего времени.
Регулярный учет необходим также для выявления причин отставания по срокам выполнения заказов, снижения доходности предприятия. Контроль расходования рабочих часов позволяет избежать авралов, повысить мотивацию сотрудников путем разумного поощрения за добросовестный труд.
Что такое режим работы
График работы сотрудников зависит от специфики деятельности компании, используемых технологий, масштабов бизнеса.
От режима работы зависят:
Нормированный режим
Предполагает работу только в дневное время, равномерное распределение ежедневных часов, необходимых для выполнения заданий. Длительность полной рабочей недели в соответствии с трудовым законодательством РФ равна 40 часам, а продолжительность ежедневного труда 8 часов. Трудовая неделя включает 5 рабочих и 2 фиксированных выходных дня (субботу и воскресенье). Нормированный режим труда устанавливается обычно для сотрудников офисов, государственных учреждений, административного персонала.
Ненормированный режим
При таком рабочем режиме продолжительность ежедневного труда не регламентируется, время выполнения заданий распределяется по дням недели произвольно, однако общие временные затраты в течение 7 дней не превышают 40 часов. Перераспределение рабочего времени обычно вызвано служебной необходимостью. Иногда такой режим труда устанавливается по соглашению с руководством. Производится учет рабочего времени по норме за неделю. Переработка возмещается дополнительными днями оплачиваемого отпуска.
Сменный режим
Устанавливается в организациях, работающих круглосуточно. Персонал разделяется на несколько бригад (2, 3 или 4). Составляется график посменного труда с чередованием рабочих часов (от 6 до 24) и дней отдыха. Заработок начисляется в фиксированном размере. В конце учетного периода к нему добавляется оплата сверхнормативного труда. Учитывается количество дневных и ночных смен. Работа в ночные часы, а также в выходные и праздничные дни оплачивается в двойном размере.
Свободный режим
Используется гибкий трудовой график. Учету подлежат временные затраты на протяжении нормативного периода, а также часы сверхурочной работы, оплачиваемой в 1.5-2 раза дороже. Сотрудник самостоятельно занимается планирует время выполнения служебных заданий. Такой режим труда устанавливается для удаленных и командированных работников, а также для руководящего состава.
Разновидности учета рабочего времени
Для того чтобы фиксировать затраты времени на выполнение служебных заданий при различных режимах труда, применяют следующие виды учета рабочего времени:
При использовании любого из данных видов контроля рабочего времени фиксируется также длительность отпусков, отслеживается отсутствие сотрудников на работе (по болезни или другим причинам).
При ведении учета рабочего времени принимаются во внимание сведения ежегодного производственного календаря. В нем отмечены даты государственных и профессиональных праздников, выходных, укороченных предпраздничных дней.
В общероссийском производственном календаре содержится информация о количестве рабочих часов в каждом месяце и квартале года, а также о нормах рабочего времени при полной и сокращенной трудовой неделе.
Поденный учет
Такой учет рабочего времени производится в организациях, работающих в нормированном режиме с 5-дневной или 6-дневной рабочей неделей. При поденном учете фиксируются:
При осуществлении поденного учета рабочего времени принимается во внимание узаконенное сокращение отрабатываемых часов для сотрудников некоторых категорий (ст. 94 ТК РФ).
Для подростков 15-16 лет продолжительность трудового дня не должна превышать 5 часов, для работников 17-18 лет – 7 часов. Предусмотрен особый режим труда для сотрудников, совмещающих работу с профессиональным обучением. Они могут работать 2.5-3.5 часа в день, имеют право на оплачиваемые учебные отпуска, сроки которых также фиксируют в учетных документах.
Поденный учет рабочего времени организуется также для сотрудников с ограниченной трудоспособностью и беременных женщин. Продолжительность рабочего времени сокращается для них по медицинским показаниям.
Посуточный учет рабочего времени осуществляется также для работников с непостоянным количеством рабочих дней в течение недели или месяца. В договоре фиксируется максимально возможное время ежедневной работы. Сотрудники получают зарплату только за отработанные дни. Спонтанная переработка также учитывается поденно. К подобной категории относятся, например, отдельные работники творческих профессий, некоторые преподаватели или сотрудники медицинских учреждений.
Понедельный учет
Такой вид учета используется при ненормированном режиме работы (неравномерном распределении рабочих часов по различным дням календарной недели). Например, в начале недели решаются вопросы, требующие более долгого рассмотрения, а предвыходной рабочий день укорачивается. Иногда по договоренности с руководством сотрудники намеренно перераспределяют недельную нагрузку, если у них возникают особые семейные обстоятельства. Они возникают, например, у родителей, воспитывающих маленьких детей или имеющих нетрудоспособных родственников. Учет рабочего времени обязательно проводится посуточно, но суммарное количество отработанных часов подсчитывается за неделю. Одновременно ведется учет сверхнормативных часов, потребовавшихся для выполнения рабочего задания. В конце учетного периода результаты понедельного учета сдаются в бухгалтерию для расчета ежемесячного заработка.
Суммированный учет
Подобный учет рабочего времени помогает фиксировать часы работы, которые трудно контролировать при ежедневном или понедельном учете. Суммированный учет осуществляется в тех случаях, когда:
Возможно использование подобного учета рабочего времени для всего персонала или для отдельных сотрудников. В трудовом соглашении между сотрудником и руководством компании фиксируются:
Формы и средства учета рабочего времени
При учете рабочего времени обычно используются табели, формы которых разработаны Госкомстатом РФ (Постановление № 1 от 05.01.2004).
Учетный табель по форме Т-12 заполняется вручную. Для его ведения назначается специальный сотрудник.
Табель по форме Т-13 составляется с помощью автоматической программы регистрации учетных показателей.
В табеле ежедневно фиксируется явка сотрудников, особенности работы (дневная, ночная, сверхурочная, труд в выходные и праздничные дни), количество отпускных дней, отсутствие сотрудника (с указанием причины).
В компаниях могут использоваться и другие учетные формы с данными, необходимые для расчета зарплаты, составления отчетов, представления сведений контролирующим органам.
Используются также многочисленные дополнительные средства, облегчающие учет рабочего времени. К ним относятся:
Например, комплекс программ StaffCop Enterprise отслеживает действия интернет-пользователей, блокирует сайты, отвлекающие сотрудников от работы.
Система Kickidler, позволяет отслеживать использование различных сервисов и работу на клавиатуре. Программа составляет отчеты о временных затратах каждого сотрудника, выдает статистические диаграммы учета полученных данных.
Увидеть, кто и чем занят в рабочее время помогает многофункциональная DLP-система «СёрчИнформ КИБ».
Российское законодательство обязывает работодателей обеспечить учет рабочего времени своих сотрудников, используя современные системы и формы контроля трудозатрат. На предприятиях и в учреждениях устанавливаются разнообразные режимы труда, соответствующие специфике их деятельности. Это требует особого подхода к ведению учетной процедуры. Используется поденный и понедельный метод отслеживания рабочего времени, или производится суммирование трудозатрат за определенный период. При этом учитываются все особенности работы сотрудников, облегчается расчет заработной платы и составление статистических отчетов.
ПОПРОБУЙТЕ «СЁРЧИНФОРМ КИБ»!
Полнофункциональное ПО без ограничений по пользователям и функциональности.
Учет рабочего времени сотрудников на предприятии: зачем нужен и как правильно его вести
Учет рабочего времени сотрудников обязателен согласно действующему законодательству РФ, а потому организовать его в самой простой форме необходимо каждому работодателю. Но что если не ограничиваться табелем для бухгалтерии, а использовать современные средства, анализируя не только количество, но и качество. Получить полную картину загрузки каждого работника и мотивировать его к более сознательному и дисциплинированному труду важно для любого бизнеса. Разнообразные программы и системы наблюдения позволяют вести учет времени работы сотрудников так, как удобно работодателю.
Что такое рабочее время по ТК РФ
Время, которое работник тратит на выполнение своих обязанностей согласно должностной инструкции, называется рабочим. Оплата труда рассчитывается с учетом отработанных часов.
Это понятие исчерпывающе определено в статье 91 Трудового Кодекса Российской Федерации. Составлять внутренние документы компании о рабочем времени сотрудников необходимо в соответствии с её содержанием.
Учет рабочего времени — это методика подсчета часов, которые сотрудник фактически посвятил своим рабочим обязанностям. Сведения вносятся в табель, который законодательство обязывает вести каждое предприятие независимо от его размера.
Законом также устанавливается две обязательных формы для табелей. Это Т12, если документ будет заполняться вручную. В автоматических программах ведётся форма Т13.
Особый интерес представляет расшифровка к форме Т12. В ней можно найти все возможные условные обозначения для ведения табелей в соответствии с действующим законодательством.
В учете времени также важно опираться на Производственный календарь, который публикуется на год вперёд до его наступления. Если день отмечен как праздничный, а сотрудник при нормированном графике присутствует на работе, время потребуется оплатить по повышенной ставке.
Для работодателя налаженный механизм учета важен и с другой стороны. Если просто оплачивать пребывание сотрудника на рабочем месте, то так и разориться недолго. Эффективный контроль часов, которые фактически посвящены работе, позволяет существенно повысить продуктивность сотрудников. Причем, к ним даже необязательно применять санкции. Работоспособный способ учета — надежная прививка от желания зависать в социальных сетях в рабочее время.
Понятие режима рабочего времени
При оформлении документов устраивающемуся на новую работу прописывается её график, который должен быть включен в должностную инструкцию или трудовой договор. Так можно найти подробное описание режима работы, который становится основой для последующего учета рабочего времени на предприятии и начисления заработной платы.
Существуют следующие режимы рабочего времени:
Свободный график удаленных сотрудников также необходимо зафиксировать в трудовом договоре
Виды учета рабочего времени
Регламент обязывает работодателя к ведению учета рабочего времени, но никак не предписывает как именно он должен это делать. То есть методика остаётся полностью на усмотрение организации. Существует несколько видов учета рабочего времени.
Учет рабочего времени
Учет рабочего времени ведется работодателем в табеле учета рабочего времени, в котором ежедневно отражается количество отработанных часов (дней) сотрудниками организации.
Несуммированный учет рабочего времени
Несуммированный учет рабочего времени может вестись по дням или по неделям. Несуммированный учет ведется по дням, когда сотрудник отрабатывает каждый день одно и тоже количество часов. Ведение несуммированного учета допускается по неделям, когда сотрудник отрабатывает одинаковое количество часов каждую неделю, при разном количестве рабочих часов в день.
Суммированный учет рабочего времени
Суммированный учет рабочего времени ведется по дням, когда сотрудник отрабатывает разное количество часов в день, в неделю. При этом в целом за календарный год общее количество отработанных таким образом часов не должно превышать нормы времени работы согласно производственному календарю.
Суммированный учет рабочего времени используется в организациях при вахтовом и сменном графиках работы, при круглосуточной работе, при установлении сотрудникам гибкого графика работы.
При суммированном учете рабочего времени определяется учетный период применения такой системы учета, который не может быть больше 1-го года (для сотрудников, работающих во вредных, опасных условиях – не больше 3-х месяцев). При этом фактически отработанные часы сотрудников в учетном периоде не должны превышать нормы времени работы, установленные ТК РФ.
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме «Зарплата и кадры».
Учет рабочего времени: что нужно знать бухгалтеру-кадровику
Современная реальность открыла бизнесу новые возможности удаленного контроля за сотрудниками и количеством отработанных ими часов. Но и до нее вопрос эффективного учета рабочего времени постоянно всплывал в компаниях.
Учет рабочего времени позволяет выявить проблемы, связанные с эффективностью трудозатрат сотрудников организации, а также обеспечить справедливый расчет заработной платы. Такой учет предусмотрен российским законодательством (ч. 3 ст. 91 Трудового кодекса). Выбор средств и методов учета времени, затрачиваемого работниками на выполнение служебных заданий, предоставляется руководству организаций. Приемы учета выбираются в зависимости от направления и масштабов бизнеса, а также от режима труда.
Виды учета рабочего времени
Какой вид учета рабочего времени применять, решает работодатель, исходя из особенностей производственного процесса. Этот выбор закрепляется в локальном нормативном акте.
Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка или Положении о табельном учете рабочего времени.
Для каждого режима труда (графика работы сотрудников) целесообразно применение следующих видов учета:
Фиксируется также длительность отпусков, отслеживается отсутствие сотрудников на работе (больничный или другая причина).
При учете рабочего времени за ориентир принимают сведения ежегодного производственного календаря. В нем отмечены даты государственных и профессиональных праздников, выходных, укороченных предпраздничных дней.
В общероссийском производственном календаре содержится информация о количестве рабочих часов в каждом месяце и квартале года, а также о нормах рабочего времени при полной и сокращенной трудовой неделе.
Поденный учет
Такой учет рабочего времени производится в организациях, работающих в нормированном режиме с 5-дневной или 6-дневной рабочей неделей. Это стандартный режим работы большинства организаций и учет рабочего времени не вызывает особых сложностей. При поденном учете фиксируются:
Возмещение сверхурочного труда согласуется с работником. Возможно получение денежной компенсации, предоставление оплачиваемых отгулов или дополнительных дней отпуска.
Понедельный учет
Такой вид учета используется при ненормированном режиме работы (неравномерном распределении рабочих часов по различным дням календарной недели).
Например, в начале недели решаются вопросы, требующие более долгого рассмотрения, а предвыходной рабочий день укорачивается.
Иногда по договоренности с руководством сотрудники намеренно перераспределяют недельную нагрузку, если у них возникают особые семейные обстоятельства. Это случается например у родителей, воспитывающих маленьких детей или имеющих нетрудоспособных родственников.
Учет рабочего времени обязательно проводится посуточно, но суммарное количество отработанных часов подсчитывается за неделю. Также ведется учет сверхнормативных часов, потребовавшихся для выполнения поставленных задач. В конце учетного периода результаты понедельного учета сдаются в бухгалтерию для расчета ежемесячного заработка.
Суммированный учет
Специфика деятельности некоторых организаций такова, что их сотрудники работают не по пятидневке, а выходят на работу по графику. Причем продолжительность рабочего дня у них может быть и больше 8 часов. При этом за неделю выходит то больше 40 часов, то меньше.
В такой ситуации применяют суммированный учет рабочего времени. При таком способе учетным периодом может являться месяц, квартал или иной промежуток времени, но не более одного года. Об этом сказано в ч. 1 ст. 104 ТК РФ. Используется, когда по условиям работы не может быть соблюдена ежедневная или еженедельная норма рабочих часов.
Работодатель обязан установить учетный период: месяц, квартал, полугодие или год, по итогам которого фактически отработанное время должно совпадать с нормой рабочего времени по производственному календарю. Переработки в течение одних временных отрезков учетного периода должны быть компенсированы за счет недоработок в другие промежутки времени.
Данный вид учета наиболее трудоемкий и сложный.
При суммированном учете количество рабочих часов в квартальном, месячном или годовом графике устанавливается исходя из общей нормы. При этом рабочие и выходные дни должны чередоваться таким образом, чтобы как минимум раз в неделю работник отдыхал не менее 42 часов подряд.
Формы и средства учета рабочего времени
Учете рабочего времени это фиксация часов, которые сотрудник фактически посвятил своим рабочим обязанностям. Для реализации учета обычно используются табели. Учетный табель по форме Т-12 заполняется вручную. Для его ведения назначается специальный сотрудник.
Табель по форме Т-13 составляется с помощью автоматической программы регистрации учетных показателей.
В табеле ежедневно фиксируется явка сотрудников, особенности работы (дневная, ночная, сверхурочная, труд в выходные и праздничные дни), количество отпускных дней, отсутствие сотрудника (с указанием причины).
При суммированном учете рабочего времени работодателю необходимо составить график работ. Данная обязанность за работодателем напрямую не закреплена, однако такой график поможет вести точный учет рабочего времени и не допускать случайных переработок. Фактически в графике работ указывается предполагаемое время работы каждого сотрудника (начало, окончание, количество часов).
Конечно, график работ в какой-то степени компенсируется и дублируется табелем учета рабочего времени. Но главное их отличие в том, что график работ составляется как план будущей трудовой загрузки сотрудников, а в табеле информация указывается по факту работы.
Используются также многочисленные дополнительные средства, облегчающие учет рабочего времени. К ним относятся:
Нестандартные ситуации при учете рабочего времени.
Исходя их данных учета рабочего времени, бухгалтер производит начисление зарплаты: труд оплачивается пропорционально отработанному времени или выполненным объемам работ. Однако бывают нестандартные ситуации.
Учет рабочего времени в выходной день
По общему правилу в выходные и праздничные дни сотрудник должен отдыхать. Если же сотрудник привлекается к работе, ее необходимо оплатитьв двойном размере или предоставить другой день отдыха. Поэтому так важно внимательно вести учет рабочего времени в выходные дни.
Это правило не всегда действует при суммированном виде учета рабочего времени. ТК РФ предписывает в этом случае оплачивать в двойном размере только праздничные дни, так как обычные выходные суббота и воскресенье для работающих посменно будут являться обычными рабочими днями, а для отдыха им предоставляются другие дни недели.
Нерабочие праздничные дни установлены для всех сотрудников без исключений (ст. 112 ТК). Поэтому работу в такие дни оплачиваются дополнительно. Оплату и учет рабочего времени в выходные и праздничные дни ТК РФ регламентирует в статье 153.
Оплата работы в ночное время
Каждый час работы в ночное время (с 22.00 до 6.00) оплачивается в повышенном размере по сравнению с работой в нормальных условиях, но не ниже размеров, установленных трудовым законодательством (ч. 1 ст. 154 ТК РФ) в независимости от системы оплаты труда и вида учета рабочего времени.
Минимальный размер повышения оплаты труда за работу в ночное время установлен законом и составляет 20 процентов часовой тарифной ставки (оклада, рассчитанного за час работы) за каждый час работы в ночное время.
Для отражения в табеле учета рабочего времени отработанных ночью часов используется буквенный код «Н» или цифровой «02» с указанием количества часов работы в ночное время.
Оплата сверхурочной работы
Согласно ч. 1 ст. 99 ТК РФ сверхурочная работа – выполнение сотрудником по инициативе работодателя работы за пределами установленного в организации рабочего времени (смены) или сверх нормального числа рабочих часов за учетный период (при суммированном учете).
Существует два способа компенсации за сверхурочную работу (ст. 152 ТК РФ):
Если работник, которому установлен суммированный учет, отработал неполный учетный период (например, болел или был в отпуске), то при определении его нормы рабочего времени в таком периоде время отсутствия по уважительным причинам нужно исключить.
Таким образом, при подсчете часов переработки за учетный период нужно ориентироваться не на стандартную норму рабочего времени, а на уменьшенную для этого работника.
Согласно ст. 101 ТК РФ ненормированный рабочий день – это режим работы, при котором отдельные сотрудники могут по распоряжению работодателя и в случае необходимости эпизодически привлекаться для выполнения обязанностей за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени.
Работа в режиме ненормированного рабочего дня, в отличие от сверхурочной работы, не оплачивается дополнительно. Фактически сотрудники, работающие по такому графику, получают заработную плату, как при нормальной продолжительности рабочего дня. Но им полагаются дополнительные дни отпуска.
Если же работник при ненормированном рабочем дне привлекается к работе в выходные и нерабочие праздничные дни, а также в ночное время, то такая работа подлежит оплате в особом порядке.
Учета рабочего времени «вахтовика»
На основании ст. 300 ТК РФ, работодатель обязан вести суммированный учет рабочего времени за весь отчетный период (время вахты), а также ежемесячно в случае если период вахты превышает один календарный месяц.
Рабочее время и время отдыха вахтовиков надо указать в графике работы на вахте. Там, в частности, фиксируются рабочие и выходные дни, время в пути и время междувахтового отдыха.
Продолжительность смены должна быть не более 12 часов, также у работника должно быть не менее четырех выходных в месяц.
При суммированном учете рабочего времени “вахтовика” работа в выходной или праздничный день не компенсируется другим выходным днем (как при обычном режиме работы) и не оплачивается в повышенном размере, поскольку она включена по графику в норму рабочего времени и за нее предоставляются оплачиваемые дни междувахтового отдыха.
Если сотрудник работает вахтовым методом в районе с особыми климатическими условиями, надо рассчитывать зарплату с учетом северных коэффициента и надбавки.
Коротко о главном
Регулярный учет рабочего времени важен для укрепления трудовой дисциплины и сознательности работников, для выявления причин отставания по срокам выполнения заказов, снижения доходности предприятия.
Контроль расходования рабочих часов позволяет избежать авралов, повысить эффективность работы организации в целом, увеличить мотивацию сотрудников путем разумного поощрения за добросовестный труд.