Регламентация как функция управления

РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ФУНКЦИЙ МЕНЕДЖМЕНТА

Понятие «регламент» отражает статику процесса установления порядка деятельности какого-либо органа или должностного лица, а «регламентирование» — динамику данного процесса. В об­щем виде регламентирование — процесс установления регламен­тов, то есть разработки совокупности правил, положений, опреде­ляющих порядок деятельности организаций, структурных подраз­делений, отдельного работника. Упорядочить управленческий труд — значит установить для него определенные рамки, а также разработать совокупность правил, определяющих порядок его осу­ществления.

Регламентация функций управления в сельскохозяйственной организации и объединении осуществляется на основе Положе­ния о подразделении аппарата управления и должностных инст­рукций управленческого персонала.

Документы организационного регламентирования обеспечива­ют четкое разграничение задач, функций и прав каждого звена или работника управления с учетом специфических условий дея­тельности, что позволяет исключить дублирование и параллелизм в работе, способствует повышению ответственности и укрепле­нию дисциплины во всех звеньях управления, создает норматив­но-правовую основу для применения мер дисциплинарного и ма­териального воздействия на лиц, которые не выполняют возло­женные на них обязанности или затягивают решение вопросов.

Значение документов организационного регламентирования состоит в том, что они придают решению организационно-прак­тических вопросов системный характер, позволяют избежать слу­чайностей и определить направление деятельности каждого работ­ника в целях обеспечения единства и согласованности действий, способствуя выполнению поставленных целей и задач. Основой организационного регламентирования в объединениях выступают правовые нормы управления производством. К ним относятся Гражданский кодекс РФ, Федеральный закон «Об акционерных обществах» (1996); Закон РФ «О сельскохозяйственной коопера­ции» (1995), а также нормативные инструкции Министерства сельского хозяйства РФ. На их основе в зависимости от формы собственности и организационно-правовой формы сельскохозяй­ственной организации разрабатываются различного рода уставы и положения.

На предприятии должны быть положения о структурных под­разделениях, определяющие их задачи, права и ответственность. Конкретные функции работников изложены в должностных инст­рукциях.

Должностная инструкция адресуется непосредственно испол­нителям, на которых возлагается выполнение определенного кру­га задач; в ней определяются их права, обязанности и ответственность в соответствии с занимаемой должностью. Она необходима для обеспечения высокой эффективности работы каждого работ­ника управления, исключения перегрузки в течение рабочего дня (месяца, года), поддержания нормального ритма работы, полного использования интеллектуальных качеств работника в соответ­ствии с квалификацией. Должностная инструкция состоит из раз­делов: общие положения, обязанности, права и ответственность работников.

В разделе «Общие положения» указываются основная задача и общая ответственность работника, в составе какого звена он нахо­дится, кем назначается и кому по должности подчиняется, какие работники подчиняются ему. Устанавливаются функциональные связи его с работниками смежных должностей. В разделе «Обязан­ности работников» определяется та главная работа, для выполне­ния которой и существует данная должность. Затем перечисляют­ся другие работы, которые работник выполняет в связи с основ­ной обязанностью. В каждой должности выделяют основные и второстепенные обязанности. Распределяя обязанности между ра­ботниками, следует добиваться положения, при котором обеспе­чивалось бы четкое взаимодействие между ними, особенно между работниками разных служб, а также освобождение всех работни­ков от выполнения несвойственных им функций.

При разработке раздела «Права работников» следует стремить­ся к тому, чтобы каждый работник имел основания для своевре­менного, полного и качественного выполнения возложенных на него обязанностей, исключалась возможность неисполнения их ввиду ограничений в действиях, перекладывания дел на других ра­ботников и т. д.

В разделе «Ответственность работников» перечисляются наи­более существенные виды работ, за выполнение которых они не­сут персональную ответственность. В необходимых случаях долж­ны быть указаны конкретные взыскания за упущения или наруше­ния установленного порядка, невыполнение тех действий, кото­рые вытекают из возложенных обязанностей в соответствии с действующим законодательством. Работники несут ответствен­ность за то, что вовремя не приняли тех или иных мер, предотвра­щающих срывы в работе.

Контрольные вопросы и задания

1.Раскройте значение функций менеджмента.

2.Перечислите общие функции менеджмента и дайте им краткую характерис­тику.

3.Перечислите конкретные функции менеджмента и дайте им краткую харак­теристику.

4.В чем выражается регламентация функций менеджмента?

Источник

Функция управления как объект регламентации и анализа

Управленческий труд, как и труд по производству продукции и услуг, должен быть организован на научной основе. Только при таком условии может быть обеспечена рентабельность предприятия и его конкурентоспособность. Важнейшим принципом научной организации труда по управлению производством являетсярегламентация функций управления или управленческих работ.

Принцип регламентации означает установление и строгое соблюдение определенных правил, положений, указаний, инструкций, нормативов, основанных не на произволе лиц, наделенных властью, а на объективных закономерностях, присущих научной организации труда.

Труд любого работника аппарата управления (служащего) состоит из функций, работ и операций и речь должна идти о регламентации такого труда по трем направлениям (объектам регламентации), которыми являются:

Регламентация содержания труда призвана решать следующие задачи:

• определить перечень функций, работ и операций, которые должны быть возложены на служащих в соответствии с целями и задачами предприятия;

• определить содержание, объем, периодичность и формы информации, необходимой для выполнения служащими возложенных на них функций, работ и операций;

• распределить функции, работы и операции между управленческими подразделениями в соответствии с принципами рационального разделения труда и построения организационных структур и закрепить их в положениях о подразделениях;

• установить конкретные должностные обязанности каждого работника по выполнению определенных функций, работ и операций исходя из требований рационального разделения труда и использования квалификации работников с закреплением в должностных инструкциях.

Регламентация результатов труда решает следующие основные задачи:

• установить перечень показателей, характеризующих важнейшие результаты деятельности служащих предприятия в целом и каждого структурного подразделения, исходя из главного критерия – степени влияния рассматриваемых частных результатов на реализацию конечных целей организации;

• установить порядок количественной оценки каждого показателя, характеризующего результаты коллективного и индивидуального труда служащих;

• создать основу объективной оценки итогов работы служащих, развития их творческой активности, определения вклада каждого коллектива и работника в достижение общих результатов деятельности предприятия.

Для решения перечисленных задач целесообразно разработать типовые перечни показателей результатов труда служащих, методы их количественной оценки.

Регламентация затрат труда имеет целью установить нормы количества и качества труда, необходимого для выполнения возложенных на служащих функций, работ и операций, а также для достижения требуемых результатов. Эта регламентация базируется на создании и использовании типовых и разработанных на их основе норм времени, норм обслуживания, нормативов численности, квалификационных справочников и других нормативных материалов по управленческому труду.

Для определения трудоемкости управления в структурном подразделении необходимо учесть затраты по всем специальным функциям (работам) и всем общим (основным) функциям и произвести расчет по формуле

, (6.5.1)

где – трудоемкость управленческих работ, час; – трудоемкость специальной функции i-го вида, ч; – трудоемкость основной функции j-го вида, ч; i = 1, 2, … n – число специальных функций; i = 1, 2, … m – число основных функций.

На основе трудоемкости выполняемых в подразделении функций, работ и операций за определенный период (месяц) можно рассчитать требуемую численность управленческого персонала. Прямой метод расчета затрат труда на управленческие работы связан с известными трудностями. Поэтому наиболее приемлемы косвенные методы.

Анализ функций управления. Цель анализа функций управления заключается:

• в установленииотношений между элементами системы, осуществляющими функции управления, и их свойствами;

• в определении направления, интенсивности и количества связей, стоимости их реализации.

При проведении анализа надо учитыватьтребования, предъявляемые к формированию и регламентации функции управления. К ним относятся:

• четкое определение и структурное обособление объектов управления и структурное обособление объектов управления на основе разработанных критериев;

• выделение конкретных функций управления, видов работ и операций;

• четкое разделение труда между функциональными и линейными органами управляющей системы;

• наличие положений о структурных подразделениях управляющей системы и должностных инструкций работников.

Планирование как функция управления

Планирование – это процесс подготовки на перспективу решений о том,что, кем, как, когда должно быть сделано.

А. Файоль так определяет планирование: «План действий – это одновременно и предвидимый результат и направление действий, которому надо следовать, и этапы, которые надо пройти, и методы которые следует применить. Это своего рода картина будущего, в которой ближайшие события очерчены с некоторой определенностью, в то время как отдаленные события выступают все менее и менее отчетливо. Она охватывает область деятельности, как ее можно предвидеть, и то, чем можно располагать в течение определенного периода времени».

О значении планирования А. Файоль пишет: «выражение «управлять значит предвидеть» дает представление о значении, придаваемое планированию в деловом мире. И это справедливо, поскольку предвидение – если и не все в управлении», то, по крайней мере важнейшая его часть».

Рассмотрим этапы планирования (рис. 6.6.1.):

Менеджеру важно знать составляющие планов, покажем их (6.6.2.):

Важнейшимицелями, которые преследуются в планировании деятельности предприятия, являются:

• объем продаж товарной массы;

Программа – это часть плана, определяющая согласованный по срокам, результатам и ресурсному обеспечению комплекс действий исполнителей по достижению поставленных целей.

Программа может включать такие виды действий:

· размещение заказов на поставку дополнительного сырья;

· закупку новых машин, позволяющих увеличить объем производства;

· наем дополнительного персонала для эксплуатации нового оборудования и т.п.

Нормативы– это расчетные величины затрат рабочего времени, денежных и материальных ресурсов, используемых для планирования хозяйственной деятельности организации (предприятия).

Правила определяют направление и общие границы действий аппарата управления.

Процедура – это строго установленная последовательность действий в конкретных, часто повторяющихся ситуациях.

Метод – способ достижения какой-либо цели, решения конкретной задачи, определенный инструментарий для совершения действий.

Планирование предполагает набор всех методов тактик и процедур, которые менеджеры используют для планирования, прогнозирования и контроля будущих событий. Все виды техники планирования варьируются от таких традиционных методов, как составление бюджетов (план доходов и расходов), до более сложных – моделирование, разработка планов или отдельных эго разделов на основе теории игр и проектов сценариев. Использование такой техники планирования позволяет уменьшить неопределенность, повышает точность прогноза, помогает менеджерам отслеживать или анализировать факторы, влияющие на план.

Сметы – это планы по расходованию денежных средств, необходимые для успеха любого предприятия.

В планировании применяются следующие виды смет:

· смета текущих расходов;

· смета затрат на приобретение материалов, комплектующих изделий;

· смета доходов от реализации;

· кассовый план (поступление и расход наличности).

Задачи планирования.Разрабатываемые планы должны обеспечивать:

· комплексное решение социальных и экономических проблем;

· ускорение реализации научно-технических новшеств;

· рациональное использование производственных фондов, материальных трудовых и финансовых ресурсов, усиление режима экономии и устранение потерь во всех звеньях производства;

· образование материальных и финансовых ресурсов, необходимых для пропорционального и сбалансированного развития производства.

Принципы планирования. К ним относятся:

• полнота планирования –учет всех событий и ситуаций, которые могут иметь значение для развития организации;

• точность планирования –использование современных методов, средств, тактик и процедур, обеспечивающих точность прогнозов;

• непрерывность планирования –это не разовый акт, а непрерывный процесс;

• экономичность планирования –расходы на планирование должны находиться в соразмерном отношении с получаемым от планирования выигрышем.

Виды планирования. Планирование определяется теми задачами, которые ставит перед собой предприятие на перспективу. В соответствии с этим планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным.

Долгосрочный план (3 – 5 лет) носит описательный характер и определяет общую стратегию предприятия, поскольку трудно предугадать все возможные расчеты на такой длительный срок. В рамках долгосрочного планирования разрабатываются новые стратегии «продукт-рынок», которые включают в себя анализ возможностей развития новых производств, создание филиалов и т.д.

Среднесрочный план составляется на 2 – 3 года и содержит вполне конкурентные цели и количественные характеристики. На основе изменений номенклатуры и стратегии конкурентной борьбы для каждой группы продукции составляются планы по укрупненной номенклатуре продукции.

Краткосрочный план (на год, полгода, месяц) включает объем производства, планирование прибыли и др. Краткосрочное планирование тесно связывает планы различных партнеров и поставщиков и поэтому эти планы могут либо согласовываться, либо отдельные моменты плана являются общими для компании – производителя и ее партнеров.

Известны два вида внутризаводского (внутрифирменного) планирования:

Технико-экономическое планирование делится на перспективное (долгосрочное) и текущее. Формой текущего планирования является годовой план – модель экономического и социального развития предприятия (или бизнес-план), который отражает все стороны производственно-хозяйственной деятельности коллектива предприятия.

Оперативно-производственное планирование предусматривает разработку на основе экономического и социального плана развития производства оперативных планов и графиков (месячных, декадных, суточных, сменных и часовых) по отдельным цехам, а внутри цехов – по производственным участкам, рабочим местам.

Дата добавления: 2017-04-20 ; просмотров: 553 ; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ

Источник

Регламентация как функция управления

ТЕМА 4. ФУНКЦИИ МЕНЕДЖМЕНТА

1. Сущность функций управления и менеджмента.

Неотъемлемой частью любого управления является целенаправленное воздействие, т.е. совокупность действий по достижению целей организации и управления. Такими действиями в менеджменте являются функции.
Функция (дословно – действие) применительно к управлению характеризует виды управленческой деятельности, возникающие в процессе разделения и специализации труда в сфере управления.
Для эффективного, целостного управления функции должны образовать единый комплекс, характеризующий всю полноту, весь спектр взаимодействия субъекта и объекта управления (рис. 4.1).

Рис. 4.1. Целостность управленческой деятельности

При всем многообразии задач, решаемых менеджерами, управление можно рассматривать как непрерывный процесс реализации нескольких взаимосвязанных функций. Функция – это роль, которую выполняет субъект или объект в определенной сфере деятельности. Другими словами, функция – это то, за что отвечает субъект или объект в данном случае. В точных науках функция – это отношение между объектами, когда изменение одного из них ведет к изменению другого.
Функции управления – это целенаправленный вид управленческой деятельности, осуществление которого рассматривается как составная часть процесса управления.
Функции менеджмента – виды деятельности, необходимые для осуществления управления. Они раскрывают содержание управленческой деятельности.
Функции управления, представляющие виды управленческой деятельности, их взаимодействие, образуют содержание управления.
Содержание управления – это то, чем занимается руководитель. В теоретическом менеджменте существует точка зрения, что процесс управления состоит из функций, которые выполняет любой руководитель.
Функции управления имеют универсальный характер, т. е: применимы к любому объекту управления (рис. 4.2).

Рис. 4.2. Универсальность применения функций управления

Во-первых, они применимы к любым социально-экономическим процессам или системам. Так, вполне правомерно говорить о контроле применения власти внутри организации, регулировании конфликтов, учете движения материальных запасов и т. д.
Во-вторых, функции управления применимы и к самим функциям менеджмента как специализированным видам деятельности. Имеют глубокий смысл, например, понятия организации контроля производственной деятельности, планирование учета товарных запасов и т. д. В этом случае первое понятие характеризует целеполагание, системообразование, второе –
содержательный характер деятельности. Организация контроля предполагает, прежде всего, что контроль должен иметь определенные организационные формы, характеризоваться определенными структурными формами.
В-третьих, функции управления применимы и к самому процессу управления, и к системе управления, подчеркивая их целевую направленность. Так, например, организация управления предполагает формирование вполне определенных организационных форм управления и как процесса, и как системы, разработку структурных элементов с закрепленными правами и ответственностью органов управления, исследование и обеспечение свойств целостности, органичности, связности и т. д.
Функции управления всегда применяются комплексно и по всему спектру управленческого действия. В этой связи неправомочно говорить о большей или меньшей важности тех или иных функций управления: в тот или иной момент времени, при тех или иных обстоятельствах различные функции управления могут приобретать доминирующий характер. Между функциями управления нет жестких, однозначных границ.
Функции менеджмента возникли вследствие разделения и специализации управленческого труда. Функции менеджмента являются базовой категорией теории управления. Они служат истоком для возникновения важных категорий менеджмента. Место, занимаемое этой категорией в системе менеджмента, можно представить следующей схемой:

Совокупность функций управления и менеджмента отображают сущность и содержание управления.
Процесс управления деятельностью организации находит свое выражение в реализации определенных функций управления – направлениях управленческой деятельности, позволяющих в совокупности осуществлять управляющее воздействие и создавать необходимые условия для решения задач организации. Содержательная сторона общих функций управления и их роль в процессе управления представлены на рис. 4.3.

Рис. 4.3. Роль функций управления в процессе управления организацией

Все функции управления и менеджмента взаимно дополняют друг друга. В деятельности любой организации – коммерческой или некоммерческой, большой или малой, формальной или неформальной – присутствуют все функции управления и менеджмента.
В ряде случаев бывает полезно провести анализ того, насколько полно в управленческой деятельности выполняются все функции. Нередко для повышения эффективности работы организации достаточно выявить те или иные функции, которым не уделяется должного внимания.

2. Классификация и характеристика функций менеджмента.

Функции менеджмента в зависимости от задач исследования разделяют по следующим признакам:
содержание процесса управления;
принадлежность к сферам производственно-хозяйственной деятельности;
содержание выполняемых работ и операций внутри функции управления (общее руководство, специализированная деятельность, техническое обслуживание);
принадлежность к различным видам управленческого труда (производственной, экономической, технологической, организационной и т.д.).
В общественном производстве выделяют функции управления промышленностью, сельским хозяйством, транспортом; в сфере обращения – управление финансами, торговлей, материально-техническим обслуживанием.
Функции менеджмента делятся на общие (универсальные), которые пригодны для различных процессов управления, потому что выражают сущность управления, а также конкретные (специфические) функции, которые передают содержание управления, и специальные (рис. 4.4).
Носителями общих функций есть вся управляющая система в целом, а конкретных – части системы, которые имеют локальный, специфический характер.
Общие функции управления – планирование, организация, мотивация и контроль являются обязательными для всех организаций. Каждая из этих функций для организации жизненно важна. Вместе с тем планирование, как функция управления обеспечивает основу для других функций и считается главной, а функции организации, регулирования, мотивации, контроля и учета ориентированы на выполнение тактических и стратегических планов.

Рис. 4.4. Виды функций менеджмента

Рис. 4.5. Классификация конкретных функций менеджмента
Конкретные функции на предприятии осуществляют организационно обособленные подразделения. Так, функцию управления научно-технической подготовкой производства выполняет технический отдел; функцию управления основным производством – планово-производственный отдел; управление вспомогательным и обслуживающим производством – отдел главного механика и энергетика; управление качеством продукции осуществляет отдел технического контроля. К реализации остальных конкретных функций привлечены отделы кадров, труда и заработной платы, маркетинга, материально-технического обеспечения, главной бухгалтерии и финансов, сбыта продукции, социального развития, управления внешнеэкономической деятельностью, охраны окружающей среды и менеджмента.
Специальные функции менеджмента – отдельные управленческие операции, выполнение которых обеспечивает реализацию конкретных функций менеджмента. Например, реализация функций управления маркетингом включает ряд специальных управленческих операций:
организацию сбора и обработки маркетинговой информации;
выбор целевых рынков и их сегментирование;
применение маркетинговых решений по продукту;
выбор и взаимодействие с каналами товародвижения;
продвижение товара;
выбор и реализацию ценовой политики;
планирование и анализ эффективности маркетинговой деятельности.
Без реализации этих специальных функций невозможно реализовать конкретную функцию управления маркетингом. В этом смысле специальные функции раскрывают содержание конкретных функций и являются их важнейшими инструментами реализации.
Каждая конкретная функция менеджмента в организации является комплексной по содержанию и включает в себя специальные и общие функции управления (менеджмента) (рис. 4.6).
Главной особенностью функций менеджмента как важного компонента системы менеджмента любой организации является их объединяющая роль. Именно решение задач управления направлено на объединение всех видов ресурсов в единый процесс достижения цели организации. Реализацию функций следует также рассматривать как механизм информационных взаимодействий задач управления в процессах менеджмента.
Технология управления и потребности в информации неразделимо переплетаются между собой. При рассмотрении технологии управления следует иметь в виду интегрированную природу информационных потоков. Каждая функция менеджмента рассматривается как информационный процесс со своими входами и выходами информации, технологией её переработки и каналами связи. Технология менеджмента реализуется также через неформальные связи, невербальные способы коммуникаций и т.п.

Рис. 4.6. Взаимосвязь конкретных и общих функций менеджмента

В зависимости от конкретных условий каждой организации преимущественное развитие могут получать разные особенности функций менеджмента.
Место и механизм реализации функций менеджмента в организации позволяет рассматривать её с разных сторон. Исходя из сущности функций менеджмента, рассмотренных выше, можно выделить следующие их особенности:
функция определяется содержание процесса управления;
функция является элементом организационной структуры управления;
функция определяет содержание полномочий в структуре аппарата управления;
функция формирует информационные потоки в процессах управления.
Вместе с тем, нельзя упускать из виду, что менеджмент – это не просто совокупность функций и отдельных функциональных областей управления, а их взаимосвязанная и взаимообусловленная система, которая только в этом качестве даёт наилучшие результаты. Механизм реализации функций управления нельзя рассматривать вне процесса менеджмента.

3. Регламентирование функций менеджмента.
Вследствие реализации организационных, экономических и других связей между элементами системы управления возникают такие ситуации, когда из поля управления выпадают отдельные звенья, которые становятся неуправляемыми. Возникают ситуации, когда одним и тем же вопросом занимаются несколько управленческих работников, а иногда даже несколько органов управления. Такая ситуация отрицания последствий и снижает эффективность всего процесса управления. Для устранения этого в теории и практики управления вводятся такие действия, которые называются регламентацией.
Регламентирование – это процесс установления регламентов, или совокупности правил, положений, определяющих порядок деятельности организации, структурных подразделений, отдельных работников. Понятие «регламент» отражает статику процесса установления порядка деятельности органа управления или должностного лица, а «регламентирование» – динамику данного процесса. Упорядочить управленческий труд – это установить для него определенные рамки, а также разработать совокупность правил, определяющих порядок его осуществления.
Регламентация функций менеджмента в организации осуществляется на основе Положения о подразделениях аппарата управления и должностных инструкций управленческого персонала.
Документы организационного регламентирования обеспечивают четкое разграничение задач, функций и прав каждого звена или работника управления с учетом специфических условий деятельности. Это позволяет исключить дублирование и параллелизм в работе, способствует повышению ответственности и укреплению дисциплины во всех звеньях управления, создает нормативно-правовую основу для принятия мер дисциплинарного и материального воздействия на лиц, которые не выполняют возложенные на них обязанности или затягивают решение вопроса.
Значение документов организационного регламентирования состоят в том, что они предоставляют решению организационно-практических вопросов системный характер, позволяют избежать случайностей и определить направления деятельности каждого работника в целях обеспечения единства и согласованности действий, способствуя выполнению поставленных целей и задач. Основой организационного регламентирования выступают правовые нормы управления производства. К ним относятся Гражданский кодекс Украины (2004), Закона Украины «О хозяйственных обществах» (1991), «О крестьянском (фермерском) хозяйстве» (1992), «О сельскохозяйственной кооперации» (1997), а также нормативные акты Кабинета Министров Украины и нормативные инструкции Министерства социальной политики Украины и отраслевых министерств. На их основе и в зависимости от форм собственности и организационно-правовой формы хозяйствования разрабатываются разного рода уставы и положения.
В организации должны быть разработаны положения о структурных подразделениях, которые имеют следующую структуру: общие положения, задачи и функции, права, состав и структура отдела. Положение о структурном подразделении разрабатывается руководителем подразделения и утверждается руководителем организации, предприятия, учреждения.
Конкретные функции работников должны быть изложены в должностных инструкциях. Основой для разработки должностных инструкций работников, закрепляющих их обязанности, права и ответственность, является «Справочник квалификационных характеристик профессий работников», утвержденный приказом Министерства труда и социальной политики Украины № 336 от 29 декабря 2004. Этот справочник является нормативным документом, обязательным по вопросам управления персоналом на предприятиях, в учреждениях и организациях всех форм собственности и видов экономической деятельности.
Должностные инструкции составляются для работников всех должностей, указанных в штатном расписании. На основе квалификационных характеристик должностей работников и особенностей штатного расписания руководитель предприятия обеспечивает разработку должностных инструкций работников, утверждает и доводит их до сведения конкретного работника под расписку с обязательным указанием даты ознакомления. Работодатель при приеме на работу работника разъясняет его права и обязанности, ссылаясь на должностную инструкцию. Должностная инструкция адресуется непосредственно исполнителю, на которого возлагается выполнение определенных задач в соответствии с занимаемой должностью.
Должностная инструкция необходима для обеспечения высокой эффективности работы каждого управленца, включая перегрузки в течение рабочего дня (месяца, года), поддержания нормального ритма работы, полного использования интеллектуальных качеств работника в соответствии с квалификацией. Должностная инструкция является элементом организационной структуры управления, с помощью которой выписаны полномочия, функции и ответственность под каждую должность. Место должностной инструкции в общей системе управления организацией показано на рис 4.7.

Рис. 4.7. Место должностных инструкций в системе менеджмента организации
Организационная структура управления не позволяет четко разделить ответственность за ключевые показатели деятельности организации. Функцию четкого распределения и закрепления ответственности за ключевые показатели деятельности организации выполняет должностная инструкция. Принципы разработки должностной инструкции:
следовать порядку разработки «сверху-вниз»;
разрабатывается для должности, а не конкретного человека;
выходит из ответственности, а не функций, прав и обязанностей исполнителя.
Основные требования к должностным инструкциям: действенность, согласованность, гибкость, соответствуют единой форме и структуре. Содержание должностных инструкций меняют в том случае, когда становится другим объем выполняемых работ, а не тогда, когда новый работник принят на соответствующую должность. Структура должностной инструкции приведена на рис.4.8.

Рис. 4.8. Структура должностной инструкции

В разделе «Общие положения» указывается основная задача и общая ответственность работника в составе звена, в котором он находится, кем назначается и кому по должности подчиняется, какие работники непосредственно подчиняются ему.
В разделе «Обязанности» определяется основная работа, для выполнения которой существует данная должность. Здесь четко и конкретно определяют функциональные обязанности, предусмотренные соответствующей квалификационной характеристикой. При необходимости обязанности, включенные в характеристику определенной должности, могут быть распределены между несколькими исполнителями.
В разделе «Права» предусматриваются права руководителя или специалиста в пределах их компетенции. Они могут быть расширены или ограничены в каждом конкретном случае с учетом специфики предприятия или производства. Речь идет не о трудовых правах работающего, а о правах управления, которые необходимы для выполнения работником его должностных обязанностей. Целесообразно исключать возможность невыполнение прав, в виде его ограничения в действиях, перевод своих обязанностей на других работников.
В разделе «Ответственность» перечисляются наиболее существенные виды работ, за выполнение которых соответствующий специалист несет персональную ответственность. В этом разделе, также устанавливается дисциплинарная ответственность специалиста за выполнение должностных обязанностей, соблюдения правил внутреннего распорядка, инструкций по охране труда, противопожарной безопасности и производственной санитарии, а также за неразглашение информации, составляющих коммерческую тайну предприятия. Специалисты также несут ответственность за то, что своевременно не приняли тех мер, которые предупреждали срывы в роботе.
В разделе «Должен знать» указываются законодательные, нормативные, методические и другие руководящие материалы, которые специалист должен знать и которыми обязан руководствоваться в управленческой деятельности.
В разделе «Квалификационные требования» перечисляются основные требования к образованию, стажу работы по профессии, квалификации, которые присущи конкретной должности.
В разделе «Взаимоотношения (связи) должности с другими» отмечается четкое взаимодействие между специалистами различных служб, перечисляют дополнительные обязанности.

Выводы

Вопросы для самоконтроля

Ситуации и задания для обсуждения:
Ситуация 1. Компания «Starwood Hotels& Resorts Inc.».
Взаимосвязь общих функций управления можно проследить на следующем примере. Компания «Starwood Hotels & Resorts Inc.», которой принадлежат более 700 отелей в 76 странах мира, первой в гостиничном бизнесе начала внедрение программы «Шесть Сигма». Эта международная программа, впервые осуществленная компанией «Моторола», уже помогла многим фирмам поднять уровень обслуживания клиентов и увеличить прибыль. Суть ее в оптимизации рабочего процесса и использовании каждой минуты на благо компании. В компании «Starwood Hotels & Resorts Inc.» рассчитывают, что итогом выполнения программы станет более высокий уровень обслуживания клиента, начиная с бронирования и размещения в номере. Например, регистрация вновь прибывшего занимает 5 мин. Специалисты программы «Шесть Сигма», проанализировав каждый шаг персонала, посоветуют, как сократить это время до идеальных 3,5 мин.
Перестройку и ускорение доверят 450 асам, которых будут искать как внутри компании, так и на стороне. «Специалисты «Шесть Сигма» – именно так называют тех, кто участвует в программе – в зависимости от квалификации получат звания «черный пояс» и «мастер черный пояс» (для самых «продвинутых»). Каратистские термины, как объясняют в компании, в этом случае свидетельствуют о высоком профессионализме бойца гостиничного фронта и стремлении к постоянному совершенствованию. «Боевое искусство» гостиничных менеджеров будет направлено против отдельных недостатков в работе отелей, и от деятельности каждого из них компания рассчитывает на рост прибыли, превышающий 200 тыс. долл. в год.
Вопросы для обсуждения ситуации 1

Задания

Литература:

Источник