Собеседование снабженца как провести
Несколько советов, как успешно пройти собеседование на менеджера по закупкам
Желание получить не какую-нибудь работу, а совершенно конкретную, к примеру, в сфере закупок, связано с направленным поиском. У одних на это уходит неделя, а другие месяцами рассылают резюме и ходят на собеседования – и все неудачно. И дело не в том, что первый настолько хорош – он всего лишь знает, как успешно пройти собеседование на менеджера по закупкам. Поэтому работодатель останавливает свой выбор на нем. Остальные этого не знают и тратят свое время на попытки получить место без особой надежды на успех.
Работодатель, выбирая себе сотрудника в отдел закупок, в первую очередь обращает внимание на наличие у соискателя специфических знаний и умений, необходимых для менеджера такого направления.
Специфические требования к персоналу отдела закупок
Соискатель на это место должен обладать определенными навыками и характеристиками. Это:
Характерные должностные обязанности менеджера по закупкам
В зависимости от профиля деятельности организации, работы, являющиеся сферой деятельности отдела закупок могут сильно отличаться, но к основным можно отнести следующие:
Учитывая тот факт, что от специалиста отдела закупок ждут способности решать достаточно серьезные вопросы, вполне понятно придирчивое отношение к соискателям. В случае, если нет цели получить работу именно в отделе закупок, можно подать заявление на вакансию в отдел продаж, так как успешно пройти собеседование на менеджера по продажам несколько проще.
Наиболее распространенные ошибки соискателей на собеседовании
В том случае, когда цель – получить работу в отделе закупок, следует избегать основных ошибок, которые претенденты допускают на собеседовании с представителем компании-работодателя.
Претенденты, не имеющие понятия о нормах деловой этики, имеют мало шансов получить приличную работу. Ведь менеджер – это должность, относящаяся к руководящему составу. Безграмотная речь, неуместные вопросы, привычка перебивать – это не добавляет баллов в копилку претендента.
На собеседовании следует помнить, что работники компании не могут оценить претендента сообразно всех его талантов – они судят по внешнему виду и ориентируются в своих суждениях на первое впечатление. Поэтому голова, втянутая в плечи, невнятная речь и бегающий взгляд, хоть и являются в данном случае всего лишь признаками волнения, скорее всего, закроют дорогу к вожделенной цели.
Как провести собеседование
И найти того самого работника
За 8 лет работы я провел более тысячи собеседований и совершил практически все ошибки, которые только можно было сделать.
Я работаю руководителем небольшой фирмы. У нас нет эйчар-менеджеров, поэтому сотрудников я ищу сам.
Раньше я действовал интуитивно, много ошибался, набирал не тех людей. Начинал разговор без четкого плана и терял время на обсуждение домашних животных, политики и рыбалки. Иногда я проводил по 20—30 собеседований в день, все соискатели перемешивались в памяти — потом не мог вспомнить, с кем и о чем говорил.
Расскажу все, что узнал про то, как проводить собеседования. Если ваш опыт отличается от моего, буду рад обсудить это в комментариях.
Цели собеседования
Первая цель — собрать достаточно информации, чтобы сравнить кандидата с другими и решить, подходит ли он на вакантную должность.
Эта информация касается:
Вторая цель — дать соискателю информацию о компании, вакантной должности и условиях работы. Причем так, чтобы он захотел работать, но у него не возникли завышенные ожидания.
Виды собеседований
Есть несколько видов собеседований, которые решают разные цели и задачи. Сложно сказать, какие из них лучше, а какие хуже. В каждом случае нужно выбирать подходящий инструмент, а иногда приходится их объединять.
По схеме общения собеседования делят на жесткие, свободные и комбинированные.
Жесткое (структурированное) собеседование. Интервьюер составляет список вопросов и ведет соискателя по своему плану. Любые отклонения и попытки перескочить на другую тему пресекаются.
Плюсы такого собеседования в том, что работодатель экономит время на проведение собеседования и получает точные ответы на свои вопросы. Минус — соискателю не дают выговориться, а ведь именно в процессе свободной беседы можно оценить его личностные качества.
Свободное (неструктурированное) собеседование. Интервьюер исполняет роль модератора разговора — мягко направляет его в нужное русло. В целом это такая приятная беседа, когда соискатель может рассказывать о том, что сам считает важным и нужным. А работодатель его внимательно слушает и делает выводы.
Такое собеседование проходит мягко и комфортно, и можно узнать многое о личностных качествах и взглядах на жизнь соискателя. Но есть минусы. Некоторые соискатели очень общительны, с ними можно проболтать полдня, но так ничего и не узнать.
Комбинированное собеседование. Оптимальный вариант, когда у работодателя есть структура разговора, но от нее возможны отступления. Например, сначала идет общение на произвольные темы, что расслабляет соискателя. А уже потом работодатель задает вопросы по списку. Если при обсуждении этих вопросов разговор опять уходит куда-то в сторону, интервьюер сначала не препятствует этому, а потом плавно подталкивает соискателя к сути.
Минус тут один — высокие требования к профессионализму интервьюера. Он должен чувствовать, где надо отпустить беседу в свободное плавание, а где — вернуть в строгие рамки. Иначе общение скатится к жесткому или, наоборот, свободному собеседованию.
Еще собеседования делят по количеству участников на индивидуальные, групповые, панельные и серийные.
Групповое собеседование — когда работодатель одновременно общается с несколькими соискателями.
Плюсы такого собеседования:
Панельное собеседование — один соискатель и несколько интервьюеров общаются одновременно.
Плюсы такого собеседования:
Серийное собеседование. Соискатель общается с несколькими представителями работодателя, но не одновременно, а по очереди. При таком собеседовании соискателя можно оценить объективно, но без стресса для него.
Минус один — сложность организации по времени. Зачастую соискатель вынужден приходить несколько раз, потому что «начальник отдела принимает по пятницам с 17:00 до 18:00, психолог собеседует раз в месяц в полнолуние, а директор вам сам наберет, как освободится».
По задачам, которые стоят перед интервьюером, собеседования делят на предварительные и отборочные.
Предварительное (отсеивающее) собеседование позволяет отфильтровать кандидатов, которые явно не подходят. Например, на должность юриста приходит таксист, чьи познания в юриспруденции ограничиваются просмотром передачи «Час суда».
Обычно такие собеседования проводятся по телефону или Скайпу, но иногда и лично. Тут нужно выяснить, соответствует ли соискатель ключевым требованиям. Например, если ищете водителя, у него должны быть водительские права. Если юриста — то как минимум юридическое образование.
Интервьюер на этапе отсева должен ориентироваться только на ключевые критерии. Если поручаете кому-то отсев, убедитесь, что человек правильно понял задачу, и у него есть вся необходимая информация.
Как-то раз я поручил помощнику обзвонить соискателей на «Хедхантере», провести с ними собеседование, часть отсеять, а остальных позвать уже на встречу со мной.
На предварительное собеседование пришло 20 человек, но после фильтрации никого не осталось. Я очень удивился, провел повторные собеседования с «отбракованными» и выбрал из них достойного работника. Оказалось, что помощник добавил дополнительный критерий «нравится — не нравится» уже от себя.
Может быть и несколько этапов отсеивания, когда постепенно остается все меньше соискателей. Вот на вакансию откликнулись 50 человек, на предварительное собеседование явились только 20 из них, половину отсеял эйчар-отдел, еще 3 отвалились после общения со службой безопасности. В итоге до директора дошли 7 человек.
Отборочное. По результатам этого собеседования уже принимают решение по кандидату: пригласить на работу, предложить другую должность, окончательно отказать или отказать, но поставить в резерв.
Часто бывает, что отборочное собеседование и решение по нему разделяет большой промежуток времени. Про подобные ситуации мы уже писали:
Человек ждет ответа, а его анкета путешествует по разным департаментам и проходит утверждение. Тогда нужно предупредить соискателя, что именно сейчас происходит, и когда ориентировочно ждать ответ. Не стоит мучить людей неизвестностью.
Кто должен проводить собеседование
Если идет большой поток соискателей, пусть его фильтрует отдельный специалист по персоналу. Он проводит первичные собеседования и отсеивает явно не подходящих кандидатов.
Дальше к процессу отбора должен присоединяться кто-то из руководства — желательно, чтобы это был непосредственный начальник будущего сотрудника. Он знает специфику работы на своем участке и может объяснить ее соискателю, понимает, какой человек и для каких целей требуется. Еще такой подход позволяет избежать конфликтов, когда начальнику отдела приводят нового работника, которого выбрал кто-то другой.
Если нет профильного руководителя или специалиста, который может оценить кандидата и ответить на его вопросы, дело плохо. Но можно привлечь к этому процессу кого-нибудь со стороны.
Когда я выбирал сисадмина, приглашал знакомого айтишника присутствовать на собеседовании, потому что сам ничего не понимаю в этой сфере.
В ближайшие дни я буду проводить собеседование с бухгалтером, куда позову своего главбуха. Я уже пробовал проводить собеседование без нее, и мне не понравилось. У меня спросили, в какой программе мы ведем кадровый учет и считаем зарплату, а я не знал, что ответить.
Я предпочитаю панельное собеседование, где одновременно присутствуют несколько человек от работодателя. Так можно подметить больше деталей, получить разные мнения, компетентно ответить на все вопросы соискателя. Но соискателю может быть некомфортно, когда он один, а интервьюеров много. Тут нужно искать баланс.
Человек сильно нервничает и закрывается — стоит поменять формат общения на более комфортный для него. Если другие участники собеседования начинают «атаковать» соискателя, нужно пресекать такое поведение. На панельном собеседовании должен быть модератор — человек, который управляет общением, направляет его в нужное русло, не допускает перегибов. Иначе собеседование превратится в балаган.
Кстати о перегибах: некоторые компании превращают панельное собеседование в перекрестный допрос с элементами унижения. Интервьюеры собираются и огромной толпой вербально нападают на соискателя, а он должен защищаться и демонстрировать чудеса стрессоустойчивости. Такое отношение отпугнет любого. Человек, даже если пройдет проверку, предпочтет работать где-то еще, в более адекватной обстановке.
Методы проведения собеседования
Работодатель должен за короткий разговор получить от соискателя информацию, которой будет достаточно для его оценки. Тут используются разные методы.
Интервью по компетенциям. Сначала нужно определить, какие компетенции должны быть у идеального кандидата. Например, ищете руководителя, который умеет:
Кандидату задают вопросы о прошлом опыте: что происходило, как решал проблему, чем все закончилось, какие уроки он извлек. Интервьюер внимательно слушает ответы и делает вывод о наличии или отсутствии необходимых компетенций.
В нашем примере вопросы могут быть такие:
Каждую историю, о которой говорит соискатель, раскапывайте дополнительными вопросами. Копайте, пока не станет понятно, как в ней проявлялась нужная компетенция. Просите рассказать не только о победах, где кандидат такой на белом коне ворвался и все порешал, но и о провалах — они есть у всех. Если соискатель смело рассказывает о неудачах и делает выводы, это хорошо.
Ситуационное интервью. Кандидату дают кейс — гипотетическую ситуацию — и спрашивают, что бы он делал.
Как-то мы искали регионального управляющего. В качестве кейса я предлагал реальную ситуацию, которая произошла со мной.
Компания открывает новый офис, завтра начало работы, а сейчас вечер. Рекламщики только что привезли и повесили огромную световую вывеску. Вы смотрите на нее и видите, что в названии компании — орфографическая ошибка. С утра уже приедут телевизионщики, чтобы снять рекламный репортаж об открытии. Учредитель тоже обещал заскочить, чтобы полюбоваться на офис и вывеску, за которую отдал кучу денег. Что будете делать?
По ответам можно понять, как человек будет действовать в той или иной ситуации. Например, соискатель отвечает, что открылся бы с ошибкой в вывеске — все равно никто не заметит. Значит, он не слишком обращает внимание на детали и готов пожертвовать качеством, лишь бы успеть в срок. Или кандидат решает отложить открытие, разобраться в ситуации, продумать варианты и потом действовать. Следовательно, он скрупулезный, возможно, медлительный, будет двигать сроки, лишь бы сделать все идеально. Или человек отвечает: «Я позвоню учредителю, чтобы посоветоваться», — он не готов брать ответственность на себя и принимать решения самостоятельно.
Соискатель, которого мы в итоге выбрали, сказал: «Это не только вина рекламного агентства, но и моя, раз я не проверил макеты и допустил, что вывеску вешают так поздно. Я подниму на уши рекламное агентство, позвоню их директору, если нужно, поеду к нему домой. Договорюсь, чтобы до утра они все исправили. В крайнем случае сдвинем открытие на пару часов».
Проверка на полиграфе позволяет выяснить, честно ли человек отвечает на вопросы. Такая проверка проводится только с письменного согласия кандидата. Процедура недешевая — от 2 до 10 тысяч рублей, поэтому полиграф используют при точечном найме работников на ключевые должности.
В Т—Ж уже были статьи про нюансы такой проверки:
Проективное интервью. Соискателю предлагают абстрагироваться и оценить не себя, а кого-то еще. Так можно снять его защитный барьер и копнуть поглубже.
Например, прямой вопрос « Воровали ли вы когда-нибудь с работы?» лишен смысла. На него гарантированно получите ответ «нет». Но можно сформулировать иначе: «Как вы считаете, почему люди воруют на рабочем месте?»
Когда соискатель объясняет поведение других людей, то неосознанно переносит на них себя и свои убеждения. Конечно, это все условно и не стоит ставить крест на человеке из-за ответа, который кажется подозрительным.
Вот соискатель объясняет: люди воруют, потому что им мало платят. Нельзя сделать вывод, что кандидат обязательно что-нибудь стащит, если посчитает свою зарплату низкой. Это просто дополнительная информация, которую стоит рассматривать в совокупности с другими ответами.
Проективное интервью — это не бюджетный способ заменить полиграф, а метод, который позволяет глубже заглянуть в мотивы человека, посмотреть, как он мыслит, понять, что для него важно.
Стресс-интервью. Идея простая — поместить человека в некомфортную обстановку и посмотреть, что он будет делать. Для этого используют разные способы: хамят, перебивают, подгоняют, оскорбляют, усмехаются. Могут закрыть в переговорной на час, а если соискатель не реагирует, то еще и отключить там свет.
С точки зрения делового этикета перед началом стресс-интервью нужно предупредить соискателя. Например: «А сейчас будем проверять вашу стрессоустойчивость, приготовьтесь». Но так неинтересно, сюрприза не будет.
В основе стресс-интервью лежит теория, что можно заранее проверить, как человек поведет себя в нестандартной ситуации, если она возникнет в работе. На самом деле это не всегда так. Если кандидат терпит хамство на собеседовании, это не означает, что он будет столь же невозмутим, когда услышит нечто подобное от клиента.
А еще стресс-интервью отрицательно влияет на имидж компании в глазах соискателей: расстроенный кандидат расскажет всем знакомым и незнакомым, как над ним издевались на собеседовании. Другие люди потом десять раз подумают, прежде чем откликаться на вакансии такого работодателя.
Я считаю, что стресс-интервью ничего не дает работодателю. Если вы сами не знаете, зачем оно вам, откажитесь от такого метода проверки соискателей. Еще стоит проанализировать стиль общения с соискателями. Возможно, вы применяете стресс-интервью неосознанно.
Подготовка к собеседованию
Не только соискателю, но и работодателю нужно готовиться к собеседованию: надо определить, где и когда состоится встреча, составить план разговора.
Выбор места и времени. Собеседование — это первый полноценный контакт потенциального работника с работодателем. Соискатель делает вывод, хотел бы он работать в компании в том числе по внешнему виду офиса. Он думает: «Ого! А здесь круто, вот бы меня взяли». Или: «Ну сойдет». Или: «Что за адская дыра?»
Когда мы начинали работать, снимали цокольное помещение в жилом доме. Там было темно, неуютно, повсюду стояли коробки с бумагами, на один квадратный метр приходилось по три сотрудника. Многие соискатели приходили, общались, говорили, что надо подумать, и уходили. Больше мы их не видели, на звонки они не отвечали.
Потом фирма переехала в офис с хорошим ремонтом и просторными светлыми помещениями. Нанимать персонал стало гораздо легче — теперь мы могли позволить себе выбирать.
Для собеседования нужно выбрать тихое место, куда не будут врываться посторонние, например переговорную в офисе или отдельный кабинет руководителя.
Как-то раз мы планировали открываться в Ульяновске и искали там регионального директора. Офиса в этом городе еще не было, поэтому возник вопрос, где проводить собеседования.
Мы сняли конференц-зал из двух помещений в гостинице. Получилось весьма достойно: соискатель заполнял анкету на ресепшене гостиницы, ждал своей очереди на мягком диване, потом проходил в зал, и мы общались. Никто не спрашивал, почему так, но мы честно объясняли: «Офиса пока нет, найти и открыть его — первая задача для директора. Расскажите, как и где будете искать?»
Некоторые работодатели проводят собеседования в кафе и ресторанах. Это позволяет создать неформальную обстановку и сохранить встречу в тайне от других сотрудников, если это необходимо.
Например, учредитель компании хочет переманить к себе директора из конкурирующей организации. А действующий руководитель об этом пока знать не должен, потому что кандидат придет на его место. Если провести собеседование в офисе, информация обязательно утечет, и пойдут слухи. А о деловой встрече в ресторане никто не узнает раньше времени.
Выбирайте время собеседования с учетом интересов соискателя. Например, созваниваетесь и предлагаете несколько вариантов на выбор: «Можем встретиться сегодня с 15:00 до 17:00 или завтра с 9:00 до 11:00. Когда вам удобнее?»
Я люблю, когда соискатели идут потоком: это позволяет сравнить впечатления, пока они еще свежие. Между двумя кандидатами нужно оставлять перерыв не менее 15 минут, чтобы записать информацию и обсудить результаты с коллегами.
Если нужно прособеседовать большое количество кандидатов, лучше пригласить несколько человек на одно и то же время. Все равно явятся не все, с кем вы договорились о встрече: кто-то позвонит и предупредит, что не может, а кто-то просто пропадет. Если из пятерых придет трое, это неплохо.
Подготовка плана интервью. Я пробовал проводить собеседования без плана, импровизируя. Получалась ерунда: мы о чем-то говорили, кандидат уходил, а потом я понимал, что забыл задать половину нужных вопросов.
План может быть примерным, но он необходим. При составлении плана интервьюер должен определить:
Интервьюер берет инициативу в свои руки и ведет соискателя по своему плану, а не наоборот. Он следит, чтобы общение не затянулось и осталось время на других кандидатов.
Не стоит делать кардинально разные планы интервью для соискателей, которые претендуют на одну и ту же должность. Кандидатов можно сравнить, только если они находятся в равных условиях.
Допустим, один человек обстоятельно рассказал про свой профессиональный опыт и ответил на все вопросы. А другой постоянно путался и заикался, потому что его торопили: конец дня, и интервьюеру пора бежать на тренировку. Соискатели не в равных условиях, а значит, выбор в пользу первого кандидата может быть ошибочным.
Вопросы для собеседования
Например, кандидат утверждает, что он «стрессоустойчив, пунктуален и умеет вести переговоры». Попросите его рассказать истории, где эти качества и навыки ярко проявлялись. Если он указывает, что построил отдел продаж с нуля, узнайте, как это было, какие сложности возникали, кто ему помогал и какие показатели работы демонстрировал этот отдел.
Вот какие бывают вопросы для собеседования.
Необычные вопросы зачастую не связаны с профессиональной деятельностью и касаются отвлеченных тем. Или, наоборот, касаются работы, но под неожиданным углом. Вот примеры таких вопросов:
Правильных и неправильных ответов тут нет. Цель необычных вопросов — оценить оригинальность мышления и находчивость соискателя. Вы задаете неожиданный вопрос и смотрите, как кандидат будет выкручиваться.
Каверзные вопросы — это вопросы с подвохом.
Вот интервьюер изучает резюме соискателя, где перечисляются предыдущие места работы. Он заранее узнает, кто там руководитель, а на собеседовании как бы невзначай интересуется: « Вы же у Сергея Андреевича работали? Не возражаете, если при встрече наведу справки про вас?» У соискателя складывается впечатление, что интервьюер и его бывший шеф — лучшие друзья. Поэтому он признается: не стоит спрашивать, ведь Сергей Андреевич немного зол на соискателя. И рассказывает, почему. Не факт, что эту информацию удалось бы получить, если бы не такая провокация.
Вопросы про бывшего работодателя хорошо выявляют людей, с которыми лучше не иметь дело. Если соискатель поливает грязью бывшего начальника или коллег, значит, через какое-то время на их месте окажется новый работодатель.
Можно задавать простые вопросы, но так, чтобы соискателю было сложно на них соврать. Например, провести блицопрос. Человека забрасывают вопросами, на которые нужно кратко и быстро отвечать. При этом вопросы повторяются, а если соискатель дает разные ответы, значит, он где-то соврал.
Или вот невинный вопрос: «Расскажите про свои успехи на прежней работе». По ответу можно понять, что важнее для соискателя: процесс или результат. Он ориентируется на процесс, если рассказывает, как проводил переговоры, открывал офисы, находил персонал. А если кандидат говорит: вот я принес компании такую-то прибыль, заключил такой-то контракт, выполнил проект, то он ценит результат.
Это не плохо и не хорошо. Для некоторых должностей не важен результат: сторож измеряет свою работу в часах на посту, а не в обезвреженных лазутчиках. Но руководитель, для которого важна не победа, а участие — это беда. Он завалит проект, но будет рассказывать, что не виноват, ведь очень старался.
Проективные вопросы используют в проективном интервью, где собеседнику предлагают объяснить мотивы и поведение других людей. На прямые вопросы соискатель отвечает то, что хочет услышать работодатель, а на проективные — что думает на самом деле.
Вопросы должны быть открытыми — такими, чтобы можно было порассуждать, а не просто ответить «да» или «нет». Распределите проективные вопросы равномерно по всему интервью, чтобы они не шли большими кусками, иначе это будет заметно для собеседника. Желательно, чтобы вопросы как бы ненавязчиво возникали из смысла разговора.
Спрашивайте в быстром темпе, чтобы соискатель говорил первое, что приходит на ум, не анализируя и не подбирая формулировок.
25 самых популярных вопросов и ответов на собеседовании при приеме на работу в сфере закупок / закупок
Как вы подойдете к определению моделей закупок этой компании?
Основой для определения моделей закупок организации является анализ затрат и построение профиля затрат. Хорошо составленный профиль расходов покажет такие вещи, как количество денег, которые ваша организация тратит на каждую категорию товаров и услуг, которые она покупает, количество денег, потраченных на каждого поставщика, изменения в расходах с течением времени и другую ценную информацию. Дальнейший анализ этих затрат может помочь вам определить возможности для внедрения таких методов экономии, как консолидация поставщиков, стратегический поиск поставщиков и стандартизация. Анализ расходов может проводиться с использованием различных инструментов, от развертывания самого передового программного обеспечения «источник оплаты» до использования сводных таблиц в электронных таблицах Microsoft Excel.
Если мы покупаем индивидуальный продукт из одних рук, как вы узнаете, что цена справедлива?
Как вы определяете экономию средств таким образом, чтобы она была воспринята высшим руководством?
Исторически сложился разрыв между тем, что специалисты по закупкам считают «экономией затрат», и тем, что исполнительное руководство считает экономией затрат. Видите ли, исполнительное руководство использует стандартные финансовые отчеты в качестве «оценочной карты» для бизнеса. Некоторые специалисты по закупкам никогда не пытались понять, как работает финансовая отчетность. Поэтому им трудно сообщать об экономии средств таким образом, который люди, использующие финансовую отчетность, сочтут законными. Чтобы определить экономию затрат таким образом, чтобы это было воспринято исполнительным руководством, вам необходимо сообщить об экономии затрат таким образом, чтобы это можно было согласовать с данными в официальной финансовой отчетности организации, используя «язык бухгалтерского учета».
Какие факторы вы бы приняли во внимание, если бы вам пришлось сократить расходы в короткие сроки?
Когда дело доходит до этого, вы можете взглянуть только на два аспекта затрат, чтобы определить, созрела ли категория для сокращения затрат в короткие сроки: усилия и влияние. Вы можете создать квадрант, представляющий четыре комбинации этих двух факторов. Все категории расходов, выявленные в вашем анализе расходов, должны быть отнесены к одному из этих квадрантов. Категории расходов с минимальными усилиями и высокой отдачей следует рассматривать в первую очередь, если вам нужно добиться экономии средств в короткие сроки.
Какой процесс вы проходите при проведении инициативы по поиску поставщиков?
Как вы решаете, нужен вам договор на покупку или нет?
Каковы некоторые подходящие средства правовой защиты от невыполнения поставщиком своих обязательств?
Как мы можем снизить риск за счет улучшения условий контракта?
Плохо составленные контракты либо не затрагивают, либо не содержат четкого описания того, что происходит в ситуациях, которые можно охарактеризовать как реализацию риска. Хорошо составленные контракты снижают риск, точно определяя, что произойдет в случае возникновения определенных разрушительных событий. Например, хорошо написанная статья о доставке с оговоркой о заранее оцененных убытках может дать поставщику достаточный стимул, чтобы полностью избежать возможности задержки доставки. Хорошо написанная оговорка о возмещении убытков может обеспечить правовую защиту в случае причинения ущерба, травм или смерти, а причина связана с работой поставщика. А оговорка о форс-мажорных обстоятельствах может помочь вашей организации избежать наказания, если ее невыполнение было вызвано «стихийным бедствием» или другими факторами, находящимися вне ее разумного контроля.
Как мы можем снизить риск за счет улучшения условий контракта?
Какие методы вы используете, чтобы ускорить выполнение ваших проектов?
Вы использовали программное обеспечение для управления поставщиками?
Программное обеспечение для управления поставщиками может быть отличным ресурсом для поддержки всех процессов, которые должен выполнять каждый отдел закупок: отслеживания показателей производительности поставщиков, привлечения внимания к производительности поставщиков ниже номинальной и выявления возможностей для повышения производительности поставщиков.
Что такое заявка на покупку и как ее обработать?
Вы также можете начать процесс поиска поставщиков через NLPA «Сделайте поиск поставщиков своим конкурентным преимуществом.
Какие вопросы вы могли бы задать, получив рекомендации поставщика?
In 4 вопроса к продавцам Рекомендации, NLPA представил вам четыре из наших любимых вопросов, которые нужно задать поставщикам:
Вы знакомы с UCC (Единый коммерческий кодекс)?
Если вы работаете в США и приобретаете товары у поставщиков из США, вы должны быть знакомы с UCC. Это свод закона, который регулирует покупку и продажу товаров в США выше определенного денежного порога.
Какие инструменты и методы вы бы использовали для внедрения операционных изменений в масштабах компании, вызванных необходимостью экономии денег в сфере закупок? И как бы вы заручились поддержкой заинтересованных сторон?
Как вести переговоры со сложным поставщиком?
Во время переговоров необходимо внимательно подходить к сложным поставщикам. При выборе методов ведения переговоров следует учитывать обстоятельства. Чем больше поставщиков доступно в качестве альтернативы, это позволяет отделу закупок использовать более «жесткую» тактику ведения переговоров. Меньшее количество доступных альтернатив потребует от отдела закупок использования более «продающих» методов убеждения.
Опишите свои навыки и тактику ведения переговоров.
Специалист по закупкам должен обладать обширным арсеналом навыков и тактики ведения переговоров. Поставщики и обстоятельства могут сильно различаться от переговоров к переговорам, поэтому сегодняшние специалисты по закупкам должны иметь возможность выбирать из большого набора переговорных навыков и тактик для использования в зависимости от ситуации. Навыки беспроигрышных переговоров и тактика особенно важны в этом арсенале.
Если отдел захочет заказать оборудование, выходящее за рамки бюджета, что бы вы сделали?
Можете ли вы объяснить процесс покупки пошагово?
Даже в самых тактических закупочных ролях покупатель должен иметь возможность визуализировать процесс закупки от начала до конца. Каждый из этих девяти этапов тактического процесса покупки должен быть известен от и до:
Каковы ключевые показатели закупок?
Ознакомьтесь со статьями о том, что отделам закупок следует учитывать при включении в свои показатели: 10 КПЭ закупок, часть I и ключевые показатели эффективности закупок
Как вы ведете учет расходных материалов?
Будет ли храниться учет поставок, зависит от ряда факторов, таких как стоимость материалов, использование материалов (для потребления по сравнению с использованием в производстве или оплачиваемых услугах), стоимость плохого ведения учета поставок по сравнению с расходами на ведение документации. и так далее. Однако для более дорогих и больших объемов поставок, которые считаются прямыми расходами, следует использовать компьютеризированную систему управления запасами для отслеживания поставок. Это важно по ряду причин, включая точность учета, эффективность пополнения и другие.
Что такое риск-менеджмент?
Вы также можете пройти курс для самостоятельного изучения NLPA Learning. Управление рисками поставщика,