Структура госта как документа
Новый гост для оформления документов
С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.
Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.
Мы прочитали его весь — вот главное.
Как составлять документы по госту
Вот несколько советов из стандарта:
Зачем гост для документов
У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.
Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.
Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.
Когда документ на нескольких страницах
Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.
У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.
Шрифты — бесплатные
Шрифты рекомендуют такие:
Или похожие по начертанию и размеру.
В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.
Отступы и интервалы
Абзацный отступ — 1,25 см.
Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.
Вот требования к интервалам:
Минимальные поля для всех документов:
Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.
Выравнивание — по ширине
Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.
Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.
Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.
От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса
Реквизиты документа
Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.
В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.
По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.
Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:
Структура госта как документа
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА СТАНДАРТИЗАЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению
State System for Standardization of Russian Federation.
Standards. General requirements for structure, drafting,
presentation, content and indication
Сведения о стандарте
1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом стандартизации (ВНИИстандарт) Госстандарта России
2 ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России
3 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 13 ноября 2002 г. N 412-ст
4 Настоящий стандарт идентичен межгосударственному стандарту ГОСТ 1.5-2001 «Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению», за исключением различий, обусловленных спецификой их объектов стандартизации, сведения о которых приведены во введении к настоящему стандарту
Предисловие
Задачи, основные принципы и правила проведения работ по государственной стандартизации в Российской Федерации установлены ГОСТ Р 1.0-92 «Государственная система стандартизации Российской Федерации. Основные положения» и ГОСТ Р 1.2-92 «Государственная система стандартизации Российской Федерации. Порядок разработки государственных стандартов».
Введение
Поскольку установленные ГОСТ 1.5-2001 общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию межгосударственных стандартов во многом приемлемы для стандартов, разрабатываемых при проведении работ на иных уровнях стандартизации: федеральном, отраслевом, общественного объединения, предприятия, то в настоящий стандарт включена большая часть ГОСТ 1.5-2001 (не включен титульный лист, предисловие, а также положения, распространяющиеся только на правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации).
* Указанные способы выделения не использованы в примерах, в том числе в приложениях, в которых эти способы выделения применены в качестве иллюстрации в иных целях.
В некоторых случаях текст настоящего стандарта изменен по отношению к тексту ГОСТ 1.5-2001 с целью:
— конкретизации требований к оформлению в Российской Федерации национальных информационных данных межгосударственных стандартов;
— исключения дублирования с ГОСТ 1.1-2002 и ГОСТ Р 1.12-99, которые устанавливают термины и определения в области стандартизации;
— исключения из текста основной части и приложений правил включения в межгосударственные стандарты наименования и текста не на русском, а на иных государственных языках;
— учета при разработке в Российской Федерации межгосударственных стандартов, действующих федеральных законов, государственных стандартов Российской Федерации и общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, в том числе путем включения ссылок на эти документы;
— пояснения отдельных положений настоящего стандарта*;
— конкретизации объекта стандартизации путем включения слова: «межгосударственный» или «межгосударственные» перед словом’ «стандарт» («стандарты»).
* Эти пояснения приведены в сносках.
В указанных случаях текст, измененный по отношению к тексту ГОСТ 1.5-2001, в настоящем стандарте не выделен (за исключением примечания к 3.8.6, которое заключено в рамки из тонких линий). Эти различия могут считаться редакционными, что дает возможность применять настоящий стандарт при разработке в Российской Федерации межгосударственных стандартов, не обращаясь к ГОСТ 1.5-2001.
Поскольку отдельные требования настоящего стандарта ориентированы только на межгосударственные стандарты и государственные стандарты Российской Федерации, то эти требования неприемлемы в отношении стандартов отраслей, стандартов предприятий, стандартов общественных объединений. Поэтому для использования настоящего стандарта при разработке стандартов отрасли, стандартов предприятия, стандартов общественного объединения рекомендуется указывать, в какой части настоящий стандарт следует применять. Остальные требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению стандартов указанного статуса самостоятельно устанавливают органы, принимающие эти стандарты. При этом в отношении стандартов отрасли, стандартов предприятия, стандартов общественного объединения по решению принимающего их органа могут быть установлены требования, не предусмотренные настоящим стандартом, например в стандарты предприятия может быть включен лист регистрации изменений, оформляемый по ГОСТ 2.503-90 «Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений» или иным аналогичным способом.
При разработке в Российской Федерации международных стандартов рекомендуется непосредственно использовать правила их построения и оформления, установленные в Директивах ИСО/МЭК, часть 2 «Правила построения и изложения международных стандартов», четвертая редакция, 2000 (ISO/IEC Directives, Part 2 «Rules for structure and drafting of International Standards», Fourth edition, 2000).
Отдельные требования настоящего стандарта могут быть применены при разработке правил и рекомендаций по стандартизации, метрологии, сертификации, аккредитации и каталогизации, а также других нормативных и текстовых технических документов (например, технических условий, технологических инструкций, протоколов испытаний и т.п.), если на них не распространяются другие стандарты, устанавливающие эти требования (например, ГОСТ 2.105-95), а в стандарте, ином нормативном документе или договоре на разработку этого документа дана соответствующая ссылка.
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению межгосударственных стандартов (в случае их разработки по ГОСТ Р 1.8) и государственных стандартов Российской Федерации, общие требования к оформлению и изложению изменений к указанным стандартам, а также общие требования к обозначению иных стандартов, разрабатываемых в Российской Федерации: стандартов отраслей, стандартов предприятий, стандартов общественных объединений.
1 В настоящем стандарте применены термины по ГОСТ Р 1.12 и ГОСТ 1.1.
2 Дополнительные требования к межгосударственным стандартам и государственным стандартам Российской Федерации на оборонную продукцию установлены в специальных стандартах.
Настоящий стандарт не распространяется на разрабатываемые в Российской Федерации международные стандарты и государственные образовательные стандарты.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты и классификаторы:
ГОСТ 1.0-92 Межгосударственная система стандартизации. Основные положения
ГОСТ 1.1-2002 Межгосударственная система стандартизации. Термины и определения
ГОСТ 1.2-97 Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Порядок разработки, принятия, применения, обновления и отмены
ГОСТ 1.5-2001 Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению
ГОСТ 2.321-84 Единая система конструкторской документации. Обозначения буквенные
ГОСТ 2.601-95 Единая система конструкторской документации. Эксплуатационные документы
ГОСТ 7.4-95 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Выходные сведения
ГОСТ 8.310-90 Государственная система обеспечения единства измерений. Государственная служба стандартных справочных данных. Основные положения
ГОСТ 8.417-81 Государственная система обеспечения единства измерений. Единицы физических величин
ГОСТ 12.1.007-76 Система стандартов безопасности труда. Вредные вещества. Классификация и общие требования безопасности
ГОСТ 12.1.044-89 Система стандартов безопасности труда. Пожаровзрывоопасность веществ и материалов. Номенклатура показателей и методы их определения
ГОСТ 12.4.026-76 Система стандартов безопасности труда. Цвета сигнальные и знаки безопасности*
* В Российской Федерации вместо указанного стандарта действует ГОСТ Р 12.4.026-2001 «Система стандартов безопасности труда. Цвета сигнальные, знаки безопасности и разметка сигнальная. Назначение и правила применения. Общие технические требования и характеристики. Методы испытаний».
ГОСТ ИСО 8601-2001 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Представление дат и времени. Общие требования
ГОСТ 14192-96 Маркировка грузов
ГОСТ 15150-69 Машины, приборы и другие технические изделия. Исполнения для различных климатических районов. Категории, условия эксплуатации, хранения и транспортирования в части воздействия климатических факторов внешней среды
ГОСТ 17527-86 Упаковка. Термины и определения
ГОСТ 19433-88 Грузы опасные. Классификация и маркировка
Структура госта как документа
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
Требования к оформлению документов
System of standards on information, librarianship and publishing. Organizational and administrative documentation. Requirements for presentation of records
____________________________________________________________________
Текст Сравнения ГОСТ Р 7.0.97-2016 с ГОСТ Р 6.30-2003 см. по ссылке.
— Примечание изготовителя базы данных.
____________________________________________________________________
Дата введения 2018-07-01
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»
6 ИЗДАНИЕ (февраль 2019 г.) с Изменением N 1, утвержденным в мае 2018 г. (ИУС 7-2018)*
* Настоящее издание заменяет все предыдущие издания данного стандарта.
1 Область применения
Настоящий стандарт определяет состав реквизитов документов, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ Р 7.0.8 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
ГОСТ Р ИСО 15489-1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования
3 Общие требования к созданию документов
3.1 Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.
3.2 При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
3.3 Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.
Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов N 12, 13, 14.
При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.
Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала.
Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.
3.5 Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.
Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.
3.6 Нормативными актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.
3.7 Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с приложением А.
4 Реквизиты документа
При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.8.
5 Оформление реквизитов документов
5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.
Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.
5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.
Структура госта как документа
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА СТАНДАРТИЗАЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов
State System for Standardization of Russian Federation.
General requirements for lay-out, formulation presentation and contents of standards
Дата введения 1993-01-01
1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом стандартизации (ВНИИстандарт) Госстандарта России, доработан с участием рабочей группы специалистов отраслей народного хозяйства
ВНЕСЕН Главным управлением технической политики в области стандартизации Госстандарта России
2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 1 июля 1992 г. N 7
3 Стандарт соответствует «Директивам МЭК/ИСО, часть 3, 1989 «Составление и оформление международных стандартов» в части требований к построению, изложению и оформлению стандартов
5 ИЗДАНИЕ (май 2000 г.) с Изменением N 1, принятым Постановлением Госстандарта России от 15 декабря 1993 г. N 21
1 Область применения
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ 2.004-88 Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ
ГОСТ 2.104-68 Единая система конструкторской документации. Основные надписи
ГОСТ 2.321-84 Единая система конструкторской документации. Обозначения буквенные
ГОСТ 8.310-90 Государственная система обеспечения единства измерений. Государственная служба стандартных справочных данных. Основные положения
ГОСТ 8.417-81 Государственная система обеспечения единства измерений. Единицы физических величин
ГОСТ 13.1.002-80 Репрография. Микрография. Документы для съемки. Общие требования и нормы
3 Требования к построению стандарта
3.1 Структурные элементы стандарта
3.1.1 Стандарт содержит следующие структурные элементы:
— обозначения и сокращения;
3.1.2 Структурные элементы, за исключением элементов «Титульный лист», «Предисловие», «Наименование», «Требования», приводят при необходимости, в зависимости от особенностей стандартизуемого объекта.
3.2.1 Первую страницу титульных листов государственных стандартов Российской Федерации, стандартов отраслей, стандартов предприятий, стандартов научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений оформляют в соответствии с приложениями А, Б, В, Г.
3.2.2 На второй странице титульного листа помещают предисловие. После предисловия в нижней части листа государственного стандарта Российской Федерации указывают: «Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения
наименование органа, принявшего стандарт
3.3.1 Предисловие помещают на второй странице титульного листа. Слово «Предисловие» записывают с прописной буквы посередине страницы.
3.3.2 Сведения, приводимые в предисловии, нумеруют арабскими цифрами (1, 2, 3 и т.д.) и располагают в следующей последовательности:
1) сведения о техническом комитете по стандартизации или предприятии-разработчике, принятии государственных стандартов Российской Федерации
«РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН _______________________________________________________________
номер и наименование технического комитета по стандартизации или предприятия, разработавшего и представившего проект стандарта для принятия
ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением _________________________________________
государственного управления Российской Федерации, дата принятия и номер постановления
2) сведения о разработчике и принятии стандарта отрасли:
наименование ТК или предприятия, разработавшего и
представившего проект стандарта для принятия
ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ ________________________________________________________
организации, принявшей стандарт, дата и номер директивного документа
3) сведения о применении международного, регионального или национального стандарта другой страны в качестве государственного стандарта Российской Федерации оформляют в соответствии с приложением Б.1;
4) если стандарт реализует законодательные нормы закона(ов) Российской Федерации в предисловии следует указывать:
«В настоящем стандарте реализованы нормы ______________________________________________
5) сведения о стандарте, разработанном на продукцию, производство которой осуществляется по лицензии:
«Требования стандарта соответствуют требованиям, установленным в технических и нормативных документах лицензиара»;
6) сведения об изобретениях, использованных при разработке стандарта. Приводят номера и даты патентов, заявок на изобретения и авторских свидетельств;
7) сведения о нормативных документах, взамен которых разработан стандарт:
«ВЗАМЕН __________________________________________________________________________ » или
обозначение нормативного документа
«ВЗАМЕН _______________________________________________________ в части ____________ «.
обозначение нормативного документа
Если стандарт вводится впервые, пишут «ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ»;
8) сведения о переиздании стандарта:
«ПЕРЕИЗДАНИЕ _________________________________ С ИЗМЕНЕНИЯМИ N _________________
изменения, номер информационного документа
3.3.3 При необходимости в предисловие могут быть включены дополнительные сведения.
3.4.2 Содержание к стандарту размещают после предисловия, начиная, как правило, с новой страницы.
Слово «Содержание» записывают посередине страницы с прописной буквы.
Содержание сборника стандартов включает обозначение и наименование стандартов с указанием номера сквозной нумерации страниц.
Введение приводят при необходимости обоснования причин разработки стандарта. Введение не должно содержать требований.
Введение не нумеруют и размещают на отдельном листе.