Организация как система

Понятие организации. Сущность подходов и методов управления. Рассмотрение системного подхода, его основных этапов и структуры организации. Понятие систем, их особенностей и концепций. Классификация и исследование открытых и закрытых систем, их отличия.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Государственная Академия Сферы Быта и Услуг

Контрольная работа

по теории организации на тему:

«ОРГАНИЗАЦИЯ КАК СИСТЕМА»

Выполнила:

студентка гр. ЭЗ-11 ш. 598-003

Билалова С.М._____

Проверила: Шмакова М. Ф.____

Уфа 1999г.

Подходы к управлению

Системный подход

Системные концепции

Открытые и закрытые системы

Список использованной литературы

1. Организация

Некая группа должна соответствовать нескольким обязательным требованиям, чтобы считаться организацией. К ним относятся:

Наличие по крайней мере двух людей, которые считают себя частью этой группы.

Наличие по крайней мере одной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата), которую принимают как общую все члены данной группы.

3. Наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

Для большей точности отметим, что приведенное выше определение справедливо не просто для организации, а для формальной организации. Существуют также неформальные организации, группы, которые возникают спонтанно, но где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточно регулярно. Неформальные организации существуют во всех формальных организациях, за исключением, быть может, очень маленьких. И хотя у них нет руководителей, неформальные организации очень важны.

К настоящему времени известны четыре важнейших подхода, которые внесли существенный вклад в развитие теории и практики управления.

Подход с позиций выделения различных школ в управлении заключает в себе фактически четыре разных подхода. Здесь управление рассматривается с четырех различных точек зрения. Это школы научного управления, административного управления, человеческих отношений и науки о поведении, а также науки управления, или количественных методов.

Процессный подход рассматривает управление как непрерывную серию взаимосвязанных управленческих функций.

В системном подходе подчеркивается, что руководители должны рассматривать организацию как совокупность взаимозависимых элементов, таких как люди, структура, задачи и технология, которые ориентированы на достижение различных целей в условиях меняющейся внешней среды.

Ситуационный подход концентрируется на том, что пригодность различных методов управления определяется ситуацией. Поскольку существует такое обилие факторов как в самой организации, так и в окружающей среде, не существует единого «лучшего» способа управлять организацией. Самым эффективным методом в конкретной ситуации является метод, который более всего соответствует данной ситуации. Более подробно я рассмотрю системный подход управления организацией.

Такие эффекты возникают при изменениях физического характера, вроде необходимости нанимать новых людей или менять технологию при покупке новых машин и оборудования, а также при изменениях одной из управленческих функций. Например, если высшее руководство решает предоставить одному из подчиненных руководителей большую свободу действий, это повлияет на мотивацию данного руководителя, на то, как он будет вести себя со своими подчиненными, и на то, как подчиненные будут взаимодействовать с новым руководителем. Кроме того, может снизиться мотивация к работе других руководителей, которые находятся на той же ступени иерархической лестницы, но не получили никаких дополнительных прав. Они могут почувствовать себя ущемленными по многим организационным аспектам, влияющим на их работу. Все эти изменения будут происходить в разное время. Следовательно, в будущем организация станет некоей иной целостностью, находящейся в другой позиции на пути к достижению своих целей, чем это было бы, если бы изменения не произошли.

Чтобы наглядно представить себе эти взаимодействия и многочисленные последствия, руководители, в особенности на высшем уровне, должны увидеть перспективы для организации в целом и для связей организации с окружающей средой. Руководители не просто должны знать свою собственную работу, но и то, как их собственная работа и обязанности, а также работа других членов организации влияет на цели, которые организация стремится достичь. Руководители должны осознавать непосредственное воздействие решений, принимаемых в организации, и их опосредованное воздействие на различные аспекты организационной деятельности. Они должны принимать во внимание воздействие окружающей среды на организацию и влияние организации на окружающую среду. В сегодняшнее время организации чрезвычайно трудно увидеть, как «лес», поскольку тут растет так много «деревьев», которые либо отвлекают внимание, либо загораживают перспективу и не дают возможности воспринять картину в целом. Изначальный недостаток подходов различных, школ к управлению заключается в том, что они сосредоточивают внимание только на каком-то одном важном элементе, а не рассматривают эффективность управления, как результирующую, зависящую от многих различных факторов.

Управление на основе системного подхода включает три этапа:

Определение сферы, уточнение области и масштабов деятельности субъекта управления, ориентировочное установление адекватных сфер, областей и масштабов деятельности, информационных потребностей.

Осуществление необходимых исследований (системный анализ).

Разработка альтернативных вариантов решения определенных проблем и выбор оптимального варианта по каждой задаче с применением экспертных оценок, в том числе и независимых экспертов.

Системный подход в управлении означает всестороннюю проработку принимаемых решений, анализ всех возможных вариантов их реализации, координацию усилий на различных направлениях. В социальных системах этот принцип предполагает тесную увязку решений экономических, социально-политических и культурных проблем в процессе решения управленческих задач.

Применение теории систем к управлению облегчило для руководителей задачи, увидеть организацию в единстве составляющих ее частей, которые неразрывно переплетаются с внешним миром. Эта теория также помогла интегрировать вклады в школы, которые в разное время доминировали в теории и практике управления.

Особенностями любой системы являются: целостность (несводимость свойств системы к сумме свойств составляющих ее элементов, невыводимость из последних свойств целого), структурность (возможность описания системы через установление ее структуры), иерархичность (каждая часть системы выступает как своего рода подсистема, обладающая своими качествами) и др.

Управление рассматривается как особая система, включающая в себя:

субъект и объект управления

собственно процесс управления

обратную связь между объектом и субъектом.

По уровню иерархии системы классифицируются на:

Неживые: статистические структуры, простые динамические системы с заданным движением, кибернетические системы с обратной связью.

Живые: открытые системы с самосохраняемой структурой (уровень клеток), живые организмы с низкой способностью воспринимать информацию (уровень растений), живые организмы с более развитой способностью воспринимать информацию (животные), люди (самосознание, мышление, нетривиальное поведение), социальные системы, социальные организации (общество), трансцендентные системы (лежащие сегодня вне нашего сознания).

Все организации являются системами. Поскольку люди являются, в общем смысле, компонентами организаций (социальные компоненты), наряду с техникой, которые вместе используются для выполнения работы, они называются социотехническими системами. Точно так же, как и в биологическом организме, в организации части ее взаимозависимы.

5. Открытые и закрытые системы

Для закрытых характерна детерминированность и линейность развития. Открытые системы предполагают обмен веществом, энергией, информацией с внешним миром в любой точке, а также стохастический характер процессов, подчас выводящий случайность на определяющие позицию. Управление такими системами предполагает выработку оптимального варианта на основании проработки множества вариантов принятия управленческих решений.

Руководители в основном занимаются системами открытыми, потому что все организации являются открытыми системами. Выживание любой организации зависит от внешнего мира. Подходы, развиваемые ранними школами в управлении, не могли удовлетворить всем ситуациям, поскольку в них предполагалось, по крайней мере неявно, что организации являются закрытыми системами. Они активно не рассматривали среду в качестве важной переменной в управлении.

Подсистемы могут, в свою очередь, состоять из более мелких подсистем. Поскольку все они взаимозазисимы, неправильное функционирование даже самой маленькой подсистемы может повлиять на систему в целом. Работа каждого отдела и каждого работника в организации очень важна для успеха организации в целом.

Рис. 1 представляет собой упрощенное изображение организации как открытой системы. На входе организация получает от окружающей среды информацию, капитал, человеческие ресурсы и материалы. Эти компоненты называются входами. В процессе преобразования организация обрабатывает эти входы, преобразуя их в продукцию или услуги. Эта продукция и услуги являются выходами организации, которые она выносит в окружающую среду. Если организация управления эффективна, то в ходе процесса преобразования образуется добавочная стоимость входов. В результате появляются многие возможные дополнительные выходы, такие как прибыль, увеличение доли рынка, увеличение объема продаж (в бизнесе), реализация социальной ответственности, удовлетворение работников, рост организации и т.п.

Источник

Понятие и сущность организации. Организация как система

Ключевые слова: организация, система, подсистема, элемент, структура, связь, базовые схемы организационных отношений

5.1. Понятие организации и системы

Организация — (лат. – organizo – делать сообща, стройный вид, устраиваю) – это

— внутренняя упорядоченность, взаимодействие, согласованность более или менее дифференцированных и автономных частей целого, обусловленная его строением;

— совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого;

— объединение людей, совместно реализующих некоторую программу или цель и действующих на основе определенных процедур и правил (социальная организация).

Одна из трудностей определения этого понятия состоит в том, что организация (процесс организации) не представляет собой конкретной, материальной сущности, но вместе с тем она может иметь ряд свойств как материальных, так и нематериальных. Так, любая фирма обладает многими материальными объектами, имуществом, активами и т.д., но она имеет также много социальных аспектов, которые нельзя увидеть или потрогать, например, человеческие отношения.

Дополнительные трудности в определении этого понятия вызываются тем обстоятельством, что существует много разновидностей организаций, начиная с организации в семье и кончая организацией в неформальных рабочих группах и в формальных системах. Однако все организации обладают некоторыми общими элементами.

1) социальные системы, т.е. люди, объединенные в группы;

2) их деятельность интегрирована (люди работают вместе, сообща)

3) их действия целенаправленны (люди имеют цель, намерение).

Организация рассматрива­ется как процесс и как явление. Как процесс она представляет собой совокупность действий, ведущих к образованию и совер­шенствованию взаимосвязей между частями целого, например, процесс создания работоспособного коллектива. Организация как процесс регулируется законами о труде, процессуальным и уголов­ным кодексами. Как явление она представляет собой объединение элементов для выполнения программы или цели, действующей на основании определённых правил и процедур. В России организации как явление регулируются Гражданским кодексом РФ.

Термин «организация» в одном из своих лексических значений означает также «систему», но не любую систему, а в определенной мере упорядоченную, организованную.

Система – ­это целое, созданное из частей и элементов для целенаправлен­ной деятельности. Иногда систему определяют как совокупность взаимосвязанных действующих элементов.

Признаками системы яв­ляются:

ü множество составляющих ее элементов;

ü единство главной цели для всех элементов;

ü наличие связей между ними;

ü целостность и единство элементов;

ü наличие структуры и иерархичности;

ü отно­сительная самостоятельность;

ü наличие управления этими эле­ментами.

Каждая организация должна обладать признаками системы. Выпадение хотя бы одного из них неизбежно приводит организацию к ликвидации (таблица 5.1).

Отсутствующий признак организации

Нехватка ресурсов, некомплект составляющих технологического процесса

Единство главной цели у всех элементов

Отсутствие единой сплоченной команды

Связи между элементами системы

Обособление каждого элемента организации от общего дела, нет возможностей синергии

Относительная самостоятельность элементов системы (персонала)

Отсутствие возможности проявления творческого подхода, нет возможностей самовыражения

Четко выраженное управление

Наличие хаоса и анархии

1. свойство связности. Элементы набора могут действовать только вместе друг с другом, в противном случае эффективность их дея­тельности резко снижается;

2. свойство эмерджентности: потенциал системы может быть большим, равным или меньшим суммы потенциалов составляю­щих его элементов;

3. свойство самосохранения. Система стремится сохранить свою структуру неизменной при наличии возмущающих воздействий и использует для этого все свои возможности;

4. свойство организационной целостности. Система имеет потребность в организации и управлении.

Система может включать большой перечень элементов и ее целесообразно разделить на ряд подсистем. Подсистема – это набор элементов, представляющих автономную внутри системы область, например, технологическая, экономическая, организаци­онная, правовая подсистема.

Существуют следующие виды подсистем:

Техническая подсистема включает станки, оборудование, ком­пьютеры и другие работоспособные изделия, имеющие инструк­ции для пользователя и используемые им. Набор решений в техни­ческой подсистеме ограничен и их последствия обычно предопре­делены. Например, порядок включения и работы с компьютером, порядок управления автомобилем. Эти решения носят формализованный характер и вы­полняются в строго определенном порядке. Профессионализм специалиста, принимающего решения, предопределяет качество принятого и выполненного решений.

Биологическая подсистема включает флору и фауну планеты, в том числе относительно замкнутые биологические подсистемы, например, муравейник, человеческий организм, относительно ко­торых человек принимает решения. Эта подсистема обладает большим разнообразием функционирования, чем техническая. Вариантов решений в биологической системе, так же как и в технической, немного из-за объективно медленного эволюцион­ного развития животного и растительного мира. Однако последст­вия решений в биологических подсистемах иногда оказываются непредсказуемыми. Например, решения руководителя об установ­лении в помещениях компании кондиционеров. В некоторых слу­чаях кондиционеры провоцируют увеличение простудных заболе­ваний. Решения в таких подсистемах предполагают разработку нескольких альтернативных решений и выбор лучшего из них по каким-либо признакам. Профессионализм специалиста определя­ется его способностью находить лучшее решение.

Социальная (общественная) подсистема характеризуется нали­чием человека в качестве объекта управления. В качестве харак­терных примеров социальных подсистем можно привести семью, производственный коллектив, неформальную организацию и даже одного человека (самого по себе). Эти подсистемы существенно опережают биологические по разнообразию функционирования. Набор решений в социальной подсистеме характеризуется боль­шим динамизмом. Это объясняется достаточно высокими темпами изменения сознания человека, а также нюансов в его реакциях на одинаковые и однотипные ситуации. Социальная подсистема может включать биологическую и техническую подсистемы, а био­логическая – техническую подсистему.

5.2. Классификация систем

Абстрактные системы – системы, все элементы которых являются понятиями.

Конкретные системы – системы, элементы которых являются физическими объектами. Они разделяются на искусственные и естественные.

Искусственные системы создаются по желанию человека или какого-либо общества для реализации намеченных программ или целей. Например, семья, конструкторское бюро, студенческий профсоюз, предвыборное объединение.

Естественные системы создаются природой или обществом. На­пример, система мироздания, циклическая система землепользования, стратегия устойчивого развития мировой экономики.

Открытые системы характеризуются широким набором связей с внешней средой и сильной зависимостью от нее. Например, ком­мерческие фирмы, средства массовой информации, органы мест­ной власти.

Закрытые системы характеризуются главным образом внутрен­ними связями и создаются людьми или компаниями для удовлетворения потребностей и интересов преимущественно своего пер­сонала, компании или учредителей. Например, профсоюзы, поли­тические партии, масонские общества.

Полностью предсказуемые системы функционируют по заранее заданным правилам с заранее определенным результатом. Напри­мер, система обучения студентов в институте, система регистра­ции товариществ и обществ.

Частично предсказуемые (вероятностные) системы характеризу­ются тем, что выходные воздействия могут отличаться от ожидае­мых, а результаты деятельности не всегда совпадают с запланиро­ванными. Это может быть обусловлено тем, что одни события в организации происходят помимо нашей воли (форс-мажор), дру­гие – из-за недостатка профессионализма персонала, третьи ­из-за сложности задания или новизны информации. Например, научно-исследовательские подразделения, венчурные компании, игра в рулетку.

Жесткие системы основаны на высоком профессионализме не­большой группы руководителей и отлаженной технологии управ­ления и производства. Они обладают большой устойчивостью к внешним и внутренним возмущающим воздействиям, медленно реагируют на слабые воздействия.

Мягкие системы имеют высокую чувствительность к внешним и внутренним воздействиям и в этой связи – слабую устойчивость. Например, система котировок ценных бумаг, коллектив творчес­ких работников, новые организации, ребенок в семье.

Динамические системы представляют собой структуризованный объект, имеющий входы и выходы, объект, в который в определённые моменты времени можно вводить и из которого можно выводить вещество, энергию, информацию. В одних динамических системах процессы протекают во времени непрерывно, а в других – совершаются только в дискретные моменты времени.

Адаптивные системы – системы, функционирующие в условиях начальной неопределённости и изменяющихся внешних условиях.

Кроме того, системы могут быть простыми и сложными, актив­ными и пассивными.

5.3. Понятия, характеризующие строение систем

Под элементом принято понимать простейшую неделимую часть системы. Представление о неделимости связано с целью рассмотре­ния объекта как системы. Таким образом, элемент – предел членения системы с точки зрения решения конкретной задачи.

Система может быть разделена на элементы не сразу, а последо­вательным расчленением на подсистемы, более крупные, чем элемен­ты, но более мелкие, чем система в целом. Возможность деления сис­темы на подсистемы связана с вычленением совокупности элементов, способных выполнить относительно независимые функции, направ­ленные на достижение общей цели системы. Для подсистемы должна быть сформулирована подцель, являющаяся ее системообразующим фактором.

Понятие «связь» выражает необходимые и достаточные отноше­ния между элементами. Атрибутами связи являются:

По направленности различают связи:

а) направленные (подразделяются на прямые и обратные);

Направленные связи, в свою очередь, разделяют на прямые и обратные.

По силе проявления различают связи:

По характеру связи делятся на:

а) связи подчинения (подразделяются на линейные и функциональные);

б) связи порождения. Характеризуют причинно-следственные отношения.

Связи между элементами характеризуются определенным поряд­ком, внутренними свойствами, направленностью на функционирова­ние системы. Такие особенности системы называют ее организацией.

Структурные связи относительно независимы от элементов и мо­гут выступать как инвариант при переходе от одной системы к другой. Это означает, что закономерности, выявленные при изучении систем, отображающих объекты одной природы, могут использоваться при исследовании систем другой природы. Связь также может быть пред­ставлена и рассмотрена как система, имеющая свои элементы и связи.

Понятие «структура» в узком значении этого слова может быть отождествлено с понятием системообразующих отношений, т.е. струк­тура может рассматриваться как системообразующий фактор.

В широком смысле под структурой понимают всю совокупность от­ношений между элементами, а не только системообразующие отношения.

Методика вычленения системообразующих отношений из окру­жающей среды зависит от того, о чем идет речь: о проектировании еще не существующей системы или об анализе системного представления известного объекта, материального или идеального. Существуют раз­личные виды структур, или ещё их называют базовыми схемами организационных отношений.

К структурным организационным отношениям относятся воздействия, взаимодействия и противодействия.

Воздействие определяется как однонаправленное действие по передаче приказа, распоряжения, совета, просьбы от одного объекта (субъекта) управления к другому. Например, руководитель выдает работу исполнителю – это воздействие от субъекта к объекту; или мастер цеха просит главного инженера организации помочь ему – это воздействие от объекта к субъекту.

Взаимодействие – это положительное действие обратной связи (положительная реакция) со стороны человека (объекта управления) на воздействие.

Противодействие – это отрицательное действие обратной связи со стороны человека на воздействие.

Организационные отношения складываются в процессах организации: производства в целом или его отраслей; труда на предприятии; сферы обращения; создания, реформирования, реорганизации, реструктуризации и ликвидации.

Принятый порядок обычно входит в традицию организации и для его замены, если это требуется, необходимы большие усилия. Прежде чем формировать устойчивые связи, каждому потенциальному контр­агенту необходимо выявить ключевой набор порядков в данной организации. Соблюдение принятого порядка в чужой организации – это обязанность любого человека.

В теории организации рассматриваются такие базовые схемы отношений индивидов: линейная, кольцевая, колесообразная и звездообразная.

Рис. 5.1. Линейная схема

Рис. 5.2. Кольцевая схема (функциональные связи)

Рис. 5.3. Схема «колесо» (линейно-функциональные связи)

Рис. 5.4. Схема «звезда» (линейная связь)

В линейной схеме (рис.5.1) нет обратной связи. Она хорошо работает в небольших организациях с высоким уровнем профессионализма и большой личной заинтересованностью персонала в результатах труда.

Кольцевая схема (рис.5.2) представляет собой замкнутую на руководителя линейную схему. Такая схема хороша для небольших организаций или подразделений средних организаций, где имеется стабильная продукция и рынок, а также четкое разделение функциональных обязанностей среди профессиональных работников.

Схема «колесо» (рис.5.3) эффективна для небольших организаций и подразделений средних организаций с неустойчивой номенклатурой и рынком, где имеется четкое разделение обязанностей среди профессиональных работников.

Схема «звезда» (рис.5.4) представляет собой разветвлённую систему линейных отношений. Она дает хорошие результаты для филиальной структуры организаций при необходимости соблюдения конфиденциальности. Между объектами управления нет внутренних связей. С каждым объектом только руководитель реализует линейные и функциональные связи.

В рамках одной организации и даже в рамках одного типа организаций может существовать несколько типов отношений.

В качестве примера можно привести следующие схемы организационных отношений при проведении занятий со студентами:

Линейная схема. Преподаватель выдает задание на коллективное выполнение одному студенту, который после выполнения дает его другому для дополнений в той же или смежных областях знаний; второй дает третьему и т.д. В результате вклада каждого студента должен получиться хороший и многогранный ответ на вопрос.

Рис.5.5. Схема наращивания ответов на один вопрос по линейной схеме отношений индивидов

При линейной схеме отношений преподаватель не проверяет конечный результат, если студенты сами заинтересованы в хорошем выполнении задания.

Кольцевая схема. Эта схема в отличие от линейной имеет обратную связь, и преподаватель получает возможность контролировать результат выполнения после каждого ответа студента.

Схема «колесо». Это типовая схема проведения занятий. Преподаватель задает вопрос одному студенту и оценивает его ответ, остальные студенты коллективно принимают участие в дополнениях по основному ответу. Роль преподавателя заключается в корректировке и соблюдении технологии проведения занятий.

Схема «звезда». При проведении занятий преподаватель учитывает индивидуальную подготовку каждого студента. Каждому студенту или подгруппе преподаватель готовит персональные задания.

Схема позволяет эффективно проводить занятия при индивидуальном, а не групповом подходе. Формирование однотипных подгрупп может быть осуществлено с помощью тестирования или других методов.

Иерархическая схема. Преподаватель дает набор вопросов старосте на всю группу. Староста сам определяет, кому какой вопрос дать для подготовки ответов, так как предполагается, что староста лучше преподавателя знает возможности и степень подготовки студентов своей группы. Преподаватель освобождается от индивидуального подхода. Данная схема дает результаты, аналогичные для схемы «колесо».

Рекомендуемая литература по теме

1. Иванова Т.Ю., Приходько В.И. Теория организации: учебник. – М.: КНОРУС, 2006

2. Горбенко Е.В. Теория организации: конспект лекций. Ч.I (учебное пособие). Таганрог: Изд-во ТИУиЭ, 2007

3. Корниенко Е.В. Теория организации: конспект лекций. Ч.II (учебное пособие). Таганрог: Изд-во НОУ ВПО ТИУиЭ, 2010

4. Лафта Дж.К. Теория организации: Учеб. пособие. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2003

5. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента /Пер. с англ. М.: Дело, 1996.

6. Голов Р.С., Агарков А.П., Голиков А.М., Иванов А.С., Сухов С.В., Голиков С.А.. Теория организации. Организация производства: Интегрированное учебное пособие. Издательство: Дашков и К, 2012 г.

7. Дафт Р.Л. Теория организации: Учебник. Издательство: Юнити-Дана, 2012 г.

8. Яськов Е.Ф. Теория организации: учебное пособие. Юнити-Дана, 2012 г

9. Горшкова Л. А. Основы управления организацией: Практикум с использованием активных методов обучения: УМО Учеб.пособие / Л. А. Горшкова. – 2-е изд.; перераб. и доп. – М.: КНОРУС, 2012

Вопросы для обсуждения

1. Что означает термин «организация» как процесс и как явление?

2. Каковы состав и содержание организационных отношений в компании?

3. Что такое система и какие основные свойства ей присущи?

4. Перечислите основные признаки системы.

5. Какие существуют виды подсистем?

6. Какие понятия характеризуют строение систем?

7. Дайте характеристику базовым и производным схемам организационных отношений

8. Какова классификация систем?

9. В чём заключаются базовые свойства организации?

а) В самом общем случае организацией называют группу людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общих целей. Как бы вы дополнили это определение?

б) Как вы понимаете следующее изречение? Сделайте краткий комментарий.

«Организацию трудно увидеть. Мы видим только то, что на поверхности: высокие здания, оборудованные компьютерами помещения, приветливых служащих, но в целом организация представляет собой нечто туманное и абстрактное» (Ричард Л. Дафт).

Источник