Трелло как добавить участников
Работа с командами
Одна из значимых особенностей Трелло — удобное командное взаимодействие внутри платформы.
Вы можете собирать и представлять информацию в одном месте сразу для всех участников. Будь то коллеги, друзья или семья — работа через Trello упростит решение ваших задач.
Больше никаких забытых задач или потерянных цепочек писем в ваших почтовых ящиках.
Создание команды
Функция Команды позволяет легко организовать работу с вашими досками Трелло и участниками. Создание команды может нести любой характер: рабочая группа, отдел, друзья и так далее.
В Трелло нет никаких лимитов на количество досок или участников для команд, собственно, как и на количество команд.
Как создать команду?
Для создания команды выполните следующие действия:
Отлично, вы создали свою команду!
Пригласите участников команды
Ок, мы создали команду. Но пока что в ней нет никого, кроме нас. Самое время пригласить участников.
Чтобы добавить новых участников в команду, достаточно выслать им приглашения через специальный интерфейс. Идем в раздел Участники и добавляем членов команды по Email или никам в Трелло.
Теперь у нас есть участники Команды, которыми вы можете управлять.
Например, продолжить добавление, для этого нажмите на кнопку «Пригласить участников команды». Или вовсе исключить кого-то из Команды.
Также вы можете менять доступ участника, существует два вида доступов: Обычный и Администратор (может менять настройки Команды).
Еще больше возможностей открывается, если вы используете Business Class, то есть платный тариф Trello.
Настройки команды
В разделе Настройки вы можете задать видимость команды. По умолчанию команда имеет статус Приватной, но ее также можно сделать Публичной, тогда ее можно будет найти через поисковые системы и другие люди смогут ее просматривать.
Здесь же можно связать команду Trello со Slack, чтобы дублировать туда важную информацию, происходящую на досках. Уведомления и оповещения будут публиковаться прямо в чат Slack, а вы и коллеги сможете частично взаимодействовать с карточками прямо из Slack.
Как удалить команду?
Все в том же разделе Настроек вы можете удалить команду из Трелло.
Удаление команды необратимый процесс. При удалении команды доски команды не удаляются и переносятся в список досок создателя команды.
Связь Доски и Команды
Чтобы Команда могла работать на Доске, необходимо их ассоциировать.
Вы можете создать доску прямо из меню управления Командой, тогда все участники команды по умолчанию будут иметь к ней доступ.
Это хороший вариант, но может сложиться такая ситуация, при которой у вас уже есть доска и вам нужно дать к ней доступ всей команде.
Тогда нам нужно перейти на доску и добавить к ней команду. Также не забудьте изменить видимость доски с Приватной на Командную, так как только в этом случае все участники команды смогут взаимодействовать с Доской.
Вот и все. Мы создали команду, произвели все настройки и добавили команду к Доске. Теперь можно начинать совместную работу. Ах, да, еще кое-что.
Будьте Лидером
Продуктивные команды зачастую создаются вокруг сильного лидера. Если вы тот самый лидер и создатель доски, то удостоверьтесь в том, что ваши коллеги понимают и разделяют ваши цели и видение.
Есть несколько полезных советов для начала командной работы в Трелло:
Надеюсь, эта статья была полезной для вас и приблизит вашу команду к достижению поставленных целей!
Trello — начало работы и скрытые фишки
Trello — это очень распространенная программа по организации личных дел и бизнеса. Когда пользователь только заходит в нее, она может показаться ему очень простой и примитивной, но чем больше он работает с ней, тем больше фишек и сюрпризов он находит. В этой статье я рассмотрю как самые начальные аспекты работы, так и более продвинутые функции Trello о которых не знает большинство пользователей.
P.S. если вы хоть раз открывали приложение trello листайте до основы работы.
Как начать работу
В самом начале мы видим экран, на котором на предлагают создать доску, давайте сделаем это. Необходимо всего лишь ввести название доски и выбрать фон (я всегда выбираю наиболее нейтральную фотографию или еще лучше просто однотонный цвет, чтобы ничего не отвлекало от карточек внутри доски, и они контрастировали с задним фоном). Готово, мы создали свою первую доску.
Теперь нам нужно «добавить список», то, что я в дальнейшем буду называть колонкой. Нажимаем «добавить», вводим название и тут начинается самое интересное, потому что сейчас мы перейдем к созданию карточек.
Для добавления карточки необходимо ввести название, и после создания мы можем нажать на саму карточку и провалиться в ее настройки.
Как только мы создали карточку перед нами предстает абсолютно чистый шаблон, который теперь мы можем настраивать и кастомизировать под себя практически так, как нам захочется, но для начала давайте быстро ознакомимся со строением карточки.
Каждая карточка имеет название, описание и действие. Название буде видно нам «снаружи» на всей доске, а вот вся остальная информация скрыта внутри карточки и только некоторые справочные пункты можно тоже выносить как бы на обложку карточки.
Основы работы
Давайте посмотрим направо и быстро изучим основные вещи, которые мы можем добавить на карточку.
Первое — это метки. Они видны снаружи карточки и помогают выделять отдельную карточку среди остальных, а также присваивать каждой карточке свою роль. Метки можно называть по-разному, и каждая метка может обозначать карточку с той или иной информацией.
Например вот так выглядят мои метки. Карточку с соответствующей информацией я обозначаю соответствующей меткой, например если в карточке содержится ссылка на какую-нибудь важную статью, я отмечаю ее желтой меткой, а если карточка содержит домашнее задание, или еще какое-нибудь дело, которое я должен выполнить, она помечается красной меткой.
Вторая, не менее важная функция в карточке — это чек-лист. Тут все просто, можно создать чек-лист с определенным названием, например «список покупок» или «домашнее задание», потом внести в него необходимые для выполнения пункты и затем отмечать по мере исполнения. Каждый выполненный пункт будет оставаться в чек-листе, но зачеркиваться, показывая, что вы выполнили, а что нет, и какой объем работы был вами проделан.
Интересная модель: когда я готовился к ЕГЭ, и у меня было большое количество вебинаров, которое нужно было посмотреть, я просто создавал чек-лист с вебинарами и в строчки вносил ссылки на эти видео, а затем отмечал по мере просмотра.
Третья функция карточки — это создание сроков. Мы можем задать срок выполнения той или иной задачи, записанной на карточке, и trello напомнит нам заблаговременно, что срок карточки скоро истекает и будет менять цвет маркера времени на карточке в зависимости от того, сколько времени осталось до намеченного срока. Также мы можем добавить календарь на всю доску, и у нас появится еще одна полезная функциональность доски.
Как это сделать:
Теперь, когда мы создали карточку с определенным временем исполнения, она автоматически добавится в календарь, и при нажатии на кнопку «календарь» на доске, мы увидим наши задачи, которые необходимо выполнить к определенному сроку.
Четвертая штука — это вложения, на них мы остановимся поподробнее. Для меня, человека, который из-за учебы работает с огромным количеством файлов, это одна из самых полезных функций карточки. В эти вложения можно очень просто добавлять картинки или файлы, перетащив их из папки на компьютере или телефоне на карточку (drag and drop).
Интересный факт: если вы закидываете туда картинку, то она становится обложкой карточки, иногда это мешает, поэтому можно отменить добавление обложки, но я создал специальные картинки, на которых написал разные нужные мне информационные баннеры, и теперь при добавлении этой картинки, у меня получается красивая и сообщающая мне о чем-то обложка карточки (по сути, как метки, только больше и ярче).
Вот мои шаблоны, копируйте, пользуйтесь.
Как пользоваться Trello: пошаговая инструкция
Trello – довольно популярный сервис, предназначенный для эффективной организации коллективной работы: планирование и постановка задач, управление проектами в режиме онлайн. Программа позволяет автоматизировать большую часть организационных аспектов, при этом экономит не только время, но и финансы (есть бесплатный пакет).
При разработке сервиса за основу взята японская система «Канбан», основной принцип которой «точно в срок». Методология успешно перекочевала из производственной сферы в интернет-пространство. Сегодня Trello используется компаниями в качестве менеджера задач, а также фрилансерами для улучшения личной эффективности.
Содержание
Аргументы в пользу Trello
Рабочее пространство сервиса – доски. На них, в свою очередь, создаются списки, содержащие структурированную информацию. Каждый список содержит карточки, обладающие множеством настроек. Они и являются основным элементом работы.
По данным Trello, пользователями сервиса стали более 1 миллиона человек. Чем обусловлена такая популярность?
Рассмотрим очевидные причины:
Минусы Trello
К недостаткам можно отнести:
Тарифы Trello
Всего руководством сервиса предложено 3 пакета. Тарификация исчисляется в долларах:
Бесплатно – не имеет ограничений по времени. Вы можете создавать любое количество досок, списков, карточек, задействовать участников к проекту и выбрать одно улучшение для доски.
Business Class – 9,99 дол/месяц за 1 пользователя при оплате на год вперёд. Помимо основных инструментов появляется доступ к премиум расширениям, интеграции со сторонними сервисами и прочие фишки.
Enterprise – 20,8 дол/месяц и менее за 1 пользователя при оплате на год вперёд. По описанию разработчика, тариф подходит для крупных компаний. В нём представлены все возможности системы без ограничений. Сервис обеспечивает дополнительную защиту данных – весь трафик идёт по защищённому протоколу HTTPS.
Регистрация
Меню аккаунта Trello
В правой части экрана расположена вкладка «Меню», содержащая следующие опции, основные из которых:
Добавление и настройка досок
Обращаю ваше внимание, что мы рассматриваем возможности бесплатной версии.
Чтобы добавить доску, нажимайте на вкладку «Доски» – «Создать новую доску».
Впишите название, задайте тип доски «Приватная» или «Публичная» и выберите фон. Лучше для каждой доски выбирать отдельный фон, так они будут лучше визуализироваться. Доска готова. Можно переходить к её наполнению.
Списки и карточки
После создания доски оформляем списки. Нажимайте на «+Добавить список». В открывшееся поле введите его название.
Вы можете создать сразу несколько списков, которые будут отображаться рядом в виде колонок. У каждого списка есть перечень настроек.
Переходим к созданию карточек. Кликаем «+Добавить карточку» и вводим название. Здесь сразу можно задать параметры: добавить участников, поставить цветовую метку и позицию карточки в списке.
Созданные карточки отображаются по вертикали. Вы можете менять их местами, удерживая левой кнопкой мыши. Для каждой карточки есть список настроек, например, переместить/копировать в любой список доски или вообще на другую доску.
Переходим к заполнению карточки. Вот пример заполненной мною карточки.
Опция «Действия» отображает в виде вертикального списка все внесённые изменения любым участником карточки.
Синхронизация Trello с Google Календарем
Нажмите на иконку шестеренки (настройки) вашего календаря в Trello, дальше «Включить синхронизацию». 
Система сгенерирует ссылку на календарь. Ее нужно скопировать и вставить в Google Календарь: «Настройки» – «Добавить календарь» – «Добавить по URL». Вносите ссылку в соответствующее поле. На этом синхронизация Trello и Google Календаря завершена. 
Обратите внимание, что Google Календарь будет обновлять данные по указанной ссылке не более двух раз в день. То есть изменения, вносимые в Trello, будут показываться не в режиме реального времени.
Как удалить доску/карточку в Trello?
Удаление карточки происходит в 2 шага: сначала её нужно архивировать – опция «Архивация». После этого карточка может быть удалена – опция «-Удалить».
Если вы по ошибке архивировали карточку или вам нужно её восстановить, используйте кнопку «Вернуть».
Для удаления всей доски вам нужно её открыть, в правом углу экрана выбрать «Меню», дальше «Архив».
Архивную доску можно «Удалить» или восстановить с помощью опции «Вернуть».
Пригодится в работе
Экономия времени
Разработчик предлагает управлять карточками нажатием одной клавиши, например:
Стикеры
Они помогут вам визуализировать рабочее пространство доски, если вам недостаточно использования меток.
Улучшения
Значительно упрощают процесс работы, и делают сервис функциональным. Я бы выделил несколько из них:
Аналоги Trello
Ниже я приведу список сервисов, которые по своему функционалу схожи с Trello, и могут стать ему альтернативой:
Вывод
С помощью Trello можно выдавать задачи и отслеживать их выполнение, хранить необходимую информацию, держать сотрудников компании в курсе текущих событий, организовывать встречи и вести обсуждения, а также многое другое. На самом деле, это гибко настраиваемый сервис, который используется в любой нише бизнеса и в личных целях. Важно хорошо в нём разобраться, выделить те фишки и улучшения, которые станут вам полезными. Плюс – наличие бесплатной версии с основным набором инструментов и возможность работы с любого устройства (компьютер, планшет, телефон), при этом всё автоматически синхронизируется на каждом гаджете. Минус – неудобство работы над сложными проектами с детализацией данных: на мой взгляд, в большом количестве карточек можно запутаться.
Onboard your team to Trello
Whether you’re a team of ten or ten thousand, it only takes a few minutes to onboard your team members, set permissions, and start collaborating.
Information can easily get lost or misinterpreted when spread over many different tools such as emails or spreadsheets. Trello helps your team focus on the work that matters with its intuitive design, features, and integrations which minimize cumbersome learning curves and hours of tedious work. With Trello you can be sure everybody is on the same page to take projects to the finish line and has the tools they need to get their work done.
Section Overview
In this section you will learn:
Create a Workspace for your team’s projects
Trello Workspaces are a secure place for all your team’s projects. At a glance, you can get perspective on all team member’s work, navigate your team’s boards, view information, and gather all valuable stakeholders in one place.
What is a Workspace?
A Workspace is your team’s navigation hub, where everyone can access all the team’s boards, members, and Workspace views. Within a Workspace you’ll have all the context you need to productively contribute to the collective team effort.
Workspaces are a place where information can easily be found, shared, and collaborated on.
When you join Trello you are automatically added to a Workspace. In this space you can create up to 10 boards for free. To create a board within a Workspace, click on the + sign in the top right corner of Trello or “Create new board” from the Boards tab in your Workspace.
Premium TIP ALERT:
Expand your Workspace experience by adding unlimited boards and more.
Onboard your teammates.
Reduce the risk of miscommunication (or work FOMO) and invite all the relevant team members and colleagues to the party. There is no limit to how many members can be added to a Workspace.
Invite members to a Workspace in the Members tab of your Workspace by clicking “Invite Workspace members.” You can search for them by email address or name.
In free Workspaces, every member will automatically be granted admin status by default, letting them invite and remove Workspace members, create Workspace invite links, convert guests into Workspace members, and more.
You can set more granular Workspace permissions by subscribing to our Premium plan. In this case, the capabilities listed above are reserved only for designated Workspace admins, and admins can set other member’s Workspace roles to admin, normal, or observer. Additionally, Premium Workspace admins can:
Maintain admin status on all Workspace boards, including private boards
Manage who can create and delete Workspace boards at different visibility levels
Manage who can add Guests to a board
Can turn Single-Board Guests into Multi-Board Guests
Set up a few boards
Getting everybody to use the same tools can be challenging, here are a few tips to help your team get onboarded to Trello seamlessly.
Set up Trello boards based on existing team projects and activities
The easiest way to onboard a teammate to Trello is to start from a context they already know. Pick an activity or a project your team is already familiar with and create a Trello board to facilitate it. Luckily, we have templates to help you get started.
Create a project board
Big dreams turn into bigger results with a killer project plan. Use this basic structure to build your team’s ideal workflow, for projects big or small. Drag cards from To do to Done will let your team celebrate every milestone.
Start with a template here
Run a team meeting
Great meetings require great planning. This board is an ideal framework for collaboratively planning your meeting agenda for a regular, recurring team meeting. Set the agenda, share documents and take notes for your meeting in a Trello board.
Browse meeting templates here
Share a resource hub
Centralize information that is easy to use, access and share. Use a board to store all the essential team resources, schedules, project summaries, and updates From a new collaborator to advanced doers, everyone on your team needs a common place to share and access resources.
Pro-tip
There are millions (billions?) of ways to be productive with Trello. Get some inspiration from other Trello users in our Template Gallery.
Create clear spaces for each team or project by creating boards that represent existing workflows. Avoid filling up one board with too much information, and instead create new boards to break down your workflow in a more digestible way.
Tips for onboarding success
Give context to break down silos. When you enter an office, you’ll naturally look around to understand the environment you are stepping into. Same goes with a Trello board—and to help give your team as much context as possible, we recommend filling in the «About This Board» section. It provides a place to add details about a board’s purpose, goals, and so much more. It is helpful to anyone joining your board—from a client, to a new team member, to a temporary stakeholder.
The ‘About This Board’ feature should have three sections:
Made by: to highlight the creator(s) of a given board.
Description: to share all the details regarding the board’s context, purpose, best practices, and stages.
Actions: to easily highlight the voting and commenting permissions.
Get cross team perspective
Getting perspective on one’s work means being able to look at it from different angles and choosing the one that is the most relevant to your job. The same goes for group work—time spent taking a step back or going deeper into specific details can help your team take the project to the next level.
With our Workspace Table view you can visualize cards across boards within a Workspace, sort and filter them by various criteria. If you are a manager that is a great way to get perspectives on the workload of your team members or have an overview of a specific line of work that might happen across different teams.
Learn more about Workspace views here.
While Trello Workspaces create a robust and safe place for your team to work productively, the flexibility of Trello boards give you infinite opportunities to build the workflows your teams need to get their work done seamlessly.
* Available to Premium and Enterprise customers
Trello: управление задачами
Трелло — универсальный инструмент для ведения рабочих и личных проектов. Он позволяет отслеживать выполнение каждой задачи, координировать работу нескольких человек, следить за сроками и хранить всю необходимую информацию в одном месте.
Сервисом пользуются миллионы пользователей во всем мире. За что его так полюбили? Главных причин две:
1. Интуитивно понятная система работы над задачами. В её основе — японская философия организации рабочих процессов Kanban (канбан).
2. Бесплатной версии Трелло достаточно для бесперебойной работы команды в 50-75 человек.
Этот материал будет полезен тем, кто не пользовался Трелло или не работал в системах управления проектами. Вы узнаете, какие принципы организации рабочих процессов лежат в основе Трелло, познакомитесь с его базовыми элементами и научитесь ими пользоваться. В итоге вы сможете принять решение, подходит ли сервис Трелло для ваших задач.
Планирование в Трелло
Трелло — это максимально простой и интуитивно понятный онлайн-сервис для управления рабочими процессами и проектами. В качестве модели создатели Трелло использовали гибкую и прозрачную методологию «канбан» (Kanban), которую впервые применили в производственных процессах на заводе Toyota ещё в 60-х годах.
Ключевой принцип работы «по канбану» — представить все задачи и их статусы максимально наглядно для всех участников рабочего процесса. В классическом виде это выглядит так: мастер цеха для каждой операции пишет карточку и вывешивает её на специальную доску. По мере выполнения операции карточка перемещается по доске, а затем снимается. Таким образом, каждый может узнать, кто и какую задачу выполняет — для этого достаточно просто взглянуть на доску.
Трелло — это виртуальная доска для карточек и их перемещения. Сервис не ограничивает вас конкретным подходом к управлению задачами: вы можете применять любую гибкую методологию (например, Agile и Scrum) или придумать свою систему.
Возможности Трелло
Облачное решение. Всё хранится на облачных серверах, поэтому ничего не потеряется и не забудется.
Все плюсы онлайн-сервиса. Отслеживание дедлайнов, уведомления, прикрепление файлов, поиск по задачам, фильтрация и сортировка, подробные логи и статистика.
Кроссплатформенность. Сервис доступен в веб-версии (для Chrome, Firefox, Safari и Edge), есть приложение для компьютера, планшета и смартфона.
Интеграция Трелло с внешними сервисами. Трелло можно связать с внешними сервисами, например почтой, календарем, Github, Slack и другими. Тrello можно подключить и к Tilda: тогда заявки, попадающие через формы Tilda, будут автоматически появляться на досках Трелло. Подробная инструкция о том, как это сделать, здесь.
Как пользоваться Трелло
Трелло — это простая иерархия из досок, списков и карточек. В доске находятся списки, в списках — карточки.
Познакомимся поближе с каждым элементом.
Доска задач Трелло
Доска — это общее пространство, в котором можно размещать карточки, группировать их по колонкам и перемещать карточки между списками. В виде доски можно представить проект, работу одного отдела или целой небольшой компании, временной промежуток (например, неделя или год) или даже один процесс (например, написание диссертации).
Что можно делать с доской?
1. Копировать. Если процессы одного проекта подходят и для другого, не нужно заводить доску заново. Достаточно просто скопировать существующую и немного её перенастроить.
2. Добавить к ней других участников: коллег, друзей, членов семьи, экспертов.
3. Добавить улучшения. «Улучшениями» в Трелло называются плагины, которые расширяют функциональность: переключение на календарный вид или интеграция с Google картами. В бесплатной версии доступно одно любое улучшение.
4. Изменить фон доски. Его не очень хорошо видно, когда колонок и карточек много, но он помогает отличить один проект от другого на домашней странице Трелло.
Календарный вид доски:
На сайте Трелло есть шаблоны досок под разные задачи. Все шаблоны находятся на домашней странице в отдельной вкладке и разбиты по категориям: «Бизнес», «Дизайн», «Образование», «Личные дела» и так далее.
Чтобы добавить шаблон в свой аккаунт, нажмите на кнопку «Использование шаблона» и выберите настройки доски.
Доски могут быть приватными, командными и публичными.
Списки (или колонки) Трелло
Доска не имеет смысла, если в ней нет списков-колонок. Именно по ним будут путешествовать задачи в ходе выполнения.
Обычно в качестве колонок выступают:
Карточки Трелло
Карточки — базовый элемент Трелло. Именно в них кипит работа — появляются сроки и метки, добавляются участники, ведутся обсуждения. Обычно карточка — это одна задача большого проекта.
Какая информация есть в карточке?
1. Название. Например, «Добавить всплывающее окно на главную».
2. Описание. Например, «Всплывающее окно с предложением подписаться на почтовую рассылку. Активируется при скролле (75%)».
3. Участник или исполнитель. Например, «Петя Птичкин». Их может быть несколько человек.
4. Срок. Например, 23 февраля 21:00. При добавлении срока в карточке появляется чек-бокс о выполнении.
5. Чек-лист. Например, «1. Получить текст от копирайтера. 2. Создать попап. 3. Написать маркетологу».
6. Обложка. Если добавить к карточке изображение, оно автоматически станет обложкой и выделит карточку в колонке. Это можно отменить в настройках карточки.
7. Метка. Метки — это цветовые ярлыки для задач. Ярлыками можно разделять задачи по их типу, сложности, важности, отделу или вашей личной симпатии к задаче.
8. Комментарии. Комментарий к карточке может оставить любой участник доски. Например, «Не успею выполнить к 21:00». Чтобы упомянуть участника, введите его имя через @, например @Вася Собакин. Ему придёт уведомление об упоминании.
Шаблоны Трелло
Если у вас много однотипных карточек, вы можете создать шаблон. Выберите в меню карточки «Создать шаблон» — и на ней появится специальная метка. Теперь в поле добавления новой карточки вы увидите отдельную кнопку «Создать по шаблону».
Дата выполнения
Если в карточке установлен срок выполнения, отметка с датой станет жёлтой и красной по мере приближения к дедлайну. Если задача выполнена в срок и отмечена как выполненная, отметка с датой будет зелёной. Эта небольшая деталь выступает хорошим психологическим крючком для своевременного исполнения задачи.
В Трелло достаточно сложно организовать повторяющуюся задачу (например, которую нужно выполнять каждый вторник или каждый месяц). Однако эту ситуацию можно исправить, установив улучшение Card Repeater. Помните, что в бесплатной версии доступно только одно улучшение.
Метки Трелло
Метки — это мощный инструмент, который в отдельных случаях может заменить собой списки. Например, метки со статусами задач покажут, на каком этапе сейчас находится процесс. Однако это достаточно редкая практика, которая подходит для линейной работы в небольшой команде.
Чек-лист Трелло
Чек-листы необходимы, если задача состоит из более мелких этапов. Например, в задаче по созданию лендинга необходимо написать текст, подобрать картинки и сверстать страницу. Каждая ступень будет отдельным пунктом чек-листа. Прогресс вы увидите, даже не открывая карточку, например «2/5».
Перемещение между колонками
Карточки легко перетащить из колонки в колонку: достаточно одного взгляда на доску, чтобы оценить, как идут дела на проекте или в отделе.
Перемещайте карточку в тот момент, когда появляются изменения: например, выполнение задачи перешло на другой этап, она передана другому человеку, стала неактуальна или работа над ней завершена.
Совет: как быстро добавить много карточек из таблицы или документа. Если у вас есть готовый список дел, можно скопировать его полностью, добавить новую карточку в Трелло и при создании выбрать вариант «Добавить X карточек». Важно: каждый пункт списка должен начинаться с новой строки.
Примеры использования: чем можно управлять с помощью Трелло
Личный планировщик
Доска для планирования личных или рабочих дел пригодится и фрилансеру, который работает с несколькими заказчиками, и родителю, который составляет расписание для своей семьи.
В доску можно внести колонки «Приоритетные задачи», «В работе», «Готово», «Выставить счёт», «Выслать документы», а цветовыми метками обозначить отдельных заказчиков.
Если это семейный планировщик, то особенно важно, что все члены семьи смогут добавлять и редактировать задачи на такой доске.
Список дел
Доска Трелло может выполнять роль ежедневника для записи рутинных задач. Задачи можно разбивать в колонки по их виду (на рабочие, семейные, личные) или просто распределять их по дням недели. Выставленные сроки выполнения помогут вспомнить о них заранее. Цветовыми метками можно помечать важность дела.
Планирование мероприятия
Чтобы организовать публичное мероприятие, придётся координировать разных людей: менеджеров, маркетологов, PR-специалистов, экспертов и спикеров, бухгалтерию, внешних подрядчиков. Создание единой доски в Трелло поможет разбить процесс на этапы и связать между собой ответственных за направление.
Эту доску можно использовать для организации корпоративных вечеринок, крупных совещаний и заседаний, выездов на природу и так далее.
Контент-план
Трелло поможет организовать работу с публикациями на неделю, месяц, квартал или год. Обратите внимание, что используются колонки смешанного типа — и по виду задач («Написание», «Редактура», «Иллюстрации»), и по их статусу («Готово к публикации», «Опубликовано»). С помощью цветовых меток можно обозначать вид контента (подкаст, статья, инфографика и так далее).
Это яркий пример главного правила Трелло: нет никаких правил. Если придуманный вами рабочий процесс соответствует вашим целям, значит он правильный.
Баг-трекер
Для регистрации ошибок в системе удобно организовать доску с колонками «Входящие», «Несрочные баги», «Срочные баги», «В процессе», «Блокирующие баги», «Тестируется» и «Исправлено». Пользователи, которым нужна информация о ходе работы, могут следить за процессом исправления багов.
Мониторинг проблем в бизнес-процессах
В Трелло можно завести доску для регистрации и описания проблем в проекте. Она поможет подготовиться к совещанию и сэкономить время на выяснении причин и возможных решений. Чтобы такой сценарий работал, ответственным сотрудникам нужно регулярно вносить в доску возникающие проблемы и своевременно дополнять их комментариями.
Трекер задач для технической поддержки
Для заявок, поступающих в IT-отдел, тоже можно завести отдельную доску. Там будет удобно фиксировать проблемы пользователей и пути их решения.
В первую колонку попадают все заявки, которые затем получают метки, например, «Восстановление пароля», «Проблемы с сетью» и так далее. По мере выполнения заявки карточка перемещается между колонками.
Воронка продаж
Доска в Трелло для отработки воронки продаж будет полезна небольшим отделам продаж. Например, от отдела маркетинга в первую колонку поступает информация о потенциальных клиентах. Ответственный за доску с помощью метки присваивает каждой задаче степень приоритетности. Менеджеры обновляют данные в карточке и перемещают её между колонками.
Trello можно подключить к формам на Tilda: тогда заявки с сайта будут автоматически появляться в нужной колонке. Подробнее о том, как это сделать, здесь.
Подбор персонала
Доска в Трелло может облегчить коммуникацию между HR и руководителями других отделов. Руководитель, которому нужен новый сотрудник, заносит в первую колонку карточку с описанием вакансии и требованиями к кандидату. Специалист по найму переносит карточку в нужную колонку в зависимости от приоритета или статуса, например «Поиск приостановлен», «К публикации», «Поиск идёт» и так далее.
Для более поздних этапов отбора пригодится эта доска. С её помощью отслеживается процесс собеседований, обратная связь от руководителей, формирование предложений кандидатам. Эту доску можно внедрить в предыдущую, а можно использовать отдельно.
Адаптация новых сотрудников
Чтобы помочь новым сотрудникам освоиться, нужно много времени и сил. Доска Трелло зачастую может заменить специальный курс обучения.
Для этого колонки становятся этапами знакомства с компанией, а в карточках размещается информацию по категориям. В них можно оставить инструкции, правила, нужные контакты и другие полезные для новичка данные.
Стратегическое планирование
В Трелло можно загружать стратегические планы своего отдела или компании. Если добавить всех заинтересованных лиц (руководителей, инвесторов, клиентов и тех, кто принимает решения), вы уменьшите количество совещаний и встреч. Процессы будут на виду, и вам будет проще объяснять свои решения.
Сколько стоит Трелло?
У Трелло три тарифных плана: бесплатный, бизнес (Business Class) и корпоративный (Enterprise). Все эти варианты предлагают неограниченное количество личных досок, списков и карт, однако платные тарифы предлагают больше возможностей для работы больших команд.
1. Free. Бесплатно навсегда. В план входит 10 командных досок, 1 улучшение и возможность прикрепления файлов до 10 Мб.
2. Business Class. Цена: 9,99$ в месяц при оплате за год. В план входит неограниченное количество командных досок, улучшений, возможность прикрепления файлов до 250 Мб и некоторые функции автоматизации и обеспечения безопасности данных.
3. Enterprise. Цена: около 21$ за пользователя в месяц. Сюда входят все функции плана Business Class, а также продвинутые возможности администрирования — уровни доступа и единая система входа.
Как работать в Трелло с максимальной пользой
Часто команда бодро принимается за использование Трелло, но быстро угасает. Дело не в самом инструменте, а в человеческом факторе: кажется, что новый сервис решит проблему, а проблема — в нашем поведении. Удобный инструмент способен помочь в деле, но не выполнить его.
Трелло идеально подходит для тех, кто хочет ежедневно видеть прогресс в движении к цели. Разочарование приходит, когда задачи всё копятся и копятся, а цель не достигается. Что делать, чтобы этого не происходило?
1. Разработать правила и инструкции и поместить их в первую колонку. Пример:
Все участники доски должны знать, как устроен рабочий процесс. Когда перемещать карточку — сразу после выполнения или раз в неделю после общего созвона? Кто отмечает карточку как выполненную — исполнитель или организатор? Какие приняты цветовые метки? Как использовать чек-листы? Эти правила должны быть прописаны и понятны.
2. Оценивать объём. Если в вашей команде 5 человек, а в колонке «На эту неделю» стоит 100 задач, подумайте — не перегибаете ли вы палку? Все задачи могут казаться важными, но чрезмерно большой объём и сжатые сроки скорее приведут не к их выполнению, а к выгоранию команды и заброшенным карточкам.
3. Ставить сроки исполнения и настраивать напоминания. Дата выполнения не является обязательным полем для создания карточки, поэтому легко забыть об этом важном элементе. Не ленитесь и установите срок или попросите исполнителя самого назначить нужную дату.
4. Комментировать. Комментарии заменяют тяжеловесную переписку по электронной почте или слишком быстрое обсуждение в мессенджере. По ним легко восстановить ход выполнения задачи или найти ответ на нужный вопрос с помощью поиска.
5. Регулярно проверять актуальность задач. Повисшие задачи в колонке «Срочно» или «В работе» точно не способствуют рабочему настроению. Выясняйте, что происходит с задачей: если необходимость в ней отпала, архивируйте; если что-то мешает её выполнить, добавьте в комментарии к ней блокирующую задачу.
Выводы
Трелло легко внедряется в любой рабочий процесс, не требует долгой настройки под свои нужды и обучения сотрудников. Именно поэтому сервис стал так популярен среди молодых команд, стартапов, редакций, родительских комитетов. Однако и в корпорациях для Трелло находится своё место — для управления отдельными проектами или работы внутри подразделений.
Трелло прекрасно исполняет роль личного планировщика. Миллионы людей пользуются этим инструментом для контроля над личными и семейными задачами, например ремонтом, организацией торжества или путешествия.
Впускать ли Трелло в свою жизнь — решать только вам, однако поэкспериментировать с этим сервисом точно стоит.