какие сервисы предназначены для электронного юридически значимого документооборота с контрагентами
Юридически значимый ЭДО
Рынок систем электронного документооборота (СЭД) в России растет ежегодно. Этому способствуют детально проработанные решения для их внедрения и взятый государством курс на переход к безбумажному документообороту. Тем более что юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) ни в чем не проигрывает бумажному, но способен снизить административные расходы и даже повысить конкурентоспособность компании.
Что такое ЮЗЭДО
Система юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО) — это способ обмена официальными документами между субъектами хозяйственной деятельности. Работа по такому механизму реализует концепцию безбумажного делопроизводства, а юридическую значимость счетам, приказам, актам, договорам придает электронная подпись (ЭП).
Электронный документооборот юридические препятствия при использовании ЭП не создает. Участвующие в ЮЗ документообороте документы имеют такой же правовой статус, как бумажные, подписанные собственноручной подписью.
Преимущества ЮЗДО
Все системы юридически значимого документооборота отличаются схожими достоинствами, которые превосходят качества привычного бумажного формата. Среди них — мгновенная скорость транзакций, сокращение административных расходов на печать и отправку документов, опция создания электронного архива и поиска файлов по критериям, снижение риска ошибок или утери.
Также внедрение ЮЗ ЭДО сделает возможным:
Еще одно преимущество электронного документооборота стало очевидным в 2020 году. Компания, освоившая использование СЭД, способна в считаные дни перестроить работу. В том числе перейти на удаленку.
Ваш подарок: 25 % пакета исходящих документов
Критерии юридически значимого ЭДО
Электронные документы ничем не отличаются от бумажных — их так же создают, обрабатывают, изменяют, получают, отправляют. Но взаимодействие с контрагентами и госструктурами будет облагаться правами и обязанностями для сторон, вызывать правовые последствия, только если:
В электронном документообороте применяется электронная подпись — аналог собственноручной. ЭП дает право убедиться в достоверности подписи и отсутствии изменений в документе после подписания. За счет этого документы принимаются как доказательства и правовые аргументы, в том числе в судебных инстанциях. Это подтверждает судебная практика по электронному документообороту.
В федеральном законе № 63-ФЗ прописаны виды ЭП:
Для ЭДО ЮЗД применяется наиболее надежная и защищенная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Она позволяет проверить, кто именно и в какой момент подписал документ, а также вносились ли в файл изменения после визирования.
Кто использует ЮЗЭДО
Документооборот в организации бывает двух видов. Внутренний затрагивает отделы компании — руководителей, бухгалтеров, разработчиков, менеджеров, HR-специалистов. Внешний служит способом обмена документами с контрагентами. Так что электронный документооборот, юридическая сила которого подтверждена ЭП, востребован на разных уровнях для:
Логика проста: ЭДО надежнее и намного экономнее «бумажного» ведения дел. При этом с электронной подписью документы имеют тот же статус, что обычные. Более того, некоторые госструктуры требуют представлять документы в электронном виде. Например, ФНС (если в компании числится свыше 100 сотрудников), Пенсионный фонд и Фонд социального страхования (если работает больше 25 человек). Это делает юридически значимый документооборот незаменимым решением.
Поддержка ЮЗДО в Диадоке
Диадок — система электронного документооборота, подключение к которой открывает абоненту новые возможности для выстраивания точных и действенных бизнес-процессов, оптимизации работы в компании. Сервис Диадок:
К системе Диадока уже подключилось свыше 1 500 000 компаний из разных сфер: автопрома, фармацевтики, IT, производства. Абоненты отмечают: документооборот стал более мобильным, надежным и прозрачным, одновременно — менее трудоемким и затратным. Бизнес признает возможность обмена юридически значимыми электронными документами дополнительным конкурентным преимуществом.
При этом подключение к ЭДО ЮЗД в Диадоке займет минимум времени и усилий. Для начала нужно оставить заявку. Специалисты Диадока обучат взаимодействию с системой, окажут техническую поддержку, при необходимости адаптируют работу под нужды компании и детально ответят на каждый вопрос.
Выбираем систему ЭДО
Электронный документооборот — неотъемлемая часть ведения бизнеса в современных условиях. Именно от выбора системы ЭДО зависит то, как именно пользователи будут взаимодействовать с контрагентами и контролирующими органами.
Что такое электронный документооборот
Прежде чем приступить к выбору системы электронного документооборота, нужно непосредственно разобраться тем, что он из себя представляет.
Электронный документооборот пришёл на смену бумажному и выполняет те же функции. В частности, ЭДО сопровождает и подтверждает деятельность организации или индивидуального предпринимателя документами.
Главные функции документооборота: создание, получение, отправление, изменение и архивирование документов.
Современный документооборот функционирует с помощью систем электронного документооборота. Они представляют собой программы или онлайн-сервисы, которые обеспечивают возможность взаимодействия с документами в электронном формате.
Разработчики СЭД стремятся делать удобные площадки для работы: создают простой интерфейс, расширяют возможности программ, вводят различные тарифные планы.
Обязателен ли электронный документооборот
Федеральная налоговая служба начала подготовку к внедрению обязательного электронного документооборота. Глава ФНС Даниил Егоров сообщил, что перевод компаний на полный электронный документооборот — это фундаментальный проект, над которым работает служба.
Егоров подчеркнул, что данное решение должно быть эффективным в первую очередь для бизнеса, и будет принято ФНС лишь после того, как будет принято бизнесом. По словам главы Федеральной налоговой службы, переход на полный электронный документооборот кардинально снизит использование бумаги, ускорит работу и увеличит качество информации.
Разбираемся с видами документооборота
Внутренний документооборот включает в себя всю работу с документами, которые не выходят за границы компании. Например, это может быть движение документов между структурными подразделениями. К таким документам относятся приказы, инструкции, служебные записки, заявления и т.д.
Внешний документооборот включает в себя документы для взаимодействия с партнёрами, контрагентами, клиентами и т.д. Он подразделяется на две группы: B2B — бизнес-бизнес и B2G — бизнес-государство. К внешнему документообороту относятся акты, счета-фактуры, накладные, отчёты и т.д.
Юридически-значимый документооборот включает в себя работу с электронными документами, которые имеют правовую силу. Обеспечивается юридическая значимость с помощью квалифицированной электронной подписи. Документы, подписанные с её помощью, приравниваются к документам, подписанным рукописной подписью. Юридическая значимость необходима для договоров, накладных, универсальных передаточных документов и т.д.
Что такое роуминг
Существует множество операторов электронного документооборота (ОЭД), у каждого из которых действуют свои правила и особенности. Ввиду этого, обмен электронными документами может быть ограничен, когда контрагент использует систему другого оператора. В этом случае на помощь приходит роуминг.
Как выбрать систему электронного документооборота
Выбор системы электронного документооборота (СЭД) должен быть основан на потребностях. Критериями выбора выступают цена системы, её возможности, наличие техподдержки. Немаловажным является также опыт разработчика: полезно уделить время на изучение других продуктов, а также отзывов.
Большая часть систем плюс-минус похожа друг на друга и имеют схожие функции. Поэтому при выборе СЭД важно обратить внимание на её особенности — что предлагает разработчик и чем его продукт отличается от продуктов конкурентов. Например, особенные элементы интерфейса или расширенные возможности. Возможно, именно какая-то особенность будет удобна именно вашему бизнесу.
Итак, выбор системы электронного документооборота должен опираться на возможности, которые она предлагает и уровень доверия к разработчику. Напомним, что, по словам главы ФНС, планируется обязательный переход на полный электронный документооборот. Поэтому, даже если ваш бизнес не работает с товарами, подлежащими маркировке, переходить на ЭДО предпочтительно заранее. Траты на оплату системы будут покрыты сокращением других расходов в связи с переходом на электронный документооборот.
« Астрал.ЭДО » — новый сервис для организации электронного документооборота с контрагентами. Система имеет простой и удобный интерфейс, интеллектуальную систему подсказок и бесплатный роуминг. Тарифы гибкие, их можно настроить под себя.
Как выбрать оператора электронного документооборота (ЭДО)
Основные функции и сервис оператора ЭДО
Оператор ЭДО должен соответствовать строгим требованиям законов и налоговой. Получить необходимые лицензии, а также обладать соответствующим ПО. Поэтому одобренных ФНС операторов на данный момент около 70.
В статье расскажем, как выбрать поставщика ЭДО и на что обратить внимание. А также сравним преимущества наиболее популярных из них.
На электронный документооборот активно переходят и крупные, и маленькие компании. Это быстро и удобно:
Создать, подписать и отправить документ можно за несколько минут
Не нужно печатать документы и содержать бумажный архив
Позволяет полностью снизить затраты на доставку
Найти электронный документ в сервисе можно просто и быстро
Повышает контроль и ускоряет бизнес-процессы
Позволяет работать с маркировкой и отправляет данные в Честный ЗНАК автоматически
А как показала пандемия, ЭДО — единственный способ сохранить непрерывность работы бизнеса в особых условиях.
Сервис для электронного обмена документами предоставляет оператор ЭДО. Он обеспечивает защиту данных и проверку электронной подписи. Чтобы выбрать провайдера ЭДО, нужно изучить все детали.
Критерии выбора оператора ЭДО
Репутация и опыт. Выбирайте оператора ЭДО по опыту и количеству клиентов. Возможно, цены будут выше, но зато риски — ниже. Мелкие компании могут не справиться технически, поэтому в обмене будут постоянные перебои. Или могут вообще уйти с рынка из-за низкой конкурентоспособности.
ФНС ведет специальный реестр одобренных операторов ЭДО, посмотреть список можно на сайте.
дочерняя компания Сбер Банка, поэтому пользователи решений экосистемы Сбера — тоже могут использовать наш сервис. ЭДО мы обеспечиваем с 2008 года.
Цены. Цена зависит от количества документов, функциональности, интеграции и сложности настройки. Просчитайте несколько вариантов под ваши нужды.
Функциональность. У всех есть базовый набор: возможность загрузить/заполнить документ, подписать и отправить. И дополнительные функции в зависимости от потребностей. Заранее оцените свои нужды, чтобы не переплачивать за функции, которыми не воспользуетесь.
Сервис и поддержка. Узнайте, есть ли помощь в установке и настройке сервисов и сколько стоят такие услуги. Обратите внимание на работу техподдержки, наличие обучающих материалов и инструкций в свободном доступе.
Пошаговое руководство по работе с сервисом СФЕРА Курьер.
Способ работы. Обычно их два: web-интерфейс и интеграция. Доступ к сервису в браузере — по логину и паролю. Работать с документами можно с любого компьютера в удобное время.
Интеграция требует дополнительной настройки или установки ПО, возможность которых необходимо уточнять индивидуально. Позволяет обмениваться электронными документами в привычной учетной системе.
Контрагенты. Если у вас есть один или несколько крупных контрагентов, которые используют ЭДО, узнайте их оператора. Это может быть удобнее, если его сервис вам подходит. Хотя у всех ведущих провайдеров есть возможность обмениваться документами между собой с помощью функции «Роуминг».
Анализ рынка
Проанализируем основные функции и цены операторов ЭДО: СКБ Контур, СберКорус, Калуга.Астрал, Такском и СБИС.
1 350 ₽ за 200 документов в месяц
1 900 ₽ за 250 документов в год
800 ₽ за 100 документов в год
2 000 ₽ за 200 сообщений в год
3 000 ₽ за 200 документов в год
10 000 ₽ в год за 1 маршрут
10 000 ₽ в год за 1 маршрут
1 500 ₽ за подключение
нет информации на сайте
2 000 ₽ за человека
Работа с электронными документами
Основные функции и способ работы с электронными документами аналогичны у всех операторов ЭДО. Можно загружать готовые или заполнять по шаблону прямо в сервисах. Шаблоны настраиваются, добавляются и автоматически обновляются.
Если вам необходимы особые документы, например, маркетинговый отчет, мы добавим их в сервис.
Все сервисы работают с квалифицированной электронной подписью (КЭП) при обмене с контрагентами.Маршруты согласования необходимо настроить заранее. Обычно у операторов ЭДО это услуга платная.
СберКорус бесплатно настроит маршруты, чтобы вы не тратили время на изучение этапов согласования.
Найти документы в сервисе можно по номеру, контрагенту, есть функции расширенного поиска. Хранятся документы в облачном архиве.
Сервис СФЕРА Архив хранит документы в соответствии со всеми требованиями закона и налоговой. Позволяет загружать данные из других источников, управлять ролями сотрудников и быстро выгружать документы для налоговой.
Роуминг
Перед подключением к оператору ЭДО необходимо уточнить, есть ли у него техническая возможность для настройки роуминга. Роуминг — функция, которая обеспечивает обмен документами с другими операторами ЭДО. Для подключения услуги операторы настраивают пару, поэтому нужно отдельно оставлять заявку. Обычно стоимость документов в роуминге зависит от условий основного тарифа.
Мы подключим «Роуминг» и выполним все настройки бесплатно — оставьте заявку. На стоимость исходящих документов услуга не влияет.
Интеграция
Чаще всего интеграция требуется с 1С, поэтому возможность есть у всех анализируемых операторов ЭДО. Стоимость модулей может зависеть от условий использования сервиса. Для внедрения сервиса в другие учетные системы нужны отдельные модули или API.
Обратите внимание, что стоимость модуля 1С от СберКоруса оплачивается только один раз, поэтому после подключения не нужно следить за лицензией и ежегодно оплачивать доступ. API для интеграции с любыми учетными системами — бесплатно.
Не нужно тратить время и средства на вызов специалистов, все шаги понятны интуитивно.
Маркировка
Чтобы отправлять данные в Честный ЗНАК по правилам, нужно вносить коды в универсальный передаточный документ и подписывать его КЭП. Эта возможность есть у всех анализируемых операторов ЭДО.
СФЕРА Курьер подходит для работы с маркируемым товаром и автоматически отправляет информацию о его передвижении в систему контроля Честный ЗНАК. Функция доступна при любом варианте ЭДО, оплачивать подключение дополнительно не нужно.
Техподдержка
Все операторы ЭДО предоставляют техническую поддержку клиентов.
Как мы выбирали сервис для электронного документооборота с заказчиками
Хабровчане, делюсь исследованием. В марте искали лучшего оператора электронного документооборота. Ну, как лучшего. Выбирали того, чей сервис больше подходит именно нашей компании. За неделю пришлось изучить 7 наиболее известных – сравнили их по параметрам: от возможностей интеграции с 1С до качества техподдержки. Но обо всём по порядку…
С чего всё началось
Чтобы не было проблем с законом, решили пользоваться сервисом для юридически значимого электронного документооборота. При первом погружении в тему выяснили, что выбирать придется из 30+ вариантов. Во всяком случае столько нашлось в интернете. Разбираться детально со всеми не хотелось, да и времени было мало. Поэтому узнали у контрагентов, чем пользуются они. Это помогло сузить количество претендентов до 7 самых популярных.
Итак, рассмотрели сервисы:
Если нужна история компаний-разработчиков, поройтесь на сайтах (ссылки в источниках). Спойлер: она у всех похожа – начинали как сервисы для сдачи налоговой отчетности, потом стали оказывать услуги по обмену электронными документами между контрагентами. Исключения: Сфера Курьер и E-COM – изначально работали как EDI-провайдеры, Synerdocs – вырос из системы внутреннего документооборота. И наконец, есть важное отличие продуктов от «Такском» и «Калуга.Астрал» – они встроены в решение от 1C.
Сравнивали по следующим параметрам:
1. Минимальные тарифы
Собирать данные о сервисах начали со стоимости услуг. И тут у меня для вас две новости. Хорошая – абсолютно весь входящий трафик у всех операторов бесплатен, с вас потребуют деньги только за исходящие документы. Плохая – разобраться с ценами, которые указаны на сайтах, очень сложно. А все потому, что тарификация и принцип оплаты у всех сервисов выстроены по-разному.
Отмечу сразу, что рассматривали только минимальные тарифы. Контрагентов у нас не очень много, объем документооборота не очень большой, да и не хотелось на старте тратить много денег.
Контур.Диадок
Минимальный тариф за 900 руб. включает в себя 100 документов. Позволяет обмениваться документами только с контрагентами, оператором электронного документооборота которых является «СКБ Контур». При этом клиент может приобретать тарифный план «Минимальный» не чаще одного раза в год.
Taxcom/1С: ЭДО
Есть два варианта работы, от которых зависит оплата за услуги оператора. Если вы используете решение 1С-ЭДО, то цену устанавливает франчайзи 1С в вашем городе. Дозвониться за неделю у нас не получилось. Второй вариант работы – напрямую, без привязки к 1С. В этом случае, как мы поняли, минимальный пакет на год будет стоить 1800 руб. и включать 150 исходящих сообщений (в каждом – пакет документов, включающий 1 счет-фактуру).
Минимальный пакет – 500 руб. в год, ограничение – 50 пакетов в квартал. В пакет могут входить любые виды документов и в любом количестве, но в каждом должно быть не более 1 счета-фактуры. Берут оплату за подключение к сервису – 500 рублей.
Synerdocs
Тарифы стартуют с 2050 руб. за 300 документов. Рассчитываются на год.
Калуга.Онлайн/1С: ЭДО
Минимальный тариф составит 1200 руб. за 300 исходящих сообщений в год. Всё, что свыше, – 10 руб. за шт. В одно сообщение (пакет, комплект) может входить 1 счет-фактура и 2 сопутствующих документа.
Сфера Курьер
За подключение к сервису, если вы не из ритейла, придется заплатить отдельно – от 300 рублей (250+НДС). По минимальному тарифу за 300 руб. (250 + НДС) вы получите 50 исходящих. Документы сверх тарифа оплачиваются выше – по 7 руб. за шт. Тарифы действуют месяц.
Минимальный тариф – 4000 рублей. Он включает в себя 500 исходящих документов в месяц.
В пересчете на 1 документ в минимальном тарифе получили:
2. Наличие демо-доступа
Посмотреть, как выглядит работа в сервисе изнутри, можно не во всех случаях. На каких-то сайтах услуга прописана явно (Контур.Диадок, Synerdocs, СБИС), а где-то пришлось постараться: Сфера.Курьер – запрашивали через онлайн-чат, в Е-COM логин/пароль от тестовой версии предоставили после разговора по телефону. Не удалось потестировать Калугу.Онлайн/1С: ЭДО и Taxcom/1С: ЭДО.
3. Техподдержка
Режим работы, заявленный на сайте:
Ради интереса позвонили по указанным номерам поддержки в 19.00 по МСК. В Контур.Диадок дозвонились, хоть не очень быстро. В Калуга.Онлайн /1С: ЭДО, Synerdocs – без проблем, в E-COM – тишина, а вот со СБИСом случилось интересное – попали на регионального партнера компании (трубку в это время никто не взял). А еще набрали в ночь с субботы на воскресенье тех, кто заявляет режим 24/7. Результат: дозвонились только до Taxcom/1С: ЭДО.
Что ещё удалось выяснить о техподдержке:
Контур.Диадок
Диагностика и настройка рабочего места осуществляется с помощью Контур.Плагина. Прочие настройки с подключением специалиста оплачиваются отдельно – от 2600 руб. в час.
Taxcom/1С: ЭДО
Есть онлайн-помощник на сайте. Можно выбрать время звонка (в зависимости от загрузки инженеров поддержки).
Есть ПО для удаленного подключения специалиста СБИС.
Synerdocs
Используется утилита для настройки рабочего места (Helper). Первичная настройка производится бесплатно.
Калуга.Онлайн/1С: ЭДО
Рабочее место настраивает партнер. Выезд или удаленное подключение оплачиваются отдельно.
Сфера Курьер
Есть единый установщик ПО, который позволяет произвести установку и настройку утилиты, необходимой для работы с электронной подписью, сервисами «Курьер», «Отчетность». Действуют 3 тарифа на техподдержку. Один бесплатный, остальные – за дополнительные деньги. Хотя по ним срок решения вопросов заявлен меньше.
Из плюшек: за компанией бесплатно закрепляется отдельный менеджер (дают его мобильный).
4. Интеграция
В первую очередь для нас было важно, есть ли интеграция с 1С. Выяснилось, что она есть у всех. Вот только почти во всех случаях платная.
Минимальная стоимость интеграции с 1С в год:
Контур.Диадок
Стоимость интеграции с 1С – 11 800 рублей в год. Настройка с типовыми конфигурациями – плюс 2300, с нетиповыми конфигурациями – от 10 000. Всё, что выходит за рамки базового интеграционного решения, оплачивается дополнительно.
Taxcom/1С: ЭДО
Интегрирован в модуль 1С-ЭДО. Обмениваться документами с контрагентами можно, если есть подписка на 1С: ИТС. Цену устанавливает 1С – от 17 000 до 55 000 руб. в год.
Для работы должен быть подключен тариф от 6000 руб. в год. Любые доработки оплачиваются отдельно.
Synerdocs
Предоставляется бесплатно с тарифными пакетами от 1000 документов.
Калуга.Онлайн/1С: ЭДО
Сфера Курьер
Платная – от 6 000 руб. в год.
Платная – от 12 500 в год.
И еще немного об интеграции:
5. Мобильное решение
Похоже, не самая популярная фича среди сервисов для обмена электронными документами. Выяснили только, что есть приложение на iOS и Android в Контур.Диадок. Плюс Synerdocs предлагает мобильные решения Viber и SMS для подписания документов, а СБИС – для уведомления о новых документах. По остальным сервисам информации нет.
6. Обмен в роуминге
Напоследок расскажу о самом интересном. Как и в мобильной связи, в электронном документообороте есть сложности с взаимодействием абонентов в роуминге. Только речь не про услуги вне зоны обслуживания. В случае с документооборотом роуминг предполагает возможность обмена документами между клиентами разных операторов.
Повторюсь, сервисов в России больше 30. И далеко не у всех настроено роуминговое соединение друг с другом. Посмотреть, с кем у оператора ЭДО уже оно есть, можно здесь.
С одной стороны, почти все операторы подключены к роуминговым центрам – платформам, обеспечивающим защищенный обмен счетами-фактурами между клиентами разных сервисов. С другой – готовность самих операторов к настройке роуминга у всех разная. Судя по опыту наших партнеров, процесс затягивается в случае с Контур.Диадок и Taxcom/1С: ЭДО, быстрее – СБИС и Synerdocs. По остальным операторам отзывов нет.
И немного от себя
Абзац для тех, кто дочитал до конца. Какой сервис мы выбрали в итоге, рассказывать не буду. Скажу только, что исследование не пригодилось – крупный контрагент вынудил нас подключиться к своему сервису обмена. Такого финала этой истории никто в компании не ожидал.
ЭДО с контрагентами
Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами между контрагентами по зашифрованным каналам связи. Такая система действует на законных основаниях, поэтому документы являются юридически значимыми. ЭДО между контрагентами позволяет быстро и безопасно обмениваться УПД, счетами-фактурами, актами, накладными и многими другими типами документов.
Преимущества обмена с контрагентами по ЭДО
В компаниях не всегда понимают, почему обмениваться электронными документами лучше, чем бумажными. Организация ЭДО с контрагентами позволяет:
Подключайтесь к Диадоку и используйте все преимущества ЭДО
Как организовать переход на ЭДО с контрагентами
Не все компании имеют представление о том, как работать по ЭДО с контрагентами, поэтому часто передают документы просто через электронную почту. Вид такого документооборота называется прямым. Компании сами организовывают обмен, а также ведут контроль за безопасностью передаваемых данных.
Главная проблема прямого обмена — счета-фактуры в таком виде недействительны. Налоговый кодекс РФ требует при передаче электронных счетов-фактур в обязательном порядке применять квалифицированную электронную подпись (КЭП) и выставлять электронные счета-фактуры через оператора ЭДО. Задача последнего — зафиксировать, когда отправлен и получен документ, при этом сохранить его статусы и проверить подлинность КЭП.
Электронный обмен с помощью оператора значительно проще, так как подключить и настроить ЭДО с контрагентом поможет оператор, от компании требуется присоединиться к готовому регламенту. При таком порядке электронного обмена все документы имеют юридическую силу, поэтому их принимает ФНС. Дополнительно в ЭДО фиксируется каждое изменение документа.
Что нужно для ЭДО с контрагентами
Для того чтобы организовать обмен документами с электронной подписью, важно спланировать переход организации на ЭДО.
Как организовать ЭДО с контрагентами в организации
Порядок перехода на ЭДО между контрагентами можно разделить на несколько шагов:
У приглашения к ЭДО между контрагентами в законодательстве нет конкретных требований. Приглашения отправляются прямо в сервисе. Дополнительно можно воспользоваться инструментами Диадока — готовыми текстами электронных писем, баннерами и новостями о переходе на электронный обмен документами. У оператора есть и другие шаблоны материалов для подключения ваших партнеров.
Переходите на ЭДО с Диадоком
Как начать ЭДО с контрагентом
Фактически началом работы с электронными документами становится тот момент, когда компании направляют друг другу приглашения на обмен и принимают их в сервисе.
Для того чтобы принять приглашение, сделайте несколько шагов:
1. В Диадоке зайдите на вкладку «Контрагенты» и выберите пункт «Приглашают вас». Все новые запросы будут отражаться в этой вкладке.
2. Если вы готовы обмениваться документами в электронном виде с компанией, нажмите кнопку «Принять приглашение» в карточке этой компании.
3. Нажимайте «Отказать», если не готовы к обмену. Компания попадет в список заблокированных. Передумаете — направьте приглашение ей самостоятельно.
Пригласить другие компании к обмену так же просто:
1. На той же вкладке «Контрагенты» перейдите в раздел «Поиск и приглашение». Там работает поиск — вводите название компании или ИНН.
2. Найдите вашего бизнес-партнера, нажмите на кнопку «Отправить приглашение» и ждите согласия от компании.
3. Если вы хотите проверить несколько компаний за раз, загрузите xls-файл со списком ИНН.
4. Компании будут сгруппированы в три категории: работают в сервисе, есть доступ и неподключенные. Приглашения можно отправить всем или выбрать конкретные организации.
После того как обе стороны приняли приглашения, они появляются друг у друга на вкладке «Ваши контрагенты» в Диадоке.
Начинайте обмениваться электронными документами с контрагентами уже сейчас
Вопрос-ответ
Как проводить обмен, если у контрагента нет ЭДО
Работа в ЭДО доступна только в том случае, если обе стороны используют электронные документы. Предложите контрагенту перейти на ЭДО. Он сможет отправить заявку на подключение на сайте Диадока, а специалисты технической поддержки помогут с настройкой.
Кроме того, работает приглашение к электронному обмену через интерфейс Диадока. Найдите компанию по поиску и нажмите на кнопку «Пригласить контрагента». В приглашении укажите электронную почту контрагента. Ему придут уведомление и инструкция по подключению к оператору.
Как узнать, каким оператором ЭДО пользуется контрагент
На сайте Диадока есть инструмент, в котором можно проверить, пользуется ли сервисом контрагент. Для этого введите название компании или ее ИНН. Если компаний несколько, загрузите список ИНН для общей проверки.
Дополнительно у организации можно узнать напрямую, переведены ли процессы документооборота в электронный вид. В случае положительного ответа проверьте в Диадоке идентификатор участника ЭДО. Например, у пользователей ЭДО в Контуре идентификационный номер начинается с 2BM.
Что делать, если у контрагента другой оператор ЭДО
При работе с электронными документами организации могут выбирать разные сервисы. Частый вопрос компаний в такой ситуации: как перевести контрагентов на ЭДО через своего оператора. Эту ситуацию решает роуминг, который позволяет обмениваться электронными документами между разными системами ЭДО. В Диадоке настроен роуминг с большинством из операторов — список доступных можно посмотреть на сайте.
Зачем нужно соглашение о правилах ЭДО между контрагентами
В Диадоке для обмена электронными документами нужно пройти регистрацию и подписать лицензионный договор с Контуром. Обязательно ли заключать соглашение об ЭДО между контрагентами? Нет, оно необязательно.
Бывают случаи, когда компании хотят прописать условия об электронном обмене с уточняющими деталями. Нужно ли соглашение об ЭДО с контрагентом в такой ситуации? Да. Обычно в нем отражают порядок работы с документами, обязательства сторон, типы документов для передачи и прочие условия.
У Диадока есть образец соглашения, его можно скачать.
Обязателен ли ЭДО с контрагентами в 2021 году
Бывает так, что контрагент отказывается от ЭДО в пользу бумажного документооборота, потому что считает электронный формат необязательным. Такой выбор может нарушить закон по следующим причинам:
С каждым годом появляются новые области, где ЭДО становится обязательным. В России действует программа «Цифровая экономика Российской Федерации», внедрение электронных технологий курируется на государственном уровне. Переход на ЭДО входит в национальные цели развития.
Государство планирует перевести на ЭДО 95 % счетов-фактур и 70 % транспортных и товарных накладных до конца 2024 года. При этом в ФНС России ожидают, что с 2023 года объем бумажных документов в рамках налогового контроля будет сокращаться на 10 % в год. А общий оборот электронных документов между контрагентами покажет ежегодный рост на 20 %.
В Диадоке соблюдаются все требования к ЭДО. Документы принимают налоговые и суды