какие типы документов реализованы в business studio
Организация работы с документами на платформе Business Studio
Антон Антипин
Генеральный директор компании «Business Set»
Преподаватель Высшей школы экономики (Президентская программа, Курсы повышения квалификации, Программы Master in Strategy, Master in Management)
Преподаватель Российского Международного Олимпийского Университета
Эксперт Центра развития и поддержки предпринимательства (экспертиза: проектирование стратегии развития предприятия, разработка и внедрение сбалансированной системы показателей, моделирование, анализ и оптимизация бизнес-процессов)
Сертифицированный преподаватель Business Studio
Галина Гордукалова
Заведующий кафедрой «Информационной аналитики» Санкт-Петербургского Государственного Университета Культуры и Искусств
Дмитрий Могилко
Асессор по модели EFQM
Партнёр ГК «Современные технологии управления» ()
Екатерина Шигалева
Руководитель сектора научно-технической информации «ТатИнвестГражданПроект»
Деятельность любой организации практически невозможна без документального сопровождения. Поэтому работа с документами в том или ином виде присутствует в каждой компании. А если есть работа с документами — значит, ее необходимо правильно организовать. Сделать это можно разными способами, рассмотрим, как это реализуется с помощью системы Business Studio.
Термины и определения
Документ — зафиксированная на материальном носителе информация (созданная, полученная и сохраняемая в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности).
Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Система управления документами — информационная система, обеспечивающая сбор, управление документами и доступ к ним в течение времени.
Управление документами — совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях в целях доказательства проведения деловых (управленческих) операций. Управление документами включает в себя:
Отметим, что Business Studio (самостоятельно или в рамках интегрированного пакета с системой электронного документооборота Directum) справляется с решением всех поставленных перед системой управления документами задач.
Business Studio позволяет сформировать стандарты управления документацией, для этого в программе заложены:
Кроме того, в Business Studio версии Enterprise, включающей модуль поддержки и развития Системы менеджмента качества предприятия, входит полный комплект обязательных документированных процедур, одной из которых как раз является процедура управления документацией предприятия. В этой процедуре определяются не только технологии работы с документацией, но и распределяются ответственность и полномочия по управлению ими.
Отдельно хотелось бы выделить удобный механизм доведения регламентирующей документации до сотрудников компании — внутренний сайт регламентирующей документации. Постоянное наличие актуальной информации на рабочих местах способствует повышению исполнительской дисциплины сотрудников. Внутренний сайт регламентирующей документации становится для сотрудников путеводителем в системе управления документами, её электронным каталогом. Ниже, в практической части, будет представлена методика самостоятельной настройки такого сайта.
Итак, «путеводителем» в системе управления документами является Электронный Каталог, который по функциональным признакам может быть отнесен к категории «Информационные системы», представляющей собой совокупность содержащейся в Базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств.
Хранилищем информации в электронном каталоге выступают Базы данных, представляющие собой совокупность записей различного типа и содержащие перекрестные ссылки. В Базе данных возможна объектная модель хранения данных — когда вместе с данными хранятся и методы их обработки. Простым способом хранения документов является их запись в файлы, представляющих собой совокупность записей одного типа и не содержащие перекрестные ссылки.
Под информационным поиском понимается поиск неструктурированной информации, единицей представления которой является документ произвольного формата. Предметом поиска выступает информационная потребность пользователя, неформально выраженная в информационном запросе.
При организации Баз данных удобство автоматизированного поиска информации в Электронном Каталоге достигается применением лингвистических средств, обеспечивающих представление смыслового содержания документов. При этом морфологический анализ документа обеспечивает выделение словоформ (словообразующих основ) с присвоением определенных грамматических признаков (частей речи: существительные, прилагательные, глаголы, количественные числительные), а синтаксический анализ позволяет установить синтаксическую структуру предложений (взаимосвязь частей речи).
Тематический информационный поиск наиболее удобно осуществляется в хранилищах с иерархической классификацией информационных массивов, при этом в качестве базовой модели при разработке классификатора может послужить традиционный карточный каталог: каталожный шкаф — каталожный ящик — каталожная карточка (правило «трех кликов»).
Классификация — систематическая идентификация и упорядочение документов по категориям в соответствии с логически структурируемыми условиями, методами и процедурными правилами.
При разработке иерархической классификации документов в качестве признаков могут быть выбраны следующие основания принадлежности к той или иной категории:
Документы Электронного Каталога, принадлежащие к различным категориям, могут быть сгруппированы по Типам и соответствующим Видам:
В качестве объектов индексирования документов Электронного Каталога могут быть использованы их метаданные — данные, описывающие контекст, содержание, структуру и управление документами в течение времени:
Часть этих данных уже заложены в параметры объектов «Документы» Business Studio. Если пользователю в рамках его системы управления документами потребуется более развернутый (например, приведенный выше) перечень параметров документа, он может расширить перечень параметров документа, используя возможности редактора классов Meta Edit.
Защита информации представляет собой принятие правовых, организационных и технических мер, направленных на:
Доступ (в том числе видимость) документов Электронного Каталога определяется набором прав доступа — контролируемых способов доступа к документам и объектам метаданных:
Права доступа определяются для определенных Ролей — установок прав доступа к объектам метаданных. Пользователям присваиваются сочетание ролей для исполнения должностных обязанностей (в информационной среде), при этом в системе для пользователя «Администратор» предусматривается роль «Полные права», которая предоставляет доступ ко всем объектам метаданных.
При работе с сайтом регламентирующей документации, сформированным в Business Studio, у пользователя открыты права только на чтение и просмотр.
Процессы жизненного цикла Электронного Каталога:
Основные модели жизненного цикла Электронного Каталога:
Создание Электронного каталога на платформе Business Studio
Перейдем к практической части создания и настройки электронного каталога документов средствами Business Studio.
Для регистрации документов с последующим отображением их содержания в общем доступе с помощью внутреннего сайта регламентирующей документации в системе «Business Studio»* необходимо выполнить следующие действия:
В коллекциях навигатора «Объекты деятельности», далее «Документы» и затем в «Бумажный документ» создается дополнительная папка «Система документов», в которой создаются папки с категориями документов Электронного Каталога:
Затем необходимо выбрать созданную папку (Навигатора), соответствующую категории документа и с помощью контекстного меню (открывается правой кнопкой мыши) создать подчиненный объект соответствующего названия (например, «Инструкция пользователя отчетности по проекту в 1С»):
С помощью контекстного меню для созданного объекта войти в Свойства.
В открывшемся диалоговом окне в параметре «Файл бумажного документа» с помощью троеточия открыть диалоговое окно ссылки на файл:
Далее с помощью гиперссылки «Выбрать файл» выбрать соответствующий файл:
Закрыть диалоговые окна.
Аналогичным способом осуществляются ссылки на другие документы системы.
Для настройки отображения содержания документа на сайте регламентирующей документации с помощью мастера отчетов выполняются следующие действия:
Сначала необходимо создать соответствующий отчет в системе Business Studio. Делается это с помощью Мастера отчетов, который входит в поставку Business Studio:
В следующем окне необходимо выбрать класс объектов Документы, от которого будет запускаться отчет:
Затем выбрать тип вставляемой в отчет привязки Файл. Именно этот тип привязки позволяет выводить в отчет содержимое присоединенного к объекту системы файла:
Затем необходимо определить то, что привязка является динамической, то есть содержание отчета зависит от того, от какого объекта он будет запущен.
В следующем окне необходимо выбрать параметр для вывода в отчет:
Затем предлагается дать краткое определение созданной привязки:
И присвоить отчету имя (параметр «Название отчета»):
Присвоив отчету имя, необходимо его сохранить. Рекомендуется делать это в группе «Пользовательские отчеты»:
Далее запустить формирование :
Выбрать папку для выгрузки :
Выбрать справочники для выгрузки:
В итоге мы получаем внутренний сайт регламентирующей документации, который может быть использован в качестве удобного путеводителя в системе документов предприятия любой сложности:
Наличие в Business Studio утилиты (внутренний сайт регламентирующей документации) позволяет пользователю мгновенно доводить актуальные документы до сотрудников, избегая затрат на приобретение дополнительного ПО. Кроме того, для работы с внутренним сайтом не нужно использовать имеющиеся лицензии Business Studio, поэтому с ним может работать неограниченное количество сотрудников. Привычный интерфейс, возможность поиска информации, гибкая настройка прав на просмотр той или иной документации — все это делает эффективным инструментом организации системы документов предприятия.
* — сайт внутренней регламентирующей документации компании, автоматически формируемый программой Business Studio на основе данных о структуре документов, зарегистрированных в системе.
Используемая литература:
[1] ГОСТ Р ИСО 15489.1 — 2007: «Управление документами. Общие требования»
[2] ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207–99: «Информационная технология. Процессы жизненного цикла программного обеспечения»
[3] Спецификация: «Model Requirements for the Management of Electronic Records»
[4] Федеральный закон № 149 от «Об информации, информационных технологиях и защите информации»
[5] Система моделирования «Business Studio. Руководство пользователя». ГК «Современные технологии управления»
[6] Методика Создание пользовательских отчетов. ГК «Современные технологии управления».
Business Studio 3.0: Делаем компанию эффективной
Система Business Studio поддерживает полный цикл разработки и оптимизации системы управления компанией: проектирование — внедрение — контроль — анализ, позволяя решать следующие задачи:
Рис. 1. Разработка и оптимизация системы управления компанией в Business Studio
Формализация стратегии
Для достижения стратегических целей даже в самой благоприятной ситуации требуется два очень важных условия: компания и ее сотрудники должны знать эти цели и процесс их достижения, а у руководства должен быть механизм контроля за этим процессом и возможность управления им. В современном бизнесе для этого используется сбалансированная система показателей (ССП, или BSC — Balanced Score Card). Business Studio позволяет построить стратегическую карту развития компании, выделить и зафиксировать в стратегической карте дерево целей, разработать показатели достижения этих целей. Показатели для наглядности могут быть размещены на диаграмме стратегической карты. Для каждого показателя задаются целевое значение и дата, к которой его нужно достигнуть, а также план достижения в разбивке по выбранному периоду измерения.
Проектирование
Для оценки результатов и эффективности процессов определяется набор показателей (KPI), значения которых владелец процесса и другие заинтересованные лица могут контролировать в реальном времени.
Проектирование организационной структуры
Имитационное моделирование. анализ
ставит системе задачу исполнить процесс несколько сотен или тысяч раз в соответствии с введенными данными. На выходе он получает как среднее время и стоимость выполнения процесса, так и гистограмму разброса полученных значений. Если результаты не устраивают, специалист ищет узкие места и перепроектирует — с изменением очередности действий, полномочий сотрудников, способов взаимодействия и так далее. Новая модель подвергается тем же испытаниям, производится сравнение результатов. Учитывая, что испытания модели занимают считанные минуты, может протестировать большое количество вариантов за короткое время и найти среди них оптимальный. Только после отказа от заведомо проигрышных вариантов стоит приступать к реальному тестированию, которое поможет уточнить параметры процесса и провести следующий этап оптимизации с учетом фактического материала.
«Оптимизацию нельзя закончить, ее можно лишь прекратить». Business Studio, исключая лишние натурные испытания, экономит значительные средства и позволяет продолжать борьбу уже не за проценты экономии, а за десятые и сотые доли процентов.
Регламентирующая документация
Даже самая оптимальная структура не сможет выполнять самые эффективные процессы, если сотрудники не знают правил работы. Любой руководитель знает, насколько важны регламенты, должностные инструкции и правильно поставленный документооборот. Знает он и о том, насколько сложной и кропотливой является эта работа, сколько времени и средств она отнимает у наиболее занятых и ценных специалистов предприятия (а другие, зачастую, просто не способны грамотно составить эти документы).
Пользователи уже высоко оценили подход к регламентации деятельности компании, примененный в Business Studio. Использование Мастера отчетов для создания своих отчетов и Microsoft Word для редактирования их форм, не требующих написания скриптов и освоения сложного программирования, позволяет быстро адаптировать поставляемую документацию под свои стандарты.
Реализация стратегии. Контроль и анализ
Движение компании по заданному курсу проверяется соответствием фактических значений показателей плановым. Если сбор показателей осуществляется своевременно, то их анализ становится всего лишь делом техники.
Business Studio предоставляет два механизма для ввода показателей. Один из вариантов — загрузка их из отчетов в формате Microsoft Excel. Формы для отчетов рассылаются системой сотрудникам, ответственным за ввод показателей и сохраняются после заполнения в назначенном месте. Кроме того, есть возможность загружать и отчеты, созданные внешней информационной системой. Второй вариант ввода — использовать новый инструмент Business Studio — Кокпит (Кокпит) для непосредственного ввода показателей в базу данных.
Кокпит — инструмент руководителя
Business Studio позволяет построить для любого предприятия сбалансированную систему показателей (ССП) и работать с ней в режиме реального времени. Так, например, главной целью развития предприятия является увеличение прибыли на заданное количество процентов за ближайшие 3 года. Стратегическая карта показывает, каких промежуточных целей следует достичь для этого. Каждая из целей получает свой набор показателей, которых и следует добиваться в процессе развития. Показатели могут быть любыми — от количества стажеров, получивших допуск к самостоятельной работе, до процента удовлетворенных клиентов от общего их числа. Единственное требование — показатели должны быть измеримыми, каждый из них должен быть выражен числом.
Рис. 2. Фрагмент стратегической карты с показателями
Далее каждый из показателей получает свой план достижения цели. Это может быть снижение, увеличение или сохранение в границах диапазона. Например, процент брака в настоящий момент составляет 5%. Согласно планам снижения уровня брака нужно задать максимально возможный уровень брака 4% на первый год, 3% на второй и 2,5% на третий. Нижняя граница, в данном случае, не задается — ведь нулевой брак — это хорошо. А вот для веса выпускаемого изделия уже приходится задать коридор. К примеру, при номинальном весе 100 грамм, возможно отклонение на 2 грамма в ту или другую сторону. Количество продаж нужно лимитировать уже снизу — то есть, например, мы должны требовать среднее количество сделок на продавца не менее 50 в месяц. То есть каждый показатель должен иметь границы — верхнюю, нижнюю или обе сразу. Помимо того, может быть задана зона значений, при которых показатель требует внимания. Например, показатель брака выше 6% выводит нас за границу рентабельности — и эта зона должна быть установлена, как критическая — ее обычно отмечают красным цветом. Снижение показателя до 4% и ниже соответствует стратегическим целям — и этот показатель светится зеленым. Расположение же показателя в зоне от 4 до 6 процентов не является катастрофой, но и не позволяет достичь требуемой цели — таким показаниям присваивается тревожный желтый цвет.
Используя Кокпит, руководитель может наглядно увидеть текущее состояние каждого из ключевых показателей деятельности компании с помощью цветового сигнализатора «Статус». Сигнализатор светится зеленым, когда показатель находится в пределах заданной нормы, желтым — при выходе в «тревожную» зону, и красным — при попадании в критическую зону значений. Дополнительно можно увидеть положение показателя на индикаторе в соответствии с заданными границами. Кроме того, в отдельной колонке «Сигнал» появляется восклицательный знак в тех случаях, когда показатель нижнего уровня, входящий в формулу расчета, выходит из пределов заданной для него нормы. Причем восклицательный знак может появиться и тогда, когда сигнализатор «Статус» светится зеленым. Такая ситуация говорит руководителю о том, что, несмотря на внешне нормальную работу системы, в ней уже зреют неполадки.
Рис. 3. Кокпит, окно показателей с выделенным составным показателем, окно декомпозиции поверх него
Виден руководителю и тренд показателя — то есть рост или снижение по сравнению с предыдущим периодом. Кроме того, можно провести анализ показателя в динамике. Графики показывают состояние показателей по каждому периоду на фоне заданных для периодов границ нормальных и тревожных значений. Наглядное представление трендов показателей позволяет предсказать, будет ли показатель соответствовать норме в следующем периоде, или требуется принять предупредительные меры.
Разработка и подержание системы менеджмента качества
Разработка и внедрение системы менеджмента качества — процесс сложный и трудоемкий. Его результат зависит от подготовки команды, разрабатывающей СМК, от понимания всех необходимых этапов внедрения системы и многих других факторов, как и в любом сложном проекте. Снизить риски и затраты на создание и поддержание СМК — естественное желание руководства предприятия. Пути решения этой задачи могут быть разные — обучение своих специалистов, привлечение сторонних консультантов, вовлечение сотрудников предприятия в процессы совершенствования качества, но этого не достаточно. В любом случае, есть сложные работы, которые необходимо проводить и которые занимают много времени и у своих сотрудников, и у привлеченных консультантов. Решением является применение третьей версии системы Business Studio, которая обеспечивает разработку и внедрение СМК, подготовку ее к сертификации, поддержание в рабочем состоянии, а также дальнейшее развитие с минимальными затратами человеческих ресурсов и времени.
Как разрабатывалась новая функциональность Business Studio 3.0 для поддержки разработки СМК
Для создания новой версии Business Studio, поддерживающей разработку СМК, была создана рабочая группа экспертов в области качества для проведения исследования и анализа работ по разработке, внедрению СМК и подготовке ее к сертификации. В состав рабочей группы вошли представители консалтинговых компаний и сертификационных органов в России, а также специалисты компаний, уже использующих Business Studio и прошедших сертификацию.
Сама деятельность по разработке и внедрению системы менеджмента качества была смоделирована в виде процесса с помощью (Рис. 4). Процесс разработки и внедрения СМК был декомпозирован на четыре этапа или подпроцесса:
Эти подпроцессы в свою очередь также были декомпозированы. Таким образом, была получена процессная модель построения СМК. Данная модель касается и поддержания СМК в рабочем состоянии, так как деятельность по разработке, внедрению и проведению аудитов осуществляется в цикле непрерывно.
Рис. 4. Диаграмма процесса «Внедрение СМК»
Для построенной модели эксперты провели ранжирование трудоемкости выполнения каждого этапа разработки и внедрения СМК (по шкале) до автоматизации и после планируемой автоматизации. В процессе разработки новой версии автоматизации подверглись все группы работ, трудоемкость которых снижается существенно:
В результате была создана версия системы Business Studio, которая, по мнению экспертов, существенно упрощает и ускоряет разработку и внедрение системы менеджмента качества в компании. Данную систему могут использовать как консультанты по качеству для разработки СМК, так и сотрудники компании для поддержания разработанной, внедренной и сертифицированной СМК в рабочем состоянии уже без привлечения сторонних консультантов.
Значительная часть инструментов, нужных для разработки СМК, уже имелась в составе Business Studio предыдущих версий. Так, например, стандарт ISO 9001:2000 требует установить цели 3 в области качества для каждого вида деятельности и для всех уровней организационной структуры. Формализация целей в области качества должна происходить одновременно с другими целями компании в рамках общей стратегии. В Business Studio для этого используются стратегические карты.
Столь же успешно выполняются требования стандарта ISO 9001:2000 о внедрении на предприятии процессного подхода 4 — система позволяет проектировать в графическом виде, в различных нотациях — а также назначать для каждого процесса показатели оценки его результативности.
Разработка документации СМК
Новая версия системы теперь позволяет автоматически сформировать Матрицы ответственности и основополагающий документ СМК — Руководство по качеству,. Для формирования Руководства по качеству по требуемому стандарту, используемому на предприятии, в поставку Business Studio включены справочники требований ISO 9001:2000, ISO/TS 16949:2002, ISO 14001:2004. Пользователь может дополнительно сформировать свои собственные справочники требований других стандартов.
В соответствии с требованиями стандарта ISO 9001:2000, организация должна разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии документы, позволяющие эффективно планировать деятельность и управлять процессами.
Наличие в Business Studio взаимосвязанных описаний процессов и организационной структуры позволяет автоматически получить внутренние регламентирующие документы: «Регламент процесса», «Регламент процедуры». В указанные документы также попадает информация о показателях процесса, которая может являться подтверждением результативности процесса, например, в рамках внутреннего аудита функционирования процессов.
Требования высшего руководства и стандарта ISO 9001:2000 доводятся до исполнителей через документы:
В Business Studio приведены примеры процедур, которые являются обязательными для документирования в рамках стандарта ISO 9001:2000:
Рис. 5. Обязательные процедуры СМК
Эти примеры можно взять за основу при разработке документации для любой компании. Введение в Business Studio этих примеров вызвало наиболее горячие споры в команде экспертов. Дело в том, что строить систему на основании этих примеров — весьма заманчивое решение. Однако, если специалисты по качеству, не имеющие достаточно опыта, пойдут по пути слепого копирования, то они могут через некоторое время столкнуться с тем, что многие процедуры следовало разработать самостоятельно. Авторы предупреждают: «Пример — это лишь пример того, как оно могло бы выглядеть, пособие для изучения нашего ПО. Слепое копирование приведет к неоправданным потерям времени».
Ознакомление персонала с документацией и поддержание ее в актуальном состоянии
Основная цель управления документацией при внедрении СМК — обеспечение того, чтобы все необходимые для работы документы были в наличии и доступны. Каждый сотрудник должен обладать всей информацией, необходимой для выполнения своих обязанностей. Система Business Studio обеспечивает это требование через формирование регламентирующих документы в формате Microsoft Word для последующей печати и передачи сотрудникам предприятия для ознакомления под роспись. обеспечивает дополнительное удобство для работы с этими документами.
При внесении любых изменений в модель процессов или в организационную структуру, запуск пакетного формирования отчетов в формате Microsoft Word или автоматически актуализирует всю внутреннюю документацию СМК. Таким образом, вся документация поддерживается в актуальном состоянии и до каждого исполнителя своевременно доводятся касающиеся его изменения.
Сбор результатов измерений
Для того чтобы демонстрировать пригодность и эффективность системы менеджмента качества, организация должна проводить ее анализ, а для анализа нужна информация о реальном состоянии СМК.
Система Business Studio позволяет собирать информацию о значениях показателей процессов и выявленных несоответствиях.
По мере реализации планов в систему заносятся фактические значения показателей. Ответственные за регистрацию значений вносят их непосредственно в Business Studio через модуль Кокпит или заполняют отчеты в формате файлов Microsoft Excel.
Несоответствия фиксируются по результатам внутренних аудитов, по результатам мониторинга процесса, по сообщениям (претензиям) от потребителя или от сотрудников подразделений. Причем все сотрудники подразделений могут оперативно вносить сообщения о выявленных несоответствиях непосредственно в Business Studio через Кокпит. Это позволяет вовлечь сотрудников в процесс управления качеством.
Планирование и проведение аудитов
В системе Business Studio можно планировать аудиты, получать график аудитов на основе составленного плана, фиксировать результаты проведенных аудитов и формировать отчеты по этим результатам (Рис. 6).
Рис. 6. Аудиты в системе Business Studio
При планировании аудита указывается подразделение, которое будет проверяться, планируемые сроки проведения аудита, руководитель аудита. Руководитель должен определить проверяемые требования, процессы или документы, а также группу аудиторов, которые вместе с ним будут участвовать в проведении аудита. По каждому объекту проверки имеется возможность фиксировать различные отклонения или несоответствия.
Анализ данных
По мере получения значений показателей и накопления фактического материала по ним, пользователь получает возможность их анализировать — как текущие значения, так и динамику их изменений. Как это делается с применением Кокпит, рассказано выше. Кроме того, в системе Business Studio 3.0 предусмотрено построение гистограмм и контрольных карт по значениям показателей, которые можно использовать для дальнейшего анализа. Гистограммы дают возможность зафиксировать состояния показателей в различные моменты времени, получить наглядное представление о динамике процесса. Контрольные карты количественного признака (карта средних и размахов, карта средних и среднеквадратичных отклонений), построенные по значениям показателей, позволяют отслеживать состояние процесса во времени и, главное, воздействовать на процесс до того, как он выйдет контроля.
Business Studio 3.0 поддерживает методику анализа несоответствий, их последствий и причин возникновения (FMEA 6 ) с применением диаграммы Исикавы.
Рис. 7. Диаграмма анализа причин
Система Business Studio 3.0 позволяет рабочей группе проанализировать несоответствие и получить перечень последствий, к которым может привести или уже привело данное несоответствие, а также перечень причин, в результате которых могло возникнуть данное несоответствие. Экспертами рабочей группы все последствия оцениваются по значимости для потребителя, а все причины? по вероятности возникновения несоответствия в результате рассматриваемой причины и возможности обнаружения причины существующими методами контроля.
В Business Studio приоритетные числа риска могут быть отображены непосредственно на самой диаграмме Исикавы на стрелках связей.
Разработка корректирующих и предупреждающих действий и устранение несоответствий
На основе проведенного анализа несоответствия принимается решение: для каких несоответствий или их причин необходимо проводить мероприятия.
Система Business Studio помогает рабочей группе принять такое решение на основе значений ПЧР, полученных для причин несоответствия. Если ПЧР больше заданного предельного значения, должны быть разработаны и внедрены корректирующие или предупреждающие действия, которые устранят причину. А устранив все причины возникновения несоответствия — можно устранить само несоответствие или предупредить его возникновение.
Необходимые мероприятия фиксируются при помощи Business Studio в базе данных — указывается информация о том, что нужно сделать, выбираются лица, ответственные за проведение данных мероприятий, и контролирующие лица. На основе этой информации в системе формируется отчет о результатах анализа и планы корректирующих и предупреждающих действий.
Цикл улучшения системы управления
Постоянное улучшение и повышение результативности СМК является обязательным требованием стандарта ISO 9001:2000. При этом необходимо понимать, что невозможно улучшать одновременно все процессы в организации. Совершенствование следует рассматривать как повторяющиеся действия, предпринимаемые по мере выявления возможностей доработок системы, обоснования их проведения и наличия требуемых ресурсов.
Система Business Studio позволяет в цикле собирать информацию, анализировать ее и вырабатывать решения для оптимизации процессов и улучшения системы управления компанией в целом и частности системы менеджмента качества.
Подготовка к сертификации и сертификация
Подготовка к сертификации и ее прохождение заметно упрощается, если ведется с помощью Business Studio — за счет легкости выпуска и актуализации регламентирующей документации, возможности быстро найти любой необходимый документ или установить нужную взаимосвязь. Аудитору можно быстро продемонстрировать нужный ему документ при помощи — единого справочника всей нормативной документации компании. Реализованная в система гиперссылок позволяет, находясь в режиме просмотра одного документа, мгновенно открывать связанный с ним документ. Конечно, сертификационный орган может потребовать оригинал со всеми подписями, однако предварительное ознакомление сбережет массу времени.
По требованию аудитора ему может быть предоставлена следующая информация:
Все это становится возможным благодаря наличию единой базы данных Business Studio.
Резюме
Применение Business Studio переводит процесс создания системы управления компании из разряда эксклюзивного и непредсказуемого творчества в будничное проектирование по логичным законам бизнеса, позволяет получить конкретные результаты в обоснованные сроки и за определенную цену. Кроме того, система не является инструментом разового применения — с ее помощью поддерживается дальнейшее существование и развитие бизнеса в целом.
Именно поэтому со времени своего появления в 2004 году система Business Studio получила широкое распространение среди компаний России и других стран. Группа компаний «Современные технологии управления» не только постоянно совершенствует систему, но и содействует появлению молодых специалистов в области управления. Более 30 высших учебных заведений стали партнерами и используют Business Studio в своих учебных программах.
Приобрести систему и получить помощь в построении эффективной системы управления можно у партнеров в России, Белоруссии, Казахстане и Украине, а также у ГК «Современные технологии управления».
Контакты партнеров
Примечания:
1 EPC диаграмма — описание как последовательности чередующихся событий и функций.
Основные графические элементы диаграммы EPC:
В отличие от нотации IDEF0 нотация EPC используется для моделирования нижнего уровня. С помощью коннекторов можно обозначить некоторые функции процесса, выполняемые параллельно, а некоторые только при наступлении определенных условий.
2 Система менеджмента качества (СМК) — это система для руководства и управления организацией применительно к установленным государственным стандартам качества. СМК является частью системы менеджмента организации и направлена на улучшение результатов с поставленными целями достижения качества для того, чтобы удовлетворить требования всех участвующих в процессе сторон, в первую очередь потребителей. Требования к СМК установлены стандартом ISO 9001:2000.
Система менеджмента качества может быть использована во всех видах управления, в первую очередь в процессах производства или предоставления услуг, а также в финансах, продаже продукции, к маркетингу. После того, как документация СМК разработана, организация заключает договор со специальным органом по сертификации. Этот договор заключается для проведения оценки соответствия всем требованиям государственных стандартов по системам менеджмента качества. В результате сертификационной проверки производится отчет о проверке СМК, на основании которого принимается решение о выдаче сертификата соответствия системы менеджмента качества требованиям стандартов.
3 Политика и цели в области качества устанавливаются, чтобы служить ориентиром для организации. Они определяют желаемые результаты и способствуют использованию организацией ресурсов для достижения этих результатов. Политика в области качества обеспечивает основу для разработки и анализа целей в области качества. Цели в области качества необходимо согласовывать с политикой в области качества и приверженностью к постоянному улучшению, а результаты должны быть измеримыми. Достижение целей в области качества может оказывать позитивное воздействие на качество продукции, эффективность работы и финансовые показатели и, следовательно, на удовлетворенность и уверенность заинтересованных сторон.
4 Любая деятельность или комплекс деятельности, в которой используются ресурсы для преобразования входов в выходы, может рассматриваться как процесс.
Чтобы результативно функционировать, организации должны определять и управлять многочисленными взаимосвязанными и взаимодействующими процессами. Часто выход одного процесса образует непосредственно вход следующего. Систематическая идентификация и менеджмент применяемых организацией процессов и прежде всего обеспечения их взаимодействия могут считаться «процессным подходом».
5 Аудит (проверка) системы менеджмента качества.
Аудиты (проверки) применяют для определения степени выполнения требований к системе менеджмента качества. Наблюдения аудитов (проверок) используют для оценки эффективности системы менеджмента качества и определения возможностей для улучшения. Аудиты (проверки), проводимые первой стороной (самой организацией) или от ее имени для внутренних целей, могут служить основой для декларирования организацией о своем соответствии. Аудиты (проверки), проводимые второй стороной, могут проводиться потребителями организации или другими лицами от имени потребителей. Аудиты (проверки), проводимые третьей стороной, осуществляются внешними независимыми организациями. Такие организации, обычно имеющие аккредитацию, проводят сертификацию на соответствие требованиям, например требованиям ГОСТ Р ИСО 9001. ИСО 19011 содержит методические указания по аудиту (проверке).
6 FMEA — анализ (Failure Mode and Effects Analysis) — технология анализа возможности возникновения и влияния дефектов на потребителя; проводится для разрабатываемых продуктов и процессов с целью снижения риска потребителя от потенциальных дефектов.
7 Метод расчета ПЧР: