какие требования предъявляются к персональным данным при их обработке

Персональные данные: требования законодательства и ответственность за его несоблюдение.

Несмотря на то, что требования законодательства о защите персональных данных работников установлены довольно давно и речь об этом идет постоянно, правила все же нарушаются и работники по-прежнему обращаются в суд с исками к работодателям. Суд не всегда встает на сторону истцов, но работодателю лучше изначально не допускать повода для судебных разбирательств. Тем более что скоро ответственность за нарушение порядка сбора, хранения и распространения персональных данных значительно ужесточится. Сегодня напомним, что относится к таким данным, какие обязанности по их защите установлены для работодателей и какой будет ответственность в этой сфере с июля 2017 года.

В силу ч. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ) персональными данными считается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту данных). К этой категории сведений относятся:

Относится к персональным данным и изображение человека (фотографии, видеозаписи, портреты), которое позволяет установить его личность. Такие разъяснения, в частности, дает Роскомнадзор («О вопросах отнесения фото- и видео- изображения, дактилоскопических данных и иной информации к биометрическим персональным данным и особенности их обработки»).

К сведению:

После смерти гражданина его изображение может использоваться только с согласия его законных представителей (супруги, детей, родителей).

Документов, содержащих персональные данные, довольно много, начиная с анкет, заполняемых при трудоустройстве, паспорта, документов об образовании, трудовой книжки, паспорта и заканчивая свидетельствами о заключении брака, рождении детей, медицинскими справками и т. д.

В соответствии со ст. 86 ТК РФ при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, Трудовым кодексом и иными федеральными законами.

Обработка персональных данных работников.

Работодатель обязан соблюдать определенные требования по обработке этих данных.

Обратите внимание:

Обработка персональных данных осуществляется с согласия работника (п. 1 ст. 6, ст. 9 Закона № 152-ФЗ). Причем согласие должно быть конкретным, информированным и сознательным и составленным в письменной форме.

Основные требования к работодателю, осуществляющему обработку персональных данных работников, установлены в ст. 86 ТК РФ. И самое первое заключается в том, что такая обработка может осуществляться работодателем исключительно в целях:

При обработке персональных данных работодатель

Получать персональные данные у самого работника. Если их можно получить только у третьей стороны, работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие

Получать и обрабатывать сведения о работнике, относящиеся в соответствии со ст. 10 Закона № 152-ФЗ к специальным категориям персональных данных

За счет своих средств обеспечивать защиту персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты

Получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности

Ознакомить работников и их представителей под подпись с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области

При принятии решений, затрагивающих интересы работника, основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронным путем

Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований Трудового кодекса и иных федеральных законов, в частности Закона № 152-ФЗ.

Передача персональных данных работников.

Итак, одно из самых главных правил при обработке персональных данных – работодатель сразу при трудоустройстве работника должен запросить у него письменное согласие на такую обработку. Причем следует запрашивать согласие и лиц, которые только еще претендуют на должность и также предоставляют свои персональные данные при собеседовании, заполнении анкет и других подобных документов.

Особое внимание следует уделять и передаче персональных данных работников третьим лицам. Ее правила установлены в ст. 88 ТК РФ. В частности, работодатель обязан:

К случаям, когда согласие работника на передачу персональных данных не требуется, относится передача определенных сведений о работнике в ФСС, ПФР, налоговые органы, военные комиссариаты, прокуратуру, правоохранительные органы, ГИТ, банк, обслуживающий банковские карты работников, и др.

Права работников.

Отдельная ст. 89 ТК РФ посвящена правам работников в целях обеспечения защиты их персональных данных, хранящихся у работодателя. В частности, работники имеют право:

Кроме этого, работники имеют право требовать:

Есть у работников и некоторые обязанности. В частности, в соответствии со ст. 88 ТК РФ сотрудник не должен отказываться от прав на сохранение и защиту тайны, а также должен вместе с работодателем вырабатывать меры защиты своих персональных данных.

Ответственность работодателя.

В силу ст. 90 ТК РФ лица, виновные в нарушении положений законодательства РФ при обработке персональных данных работника, привлекаются:

1. К дисциплинарной ответственности в виде замечания, выговора, или увольнения по пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ за однократное грубое нарушение трудовых обязанностей – разглашение персональных данных другого работника.

2. К материальной ответственностив порядке, установленном Трудовым кодексом, а также к гражданско-правовой согласно ГК РФ, на основании искового производства. В частности, работнику возмещается причиненный имущественный ущерб, убытки и моральный вред.

3.К административной ответственности.

Неправомерный отказ в предоставлении гражданину, в том числе адвокату в связи с поступившим от него адвокатским запросом, и (или) организации информации, предоставление которой предусмотрено федеральными законами, несвоевременное ее предоставление либо предоставление заведомо недостоверной информации

Штраф, налагаемый на должностных лиц в размере от 1 000 до 3 000 руб.

Нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных)

Предупреждение или штраф: для должностных лиц – от 500 до 1 000 руб., для юридических – от 5 000 до 10 000 руб.

Разглашение информации, доступ к которой ограничен федеральным законом (если ее разглашение не влечет уголовную ответственность), лицом, получившим доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, за исключением случаев, предусмотренных ч. 1 ст. 14.33 КоАП РФ

Штраф, налагаемый на должностных лиц от 4 000 до 5 000 руб.

Согласно ст. 23 Закона № 152-ФЗ органом, осуществляющим контроль и надзор за соответствием обработки персональных данных требованиям Закона № 152-ФЗ и нормативных правовых актов, являетсяФедеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор).

При этом дела об административных правонарушениях, предусмотренных ст. 13.11 КоАП РФ, возбуждают прокуроры.

4. К уголовной ответственности:

Административная ответственность с 1 июля.

Федеральным законом от 07.02.2017 № 13-ФЗ «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях», который вступит в силу 1 июля 2017 года,ст. 13.11 КоАП РФ, устанавливающая ответственность за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных), излагается в новой редакции.

По сравнению с действующей редакцией, вместо одного общего состава правонарушения установлено семь самостоятельных составов. Значительно увеличился размер штрафа. И сделано еще одно серьезное изменение: привлекатьк административной ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ с 1 июля будут не прокуроры, а должностные лицаРоспотребнадзора.

А теперь рассмотрим, за что и в каком размере смогут оштрафовать работодателей в случае нарушения ими законодательства о персональных данных работников в соответствии со ст. 13.11.

Часть 1.Обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством РФ в области персональных данных, либо обработка, несовместимая с целями сбора персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных ч. 2 ст. 13.11, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, влечет предупреждение или наложение штрафа:

Часть 2.Обработка персональных данных без письменного согласия субъекта на обработку его данных в случаях, когда согласие должно быть получено, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, либо обработка персональных данных с нарушением установленных требований к составу сведений, включаемых в согласие в письменной форме субъекта персональных данных на обработку егоданных, влечет наложение штрафа:

Часть 3. Невыполнение оператором персональных данных обязанности по опубликованию или обеспечению иным образом неограниченного доступа к документу, определяющему политику оператора в отношении обработки персональных данных, или сведениям о реализуемых требованиях к защите персональных данных влечет предупреждение или наложение штрафа:

Часть 4. Невыполнение оператором персональных данных обязанности по предоставлению их субъекту информации, касающейся обработки его персональных данных, влечет предупреждение или наложение штрафа:

Часть 5. Невыполнение оператором в сроки, установленные законодательством, требования субъекта персональных данных или его представителя либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных об уточнении персональных данных, их блокировании или уничтожении в случае, если данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, влечет предупреждение или наложение штрафа:

Часть 6. Невыполнение оператором при обработке персональных данных без использования средств автоматизации обязанности по соблюдению условий, обеспечивающих сохранность персональных данных при хранении их материальных носителей и исключающих несанкционированный к ним доступ, если это повлекло неправомерный или случайный доступ к персональным данным, их уничтожение, изменение, блокирование, копирование, предоставление, распространение либо иные неправомерные действия в отношении данных, при отсутствии признаков уголовно наказуемого деяния влечет наложение штрафа:

Часть 7. Невыполнение оператором, являющимся государственным или муниципальным органом, обязанности по обезличиванию персональных данных либо несоблюдение установленных требований или методов по обезличиванию данных влечет предупреждение или наложение на должностных лиц штрафа в размере от 3 000до 6 000 руб.

В заключение рекомендуем работодателям еще раз проверить, пока изменения не вступили в силу, от всех ли работников получено согласие на обработку персональных данных, ознакомлены ли работники с локальными актами, устанавливающими порядок обработки таких данных, и с их правами и обязанностями в этой области, должным ли образом осуществляется хранение и защита персональных данных, соответствует ли документация об их обработкетребованиям законодательства и т. д.

Причем привлечь к административной ответственности могут за нарушения, допущенные при обработке и передаче персональныхданных не только работников, но и граждан, которым организация оказывает различные услуги. Как работники, так иэти лица могут обратитьсяв суд с гражданским иском.

Также не следует забывать, что в случаях, когда действия должностных лиц принарушении в обработке персональных данных привели к серьезным последствиям, может наступить и уголовная ответственность.

«Отдел кадров коммерческой организации» № 6, июнь, 2017 год.

Источник

Сбор персональных данных и подготовка документации для их обработки: как избежать типовых нарушений Закона № 152-ФЗ?

Руководитель группы консалтинга Центра информационной безопасности компании «Инфосистемы Джет»

специально для ГАРАНТ.РУ

Последние несколько лет по всему миру наблюдается тенденция к увеличению штрафных санкций за несоответствие требованиям законодательства в области обработки и защиты персональных данных. Например, с 2 декабря 2019 года в России был введен один из самых крупных штрафов в этой сфере – за нарушение требований к локализации баз данных при первичном сборе персональных данных (ч. 8-9 ст. 13.11 КоАП). Его размеры для компаний варьируются от 1 млн до 6 млн руб. за первое нарушение и от 6 млн до 18 млн руб. при повторном. Существенно возросли штрафы и в Евросоюзе, где последние два года действует Общий регламент по защите данных (General Data Protection Regulation, GDPR), который пришел на смену ранее принятой директиве о защите данных. Так, согласно статистике, опубликованной на сайте www.itpro.co.uk, общая сумма штрафов для компаний, работающих на территории ЕС, за несоответствия требованиям GDPR с начала года составила 68 млн евро. Более 66% этой суммы пришлось на компании из Италии, где было зафиксировано 13 случаев нарушения регламента.

Неудивительно, что вопросы выполнения требований в части обработки и защиты персональных данных неизменно остаются одними из самых важных для компаний. В колонке я выделю ключевые нарушения, которые допускаются при обработке персональных данных в России, и поделюсь рекомендациями, как их избежать.

Что нужно знать о сборе персональных данных, чтобы не нарушить закон?

Как правило, основанием для обработки персональных данных служит либо требование законодательства РФ, либо согласие на обработку персональных данных. Как показывают результаты последних проверок Роскомнадзора – основного регулятора в области защиты персональных данных в России, одной из распространенных ошибок компаний является неправильная организация сбора данных. Обычно проверяющие в этой области чаще всего фиксируют следующие типовые нарушения:

До начала сбора персональных данных в организации важно определиться с целью их обработки: именно от этого будет зависеть весь процесс обработки персональных данных. Далее для выбранной цели определяется объем собираемых данных и срок их обработки. С решением последнего вопроса поможет Приказ Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Если же в нем не удастся найти необходимые документы, организация может определить срок обработки самостоятельно.

Самое важное мероприятие в организации сбора данных – это основание их обработки. Если объем персональных данных соответствует требованиям законодательства, в большинстве случаев получать дополнительное согласие не придется. Исключение составляют передача данных сторонним организациям, сбор дополнительных контактных данных для проведения маркетинговых мероприятий и другие случаи, оговоренные в нормативных актах. Если же объем персональных данных не соответствует требованиям законодательства РФ, необходимо получить согласие на обработку данных.

Существует несколько форм согласий: конклюдентное, письменное и иные (в форме галочки, по телефону и т. д.). Самый строгий тип согласия – в письменной форме, в законодательстве даже прописаны все случаи, когда их нужно получать. Среди них, например, обработка биометрических данных (подп. 1 п. 2 ст. 10 Закона № 152-ФЗ), специальных категорий персональных данных (п. 1 ст. 11 Закона № 152-ФЗ) и т. п. Если же задача организации не попадает в список особых случаев, можно использовать согласие в другой форме.

По моему опыту сопровождения проверок, у каждой формы согласия есть свои плюсы и минусы:

Форма согласия должна соответствовать требованиям ч. 4 ст. 9 Закона № 152-ФЗ

Для каждой цели нужно получать отдельное согласие, т.к. в ч. 4 ст. 9 Закона № 152-ФЗ «цель» указана в единственном числе

Требуется сохранять подтверждение получения (например, лог-файл на сайте или запись телефонного звонка в случае обработки персональных данных) и доказывать факт наличия согласия при возникновении инцидента. Данные подтверждения могут храниться в течение длительного периода

Представители Роскомнадзора, как правило, рекомендуют учитывать требования ч. 4 ст. 9 Закона № 152-ФЗ

На что еще важно обратить внимание до сбора персональных данных?

Подготовка к сбору персональных данных – один из важнейших этапов выстраивания процесса их обработки, а его правильная организация поможет избежать достаточно большого количества ошибок и, как следствие, штрафных санкций со стороны регулятора.

О чем всегда забывают при подготовке документации?

Еще один широко распространенный и не менее важный вид нарушений связан с документацией в области обработки персональных данных. Дело в том, что для полного соответствия требованиям Закона № 152-ФЗ и подзаконных актов организациям нужно иметь огромное количество документов, в иерархии которых не просто разобраться. Как показывают результаты проверок Роскомнадзора, компании допускают три основных нарушения в этой области:

Как же сформировать полный комплект документов, чтобы пройти проверку без нареканий со стороны представителей регулятора? Работа с персональными данными в любой организации начинается с верхнеуровневого документа, определяющего общие требования, то есть политики. При ее разработке полезно изучить рекомендации Рекомендации Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 31 июля 2017 г.

Среди документов второго уровня в иерархии можно выделить следующие:

Для наглядности иерархическая структура необходимых документов представлена на схеме:

Рис. Иерархическая верхнеуровневая схема документов оператора персональных данных

***

1 С текстом законопроекта № 992331-7 «О внесении изменений в Федеральный закон «О персональных данных»» и материалами к нему можно ознакомиться на официальном сайте Госдумы.

Источник

Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты

Каждый гражданин имеет право на неприкосновенность частной жизни и неразглашение личных сведений.

Каждый гражданин имеет право на неприкосновенность частной жизни и неразглашение личных сведений. Имеет такое право и работник в процессе исполнения им профессиональных обязанностей.

Распространение сведений, полученных незаконно, является нарушением и может сказаться, в том числе, на профессиональной репутации работника. Защита персональных данных работника предусмотрена как внутренними, так и международными документами и соглашениями.

В целях недопущения нарушения конституционно закрепленного права на частную жизнь и неразглашение личных сведений, законами и подзаконными актами РФ утвержден ряд требований к работе с персональными данными лица.

Что подразумевает понятие «персональные данные работника»

Понятие «персональные данные» имеет широкий смысл, его можно толковать объемно, Закон РФ «о персональных данных» включает в состав персональной любой вид информации, которая может иметь отношение к конкретному лицу. В состав персональной информации входят:

Указанный список не является закрытым, к нему можно отнести иные устные и документальные виды данных, касающихся конкретной личности. Не вся перечисленная информация имеет значение для эффективного исполнения сотрудником профессиональных обязанностей, поэтому в контексте трудовых отношений понятие «персональные данные» имеет более узкий смысл.

В составе персональных данных работника содержится информация, которая каким-либо образом характеризует работника с профессиональной стороны.

Этот вид данных необходимым работодателю в связи с исполнением работником своих трудовых функций в течение оговоренного соглашением срока. Подразумеваются те данные и документы со сведениями, полученные от работника, без которых невозможно провести проверочные мероприятия, оформить его на работу и поручить ему исполнение обязанностей.

Персональные данные работника получаются работодателем, а затем хранятся в личном деле работника в течение определенного срока и являются конфиденциальной информацией, поскольку не могут быть распространены и предоставлены третьей стороне без согласия лица, к которому они относятся.

Запрет на незаконное распространение и передачу информации, ее предоставление третьим лицам действует не только в отношении работодателя.

Если работник совершил разглашение персональных данных другого работника, ему грозит наказание, закон допускает и возможность увольнения такого сотрудника.

В случае изменения персональных данных работника, работодатель должен внести изменения в документы учета. Издается приказ, в котором прописываются изменения, этот приказ в установленном порядке регистрируется в книге (журнале) приказов.

Специальные категории персональных данных

К специальным категориям персональных данных можно отнести:

Информация, составляющая такие данные, является личным делом каждого человека, право ее сохранять или сообщать по своему усмотрению, дано гражданину РФ не только юридическими актами страны, но и международными правовыми актами и соглашениями. По общему правилу запрос, сбор, проверка, передача, использование и иная обработка таких данных не допускается, кроме случаев:

Обработка может быть проведена в необходимый для ее осуществления срок и должна быть прекращена по достижению цели обработки, в случае нарушений предусмотрена ответственность.

Правила обработки и передачи персональных данных. Ответственность

Под обработкой персональных данных понимаются любые действия, связанные со сбором этих данных, их хранением, защитой, использованием, документированием, передачей, уничтожением.

Персональные данные работника охраняются государством и его правом, поэтому обработка таких данных должна иметь основания и отвечать всем требованиям закона, помогать работнику в его трудоустройстве, обеспечивать безопасность работника и сохранность имущества.

Обработка информации, документов и актов, содержащих персональные данные работника в целях, выходящих за пределы трудовых правоотношений, запрещена.

Важно отметить, что работодатель может получить устные или письменные сведения по запросу лично у работника, а в том случае, когда сведения можно получить только с помощью иных лиц, работник должен быть уведомлен об этом в установленный срок. Передача персональных данных работника посторонним, третьим лицам, противоречащая целям обработки информации, и ее правилам, признается нарушением закона.

Виновные в нарушении Российского законодательства об обработке персональных данных работника лица, при условии доказанности их вины, привлекаются к ответственности. В качестве наказания за нарушение обработки можно выделить:

Порядок обработки персональных данных работников

Все действия с актами, содержащими личные сведения, порядок хранения и использования персональных данных работников производится в определенных законом условиях с соблюдением установленных сроков.

Обрабатывать информацию можно с помощью средств автоматизации, то есть при помощи вычислительной техники, или без них. Лица, осуществляющие обработку сведений без средств автоматизации, должны обрабатывать персональные данные работника на основании специального допуска.

Необходимо ознакомление указанных лиц с требованиями нормативных актов относительно обработки. В должностную инструкцию указанных лиц входит пункт об исполнении обязанностей по обработке данных.

Положение содержит срок хранения данных, порядок и сроки их уничтожения. Точных требований к срокам закон не устанавливает, однако, предполагается, что информацию можно хранить в течение срока, необходимого для проведения обработки. Также оформляется приложение к Положению, в этом акте указываются уполномоченные лица, имеющие доступ к персональным данным работников.

Кроме перечня указанных лиц, приложение к Положению содержит данные и подпись руководителя.

Бланк – приложение к Положению содержит также данные о дате и месте составления. Работодатель обязан довести до работников рассматриваемый акт, приложение к нему, сопутствующие приказы, если они есть, получить росписи работников на бланке ознакомления с указанными документами. Важно отметить, что доступ к персональным данным работников должен быть обусловлен профессиональной необходимостью.

Изменение персональных данных работника накладывает на работодателя определенные обязанности: он должен внести соответствующую запись по заявлению работника в документы: трудовую книжку и его личное дело, если изменение данных это предусматривает.

Источник

• ← какие требования предъявляются к персоналу при приеме на работу для выполнения работ в
• какие требования предъявляются к планировке рабочего места →