лучший мессенджер для бизнеса
Муки выбора корпоративного мессенджера: бесплатно, свой сервер, не iChat
Всем привет, меня зовут Дмитрий, я работаю разработчиком в небольшой софтверной компании в России уже 5 лет. Я бы хотел рассказать про то, как «исторически сложилось» с чатом в нашей компании, поделиться своими муками выбора достойного наследника и найденными решениями.
Начало
Когда я в первый день пришёл на работу, мне показали моё рабочее место, дали компьютер, зарегистрировали в Жире и Гитлабе, и показали главное средство общения сотрудников между собой — iChat. Можно подумать, это что-то про Apple, но всё было немного ужасней.
На моё охудивлённое лицо коллеги пояснили, что так исторически сложилось (какая-нить ссылка), и в общем-то все понимают, что это немного странно, но менять никто ничего не планирует. Ведь у айЧата (полностью он называется Intranet Chat — Википедия) столько плюсов:
Так почему бы просто не использовать Skype/Whatsapp/Telegram/Viber/ICQ?
Наверное, вы уже можете сказать, в чём тут проблема. Во-первых, все сотрудники кучкуются вокруг выбранных ими мессенджеров. Одному нужно писать туда, другому сюда, для одного из коллег я даже держал постоянно запущенной аську, он ничем другим не пользовался (даже айЧатом). И что су характерно, никто не хочет перелазить на другой чат, а те, кто не пользуются ими в принципе (да, таких много среди программистов, в основном это более старшие сотрудники, или параноики, или и то и другое), не хотят и начинать.
А во-вторых, у меня в телеграме есть одногруппники, знакомые, да весь мой контакт-лист, и невозможно нормально отделить коллег от всех остальных. И узнать, что коллега есть в телеграме, я могу только спросив его самого. Иногда я вообще не знаю, что у меня есть новый коллега, пока не увижу кого-то незнакомого за компом в другом офисе. Короче хаос.
Тогда я спросил нашего начальника отдела, нельзя ли взять программу поновей и всё-таки от Apple более технически продвинутую, чтобы все не страдали фигнёй и могли спокойно чатиться в одном месте. «Нет такой программы», — последовал ответ. Как нет, подумал я, и сказал, что точно есть, не может не быть. «Тогда найди, а там посмотрим». Ок, сейчас же цифровой век, всё гуглится, несложно же найти что-то вменяемое, подумал я. Я немного ошибался.
Требования к чату от организации
Требования к чату от меня
По стопам айчата
Сначала я пытался найти что-то похожее на айчат, маленькое, локальное, бесплатное, под винду, без премудростей. Российские предложения в этом сегменте рынка представляют собой зачастую что-то невероятное: бедный набор функциональности, замерший где-то на середине 2000-х, сочетается с топорным юзер-интерфейсом а-ля «мой первый проект на Delphi» и конской ценой, которой могут только мечтать маркетологи из JetBrains и Adobe. Часто в комплекте идёт полное или частичное отсутствие поддержки.
Один из лучших вариантов, который мне удалось найти — чат «Commfort». Название меня заинтриговало, а на деле всё оказалось не так уж и комфортно.
Стоимость комфорта для моей организации из примерно 30-40 человек: 16 тысяч рублей.
Продукт имеет привлекательные функции, но отпугивает своим интерфейсом и не внушает уверенности в его качестве. Да и по цене мы с ним не пролазим.
К сожалению, после нескольких часов гугления найти вариант, соответствующий моим критериям я не смог. Если он всё-таки существует, буду благодарен за ссылку.
Эти ваши хипстерские слэки
Несколько раз за последнее время я то в одном, то в другом месте слышал про слэк (Slack на языках Романской группы). Что это какое-то новое, доселе невиданное нечто, то ли чат на стероидах, то ли форум со странным способом показа тем. Американцы там у себя от слэка балдеют, и каждый уважающий себя стартап использует его (на своих макбуках, попивая смузи и кофе из старбакса). Один мой коллега недавно ушел в стартап, который создает конкурент слэка.
Ну слэк значит слэк, не может же быть столько хайпа из ничего. Беглый осмотр пациента показал наличие новых примочек, каких-то каналов с хэштегами и непривычный интерфейс. И желание быть на острие технологий было конечно сильно, но у интерфейса нашего заморского друга совсем нет переводов на другие языки, да и на свой сервер сможет его себе поставить разве что эппл (который, как известно, может всё, но не всё хочет). Что ж, немного фэйл.
О, а ещё есть хипчат. Это как слэк, только хипчат. И тоже нет перевода, и тоже не поставить к себе. Зато для хипстеров. И для роботов.
(голосом робота-хипстера) Что-то новое — это же так здорово!
Но хотелось бы нашего
Уже успев порядком расстроиться от безысходности, через пару недель я почти случайно наткнулся на Zulip — OpenSource-конкурент слэка (а может и не конкурент, кто их там разберет), очень похожий на то, что мне нужно. Он бесплатен, и установить его на свой сервер может любой желающий, даже если этот желающий — компания из 50 человек.
Хотя очень быстро стало понятно, что этот вариант не подходит по причине усложненности (есть, секции, в секциях есть темы, и только в темах живут чаты, в которые можно что-то написать) и, как бы это сказать без англицизмов… ладно, куда уж без них, User Experience в нём в общем печален. И да, только на английском языке.
Примерно так выглядит пациент с непонятным именем
Но ведь это уже ближе, и действительно может быть есть что-то подходящее в мире OpenSource! Ещё немного погонял строку поиска, и нашел Mattermost и Rocket chat. Последний в итоге и получил приз зрительских симпатий имени меня, и вошел в наш дом новым членом экосистемы ПО. А всё почему, потому что переводы, переводы есть у него!
Вот как-то так это всё выглядит
Вкратце плюшки и минушки рокет чата
Сначала конечно плюсы:
Какие прикольные фишки я нашел для себя в новых чатах
Аватары — позволяют новичкам или просто интровертам лучше ориентироваться, кто есть кто.
Интеграции — позволяют кидать в чат гифки показывать уведомления о событиях от GitLab-сервера, о новых статьях от корпоративного блога, и ещё черт знает что от черт знает чего.
В заключение
В общем, на текущий момент мы обкатываем рокет чат у нас в нескольких отделах, к нему подключились все, кто желал.
Теперь я ломаю голову о другом — как же сделать так, чтобы все сотрудники забыли про старый добрый айчат и пользовались новым, хипсторским Рокет Чатом. А ещё временами подумываю, а правильный ли всё-таки выбор я сделал.
P. S. Если вы прочитали эту статью, и у вас в голове возникла мысль dafuq did I just read «зачем же автор написал эту замечательную статью», сразу отвечу:
Во-первых, мой опыт может кому-то пригодиться. Если б я наткнулся на подобную статью в начале своих поисков, это сэкономило бы мне много усилий. Надеюсь, это поможет тем, кто будет на моем месте.
А во-вторых, я до сих пор в ах… Ах каком недоумении вокруг всего, что происходит сейчас на рынке мессенджеров, и четкого понимания, что же делать, чтобы все сотрудники были счастливы, у меня нет. Поэтому я надеюсь, что в комментариях мне подскажут те решения, которые я пропустил, или хотя бы поделятся своим опытом в этом вопросе.
В третьих, автору просто хотелось пожаловаться на то, какой плохой этот мир, на недостижимость идеалов и тщетность бытия, но Хабр Гиктаймс — не жалобная книга, так что про это тсссссссс…
Корпоративные мессенджеры | ТОП-15 Лучших
Пандемия коронавируса наложила определённые ограничения на офисную работу. Ускоренными темпами начала развиваться удалённая работа. Но для того, чтобы продуктивно работать дистанционно требуется хороший мессенджер, позволяющий сотрудникам быть всегда на связи и иметь возможность пользоваться привычными инструментами для бизнеса.
На самом деле, таких программ немало. Но лишь некоторые из них способны удовлетворить все требования работодателя и работника. Таковыми являются, к примеру Microsoft Teams, Р-7 Команда или Twist.
Существует еще много популярных мессенджеров для обычных пользователей (Telegram, Viber, WhatsApp Messenger, MyChat, WeChat Messages, ТамТам, Mail.ru Агент, мессенджер от Яндекса, ICQ) и более специфические продукты (Dialog Messenger, AMO, Commfort, Jabber, Zulip, MTProto под Windows, Linux, Mac OS, Android и iOS).
Мы рассмотрим лучшие корпоративные мессенджеры для построения и эффективного управления командной работой.
Подборка лучших командных приложений
Microsoft Teams
Сама по себе программа бесплатна. Но без оплаченной подписки на Office 365 использовать её не получится. У мессенджера имеется глубокая интеграция со всеми другими продуктами от Microsoft.
Для осуществления видеозвонков и создания чат-комнат используются возможности Skype. А Microsoft Teams выступает в роли надстройки, которая упорядочивает рабочие чаты и помогает быстрее найти нужного сотрудника.
Microsoft Teams имеет глубокую интеграцию с переводчиком. Это позволяет без проблем работать в мультиязычном коллективе. Можно без проблем настроить интеграцию с такими сервисами, как можно настроить интеграцию с Wrike, Hootsuite, Asana, Trello, GitHub.
Microsoft Teams позволяет пользователям совместно работать над документами во время использования программ, входящих в состав Office 365.
Возможности Microsoft Teams:
Подойдёт для тех организаций, которые используют продукты от Microsoft в работе.
Р7-Команда
Есть отдельные виды интерфейса для обычного сотрудника и для администратора. Интерфейс выполнен максимально просто.
Присутствует полезная опция демонстрации экрана. Есть возможность записи конференций. Это один из немногих мессенджеров, поддерживающий аппаратные решения для видеоконференций от Logitech и других известных брендов. Можно осуществить поиск любого сотрудника по ФИО по всем полям профиля.
Доступны звонки как на внутренние номера компании, так и на внешние телефонные номера. Поддерживается возможность подключения других участников во время разговора. Имеется Совместимость с телефонными аппаратами и демонстрационным оборудованием в переговорных комнатах, поддерживающих протокол SIP.
Текстовый чат поддерживает отправку сообщений и вложений и обладает мощными инструментами для управления сообщениями. Доступна опция отключения уведомлений в выбранных чатах: не будут раздражать пуши, звонки и даже цвет такого чата в ленте будет приглушён. Группы и каналы в списке чатов визуально отличаются от личных чатов.
Приложение доступно для iOS, Android и Веб-браузеров, стоимость годовой подписки 2 998 ₽. В эту цену входит также круглосуточная поддержка продуктов.
Возможности Р7-Команда:
ПО идеально подходит для организации работы как в больших, так и в малых организациях.
Twist
Пользователь для каждой задачи создает отдельный чат, в который руководитель приглашает остальных участников. Чаты можно разделять на каналы.
Практически все базовые функции доступны бесплатно. При этом в приложении не реализованы звонки и не поддерживаются боты (даже в платной версии). Это просто текстовый чат для сотрудников.
Для разблокировки полной истории сообщений, доступа к неограниченному хранилищу файлов и числу интеграций придётся оплатить подписку. Это 5$ в месяц. Делать это нужно только в том случае, если вас не устраивает базовый функционал.
Возможности Twist:
ПО подойдёт для создания задач и их обсуждения в режиме онлайн.
Skype
Программа позволяет отправлять текстовые, голосовые и видеосообщения, обмениваться файлами и сохранять информацию. Кроме того, поддерживается возможность создания простейших ботов для выполнения рутинных действий.
Мессенджер доступен для ПК и мобильных платформ. Присутствует интеграция с такими продуктами, как Планфикс и Битрикс24. За версию для бизнеса придётся заплатить около 5 долларов США.
Skype является кроссплатформенным приложением, способным создавать как текстовые чаты, так и осуществлять видеозвонки.
Возможности Skype:
Приложение больше подходит для общения, чем для решения профессиональных задач.
Rocket Chat
Обладает интуитивно понятным интерфейсом, позволяет создавать многопользовательские беседы и видеоконференции. Его можно установить на сервер и затем общаться посредством веб-интерфейса.
Доступен для ПК и мобильных устройств. Это позволяет сотрудникам постоянно оставаться на связи. Мессенджер идеально подходит для обсуждения рабочих вопросов среди коллег, проведения конференций, DevOps и взаимодействия с клиентами.
Доступен обмен файлами, имеется поддержка ботов и возможность создания зашифрованных групповых чатов. Есть бесплатная версия с ограниченными возможностями командной работы. Полная стоит 3$ для одного пользователя (на один аккаунт).
Возможности Rocket Chat:
Подходит для организации рабочего процесса в небольших компаниях.
Slack
В приложении настроена интеграция с сервисами Google, MailChimp, Twitter, DropBox, GitHub и другими платформами.
В бесплатной версии количество пользователей не ограничено. Однако совершать аудио и видеозвонки можно только между двумя участниками, а не группой. Команде предоставляется 5 ГБ облачного хранилища и поиск по последним десяти тысячам сообщениям.
За 8 долларов в месяц также предоставляется 100 ГБ в облачном хранилище, опция поиска по всем сообщениям, групповые звонки и безлимит в плане интеграций с другими сервисами. Администратор может настроить двухфакторную аутентификацию для всех пользователей.
Возможности Slack:
Сервис подойдёт тем, кому нужен универсальный мессенджер, способный работать с альтернативными платформами.
Leverice
У Leverice отлично проработанный интуитивно понятный интерфейс, а также одна важнейшая опция – сохранение всей истории сообщений (что крайне важно в деловой переписке).
Имеется универсальная структура каналов. В каждом из них сотрудники могут создавать отдельные темы. Такая организация текстового чата позволяет быстрее найти нужное сообщение или выдать задачу сотрудникам.
Мессенджер способен интегрироваться с Zoom и другими платформами для работы. Очень удобно, если в другой организации используют альтернативный мессенджер, но нужно в срочном порядке решить некоторые вопросы.
Возможности Leverice:
Программа подойдёт для общения с сотрудниками и простого создания новых задач.
Fleep
Уникальный клиент-серверный мессенджер, позволяющий общаться даже с тем сотрудником, который им не пользуется: достаточно отправить сообщение на электронную почту. Есть полный доступ к истории сообщений за всё время использования программы.
Мессенджер способен интегрироваться с IFTT, Trello, OneDrive, Slack, Google Drive, Dropbox и другими высокоэффективными инструментами. У мессенджера удобный интерфейс с возможностью закрепления целых тем и отдельных сообщений.
Fleep интегрирован с сервисом seem.in, который помогает общаться в чатах посредством голосовых вызовов и видеозвонков. Также в мессенджер встроена система управления задачами: можно создавать, назначать, искать и отслеживать задания.
За 6$ в месяц за 1 пользователя вы получите премиум поддержку, возможность внести логотип и название компании в интерфейс рабочего стола, управлять учетными записями пользователей и разговорами.
Возможности Fleep:
ПО подойдёт для организации работы в малом офисе.
HipChat
Мессенджер можно развернуть на собственном сервере. Для передачи сообщений используется 256-битное SSL-шифрование. Разработчики отмечают, что такой же протокол безопасности используют интернет-банки.
За 2$ за пользователя в месяц можно получить возможность групповых звонков и трансляции экрана. Также пользователь получит неограниченное время хранения данных на облачном хранилище сервиса.
Возможности HipChat:
Программное обеспечение для тех организаций, которые нуждаются в защите данных.
Facebook Work Chat
В приложении можно совершать голосовые и видеовызовы, запускать прямые трансляции для всей команды. Сервис позволяет передавать неограниченное количество файлов, хранить фотографии и видео.
Для пользователей Workplace мессенджер работает бесплатно. При этом у платформы реализована и платная версия, подключение которой зависит от количества участников команды. В бесплатной версии доступны базовые функции, включая мессенджер.
Платная подписка открывает доступ к интеграции с облачными хранилищами, расширенные настройки для разработчиков и поддержку по электронной почте. Однако безопасность мессенджера оставляет желать лучшего.
Возможности Facebook Work Chat:
ПО для компаний, активно использующих инструментарий Facebook.
Brosix
Существует две версии приложения: бесплатная — для личного пользования, и платная — для коммерческих компаний, которая позволяет создавать собственные сети.
В платной версии есть доступ к базовым функциям: текстовому чату, контролю записей и зашифрованным каналам. Полный пакет включает в себя обмен файлами и демонстрацию экрана, аудио и видеозвонки, совместный просмотр и интерактивную доску.
Также в стоимость полного пакета входят возможность подключения к внешним сетям, отправки широковещательных сообщений и другие преимущества. Именно поэтому Brosix активно используется серьёзными компаниями.
Возможности Brosix:
ПО позволяет создать полностью закрытую и конфиденциальную сеть.
Signal
Может использоваться для рабочего общения, но лишён некоторых нужных функций (вроде создания задачи и прочего). Мессенджер годится для комфортной работы и предотвращает утечки информации в неизвестном направлении.
Signal – это бесплатное приложение с открытым исходным кодом, которое позволит организовать общение сотрудников на удалёнке. Однако для создания полноценной рабочей сети оно не годится, так как нет соответствующего функционала. Можно настраивать публичные оповещения и даже сделать Сигнал частью комфортной экосистемы.
Discord
Тем не менее многие организации используют именно её в качестве мессенджера. Ведь здесь есть возможность создать отдельные чат-комнаты для голосовых переговоров. Дискорд позволяет индивидуально настроить каждую чат-комнаты и создать многоканальные текстовые чаты.
Также доступен обмен файлами и есть возможность создания простых ботов. Неоспоримым преимуществом является качество звука при общении. Однако профессиональных функций (вроде назначения задач конкретному пользователю) явно не хватает. Есть поддержка эмодзи (также присутствуют стикеры). Дискорд можно открыть и в браузере.
Flock
В приложении каждый чат получает URL-адрес, по которому подключиться к беседе может любой желающий. Однако для совершения безопасных сделок данный мессенджер не подойдёт: недостаточный уровень конфиденциальности.
Участники могут проводить видео и аудиозвонки. Также во Flock реализована функция демонстрации экрана. В чатах можно создать совместные списки задач, опросы, общие заметки. Разработчики предусмотрели интеграцию внешних пользовательских приложений. Присутствует поддержка разных операционных систем.
Платформа позволяет общаться посредством видео- и/или аудиосвязи. Устанавливается на компьютер, планшет или смартфон. Поддерживаются различные операционные системы.
Zoom используется в финансовых организациях, IT-компаниях, органах здравоохранения, образовательных учреждениях — везде, где нужна связь с удаленными сотрудниками, клиентами, слушателями. Есть возможность использовать VPN. Подходит для пересылки рассылок и объёмных файлов. Иногда встречаются баги.
Заключение
Наш топ включил в себя мессенджеры для организации полноценной командной работы в офисе или на удалёнке. Однозначно рекомендовать то или иное приложение очень сложно т. к. в каждой команде могут быть специфические запросы. Если говорить обобщенно, тогда это Microsoft Teams, Р-7 Команда и Twist.
Корпоративный мессенджер: 10 систем управления для общения по задачам и обмена файлами
Вот уже 7 лет, как я раз и навсегда «переехала» из реальных офисов в виртуальные. Мне гораздо комфортнее работать дома на удалёнке. Под «виртуальным офисом» я подразумеваю системы управления проектами. За годы дистанционной работы с разными компаниями и студиями я перепробовала их более 10 штук.
Поделюсь своим опытом использования 10 систем управления с точки зрения удобства коммуникаций. Для меня как для контент-маркетолога это имеет ключевое значение. Мне важно, чтобы сообщения и файлы не терялись. Смотрим, какой корпоративный мессенджер справляется с этим лучше.
Сейчас я работаю с ребятами из YouGile, которые развивают свою собственную систему. Они делают акцент именно на активном общении, чтобы корпоративный мессенджер таким же удобным, как Телеграм.
Я оценивала удобство коммуникаций максимально объективно, по ряду критериев:
• «Есть ли чаты и живая лента?»
• «Насколько широк функционал комментариев?»
• «Есть ли интеграция с облачными хранилищами?»
• «Сколько ГБ в облаке на бесплатном тарифе?»
• «Можно ли хранить файлы в одном месте?»
Системы я расположила по моему рейтингу: от самых крутых до наиболее слабых. В конце обзора – сравнительная таблица.
1. YouGile
Чат задачи YouGile и быстрая ссылка на файл
Чаты и комментарии
Главная особенность коммуникаций, которая меня сразу зацепила – каждая задача реализована в виде чата. То есть помимо описания, стикеров и to-do листа в каждую карточку «зашит» чат. В чате общение получается более живым, чем в комментариях. Всегда можно перейти к полному списку чатов по всем задачам, и своим и чужим. Также есть отдельные групповые чаты и личные сообщения. В чате есть все необходимое, напоминает Телеграм: смайлы, цитирование, упоминания. Еще одна крутая фишка – доски, доступные по ссылке. На любую доску можно скопировать ссылку и отправить любому количеству человек. Они смогут заходить в систему и общаться в чатах задач даже без регистрации, под гостевым именем.
На бесплатном тарифе дается 5 ГБ под хранение файлов. Интеграции с облачными хранилищами и дисками нет. Обмен файлами происходит непосредственно в чате задачи. А чтобы не потерять важный документ или картинку, его можно «закрепить» над чатом с помощью быстрой ссылки и добавить любую метку-название.
Нотификация о сообщениях
На любую задачу можно подписаться или подписать своего товарища, тогда он будет получать уведомления по ней. Уведомления приходят о новых сообщениях в личных чатах и в задачах. Задачи с внесенными изменениями обводятся красной рамкой. А если коллеги совсем надоели, всегда можно отключить нотификации на 30 минут, 1 час и так далее, вплоть до целых суток.
Сейчас я работаю вместе с командой YouGile, поэтому и подружилась с их системой. Ребята делают крутые фишки. И фишки эти на мой взгляд достойны внимания. Например, «зеркальные столбики», раньше я их нигде не встречала, а это удобно для связи между отделами.
2. Asana
Общение и обмен файлами в задаче Asana
Чаты и комментарии
В каждом проекте можно создать отдельную беседу «Conversation», подписать на неё избранных коллег или всю команду сразу. Можно настроить приватность задач и смело обсуждать там всё, что душе угодно – от надоевших клиентов до похода в бар. Можно поставить себе личную задачу и пошарить её только одному человеку, не боясь, что другие коллеги увидят диалог. В карточках удобно оставлять комментарии: можно закрепить важное сообщение, можно обратиться к человеку через @, можно поставить лайк или смайл.
Для быстрого доступа к материалам можно давать прямую ссылку на задачу. Файлы в задаче выводятся отдельно, над всеми комментариями, и всегда остаются на виду. Также можно подняться на уровень выше и посмотреть все файлы по проекту – в отдельной вкладке «Files». Есть интеграция с Google Диск, Dropbox, OneDrive, Box. Места на облаке – сколько угодно, без ограничений.
Нотификация о сообщениях
Уведомления появляются в левом боковом меню во вкладке «Inbox». Если какая-то задача сильно надоела, просто жмем «Leave Task» под всеми обсуждениями и больше не получаем по ней нотификаций. Также есть нотификации на почту.
Интерфейс простой, интуитивно понятный, в основных функциях легко разобраться с первого раза. Летающие единороги радуют безмерно. Asana – отличный вариант для организации небольшого отдела маркетинга на 10-15 человек. Но есть один значимый минус – отсутствие русскоязычной версии. Если команда более крупная, и не все сотрудники знают английский, то рано или поздно эта проблема возникнет.
3. Wrike
Общение в подзадаче Wrike
Чаты и комментарии
Своих чатов нет, но есть интеграция со Slack, что дает возможность использовать функционал обеих систем одновременно – задачи Wrike + чаты Slack. А так – общение через стандартные комментарии в задачах и подзадачах. Еще есть «Лента новостей», которая обновляется в режиме реального времени и отображает все рабочие процессы и коммуникации, за которыми следит сотрудник. Удобная синхронизация с почтой – можно отправить письмо с email в систему и сразу преобразовать его в задачу. В комментарии можно упомянуть конкретного человека, написав его имя через @. Есть смайлы и форматирование текста.
В каждой задаче удобно обмениваться файлами, есть интеграция с Google Диск, Dropbox, OneDrive, Box и другими сервисами, а также с YouTube. На бесплатном тарифе дается 2 ГБ облачного хранилища. Большой плюс – можно отдельно посмотреть все файлы, приложенные к конкретному проекту или доске. Еще один плюс – доступ к материалам можно сделать как общим для всех коллег, так и ограниченным.
Нотификация о сообщениях
Уведомления о новых комментах в задачах отображаются сверху, во вкладке «Входящие», также можно настроить интеграцию с почтой. Есть гибкие настройки нотификаций, можно подписаться на конкретную задачу и следить за ней, можно следить только за задачами в «Избранном».
У Wrike много крутых фишек, одна из них – готовые шаблоны проектов под разные цели, например, запуск нового продукта. При помощи шаблона легко сделать проект с чёткой структурой. Ещё одна фишка – встроенный редактор, который позволяет редактировать документы прямо в системе, не скачивая их. В целом работать в системе мне было комфортно, устраивало всё. Правда, Wrike дороговат для России, оплачивается в долларах.
4. BaseCamp
Чат «Campfire» для общения по проекту в BaseCamp
Чаты и комментарии
Есть приватные чаты «Campfire» с возможностью обмениваться файлами. Есть некая отдельная «Message Board» (аналог «Живой ленты») – там тоже можно коммуницировать с коллегами и обмениваться файлами. Можно ответить на конкретный коммент, можно добавить смайл. В «Message Board» отображаются все новые комментарии и вложения.
Все файлы по чату можно вывести отдельно, и у них нет шансов потеряться. Также файлы можно хранить на отдельной доске «Docs & Files». Вместимость облачного хранилища — 500 ГБ (на пробном и базовом тарифе). Интеграция только с Dropbox и Google Docs. Структура чёткая и понятная, потерять что-то важное сложно. Только надо заранее договориться, куда какие файлы скидывать: в «Message Board», в чаты или в раздел «Docs & Files» по каждому проекту.
Нотификация о сообщениях
Уведомления о новых сообщениях в чатах приходят во вкладку «Pings», уведомления обо всем остальном – во вкладку с жизнерадостным дружелюбным названием «Hey!». Чтобы коллега точно не пропустил месседж, можно направить ему персональный «Ping».
Англоязычный интерфейс отпугивал некоторых моих коллег, и они изо всех сил противились этой системе. Увы, не все понимают и запоминают, когда им говоришь: «Давайте закидывать файлы в докс енд файлс, а важные сообщения всем коллегам писать в месседж борд».
5. Worksection
Общение с клиентом в задаче Worksection
Чаты и комментарии
Групповые чаты только в платной версии. Коммуницировать удобно в отдельно взятой ветке проекта. Можно цитировать сообщения, можно упоминать конкретного человека через @. Можно делать приватные комментарии – это особенно круто, когда в проекте есть клиенты. Например, у нас бывало такое: клиент пишет «Все ужасно, мне не нравится!», а мой руководитель оставляет для меня приватный коммент «Сохраняем спокойствие 🙂 ничего ему не отвечаем, я побеседую с ним лично».
Файлы загружаются с компьютера, интеграций нет. На бесплатном пробном тарифе доступно всего 100 МБ в облаке.
Нотификация о сообщениях
Нотификации удобнее всего получать на почту, также есть пуш-уведомления. На каждый отдельно взятый коммент в проекте можно поставить свою нотификацию. Например, хочется задать вопрос коллеге, не беспокоя при этом клиента. Убираем его из нотификции – и готово.
Мы использовали эту систему в агентстве продающих текстов для связи между клиентами и копирайтерами. В неё очень легко приглашать новых людей, у заказчиков сложностей не возникало. Интерфейс интуитивно понятный, напоминает классические форумы, где сообщения идут «сверху вниз». Легко подключать новых людей к проекту (например, корректора и дизайнера) на определённом этапе. Вообще система удобна именно для общения по задачам в небольших группах, с несколькими специалистами и заказчиками. А вот для организации полноценного отдела маркетинга её функционала явно не хватает.
6. Bitrix24
Обмен файлами в задаче Битрикса
Чаты и комментарии
Возможностей для коммуникаций больше, чем видов снега у эскимосов. Личные и групповые чаты, открытые и закрытые, звонки и видеозвонки, «Живая лента», видеосообщения, важные сообщения, опросы, смайлы, гифки… В чате сообщение можно лайкнуть или процитировать, но, увы, нельзя закрепить и нельзя создать на него быструю ссылку.
На бесплатном тарифе – 5 ГБ в облаке. Интеграция с Dropbox, Google Диск, Яндекс.Диск, One Drive Хорошая задумка — создавать группы и проекты в виде отдельных папок, в них хранить файлы и обсуждать материалы. В отделе маркетинга, где я работала, мы создали группы: «Идеи для рассылок», «Вопросы и ответы», «Отзывы», «Дизайн», «Социальные сети», «Рассылки», «Контент на сайте», «Маркетинг». Было очень удобно в теории, но на практике… Уже через месяц мы начали просто игнорировать эти папки и обмениваться файлами в общих чатах. А там всё быстро терялось.
Нотификация о сообщениях
Всплывающее окно, звуковой сигнал и цифра напротив окна с задачами или чатами. Можно настроить уведомления на почту.
Возможностей у Битрикса масса, но… ими почему-то не пользуешься. Это как огромный паром, комфортабельный и роскошный, но «едет» медленно. Иногда проще сесть на самолет. Широчайший функционал и пестрый, «тяжеловесный» интерфейс путает и отпугивает коллег. В итоге вся совместная работа переносится в чатики, где царит полный хаос. Однако это все-таки чатики внутри системы, а не «на стороне».
7. Планфикс
Общение в подзадаче Планфикса
Чаты и комментарии
Общение напоминает форумное. В каждой задаче есть блок, где можно вести дискуссию. Функционал комментариев широкий: можно процитировать сообщение, можно лайкнуть, добавить в избранное, закрепить… Также есть сортировка комментов: в хронологическом порядке или от новых к старым.
В отдельном окне «Документы» можно получить доступ ко всем файлам в рамках выбранного проекта. Есть интеграция с Dropbox, Google Диск, One Drive, а также со всеми популярными мессенджерами. Базовый размер облачного хранилища на всех тарифах – 1 ГБ, дальше надо доплачивать. Удобно, что все документы по конкретной задаче можно скачать одним архивом.
Нотификация о сообщениях
Широкие возможности для настройки нотификаций. Они могут приходить на почту или в мессенджер: Skype, WhatsApp, Telegram и иже с ними. Также есть всплывающие окна в браузере и звуковые оповещения.
В этой системе удобно работать над маркетинговыми задачами, которые состоят из этапов и в которых задействованы несколько специалистов. Например, провести SEO-оптимизацию сайта или запустить лендинг с контекстом. Легко оформлять списки задач и на каждом этапе обмениваться файлами и комментариями.
8. Pyrus
Файлы и обсуждения в задаче Pyrus
Чаты и комментарии
На первый взгляд интерфейс напоминает почту, есть даже вкладка «Входящие». Правда относится это только к задачам, отдельной зоны для личных сообщений нет. Все коммуникации проходят в карточках. Удобная функция – цитирование сообщений, то есть можно ответить на конкретный коммент. Если что-то не нравится, ставим гневный смайл.
В задачах удобно обмениваться файлами — копируем и отправляем коллегам прямую ссылку на конкретный документ или картинку. Файлы в каждой карточке хранятся в отдельном списке, то есть их можно не выискивать с фонариком в темном лесу комментов. Есть интеграция данных из Dropbox, One Drive, Google Диск, Box. В облачном хранилище дается 10 ГБ места, но только на платном тарифе.
Нотификация о сообщениях
Нотификации – как на старой доброй почте. Напротив папки «Входящие» отображается число новых задач и комментариев. Также уведомления приходят и на почту «настоящую», на email.
Объективно система хорошая, но мне «не зашла». Смущало то, что обычному пользователю нельзя создать приватную задачу. Обнаружить настройки прав доступа сложно, и непонятно, видна ли твоя задача коллегам. В итоге оказывается, что видна, и только администратор может устанавливать приватность. А такая «прозрачность» иногда смущает, и часть общения переносится в мессенджеры.
9. Trello
Комментарии в карточке задачи Trello
Чаты и комментарии
Обмен комментариями происходит в карточке задачи. Можно смело выразить свое отношение к сообщению или признаться в любви коллеге – ассортимент смайлов богатый. Можно адресовать ответ на комментарий конкретному человеку.
Вложения к задачам точно не потеряются: весь текстовый, графический и видео контент можно хранить в карточке задачи. Загружать вложения легко как с компьютера, так и с Dropbox, Google Диск, One Drive и Box. Правда, на бесплатном тарифе есть ограничения по весу файла — не более 10 МБ.
Нотификация о сообщениях
Все нотификации прилетают на «колокольчик» в верхнем углу окна. Если какая-то карточка задачи и обсуждения в ней очень уж надоели, можно от нее отписаться.
В Trello всё просто и понятно. К рабочим процессам легко подключать новых сотрудников, фрилансеров и клиентов – достаточно расшарить информацию и прислать ссылку. Знаю, многие любят эту систему, особенно небольшие команды, но у меня с Trello отношения как-то не сложились. Пробовала использовать её для координации работы двух моих помощниц-копирайтеров и дизайнера, с которыми работали в связке. Нам не хватало функционала для общения, и мы постоянно «сбегали» из системы в мессенджеры. В карточках комментарии «тяжеловесные», идут строго по очереди, как на форуме образца 2006 года (никакого тебе «микроблога»).
10. Мегаплан
Коммуникации в задаче Мегаплана
Чаты и комментарии
Личных и групповых чатов нет, но есть раздел «Общение» в виде живой ленты. Сообщение в живой ленте можно привязать к одному из разделов: «Работа», «Отдых», «Новости». Можно добавить опрос и прикрепить файлы. Также коммуникации происходят в самой карточке задачи через комментарии. Есть своя «изюминка» — на основе задачи или подзадачи можно автоматически создать письмо на email и быстро его отправить прямо из системы. Выглядит адрес отправителя так: i.smirnov@mp42053333.megaplan.ru.
Файл можно загрузить с компьютера. Интеграции с основными облачными хранилищами и дисками нет. В задачах файлы хранятся в отдельной вкладке, на любой из них можно дать быструю ссылку или добавить в избранное.
Нотификация о сообщениях
Когда оставляешь новый комментарий в задаче, можно выбрать, кого из коллег об этом уведомить. А в живой ленте можно выбирать, за каким обсуждением следить.
В целом необходимый функционал для общения по задачам есть. Но поначалу в системе тяжело освоиться. Нет ощущения цельности и системности, пёстрый интерфейс с большим количеством функций, в которых легко заблудиться. Всё-таки это больше CRM, чем система для коммуникаций.
Идеальной во всех отношениях системы не существует. Здесь я делала сравнение систем «под соусом» удобства коммуникаций и обмена файлами с коллегами. А если возьмусь сравнивать по критерию (например) удобства постановки задач — рейтинг будет уже совсем другим. Поэтому найти для себя «виртуальный офис мечты» можно только методом проб и ошибок.
Вот, кстати, еще один обзор систем управления задачами, где я рассматриваю системы уже по другому критерию — удобства работы именно с задачами.
UPD. А вот — самый гигантский обзор, где рассматриваются сразу 52 системы управления проектами.