лучший планировщик дел для компьютера
Подборка программ для планирования личного времени
Чтобы быть эффективным и не удивляться в конце рабочего дня, почему у вас не хватило времени на выполнение всех поставленных задач, важно планировать свое время.
Просмотр ленты в Instagram или смешных видео на YouTube не способствуют достижению цели и, как правило, отнимают больше времени, чем кажется. Чтобы каждый день был продуктивным, мы подобрали несколько программ, которые помогают планировать время и следить за собственной эффективностью.
Полезное приложение на iOS, которое объединяет календарь, заметки, списки дел, личные счета. Все синхронизируется, приложение постоянно информирует обо всем, что происходит на протяжении дня и напоминает о том, что еще нужно сделать. 24me напоминает об оплатах счетов, позволяет звонить, отправлять СМС и электронную почту. Предупреждает о деловых встречах на основе условий дорожного трафика и открывает приложение навигации по умолчанию с правильным адресом.
Платное приложение для планирования времени. Позволяет создавать проекты с большим количеством задач для реализации масштабных целей. Упорядочивает задачи при помощи тегов и не запутывает непонятным интерфейсом. В этом его большой плюс: вы сможете сосредоточиться только на себе и своих задачах.
Планер, которым можно пользоваться на любых устройствах и без подключения к интернету. С приложением интегрируются более 60 популярных сервисов, включая Dropbox, Amazon Alexa, Zapier, IFTTT, Slack. Todoist позволяет расставлять задачи по приоритетности и делить большую задачу на небольшие. Также, если у вас есть рутинные задачи, которые повторяются в один и тот же день, но вам нужно единоразово решить их в другое время, то приложение перенесет задачу без нарушения цикла повтора.
Планировщик, который позволяет упорядочивать заметки любым способом, создавать списки дел, добавлять изображения, аудио, веб-страницы. Приложение синхронизирует информацию на всех устройствах и предлагает инструменты для совместного доступа. Есть также Evernote Premium, который работает с PDF-файлами, сканирует и оцифровывает визитки, сохраняет электронные письма в Evernote и многое другое.
Простое приложение c быстрым доступом к органайзеру, возможностью создавать списки, вести совместные проекты, добавлять изображения, презентации и т.д. Приложение синхронизируется с компьютером, телефоном и планшетом.
Приложение, в котором можно работать без интернет-подключения. Создан компанией Google и был представлен в виде веб-приложения и мобильного приложения для платформ Android iOS в 2009 году. В приложении можно планировать встречи, создавать события со своими контактами и делиться целыми календарями с коллегами или сотрудниками.
13 планнеров: выбор предпринимателей
Главный редактор RB.RU
Rusbase попросил предпринимателей рассказать, какими программами для составления списка задач они пользуются в работе и личной жизни. Получился объемный список решений: если еще не определились со «своей» программой или хотите сменить планнер, этот материал для вас.
1. Trello
iPhone, Android, Windows Phone (неофициальное Trellizzo)
Мне нравится, что в Trello легко визуализировать сотрудничество с партнерами. В нашем случае это путешественники. В приложении отмечаем список задач: видео- и фотосъемка, подготовка профиля, публикация путешествий, отчетов о поездках, путевых заметок и многое другое. Соответственно, можно отследить стадии выполнения задач, связанные с конкретным человеком, а также сохранить файлы.
Преимущество: есть мобильное приложение.
Раньше планировал день по системе GTD (getting things done) в Trello — он работает быстрo, и интерфейс удобный. С переходом сотрудников на «Битрикс» решил ставить личные и рабочие задачи в одной среде. Планировщик — это не основной функционал Битрикса, поэтому он далек от совершенства. Если бы не было привязки к сотрудникам, использовал бы Trello или Evernote.
Для управления проектами использую Trello. Мы пробовали разные программы, этот вариант – самый удобный для небольших проектов и небольших команд. Там же можно прописывать задачи. Но сам я привык к Google Keep.
Для групповой работы небольшой команды, например IT-стартапа или организаторов событий, на мой вкус, очень удобен Trello – визуально он выглядит как «доски», посвященные разным проектам с обсуждением по ним, группами задач. Опять же, он позволяет вести и групповую, и индивидуальную работу (личные задачи) в одном аккаунте.
2. Evernote
Помимо распорядка дня, в Evernote важно записывать бизнес-идеи, которые могут приходить в голову далеко не всегда в подходящее время. Будь то деловые ужины/обеды, совещания, дорога домой/в офис и т.п. Я пробовал самые разные варианты – от бумажных записок до звонков себе на голосовую почту с описанием идеи. Но хотелось определить универсальное средство для записи пометок таким образом, чтобы было удобно о них вовремя вспоминать. Сейчас я пользуюсь Evernote, здесь можно по умолчанию поставить свою папку «Идеи». Но, когда есть возможность, также стараюсь писать аудио, заодно тренируюсь кратко и ясно излагать свои мысли.
Использую Evernote для хранения информации, ее структурирования. Важно создать удобную иерархию блокнотов и использовать теги.
Уже больше двух лет для планирования времени использую сервис Evernote (десктопное и мобильное приложения). Принцип очень прост: одна заметка – одна неделя, внутри которой есть отдельные дни и список задач с галочками, которые необходимо исполнить. Встречи расставляются внутри недели с указанием времени (например, с 13 до 15 часов) и отмечаются красным жирным (что означает, что встреча будет происходить за пределами моего хоум-офиса). Таким образом, я всегда помню о том, в какие дни в каких местах я должна быть, и могу планировать встречи более продуманно, совмещая «выход в город» с другими встречами или делами.
Что же касается ежедневных списков дел, стараюсь не придавать им слишком жесткую форму. Точное время исполнения прописываю только в тех случаях, когда у задачи есть жесткий срочный дедлайн или когда в дне очень много дел, которые важно структурировать для большей производительности.
По аналогии с «красным жирным» для дел вне дома я ввела несколько других цветовых обозначений, которые позволяют мне сразу определить формат задачи: зеленый жирный для «задач-лягушек», которые необходимо «съесть первыми», тонкий синий – для задач, которые займут менее 15 минут.
Для удобства работы над различными блоками проектов (один проект – один блокнот с разными заметками, одна заметка – отдельный аспект проекта) в качестве задач можно вставлять ссылки на заметки, требующие доработки.
В прошлом месяце я наконец-таки созрела для перехода на платную версию сервиса. С пересылкой необходимой входящей почты в аккаунт Evernote работа стала еще удобнее: не нужно каждый раз открывать почту, чтобы свериться с полученной информацией и каждый раз не погружаться в пучину входящих писем (а таких «раз» за день может быть около 15). Вместо этого я выделяю специальные отрезки времени на разбор входящей почты и стараюсь проверять ее как можно меньше в течение дня.
Еще одной важной функцией Evernote при планировании дел является возможность отправки проекта или задачи на исполнение или согласование нужному человеку, а также обсуждение проекта в work chat. Благодаря работе в одном приложении, а не в нескольких, гораздо проще переходить от задачи к задаче, не отвлекаясь на посторонние проекты (можно даже отключить интернет, если это необходимо для большей фокусировки).
3. Инструменты от Google
Для меня при выборе приложений принципиальна возможность синхронизации с Google Calendar. А если учитывать то, что лучше всего работают два родственных продукта, то мой выбор падает в пользу продуктов Google как в десктопной, так и в мобильной версии. И это удобно – и на ноутбуке, и на смартфоне работаешь с единым интерфейсом.
Очевидные плюсы Coogle Calendar: для одного аккаунта можно создать несколько параллельных календарей и синхронизировать их со множеством других приложений. Неплохо устроена система напоминаний и уведомлений. Можно завести себе несколько календарей для разных сфер жизни: личный, рабочий, учебный, календарь отдельных проектов и т.д. Особенно это удобно, если важно «расшарить» календарь. Даже отсутствие в инструменте очевидного списка задач ToDo на день не сильно меня расстраивает: возможно, это вопрос привычки.
Если вы занимаетесь международным бизнесом, который предусматривает организацию и проведение встреч с людьми, что от вас в тысячах километров – вам пригодится сервис организации видеоконференции. Еще интересная «фишка» для тех, кто работает в межкультурном пространстве – можно загрузить календари, созданные другими пользователями или Google, например, национальные праздники разных стран, спортивные события и т.д.. Так вы не забудете, кого из контрагентов или коллег поздравить с важным праздником или вовремя уточните, чем закончился матч команды, за которую человек болеет.
Безусловный лидер для планирования внешних встреч – Google Calendar. А еще в календаре мы отмечаем все путешествия, представленные на MyNext.Travel. Это помогает планировать встречи, делать онлайн-включения из экспедиций, восхождений, гастропутешествий и других поездок, которые проходят по всему миру.
Для ведения календаря ежедневных задач использую Google Calendar (через приложение iCal) + распечатка каждое утро плана на день. Все-таки, приятнее вычеркивать задачи рукой. Выбрал такой формат, поскольку удобно ставить повторяемые задачи, давать доступ к календарю ассистенту и «домашним», чтобы они могли формировать деловую и личную занятость.
Мало что может перебить связку из календаря, почты и диска от Google. Особенно удобно в случае расширения команды – корпоративный календарь всегда поможет узнать, чем занят тот или иной сотрудник, поможет распределить помещения: тогда-то занята переговорка 1, тогда-то отдел маркетинга смотрит вебинар в переговорке 2. Заранее готовишься к встречам и крепишь к записям в календарь ссылки на документы из Google.Drive – легко достать, легко дать всем участникам встречи.
Google.Drive отлично берет на себя функцию распределителя задач. Советую книгу «Как привести дела в порядок» Дэвида Аллена, после ее прочтения даже пара простеньких таблиц в Excel легко превратится в полноценного помощника-распределителя. И, конечно, я использую блокнот. Wi-Fi не будет, ноутбук сядет, телефон заглючит, а блокнот не подведет.
Мы с коллегами перепробовали все возможные CRM, таск-менеджеры и прочее – от продуктов, что предлагают Google, Microsoft и другие компании до методов, описанных Глебом Архангельским (включая глубокую интеграцию с секретариатом). Но я так и не смог привыкнуть к этим высоким технологиям. С детства привык записывать задачи на листке А4, а потом вычеркивать ненужные. Сейчас же я просто пользуюсь сервисом Google Tasks. Там нет ничего лишнего: просто добавляешь задачи и вычеркиваешь. Никакой иерархии, никаких таймлайнов – ничего.
Для бизнеса оптимальными считаю «Семью» Google Диска: Google Docs, Google Таблицы и Google Презентации. Это незаменимие инструменты для работы, которые позволяют создавать, сохранять, сортировать нужную информацию, будучи в любой точке земного шара. Единственное условие, безусловно, – наличие интернета.
Семья «Google Диска» – настольная книга нашей компании, где ведутся все отчеты, планы и активности.
Для задач пользуюсь Google Keep (с синхронизацией в Outlook) – как на смартфоне, так и на декстопе.
Планировщики задач: обзор
Сравнили девять популярных приложений и сервисов для планирования задач.
Если бы Юлий Цезарь жил в наше время, он вряд ли бы делал три дела одновременно: «долой work in progress», знаете ли. И он уж точно бы не хранил весь свой ворох задач на стикерах и бумажках, а пользовался бы онлайн-планировщиком. Осталось только выяснить, каким именно.
Жил-был Wunderlist со своим фирменным звуком выполненной задачи, ласкающим ушки, но в мае 2020 проект закрыли. А вместо него подсунули пользователям сервис Microsoft To Do — по их отзывам, это как сравнить пятую точку с пальцем. Может, зря юзеры так?!
У сервиса минимальный функционал, всё просто и наглядно на одной-единственной страничке — разберётся даже очень престарелый Билл Гейтс 🙂 Конечно, не хватает угадывания дат при постановке задач, всяких тегов и распечатки всего списка, но как инструмент для тех, кто не хочет вникать в миллиард опций, — идеально.
Приложение такое же простое, как и веб-версия. Удобно, наглядно, ничего лишнего.
Цена: либо Билл хитрит, либо правда бесплатно. Непонятно только насчёт командной работы — сколько человек могут пользоваться бесплатно, и главное, — как им всё это расшаривать-то.
Сложности: минимальный функционал, лагает при запуске (и по отзывам, и у нас самих были траблы — причем, из-за Microsoft Outlook, который не особенно к делу относится), непонятно, как делиться списком, и непонятно, как добавлять задачи в новые списки.
Вердикт: если вам просто нужно вывалить куда-то ворох своих задач и не особенно упарываться по планированию (“сегодня”, “завтра”, важно-неважно плюс конкретные даты) — это идеальный вариант.
Клонированный брат Microsoft To Do (хотя еще большой вопрос, кто кого клонировал) — такое же простое представление всех задач на одной странице, удобные настройки, самые важные опции. Из фишечек — возможность устанавливать конкретное количество времени на задачу, но при этом нет привязки к распорядку дня (нельзя поставить конкретный временной промежуток для выполнения задачи, но можно поставить напоминалку с точным временем).
Приложение простое и наглядное, внутри классически чуть больше опций, чем в веб-версии: можно устанавливать срок выполнения задач, и часы на выполнение задачи не ограничиваются двумя (как на ПК). Сюда же можно привязать данные о сне, шагах и пройденной дистанции из Apple здоровье и разрешить доступ к айфоновскому календарю (но последний ничего особенного не даёт).
Сложности: функционал — самый нужный, веб-версия классически отстаёт от приложения (нет статистики там, например), отзывов маловато и непонятно, как устроена командная работа.
Вердикт: Если ваш распорядок дня один чёрт постоянно сдвигается, но вы бы всё-таки хотели планировать количество часов на каждую задачу, WeDo для вас — настоящая находка.
Не похожий на на один другой сервис: без списка вообще всех-всех-всех задач и с нетипичным календарным представлением. Ты такой, как Юлий Цезарь, запланировал встречу с Клеопатрой на 22 июля, задачка уползла куда-то далеко вперёд, и чтобы, например, добавить к задаче джентльменский набор в список покупок, придётся постоянно помнить её дату — иначе пойди-найди. В веб-версии хотя бы можно видеть календарь на неделю, а вот в приложении — только на конкретный день. Ну такое.
Зато есть таймер Помодоро, место для заметок и даже возможность прикрепить файлы из Фигмы. Ещё одна из обидных штук — нет повторяющихся задач: дублируйте, кесарь, свои задачи ручками!
Цена: 190 рублей в месяц, за которые можно получить больше Гб в хранилище и неограниченное количество проектов.
Сложности: нет списка всех-всех задач, неудобная работа с календарём, нет повторяющихся задач.
Вердикт: советовать не станем. Но и отговаривать тоже — может быть, вам как раз нужен такой планировщик, где видны задачи только на несколько ближайших дней, и далеко планировать вы не любите. Если так, попробуйте ещё вот этот.
Этот сервис появляется во многих обзорах, и не зря: разобраться с первого взгляда довольно просто, функционал мощный. Есть вкладка для списка вообще всех задач, есть проекты, есть подзадачи — да и вообще, чего там только нет 🙂 На старте вас встретят приветливые шаблоны задач, разбирая которые, вы заодно разберетесь с интерфейсом и функционалом. А если в чём-то разобраться с ходу не получится, можно заглянуть в заботливый раздел с подробным описанием функционала.
Для работы с задачами есть метки, фильтры, календарь, напоминания и приоритеты. Список задач можно распечатать. Если вы адепт движения “лучше, чем вчера”, то вам пригодится прогресс: можно ставить задачи-цели и отслеживать на графиках ваши успехи.
При входе в приложение на iOS у нас возникла проблема: приложение просило пароль, но при работе на десктопе мы его не устанавливали. Пришлось вернуться, установить и с горем пополам войти. Но внутри всё классненько: аккуратные карточки задач, приятный список и интерфейс даже удобнее, чем в версии ПК.
Цена: для старта подойдёт бесплатный тариф — в нём можно создать до 80 проектов и расшарить их на 5 человек. Если нужно больше — велком на платные тарифы, где доступны комментирование, фильтры, метки, полноценная групповая работа и прочие плюшки.
Сложности: бывалые пользователи жалуются, что для командной работы сервис дорог — приходится платить по 300 рублей на каждого сотрудника, а это сопоставимо с полноценной CRM. Другим не нравится, что повторяющиеся задачи не видны в календаре (согласны, такое себе). И ещё ложечка дёгтя: после одного из обновлений посыпались жалобы, что стало не так удобно переносить сроки и обновлять списки задач, а еще появились траблы с синхронизацией устройств.
Вердикт: если вам кажется, что там, где очередь, продают самое вкусное — этот сервис для вас. Его любят сотни юзеров и на то есть реальные причины.
Не путайте с залипательным TikTok 🙂 Приложение-планировщик, который хвалят даже чаще, чем ToDoist, и заменяют им любые планировщики, где что-то не понравилось. Он устроен похожим образом: тоже есть угадывание дат, папка “входящие” со списком всех задач, повторяющиеся задачи и планы на день/неделю.
Из особенного — таймер Помодоро с фоновыми звуками природы для большей сосредоточенности, учёт часового пояса (если вы прилетите из Москвы на Бали, время ваших задач автоматически изменится на местное), привязка к локации (если вы придёте на работу, вам напомнят о задачах).
На входе в приложение сначала — краткий курс по функционалу и возможность создать первые задачи, и только потом можно войти в свой аккаунт. В самом приложении немного проще ориентироваться, чем в версии для ПК, но очень забавно, что интерфейс не полностью на русском: рядом с “Панель вкладок” соседствует “Appearance”.
Сложности: невозможность создавать подзадачи, нельзя назначать соисполнителей, при записи задач в списках новые поднимаются наверх, а поменять порядок нельзя — неудобно.
Вердикт: если между “Газпромом” и “Роснефтью” вы выберете второе, то TikTik — для вас 🙂 Почти ничем не уступает Todoist и может похвалиться собственными фишечками.
Позиционирует себя как приложение, без которого вы больше не сможете жить. Ну, мы бы поспорили, конечно 🙂 Представление задач отличается от предыдущих участников обзора.
Есть две колонки — в одной список всех задач, распределенных во времени (сегодня, завтра, грядущие, когда-нибудь), в другой — настройки для конкретной задачи. Когда создаешь задачу, нельзя сразу назначить ей конкретную дату (в веб-версии даже нельзя назначить время). Как только создали — велкам в правое поле, чтобы настроить все нюансы: время, дату, тэги, принадлежность списку, повторяемость и всё такое. Есть и другая развёртка — где задачи на каждый период расположены горизонтально, как на канбан-доске.
В веб-версии были сложности с добавлением списков (добавить-то не проблема, а вот создать в нём задачи — уже никак) и с удалением задач — мы не нашли кнопки, которая за этот отвечает. Зато в приложении с этим проблем нет.
Сложности: чуть сложнее освоить новичку, для просмотра задач в календаре нужна синхронизация с Гугл Календарем, веб-версия уступает приложению по функционалу (некоторого прям не хватает), при создании задачи нельзя сразу установить дату и время. А ещё мы не нашли, где и как отслеживается прогресс (возможно, этого просто нет). Последняя ложечка дёгтя: пользователи жалуются, что Any.Do нагло списывают деньги за годовую подписку, и отменить это можно только через службу поддержки (которую еще и не так просто найти).
Вердикт: если вам всегда нравились карточки на досках и стикеры, Any.Do — для вас, ведь принцип построения списка задач здесь ну очень похожий.
Один из самых первых сервисов планирования задач: изначально планировался как список покупок, но вырос в нечто большее. Задачи ставить удобно: сразу можно установить дату, крайний срок, приоритет и планируемые затраты времени. Эти затраты потом будут отражаться на вкладке “сегодня” — удобно для понимания своей загрузки на день. При постановке задачи также можно привязать конкретное место или сделать задачу повторяющейся.
Сервис немножко угадывает даты и время: формулировку “сегодня в 19:00” сразу занесет в календарь, а вот “завтра”, “в субботу” или “6 июня” — уже нет. Круто, что можно откладывать задачи (на день, два, неделю). И некруто, что подзадачи доступны только в Pro-версии.
В приложении всё так же, как в веб-версии, кроме функционала откладывания задач — они автоматически переносятся только на следующий день (чтобы перенести на неделю, придётся вручную поправить дату).
Сложности: сервис хвалят в сети, и в целом каких-то критичных сложностей мы не нашли (кроме нюанса с откладыванием задач).
Вердикт: если вы по-старинке оплачиваете коммуналку в Сбербанке (хотя это можно сделать в любом другом банке) этот старый-добрый сервис для вас.
Почти всемогущий сервис: тут вам не просто планировщик, но ещё и хранилище всего того, что обычно валяется в пачке других программ — в блокнотах, заметках, гугл документах, планерах. Создатели психанули и объединили все опции в один сервис с продуманным интерфейсом и мощными возможностями. Такими мощными, что придётся посидеть-поразбираться.
Для планирования доступна вкладка со списком задач: они отображаются на импровизированной канбан-доске. Внутри каждой задачи можно создавать подзадачи, но если список будет большим, удобство под вопросом. Для отслеживания прогресса, собственно, только канбан-доска. Для календарного планирования можно создать отдельную вкладку, но задачи в календарь придётся ставить вручную (если знаете какой-то другой способ — расскажите нам).
Традиционно, приложение немного удобнее веб-версии, хотя если учесть, как круто в Notion можно создавать текстовые файлы, его оценят не только одержимые порядком пользователи, но и те, кто давно искал удобную площадку для своих статей, баз знаний и прочих документов.
Сложности: расширенный функционал — классно, конечно, но конкретно для планирования задач опций не так-то много. Подойдёт для отслеживания прогресса и хранения всех задач в списках, для ежедневного планирования по часам — с натяжкой.
Вердикт: если вас задолбало хранить списки и всевозможные документы отдельно, добро пожаловать в Notion. Только не ждите от него супер-возможностей в планировании задач: он бережно сохранит ворох ваших дел в списках и поможет следить за прогрессом, но если вы хотите планировать свой день ежедневно и ежечасно, сервис вам вряд ли подойдёт.
Конечно, мы не могли не добавить в обзор свой сервис, который мы запустили не так давно. SingularityApp — мощный хаос-менеджмент планировщик для тех, кто любит, чтобы ни одна идея-задача-встреча не потерялись, но при этом не планирует устраивать в планировщике свалку всех-всех-всех документов, записей и напоминалок. Только дела, только распорядок дня и только сила маленьких, но чётких шагов.
Вытряхните из головы весь ворох задач в папку “Входящие” — потом разберётесь с датами, срочностью, дедлайнами и всем вот этим вот. Когда разобрались — смотрите в списки “сегодня” или “планы”, где есть видны все ваши дела на ближайшие месяцы. Пока ставите задачу, можете сразу указать все-все параметры: сроки, даты, важность, принадлежность проекту, цикличность и всё такое. И конечно, для удобства у вас неограниченное количество проектов с разной степенью вложенности. Этот сервис создан для тех, кто ненавидит хаос 🙂
А тем, кто постоянно отвлекается, пригодится встроенный таймер Помодоро — длительность интервалов можно настроить под себя, чтобы достичь максимального сосредоточения на задаче.
Обзор 5 систем управления задачами для наведения полного порядка
В больших командах от 20 сотрудников есть такая проблема – беспорядок в задачах. Сроки срываются, работа тормозится. Поэтому на рынке есть множество систем управления задачами, которые так или иначе эту проблему решают.
Уже больше 2 лет мы развиваем свою систему управления YouGile. И, конечно, мы часто тестируем системы конкурентов, подробно их изучаем. Смотрим, кто какие инструменты предлагает. Делаем выводы, вдохновляемся и улучшаем свой функционал.
Что же такое система управления задачами? Какие функции позволяют навести порядок в задачах?
Мы долго думали. И после 3-недельного брейншторма, общения с клиентами и опросов выделили 5 критериев. По этим критериям и сделали данный обзор.
Критерии и обзор 5 систем управления задачами, в том числе нашей собственной – ниже.
5 критериев системы управления задачами:
1. Простота постановки задачи себе и коллегам
Кнопка создания задач в интерфейсе системы должна быть в приоритете. Так, чтобы любой новый сотрудник, который работает в системе 2 минуты, мог легко ее найти.
2. Удобство личного планировщика
Под удобством подразумевается классификация и сортировка задач. Чтобы любой пользователь сразу видел: ага, вот мои задачи, а вот те, что я поставил. Вот все задачи Пети, а вот здесь уже дедлайн надвигается. А вот мои приватные задачи, они доступны только мне.
3. Возможность создания структуры компании с отделами
Если в команде больше 20 человек – необходима четкая структура. Иерархия сотрудников и разграничение отделов. Структура определяет, кто кому какую задачу может поставить, и кто какие задачи видит.
4. Прозрачность рабочих процессов
Важно понимать, кто перегружен задачами, а кто «недогружен», кому поставить задачу, а кого лучше не отвлекать. Это удобно не только в парадигме «руководитель – сотрудник», но и «сотрудник – сотрудник». Зачем лишний раз дергать коллегу, если можно просто заглянуть в его задачку.
5. Полнота картины о результатах работы над задачами в отчетах
Отчет должен давать понимание: какие задачи были выполнены, а какие нет. Какой сотрудник/отдел выполнил план, а какой – не до конца. Какие задачи потребовали наибольших временных затрат.
Обзор 5 систем управления задачами
YouGile
Удобство постановки задач
Создание задачи в YouGile в 1 клик
Раньше в нашей системе задачи можно было ставить только на доски. Но клиенты попросили у нас «волшебную кнопку», чтобы создавать карточки в 1 клик. Это действительно сильно упрощает работу рядовым сотрудникам.
Управление своими задачами
Личный планировщик: «Задачи на мне», «Порученные мной», «Личные задачи», «Избранные»
Личный планировщик представлен в виде раздела «Мои задачи». Там каждый пользователь видит, что поставил он, а что поставили ему. Хранит свои приватные задачи. Мы считаем очень ценным наличие приватности, ведь часто бывает такое: хочется сделать черновую карточку для себя, начать по ней работу – и только потом поделиться с коллегами.
Классификация задач
Доска отдела разработки со стикерами
Для классификации задач в YouGile используют стикеры – текстовые метки, похожие на теги. С их помощью карточке присваивается определенное значение: статус, приоритет, состояние. Можно создать абсолютно любой текстовый стикер.
Структура компании с отделами
Структура компании с отделами и сотрудниками в YouGile
Структура нужна, чтобы разделить сотрудников по отделам, указать должности и выбрать правила взаимодействия в рамках отдела. Настроить права управления задачами и доступа к ним. Назначить руководителей каждого отдела с возможностями управления группой.
Прозрачность работы
Раздел «Чужие задачи» в YouGile
В разделе «Чужие задачи» видно, кто над чем работает, кто кому какую задачу поставил, а какие задачи не были выполнены. Доступ к чужим задачам регулируется в рамках отдела. Можно сделать так, чтобы все видели задачи друг друга, поставленные без структуры досок. А можно дать эту привилегию только руководителям.
Оценка результатов работы
Инструмент для оценки рабочей загрузки по проектам и сотрудникам
В YouGile есть отчеты и сводки, и в ближайшее время мы планируем выпустить еще один инструмент. Хочется четко видеть, кто и чем был загружен, и какая загрузка предстоит в ближайшее время каждому сотруднику или отделу.
Asana
Удобство постановки задач
Постановка задачи в 1 клик в Asana
Задачу можно поставить в 1 клик без привязки к доскам. Все задачи отображаются в разделе «My Tasks». В любой момент задачу можно прикрепить к одному из проектов, нажав «Add to projects». В проекте все задачи отображаются уже системно, в виде списка задач, календаря, таймлайна (доступно в платной версии) или классических досок.
Управление своими задачами
Классификация своих задач по приоритету выполнения
Любая вновь созданная задача будет приватной до тех пор, пока вы не привяжете ее к общедоступному проекту. Также вы можете подписать коллег на задачу. Это очень удобно: можно создать карточку «пойти на обед», пригласить туда товарищей и обсудить.
В личном планировщике «My Tasks» задачи сортируются по группам «Today», «Upcoming», «Later». В платной версии также можно вывести отдельно все задачи, которые вы создали и которые поручили коллегам.
Классификация задач
Теги на задачах в Asana
Каждой задаче можно присвоить любой тег, обозначив его своим цветом. Например: «реклама», «текст», «видео», «онлайн-школа». Если продумать и внедрить общую для всех систему тегов, в задачах будет порядок.
Структура компании с отделами
Отдел маркетинга: сотрудники и проекты
В Asana есть возможность создать сколько угодно разных отделов, добавить туда сотрудников и начать работу над проектами и задачами. Однако жесткой иерархии нет, система прав очень демократична, и рядовой сотрудник по сути обладает теми же правами, что и руководитель.
Прозрачность работы
Календарь задач отдела маркетинга в Asana
Рабочие процессы в Asana очень прозрачны, а права доступа – демократичны. В календаре каждый может посмотреть все задачи коллег. Как по конкретному проекту, так и конкретного сотрудника (кроме приватных).
Оценка результатов работы
Инструмент «Progress» для просмотра общих результатов работы
Инструмент «Progress» выводит число завершенных, незавершенных и просроченных задач по проекту. Инструмент «Reports» выводит все ваши задачи и задачи, которые вы поставили коллегам.
Pyrus
Удобство постановки задач
Создание задачи в Pyrus в 1 клик
В интерфейсах Pyrus создание задач находится в приоритете. Все легко и интуитивно понятно, длительного обучения сотрудников не требуется.
Управление своими задачами
Личный планировщик в Pyrus: мои задачи и поставленные мной задачи
В Личном планировщике тоже все просто и логично: задачи от меня, задачи для меня. Отдельно выводятся активные, отдельно – завершенные. Беспорядка возникнуть не должно.
Классификация задач
Классификация задач в Pyrus: «Отложенные», «На контроле», «Последние»
В этой системе много крутых возможностей именно для управления задачами. Можно отложить на потом. Можно поставить «на контроль». Можно сделать повторяющиеся задачи. Сортировка есть по активности задач и по сроку.
Структура компании с отделами
Структура компании с отделами в Pyrus
«Прорисовать» четкую структуру с отделами и подотделами легко. Правда система прав и доступа к задачам достаточно сложная: есть администратор, руководитель, управляющий и бухгалтер.
Прозрачность работы
Чужие задачи в Pyrus. Прозрачность работы
Рабочие процессы прозрачны, даже слишком. Можно вывести все задачи любого сотрудника. Приватных задач по сути нет. Приватность может устанавливать только пользователь с правами администратора.
Оценка результатов работы
Оценка затраченного времени по сотрудникам и задачам
Одна из «фишек» Pyrus – подсчет времени, затраченного каждым сотрудником на все задачи за выбранный период времени.
Wrike
Удобство постановки задач
Создание задачи в Wrike в 1 клик
В этой системе тоже есть «волшебная кнопка» для постановки задач в виде зеленого плюсика, не заметить которую сложно. И кроме этого задачи можно поставить еще несколькими способами.
Управление своими задачами
Личный планировщик в Wrike
Wrike предоставляет много возможностей для управления задачами: копировать и повторять карточки, делать приватными или общедоступными, добавлять в «Избранное» и переносить с проектов – в «Мои задачи». Можно следить за выбранной задачей или предлагать коллегам следить. Добавлять зависимости и связи между задачами.
Есть и свои «фишки». Отправка коллеге автоматического вопроса, как продвигаются дела по задаче. Функция массового изменения задач. Вехи – задачи, которые используют как контрольные точки для отметки важного события или момента принятия решения.
Классификация задач
Сортировка поставленных задач в Wrike
Wrike вообще заточен под сложные многоступенчатые проекты, однако рядовому пользователю вполне хватит понимания, где лежат его задачи и как их сортировать. Сортировка – по дате, приоритету, статусу, важности. Можно отдельно вывести только активные задачи или только просроченные.
Прозрачность работы
Задачи коллег выводятся отдельным списком, только если вы – их автор
Задачи, которые вы поручили, лежат в разделе «Созданы мной». А вообще прозрачности в работе немного не хватает. Вывести все задачи коллег отдельным списком можно, только создав собственный виджет в премиум-версии.
Оценка рабочей загрузки по проектам
Отчеты в Wrike и оценка рабочей загрузки
Отчеты, доступные в платной версии, позволяют увидеть общее положение дел по проектам и командам, и они обновляются в реальном времени при каждом новом открытии. Можно узнать, как задачи просрочены, а что тормозит работу команды.
GanttPro
Удобство постановки задач
Добавление задачи в проект в GanttPro
На первый взгляд эта система управления задачами кажется не очень «общедоступной»: надо разбираться, что такое диаграмма Гантта, где та самая кнопка для постановки задач… А ее и нет – задачи ставятся только в рамках проекта. Но если проект создан, то обучить пользователей добавлять задачи не так сложно.
Управление своими задачами
«Мои задачи» в GanttPro
Функционал для управления задачами в этой системе очень широк. Есть «Мои задачи» для сотрудников, где все просто и понятно. А есть диаграмма Гантта для менеджеров и ценителей, где удобно менять уровни задач, выставлять приоритет, зависимости и время, отслеживать прогресс и «играть» задачками как угодно, перетягивая их прямо на шкале.
Классификация задач
Отсортированные «Мои задачи»
Сортировать задачи можно аж по 17 параметрам: дата создания, исполнитель, приоритет, статус, затраченное время, прогресс, стоимость…
Структура компании с отделами
Сотрудники и права в системе
Сложную и четкую структуру компании не выстроить, зато легко настроить систему прав. Участники могут работать только над задачами, которые на них назначили. Администраторы могут создавать проекты и просматривать их стоимость.
Оценка рабочей загрузки по проектам
Отчеты в GanttPro и оценка рабочей загрузки
Крутая функция GanttPro – можно рассчитывать стоимость выполнения задачи и проекта в целом в зависимости от затраченных ресурсов. Можно создавать отчеты со временем, которые сотрудники тратят на задачи.