Советы как писать письмо
Кратко, емко и красиво! Как правильно писать письма
Преподаватель этикета Нуржан Исмаилова рассказала Sputnik Кыргызстан, какие правила необходимо соблюдать при составлении писем, чтобы они считались образцовыми.
Приветствие
Обращение
Лучше всего обращаться к адресату по имени. Если вы прежде не были знакомы, обязательно уточните его имя, фамилию и должность. Особенно если письмо имеет деловой характер.
Ошибки
При личной встрече люди всегда оценивают друг друга — по внешности, одежде, разговору, манере поведения. А при чтении писем обращают внимание на грамотность. Поэтому старайтесь писать без ошибок. Если письмо очень важное, перед отправкой обязательно перечитайте и проверьте его.
Краткость
Старайтесь избегать подробностей, которые не относятся к делу, не забивайте голову адресата ненужной информацией. После приветствия объясните все, что требуется, коротко и доходчиво.
Без лишних эмоций
Вид письма
Перед отправкой сообщения обратите внимание на строение текста — оно должно быть правильным и логичным. Если вы отправляете письмо на бумаге, то и она, и конверт должны быть чистыми и без складок. Адрес следует написать от руки. Если у вас плохой почерк, не стесняйтесь обратиться за помощью к тому, у кого он красивее.
Письмо с соболезнованиями
Такие послания желательно писать от руки, а не на компьютере. Этим вы подчеркнете значимость адресата для вас. Будьте максимально искренни и лаконичны.
Прощание
В конце любого письма не забудьте попрощаться. Также поблагодарите адресата за то, что он уделил время прочтению вашего послания.
Как написать правильно письмо? Образец оформления
Основы написания письма
Прежде всего, нужно относиться с заботой и уважением к собеседнику. Хорошее отношение к получателю письма в большинстве случаев поможет решить рабочие вопросы. Интересует, как написать правильно письмо? Большинство деловых писем соответствуют установленному, простому в освоении формату. Его вы можете адаптировать для любого типа текста. Такой документ всегда должен содержать дату, информацию об отправителе и получателе и еще несколько основных параграфов.
Структура делового письма
Какие бывают официальные письма
Официальные письма включают в себя письма-заявления, сопроводительные письма, рекомендательные письма, письма об отставке, письма-подтверждения, письма-запросы, корректирующие письма и письма-жалобы. Несмотря на разную целевую аудиторию, все эти документы имеют сходство, когда дело доходит до форматирования и стиля. Вы хотите попасть на собеседование или встречу, но не знаете, как написать правильно письмо? Далее вы найдете советы по оформлению формальных писем, чтобы сообщение передавалось правильным образом.
Письмо-просьба
Разберем, как правильно написать письмо-просьбу. Этот документ относится к некоммерческому типу. Чаще всего одна компания обращается с просьбой к другой об оказании какой-либо услуги. Целью могут служить: просьба описать продукцию, согласование каких-либо действий, встреча командированного и т.п.
Такое письмо является официальным и должно быть написано с соблюдением правил деловой корреспонденции:
Теперь вы знаете, как правильно написать письмо-просьбу, образец можно найти ниже.
Сопроводительное письмо
Этот одностраничный документ чаще всего отправляют вместе с резюме. Его цель состоит в том, чтобы убедить менеджера по персоналу рассмотреть ваше резюме.
Ситуация такова, что российские работодатели не придают большого значения таким документам. Они рассмотрят ваше резюме в любом случае. Это связано с низким качеством написания подобных документов. Чаще всего соискатели не могут грамотно составить сопроводительное письмо. Но есть и хорошая сторона. Из-за этого при правильном оформлении документа вы получите дополнительный шанс приема на работу.
Цель – привлечение внимания к резюме. Нужно сделать так, чтобы работодатель захотел ознакомиться с ним. Юмор уместен только для творческих должностей. Не нужно писать шутку, если вы не уверены в ней. Как правильно написать сопроводительное письмо?
При хорошем оформлении письма менеджер по персоналу заинтересуется вашей кандидатурой.
Письмо в налоговую
Любому предпринимателю нужно знать, как правильно вести документальное обращение в налоговую инспекцию. Компании регулярно должны отчитываться о движении денежных средств. Для подачи документов также необходимо сопроводительное письмо.
Как правильно написать письмо в налоговую. Чтобы изложить информацию в документе, прежде всего нужно руководствоваться правилами деловой переписки:
Для каждого отдельного случая письмо в налоговую пишется по-разному. Например, обсуждение сроков уплаты налогов, список отправляемых документов, уведомление о смене реквизитов компании и т.п. Такие письма могут использоваться в суде, необходимо изложить всю требуемую информацию.
Письмо президенту
Каждый гражданин России имеет право свободы слова и может обращаться в любые государственные органы с вопросами, которые относятся к их компетенции. Это значит, что президенту тоже можно отправить письмо.
Как правильно написать письмо президенту РФ? Для этого нужно зайти на его официальный сайт и найти нужный раздел. Он так и называется: «Отправить письмо». Вам предоставят перечень вариантов, выберите нужный. Также на сайте вы найдете все необходимые требования для написания письма. Составить подобный документ совсем не сложно:
Можно отправить письмо в электронном виде или почтой. Адрес для отправления почтовых писем вы найдете на официальном сайте. В соответствии с законами РФ обращение президенту должно быть рассмотрено в течение 30 дней с момента получения.
Письмо о сотрудничестве
Этот документ представляет собой предложение о совместной работе двух компаний на взаимовыгодных условиях. Главная задача письма заключается в том, чтобы потенциальный партнер проявил заинтересованность и предпринял дальнейшие действия. Такие документы могут быть началом перед заключением договора или сделки.
Разберем, как правильно написать письмо о сотрудничестве:
Если письмо заинтересует, получатель свяжется с вами для запроса коммерческого предложения или для других задач.
Последний шаг
Большинство людей забывают перепроверить в готовом документе грамматические ошибки. Этот важный шаг не следует пропускать, поскольку в деловых письмах безграмотность непростительна.
13 советов, как писать письма
В переписке значительную часть составляют письма, в которых вопросы и описания проблем не совсем правильно сформулированы, из-за чего требуют дополнительных уточняющих писем, что занимает лишнее время как отправителя, так и получателя.
В этом посте я хочу рассказать о том, как нужно правильно писать письма с вопросами специалистам, чтобы получение нужной вам информации занимало минимум времени и не требовало лишней переписки.
Главное правило, на мой взгляд, заключается в том, что в письме очень важно дать понять, что вы дорожите временем получателя. Все должно быть кратко и четко сформулировано.
1. Приветствие
2. Обращение по имени
На всех страницах блога shakin.ru, где есть форма обратной связи (например, страница «Реклама»), я всегда пишу «Меня зовут Михаил», поэтому не вижу проблемы, чтобы не обращаться в письмах по имени. Подсознательно любой человек любит, когда его называют по имени.
3. Сначала погуглите свой вопрос
Если серьезно, то искренне советую сначала погуглить интересующий вас вопрос в различных вариантах (в том числе на английском, перевести можно через Google Переводчик) и потратить время, чтобы изучить найденные материалы.
В большинстве случаев вы без труда найдете ответы на свои вопросы в поисковиках или на форумах (туда многие люди и приходят, чтобы общаться, обсуждать специфические проблемы по разным тематикам и отвечать на вопросы). Зачем тратить время другого человека, когда во многих случаях вы сами без труда можете найти все, что нужно?
🔥 Кстати! Я провожу платный курс по продвижению англоязычных сайтов SEO Шаолинь. Если интересует, можете подать заявку на его сайте seoshaolin.com. Для своих читателей делаю хорошую скидку.
Приглашаю вас подписаться на мои каналы в Telegram:
Пишите письма только в крайних случаях, когда вы действительно не можете найти ответа на свой вопрос.
4. Письма с целью просто узнать мнение
Я уверен, что во многих сферах на один и тот же вопрос есть несколько различных мнений даже у авторитетных профессионалов, и все они будут правильными.
Писать письма специалистам с целью узнать у них мнение по тому или иному вопросу (например, «Нужно ли использовать разные тексты ссылок для одного запроса или одинаковые?») особого смысла нет, потому что это будет ИХ точка зрения, потому что именно их способ работает лучше для НИХ. Для вас это может не дать эффекта.
Лучше всего попытайтесь узнать интересующий вас момент на практике, и тогда вы точно будете знать ответ на свой вопрос.
5. Сформулируйте свой вопрос кратко и понятно
Бывает, открываешь письмо, а там несколько тысяч символов текста с долгим и запутанным описанием проблемы (иногда сразу нескольких). Складывается впечатление, что люди совсем не ценят чужое время. Если времени мало, то у меня нет никакого желания и возможности в рамках бесплатной помощи читать длинные письма.
Если в письме кратко и четко сформирован вопрос, то шансов, что получатель на него ответит, намного больше.
Можно брать пример с программистов, у которых модно писать код как можно короче, или с Твиттера, где размер сообщений ограничен 140 символами.
6. Заголовок письма должен быть осмысленным
Не стоит писать заголовки вида «Помогите» или «Нужна помощь». Такой заголовок не несет никакого смысла.
Представьте, что в почтовом ящике получатель увидит несколько десятков подобных заголовков у писем, и при этом у других будут конкретные заголовки. На какие он быстрее ответит?
7. Пишите грамотно
Думаю, мало кому будет интересно отвечать на письмо, написанное с ошибками. Например, захочется ли человеку отвечать на письмо с вопросом «Чо та пазиции ни ростут ваще? Каво мине зделать?» 😉
Также можно просто набрать фразу, которая у вас вызывает затруднения в плане правильности написания, в поисковике, и вы наверняка найдете решение на сервисах вопросов и ответов или на специализированных форумах. Также есть полезные сервисы gramota.ru, slovari.yandex.ru и therules.ru.
8. Избегайте «тяжелых» скриншотов и файлов
Я считаю, что не нужно прикладывать к письму большие по размеру скриншоты и файлы. Мне приходится помечать такие письма метками, чтобы впоследствии их удалить для того, чтобы освободить почтовый ящик.
9. Если у вас проблема, то опишите, что вы предпринимали для ее решения
Очень много писем приходит с описанием той или иной проблемы с продвижением сайта. Обычно люди пишут только о самой проблеме (снижение посещаемости, никак не получается повысить позиции и т.д.).
Поэтому, если хотите написать о проблеме с сайтом, то не забудьте упомянуть, какие методы оптимизации и продвижения вы использовали. Если вы уже пытались решить проблему, то напишите, каким образом вы хотели это сделать.
10. Вопросы должны быть конкретными
Что можно ответить на такой общий вопрос «Как раскрутить сайт?» Это то же самое, что спрашивать «Как стать счастливым», «Как стать богатым» и т.д.
Чем конкретнее вопрос, тем лучше. На конкретный вопрос можно получить конкретный ответ.
11. Указывайте адрес сайта
Если ваш вопрос или проблема напрямую связаны с вашим сайтом, то указывайте его адрес. Бывает, приходят письма вида «У моего сайта выпали страницы из Яндекса» или «Почему-то понизились позиции», а самого адреса сайта нет.
12. Обязательно благодарите за совет или помощь
13. Не нужно садиться на шею
Этот пункт, пожалуй, я не люблю больше всего. Поможешь человеку один раз, а он тут же буквально садится на шею и присылает еще несколько писем. Никто никому ничем не обязан.
Думаю, никому не нравится, когда в рамках бесплатной помощи начинают присылать одно письмо за другим.
Желаю вам успешного увеличения посещаемости ваших сайтов!
Подпишитесь на рассылку блога с полезными материалами по SEO
Оцените, пожалуйста, статью, я старался 🙂 :
Как Писать Понятные и Профессиональные Письма
Russian (Pусский) translation by Andrey Rybin (you can also view the original English article)
Многие из нас выбирают электронную почту как средство коммуникации. Это очень удобно, потому что вам нет необходимости быть с вашим партнером на связи одновременно. Это позволяет нам продолжать работу над проектами, когда наши коллеги недоступны для связи или находятся на другом конце мира.
Есть одна проблема: большинство из нас тонет в сообщениях электронной почты. Согласно отчету опубликованному Radical Group, в среднем по статистике, человек использующий почту для деловой переписки посылает и получает свыше 100 электронных писем в день.
Более того, часто письма могут интерпретироваться неточно. В ходе недавних исследований проведенных Sendmail, было обнаружено, что около 64% опрошенных отправляли или получали письмо которое непреднамеренно вызывало гнев или приводило к замешательству.
Поэтому, учитывая объем получаемых и отправляемых нами писем, а также их ошибочную интерпретацию, очень важно писать электронные письма ясно и лаконично.
Если вы будете писать понятные для других письма, вы заслужите репутацию человека, который знает чего он хочет и добивается нужного результата. Все это положительно скажется на вашей карьере.
Так что же необходимо для того, чтобы писать четкие, краткие и профессиональных письма?
Прежде чем ответить на это вопрос: Если помимо написания повседневной деловой почты, вы также занимаетесь маркетинговой рассылкой, обязательно взгляните на наши профессионально выполненные Шаблоны Новостных Рассылок (Шаблоны электорнных писем).
А теперь давайте разберем детально, как же научиться профессионально писать письма.
Вы Должны Знать Цель Написания Письма
Ясно написанные письма, должны иметь четко поставленные цели.
Каждый раз когда вы садитесь писать электронное письмо, спросите себя на минутку: «Для чего я собираюсь послать это письмо?» Что мне нужно от получателя?»
Если вы не можете ответить на эти вопросы, то вам не нужно отправлять письмо. Написание писем, без понимания того, зачем вы их пишите, только трата вашего времени и времени получателя, кроме того, это говорит о вашей трудности изъясняться четко и лаконично.
Это также хороший повод спросить себя:» Действительно ли это письмо необходимо?» Еще раз, это показывает ваше уважительное отношение к человеку, которому вы пишете, если вы отправляете письма, которые действительно необходимы.
Используйте Правило «Что-то Одно»
Электронные письма это не тоже самое, что деловые встречи. В случае деловых встреч, чем больше пунктов вы проработаете, тем продуктивнее встреча.
С электронными письмами, все наоборот. Чем меньше разной информации вы вложите в письмо тем лучше.
Вот почему, хорошей практикой является использование правила «что-то одно». Пусть каждое ваше электронное письмо, которое вы отправляете будет посвящено какой-то одной вещи. Если вы хотите обсудить еще какой-то другой проект, напишите другое письмо.
Практикуйте Эмпатию
Когда вы пишете свое письмо, подумайте над своими словами с точки зрения вашего читателя. По поводу всего того, что вы написали, спросите себя:
Это некоторая коррекция вашей манеры письма. Кроме того, то, что вы задумываетесь о других, изменит и то, как они будут отвечать вам.
Вот примеры эмпатического взгляда на мир, которые могут вам помочь в начале: Большинство людей:
С этого момента, следует постараться вставить комплимент и благодарность в каждое письмо, которое вы отправляете.
Кратко Представтесь
Когда вы пишете электронное письмо кому-то в первый раз, вам необходимо представиться получателю, что бы он знал с кем имеет дело. Обычно вы можете сделать это одним предложением. Например: «Имел приятную возможность встретиться с вами [на событии X]».
Не уверены в каком месте письма лучше представиться? Может быть вы встречались с получателем письма ранее, но не уверены помнит ли он вас. Вы можете вставить ваши личные данные в подписи письма. Это идеальный вариант, потому что:
Говоря о подписи, убедитесь, что вы сделали ее. Она содержит сжатую информацию, которую вы должны вставлять в каждое электронное письмо. Вставляя эту информацию в подпись, вы сохраняете краткой основную часть письма.
Ваша подпись должна включать:
Дополнительно, вы можете включить ссылки на ваши аккаунты в социальных сетях и краткое представление о том, чем вы можете быть полезны.
Ограничьтесь Пятью Предложениями
Предприниматель Гай Кавасаки объясняет это так:
Порой будет невозможно вместить все письмо в пять предложений. Но в большинстве случаев этого достаточно.
Воспользуйтесь правилом пяти предложений, и вы заметите, что стали писать письма быстрее. Вы также получите больше ответов.
Думаете, что уложиться в пять предложений невозможно? Тогда читайте дальше.
Придерживайтесь Стандартной Структуры
Что поможет сохранить ваше письмо сжатым? Используйте стандартную структуру. Это шаблон которому вы должны следовать в каждом письме.
Кроме того, что ваши письма будут краткими, следование структуре позволит вам писать их быстрее.
Со временем вы выработаете структуру, которая удобна для вас. Вот вам простая структура для начала:
Давайте рассмотрим каждый из пунктов по-подробнее.
Если вы пишете для кого-то кого вы знаете, то вместо этого используйте любезность. Любезность вроде: «Надеюсь у вас все хорошо.» Как вариант, вы можете поблагодарить за оказанную услугу или информацию, которую вам отправили в предыдущем письме.
Как пишет Vinay Patankar в блоге Abstract Living:
За вашим приветствием ВСЕГДА должна следовать любезность. КАЖДЫЙ РАЗ без исключения. Пусть это укорениться в ваших пальцах, что бы это естественно выходило у вас в каждом письме, которое вы пишете. Нет никаких причин, которые бы помешали вам вставить приятные слова в письмо. Вы никогда ничего не потеряете добавив приятное слово, люди будут склонны продолжить чтение вашего письма, вы смягчите их критичность, и вызовите хоть немного положительных эмоций. Большинство будет это просто игнорировать, но это определенно стоит пары секунд вашего времени.
Причина по которой вы пишете письмо. В этой части вы говорите: «Я пишу что бы спросить вас о. » или «Хотелось узнать, не могли бы вы помочь с. «. Вам порой нужна пара предложений что бы объяснить причины по которой вы пишете.
Призыв к действию. После того, как вы объяснили почему пишите, не думайте, что получатель знает, что ему теперь делать. Предоставте конкретные инструкции. Например:
Формулировка вашего требования в виде вопроса, располагает получателя к ответу. Как вариант, вы можете использовать строчку «дайте мне знать когда сделаете это» или «дайте мне знать подходит ли вам такой вариант».
Завершение. Перед тем как подписать ваше письмо, убедитесь что добавили заключительную строчку. Она имеет двойное значение, повторное побуждение к действию, и пожелание всего хорошего.
Примеры хороших заключительных строк:
Подпись. Это может быть «Наилучшие пожелания», «С уважением», «Всего наилучшего», или «Спасибо». Вы всегда должны вставить в окончании письма, свое имя.
Используйте Короткие Слова, Предложения и Абзацы
В 1946 году, Джордж Оруэл советовал писателям:
Никогда не используйте длинного слова там, где подойдет короткое.
Этот совет стал еще ценнее в наши дни, особенно в случае написания электронных писем.
Короткие слова показывают ваше уважение к читателю. Используя короткие слова, вы проделываете непростую работу, что бы ваше сообщение было понятнее.
Тоже действительно для коротких предложений и абзацев. Избегайте написания больших кусков текста, если вы хотите что бы ваше письмо было четким и понятным. Это подводит нас к другому правилу Джорджа Оруэла для писателей, которое поможет вам сделать предложения короче, на сколько это возможно:
Если слово можно выбросить, всегда его выбрасывайте.
Так же как вы следовали стандартной структуре письма, так же делайте каждое предложение на столько коротким на сколько возможно.
Используйте Действительный Залог
И снова Джордж Оруэл:
Никогда не используйте страдательный залог там где вы можете использовать действительный залог.
В письме, может быть два типа залога, действительный и страдательный (активный и пассивный).
Вот предложение с действительным залогом:
А вот предложение с страдательным залогом:
Действительный залог легче читается. Он так же побуждает к действию и ответственности. Это потому что в случает действительного залога, предложение сфокусировано на субъекте совершающем действие. В страдательном залоге, фокус на объекте который подвержен воздействию. В страдательном залоге, вещи как бы случаются сами собой. В действительном залоге, вещи случаются только тогда, когда человек действует.
Перечитывайте Ваше Письмо
Французский философ Блез Паскаль однажды сказал:
Если бы у меня было бы больше времени, я бы написал вам письмо покороче.
Иными словами, писать короткие письма, может быть сложнее, чем писать длинные.
Частью трудной работы по написанию коротких писем является аккуратное перечитывание. Прочитайте свое письмо себе вслух, проверяя орфографические и синтаксические ошибки. Спросите себя:
Удалите в процессе перечитывания ненужные слова, предложения и параграфы.
Помните Вам Уже не Пятнадцать
Если вы хотите показать через письмо вашу индивидуальность, пусть она проглядывается в стиле вашего письма. Не используйте смайликов, сленга и аббревиатур (таких как LOL), цветных шрифтов и фона. Хотя, такое было уместным вставлять в письмо в подростковые года, вряд ли это подойдет для профессиональной переписки.
Использовать смайлики или сленговую аббревиатуру уместно только в том случае, если это отражается стиль вашего партнера по переписке.
Пишите Как Будто Вы Говорите
Написание электронных писем менее формальное средство общения чем, написание, собственно, писем или даже телефонный звонок. Если вы пишете так как говорите, это располагает к личному и дружелюбному отношению. Это так же поможет вам сохранить краткость писем. В конце концов лишь немногие из нас говорят пространно и велиречиво.
Кроме того, будьте уверены в том, что ваши электронные письма отражают вас таким, какой вы есть в действительности. Если бы вы не стали говорить что-то при личной встрече, то не пишите это и в письме. И не забудьте о ваших манерах. «Пожалуйста» и «Спасибо» играют большую роль.
Вам Слово
Какие бы вы дали советы, как писать понятные и профессиональные электронные письма? Дайте нам знать в комментариях.
И если вы проводите маркетинговую компанию по электронной почте, обязательно взгляните на наши высококачественные Шаблоны для Рассылок по Электронной Почте, которые доступны на ресурсе ThemeForest. Один из этих шаблонов может быть как раз тем, что вам нужно для вашего следующего проекта.
Источники
Использованное Изображение: Глаз нарисованный Sergi Delgado из Noun Project.