Статус конференции как определить

Научно-практические конференции

Научные конференции – один из основных форматов коммуникации между учеными. Он позволяет представить научной общественности результаты работы, получить обратную связь, посмотреть над чем трудятся коллеги. Личные контакты с учеными из вашей области науки, очень важны для развития карьеры: кто-то из новых знакомых сможет написать вам рекомендательное письмо, с кем-то будет возможна совместная работа над проектом.

Научные конференции по видам участия

Существуют научно-практические конференции по экономике, медицине, ИТ и другим сферам. Они посвящены обсуждению каких-либо практических задач. Похожую функцию выполняют научно-технические форумы.

Пример: на научно-практическом мероприятии «Современные научно-технические разработки и тенденции в сфере медицины и здравоохранения» можно ожидать:

Такой формат научных встреч может быть стимулом для бурного развития конкретной области науки.

Так, для отечественного менеджмента и экономики важной вехой была Первая Всероссийская инициативная конференция по научной организации труда и производства, которая состоялась в 1921 году

Научно-теоретические конференции проводят для обмена фундаментальными знаниями, которые напрямую не связаны с практическими задачами.

Очные конференции

Мероприятие, на которое необходимо приехать и принять непосредственное участие, называется очным. Не менее чем за полгода до начала события, оргкомитет рассылает приглашения и программы конференций в организации и отдельным ученым. Если вы когда-либо публиковали результаты своей работы в научном издании, и указывали свой e-mail, вы должны регулярно получать такие приглашения.

Вы можете самостоятельно найти перечень ближайших конференций и научно-технических форумов по вашему направлению в интернете и самостоятельно отправить заявку на участие. На сайте конференции вы найдете план, программу, подробное описание направлений, список основных спикеров, дата, до которой принимаются тезисы докладов и требования к материалам конференции

Международная конференция по когнитивной науке (Biennial Conference on Cognitive Science) раз в два года проводится в одном из городов России (Москва, Казань, Новосибирск, Калининград). Данное мероприятие собирает ученых из многих стран, в том числе всемирно известных философов, психологов, биологов, педагогов. Очное участие в такой конференции полезно как для состоявшегося, так и для начинающего ученого.

При регистрации на сайте конференции вы должны выбрать формат вашего участия:

Выступление с устным докладом предполагает, что вы готовите презентацию и речь. Продолжительность обычно не превышает 20-30 минут. После доклада автору работы задают вопросы, ведется научная дискуссия. Поскольку устная презентация своей работы – самая статусная форма участия в конференции, обычно оргкомитет сам отбирает выступающих.

Основные критерии такого отбора:

Конференции для аспирантов и студентов содержат в программе постерные доклады. На листе формата А1 или А0 (конкретные размеры указываются на сайте конференции) необходимо привести основные данные по вашему исследованию, так, чтобы читатель мог понять суть без дополнительных объяснений.

Во время сессии, все участники размещают свои постеры на специальных стендах. Слушатели конференции свободно перемещаются от доклада к докладу и при желании задают свои вопросы авторам (которые должны всегда находиться около стенда со своей работой). Постерная сессия самый лучший способ завязать новые научные контакты, поскольку общение в таком формате более неформально.

Подготовьте заранее уменьшенный вариант вашего постера в формате буклета, обязательно укажите свои контакты. Раздавая такую продукцию заинтересованным слушателям, вы повысите вероятность общения с ними в дальнейшем

Формат участия с постерным докладом более всего подходит для первой конференции студентов, аспирантов и молодых ученых.

По результатам публикуются материалы конференции. При защите диссертаций Высшая аттестационная комиссия (ВАК) зачтет ваши тезисы конференции как публикацию только в том случае, если сборник входит в специальный перечень изданий, рекомендованных ВАК. Но любая публикация доклада будет полезна, так как в диссертации есть раздел «Апробация результатов», где необходимо указать конференции, на которых соискатель представлял свою работу.

Участие в качестве свободного слушателя

Если вы еще только начинаете работать в данной теме и не имеете собственных результатов для представления на конференции, вы все равно можете принять участие. Являясь свободным слушателем, вы посещаете пленарные заседания, на которых уже состоявшиеся исследователи представляют устные доклады, общаетесь с авторами стендовых работ на постерных сессиях.

Даже пассивное участие в конференции полезно для молодого ученого:

Очные конференции чаще всего платные, однако для студентов и аспирантов существуют скидки, а иногда оргкомитет может полностью компенсировать молодым специалистам не только оргвзнос, но и затраты на дорогу и проживание.

Заочные конференции

Заочное участие не предполагает непосредственного присутствия на конференции. Участник должен зарегистрироваться в сети Интернет на сайте конференции, оплатить оргвзнос и направить в электронном виде тезисы в срок, указанный оргкомитетом. Если работа успешно проходит рецензирование, она публикуется в сборнике по итогам конференции и высылается почтовым отправлением или в электронном формате автору работы.

Пример заочной научно-практической конференции по экономике НИЦ «Социосфера», по результатам которой публикуется сборник: «Информатизация общества: социально-экономические, социокультурные и международные аспекты», 2018.

В Новосибирске проводится конференция по педагогике и психологии: «Современная психология и педагогика: проблемы и решения», сборник материалов конференции индексируется в РИНЦ.

Первая Международная научно-практическая конференция «Культурные ценности и традиции современного общества» заочно прошла в 2017 году в Новосибирске и собрала на форум участников из России и стран СНГ.

Заочный формат не позволяет расширить круг научных контактов и получить обратную связь от других ученых по поводу своего труда. Преимущество такого участия – скорость публикации тезисов в материалах конференций. Так как организация заочного мероприятия намного проще, чем очного, они проводятся гораздо чаще. От момента подачи тезисов до публикации вашей работы может пройти всего несколько недель.

Некоторые заочные форумы печатают свои материалы в журналах из Перечня ВАК. Такая публикация учитывается при защите кандидатской или докторской диссертации. Пример такой научной конференции – «Социально-гуманитарные проблемы современности: человек, общество и культура», г. Красноярск.

Важные результаты вашей работы и законченные исследования лучше представлять на очных мероприятиях. Результаты промежуточных этапов научной деятельности вполне подходят для публикации в сборнике заочного

Дистанционные

Дистанционные конференции проводятся в сети Internet на сайте мероприятия или организатора (Internet conferences). Крупные российские ВУЗы используют такой формат для установления новых научных связей с партнерами. Преимущество заключается в низких затратах на организацию мероприятия, при этом сохраняются многие достоинства очной конференции. Современные технологии видеосвязи позволяют проводить дистанционные конференции в формате живого общения.

Конференции по экономике, педагогике, социологии и другим гуманитарным дисциплинам могут проводиться научно-информационными центрами (НИЦ) в форме электронных рассылок через интернет и общения на форумах, что еще более удешевляет организацию

Сборник трудов дистанционной конференции в итоге не содержит указания о формате мероприятия. Он будет выглядеть как материалы обычной очной конференции, что является безусловным плюсом для авторов тезисов.

Пример: дистанционная конференция «Европейские научные исследования: инновации в науке, образовании и технологиях» проводится ежемесячно, и материалы конференции публикуются в виде статей РИНЦ.

Международные, Всероссийские и локальные конференции

Наиболее статусными являются международные научные конференции, в которых принимают участие исследователи со всего мира. Оргкомитет также состоит не только из российских, но и из иностранных ученых. Рабочий язык на такой конференции английский. Если встреча проходит в России, то, как правило, указываются два языка русский и английский.

Не стоит отказываться от участия в очной международной научной конференции из-за плохого знания иностранного языка. Обычно на крупных встречах есть аппаратура для синхронного перевода

Множество международных научных конференций публикуют сборники материалов на русском языке.

Например, на конференции НИЦ «Социосфера» Актуальные вопросы теории и практики филологических исследований рабочие языки: русский, английский, белорусский, узбекский.

Международная научно-практическая конференция «Психология и педагогика: методика и проблемы практического применения» в Казани проходит на русском языке.

Всероссийские научные форумы собирают ученых только из Российской Федерации. Официальный язык мероприятия – русский. Участие в таких встречах связано с меньшими финансовыми затратами, по сравнению с международными

Локальные конференции привязаны к конкретным организациям. Это популярная форма представления небольших исследований. Школьные и вузовские мероприятия – являются локальными. На них приглашаются учащиеся и работники данного учебного заведения или организаций-партнеров со своими исследовательскими проектами.

Требования к докладам и тезисам на таких мероприятиях наименее жесткие, поэтому участие в них – хороший старт для начала научной карьеры школьника или студента

Платное и бесплатное участие в конференции

Любой формат может быть как платным, так и бесплатным. Проведение очной конференции наиболее затратно для организаторов. Участники должны оплатить оргвзнос, публикацию материалов конференции, проезд к месту проведения, проживание, экскурсии и т.п.

Заочное участие обойдется гораздо дешевле. Вы оплачиваете оргвзнос и затраты на пересылку материалов по почте. Обычно это сумма в пределах пары тысяч рублей.

Существуют и бесплатные формы проведения заочных конференций, однако их гораздо меньше, они проводятся реже и требования к публикуемым статьям намного серьезнее, чем при платном участии.

Публикация сборников тезисов и материалов конференции в РИНЦ

РИНЦ (Российский индекс научного цитирования) национальная электронная база научных публикаций. РИНЦ содержит полную информацию о статье, аннотацию, список цитируемой литературы, а также цитирование данной работы другими авторами.

Такая база данных используется для оценки работы отдельных ученых: можно в поиске ввести данные конкретного человека и система выведет список всех его публикаций по годам, а также список цитирований его статей.

РИНЦ можно использовать и как инструмент поиска актуальной информации по конкретной научной теме, поскольку все серьезные издания подают данные о своей печатной продукции в РИНЦ.

По итогам конференций публикуются сборники статей или тезисов участников. Лучше выбирать конференцию РИНЦ. Особенно если это заочное мероприятие, и вы заплатили деньги за участие и публикацию в материалах конференции

Если тезисы вашего доклада на международной научной конференции попадают в РИНЦ, работа становится доступна для других исследователей, что отражается на количестве цитирований и ваших наукометрических показателях.

Участие в научных конференциях необходимая форма активности и планирования карьеры, как аспиранта, так и состоявшегося исследователя. Важно выбрать подходящий тип мероприятия, который позволит достичь поставленной цели.

Источник

Вы решили организовать научную конференцию. C чего начать?

Вы решили организовать конференцию. Если у вас в организации уже проводились какие-нибудь конференции, то вам стоит посоветоваться и попросить помощи у людей, участвовавших в их организации. Но что делать, если такая задача ставится перед вами впервые? В таком случае не помешает любая помощь или совет, чтобы меньше пришлось «учиться на собственных ошибках». Итак, с чего начать? Как и в любом деле, сначала нужно определить цель предстоящей конференции.

1. Начнем с планирования.

Прежде всего подумайте о тематике мероприятия, определитесь, хотите ли вы рассмотреть достаточно узкий круг вопросов и провести узкопрофессиональную встречу или планируете охватить широкую область проблем с привлечением специалистов из смежных отраслей. Будет ли встреча специалистов посвящена решению конкретных вопросов или выявлению общих тенденций, поиску новых научных направлений или возможных областей использования результатов, т.е. предполагается широкий обмен мнениями. Встает вопрос о форме проведения мероприятия, будет ли то конференция, совещание, семинар или конгресс. В словарях даются следующие определения этих мероприятий:

Совещание – заседание, посвященное обсуждению и решению каких-нибудь вопросов, принятию действий, мер.

Семинар (лат. seminarium – рассадник, переносное – школа) – групповые занятия, кружок для какой-либо специальной подготовки или для повышения квалификации.

Конференция (латин. conferentia) – форма организации научной деятельности, при которой ученые (реже студенты) собираются для обсуждения вопросов, посвященных какой-либо определенной теме. По своему статусу конференция занимает промежуточное положение между семинаром и конгрессом.

Конгресс (лат. congressus – встреча – собрание) съезд, совещание, как правило, международного характера.

Продумайте, какие организации, фонды (в том числе и международные, например, INTAS) могут помочь в организации мероприятия и проанализируйте, какие условия они ставят перед организаторами (о месте и форме проведения, об участниках и публикациях материалов конференции и др.). Поинтересуйтесь, кого из традиционных партнеров или заказчиков вашей организации можно привлечь к организации или участию в мероприятии. Поищите в интернете возможные спонсорские или заинтересованные предприятия (организации), просмотрите сайты других конференций. Обратите внимание, что практически все спонсорские организации оказывают помощь на конкурсной основе, т.е. вам необходимо весьма аргументировано представить идею проведения вашего мероприятия, подчеркнув его значимость для данного спонсора, необходимость проведения именно в данное время и вашу состоятельность в организационных вопросах. Определите, какие учреждения, кроме традиционных партнеров, могут быть соорганизаторами мероприятия. Позаботьтесь о том, чтобы планируемое мероприятие вошло в годовой план организации или организаций. Для этого во многих учреждениях нужно обоснование проведения мероприятия и финансовый план. Включение в годовой план – часто необходимое условие для получения финансовой и организационной помощи от государственных учреждений.

Какую бы форму вы не выбрали для проведения мероприятия (семинар, конференция, конгресс), нужно определить несколько ключевых фигур известных авторитетных ученых в данной области, сообщения которых могут быть определяющими в данном мероприятии. Обратите внимание, что встречаются ученые с мировым именем, которые, по сути, не являются хорошими докладчиками, поэтому их доклады будут более интересны для узкоспециализированных семинаров или секций конференций, чем для пленарных выступлений. Подумайте о таком немаловажном моменте, кто из ученых согласится приехать, и во что вам это обойдется. Будут ли в это время проводиться другие крупные мероприятия по выбранной вами тематике, и не получится ли, что большинство ученых предпочтут поехать именно туда. Сможете ли вы организовать сразу большую конференцию или конгресс, или лучше сначала остановиться на небольшой конференции или семинаре. В среднем конференции планируются за 1-3 года до момента проведения. Вопросы об оказании поддержки мероприятия, участия в нем известных ученых лучше всего обговаривать, решать при личных встречах на других конференциях или переговорах, при заключении договоров или проведении совместных работ.

Итак, остановимся на конференции. Часто конференцию совмещают с выставкой, но это уже другой вопрос. Конференция может быть посвящена какому-нибудь юбилейному событию (разовые конференции) или проводиться через определенные промежутки времени, что позволяет специалистам поддерживать и расширять контакты с разными группами исследователей, быть в курсе современных разработок и быстрее получать нужную информацию. Для того, чтобы планируемая конференция узнавалась среди множества других, вместе с названием конференции разрабатывают соответствующую запоминающуюся эмблему. Для этого можно даже устроить небольшой конкурс проектов названий и эмблем.

И вот один из основных моментов. Продумав все предыдущие вопросы, оцените возможное количество участников конференции, планируемые финансовые вложения в проведение конференции, расходы и рассчитайте организационный взнос. Не будет ли он слишком большим для предполагаемых участников вашей конференции? Посоветуйтесь с бухгалтерией вашей организации, какие предполагаемые финансы на какие статьи расхода вы сможете отнести. Постарайтесь создать резервный фонд финансовых средств и продумайте, что интересного вы могли бы предложить участникам конференции. Это могут быть экскурсии, посещение концертов, театров или спортивно-оздоровительных мероприятий, если ваша конференция проходит недалеко от санатория, горнолыжных баз, морского берега и т.д.

Как видно, даже на этапе планирования не обойтись без помощи коллег- единомышленников, поэтому, согласовывая цель мероприятия, форму проведения, организаторов и атрибуты конференции, сплотите ядро будущего организационного комитета (оргкомитета). Здесь потребуется ваше умение заразить идеей, чтобы коллеги были не просто исполнителями чужой воли, а именно соратниками, тогда вам будет интереснее и легче осуществить начатое дело. Будьте восприимчивы к новым идеям, обсуждайте, спорьте – ведь только в споре рождается истина, а в совместной работе – будущие деловые отношения!

2. Итак, этап планирования пройден. Начинается организационный этап.

В любом деле – главное люди! И здесь в полной мере должен проявиться ваш организаторский талант. Постарайтесь собрать представительный программный комитет, в задачи которого входит отбор представленных докладов и формирование материалов конференции, председательство на секциях конференции, определение лучшего доклада и т.д. В программный комитет должны входить специалисты по всем представленным на конференции научным направлениям. Постарайтесь, чтобы ваш программный комитет был международным. Его представители должны принимать активное участие в организации и проведении конференции, а не просто числиться на бумаге.

Теперь пару слов об организационном комитете. Это должна быть очень динамичная рабочая группа. Не старайтесь все делать сами. Лучше всего работу по организации конференции разбить на блоки и назначить ответственных за их выполнение руководителей комиссий. Они, в свою очередь, соберут людей в свои комиссии и организуют работу. Ваша задача непосредственно подобрать людей, с которыми вы много работали, которые смогут выполнить свою работу и не подвести вас. Помните, что на практике и в литературе по менеджменту определено, что оптимальное соотношение подчиненных для гибких структур 5-7 человек. В последние месяцы перед конференцией для членов оргкомитета недопустимы отпуска или длительные стажировки. У каждого члена оргкомитета, с которым вы непосредственно работаете, должен быть представленный вам заместитель. Ваши заместители или заместитель также должны быть известны всем. Далее перечислены основные комиссии и соответствующие блоки работ, которые, в зависимости от конференции, могут быть объединены или разбиты, дополнены другими или исключены:

— Комиссия по подготовке материалов во главе с ученым секретарем конференции, одной из основных фигур в оргкомитете. С ученым секретарем обычно ведется переписка участников конференции, у него собираются данные обо всех представленных докладах, он организует работу по составлению и изданию программы конференции, внесению текущих изменений, регламентирует работу секций, подготовку к изданию сборников тезисов и материалов конференции и т.д.

— Регистрационная комиссия. В задачи этой группы людей входят подготовка раздаточных материалов и беджей, регистрация участников конференции, информирование ученого секретаря о приезде докладчиков. Работа этой комиссии создает первое впечатление об организации конференции. Обычно место регистрации – это просторное помещение, которое оформлено плакатами (стендами) конференции и где доступна вся организационная информация. От рекламы никуда не уйти, но она не должна отвлекать от основной информации: схемы залов заседаний, расписания докладов. Продумайте, чтобы на регистрации не было больших очередей, участникам не приходилось заполнять многочисленные бланки, а сам процесс регистрации не занимал много времени.

— Жилищная комиссия. Ведает расселением участников конференции. Её задача – обработка поступивших пожеланий по расселению, бронирование номеров и обеспечение мест в гостиницах в случае непредвиденных обстоятельств.

— Транспортная комиссия. Ее задача – организация необходимого транспорта для встречи участников конференции, проезда до места ее проведения, возможных поездок, доставки необходимых материалов и оборудования.

— Финансовая комиссия. Отвечает за финансовую сторону проведения конференции.

— Комиссия по организации питания, кофе-брейков, без которых не мыслится практически ни одна конференция, и традиционного ознакомительного приема.

— Комиссия по снабжению. Тесно работает со всеми другими комиссиями, особенно с финансовой.

— Комиссия по техническому обеспечению. Отвечает за работу оборудования, необходимого для представления докладов, наличие стендов и материалов для фиксации докладов на стендах.

— Комиссия по организации различных поездок, не связанных с конференцией, например, экскурсий.

К сожалению, все чаще на конференциях встречается еще одна группа людей – охрана.

В последнее время организаторы стали обращаться в агентства для проведения соответствующих работ по конференции.

3. Теперь время для информационного этапа.

И вот информация о вашей конференции уже появилась в интернете. Она высвечивается в разделе планируемых мероприятий на сайтах учреждений – организаторов и спонсорских организаций. К этому моменту вы уже получили ответы и знаете, какие из организаций (учреждений) будут организаторами конференции, какие – спонсорами, а также суммы, которые будут вам предоставлены. Вы уже можете зафиксировать сумму оргвзноса. Теперь главное – дать больше информации о конференции, заинтересовать, создать рекламу. И чем быстрее вы сможете организовать распространение информации, тем лучше. Какую же информацию нужно подготовить к этому моменту (в среднем за год до начала конференции) и как ее представить?

В наш век просто невозможно провести какое-либо значимое мероприятие без создания его сайта. Большинство крупных международных конференций уже перешло на регистрацию заявок для участия через сайт конференции. Даже если ваш сайт полностью не готов к моменту рассылки информационного сообщения, должна быть готова страничка с самой необходимой информацией, которая отражается в информационном сообщении, а также датой, когда будут доступны другие информационные ресурсы сайта. Кроме того, желательно осветить историю или идею проведения конференции, представить краткое сообщение о целях и тематике конференции, об актуальности и необходимости проведения подобного мероприятия. И вот начинаем готовить информационное сообщение, которое будет визитной карточкой вашей конференции. Постарайтесь, чтобы оно было информативным, но не перегруженным, запоминающимся, но не вызывающим. Его можно сделать черно-белым или цветным. Если есть возможность – посоветуйтесь с дизайнером, чтобы сайт, информационное сообщение, плакат с названием и эмблемой конференции были оформлены в одном стиле, в одной цветовой гамме.

Обычно информационное сообщение – это один лист, часто сложенный вдвое или втрое, формат которого может меняться в широких пределах. Как бы ни выглядело ваше информационное сообщение, в нем обязательно должны быть указаны:

Это самое необходимое. Иногда в информационном сообщении указывают программный и организационный комитеты, известных ученых, которые дали согласие на участие в вашей конференции, сумму оргвзноса, счёт, по которому ее можно оплатить, возможность спонсорской поддержки молодых ученых, планируемые мероприятия в рамках конференции (семинары, встречи, экскурсии и т.д.). На сайте обычно доступна информация о возможных вариантах расселения участников конференции и визовой поддержке, если это необходимо.

На вопросе о месте проведения конференции стоит остановиться особо, т.к. желательно, чтобы это было легко находимое на карте города здание или учреждение за городом, куда организован транспортный маршрут (зачастую приводят схемы проезда с вокзалов, аэропортов, план части города). В противном случае вам придется организовывать транспорт для приезда и отъезда участников конференции, для приглашенных лекторов – встречу на вокзале или в аэропорту. Следует учесть при этом, что двумя маршрутами в день не обойтись, т.к. чем больше участников из других городов и (или) стран, тем более дифференцированно время приезда и отъезда участников. Кроме того, участники стараются использовать свободное время между заседаниями с интересующими докладами, чтобы, например, посетить с коллегами научные центры, посмотреть достопримечательности, что также связано с транспортом. Если конференция проводится на территории учреждения-организатора, то, с одной стороны, это проще – не нужно платить за аренду помещения, с другой стороны – многие из сотрудников учреждения-организатора не смогут участвовать в работе конференции в желаемой мере. Обратите внимание на расположение гостиниц, где вы планируете расселить гостей. Гостиницы должны быть близко расположены к месту проведения конференции, схема проезда к ним должна быть проста, а сам маршрут как можно более коротким.

Теперь постарайтесь использовать все доступные средства для распространения информации о вашей конференции: информационные ресурсы интернета, тематические журналы, другие конференции, общества, союзы. Составьте список адресов почтовой и электронной рассылки информационного сообщения по организациям и ученым, работающим в данной или смежных отраслях (сохраните этот список для будущих конференций, дополнив его в конце конференции адресами участников). Попросите своих коллег из других городов (стран) помочь распространить информацию о вашей конференции. Обязательно разместите информацию о вашей конференции на сайте https://konferencii.ru. Это значительно расширит круг участников конференции.

4. Организационный этап – практически самый напряженный.

Вот уже поступают заявки от будущих участников конференции, задаются вопросы, появляются проблемы, разворачивается большой круг задач, которые должны быть решены к началу конференции. С каждым новым этапом в процесс подготовки конференции вовлекается все больше и больше людей. Уже определен оргкомитет, собраны комиссии, и вы проводите совещания руководителей комиссий. Помните, что в целях оптимизации работы на таких встречах решаются только общие вопросы (например, планирование закупок), четко ставятся задачи перед руководителями, которые кратко информируют об исполнении. Все текущие вопросы по работе отдельных комиссий решаются в рабочем порядке. На этом этапе председатель оргкомитета осуществляет контроль и согласование действий разных комиссий, решает вопросы, с которыми не могут справиться руководители комиссий.

Немного слов о программе конференции. Если поступило много заявок для участия и программный комитет не рекомендует их исключать, то необходимо организовать параллельную работу разных по тематике секций конференции. Какое бы количество секций не было у вас представлено и как бы ни был загружен график работы, открытие конференции должно быть пленарным. Вступительное слово предоставляется самому известному ученому или высокому должностному лицу от принимающей стороны. Далее идут несколько пленарных докладов ученых с мировым именем, в которых освещаются тенденции развития актуального направления науки, демонстрируются результаты использования научных достижений, анализируются возможности их дальнейшего внедрения. Помните, что пленарных докладов или сообщений в пределах секции не должно быть слишком много, иначе просто не запомнятся. Не перегружайте секцию, лучше разбейте ее кофе-брейком на два-три этапа. В пределах секции близкие по тематике доклады стоит ставить рядом, чтобы участникам легче было сравнить и оценить преимущества результатов, представленных в них. Лучше всего запоминается, в основном, первое и последнее выступление, поэтому начинаться и заканчиваться секция должна самыми интересными и значимыми сообщениями.

Когда программа конференции готова, рассылайте приглашения участникам с информацией о форме представления доклада (пленарный, устный, стендовый) и оборудовании, которое будет предоставлено, дате и времени доклада, его продолжительности, начале регистрации, схеме проезда к месторасположению конференции и другие, необходимые с Вашей точки зрения, сведения.

Невозможно предвидеть все ситуации, с которыми можно столкнуться в процессе организации и проведения конференции, но нужно быть готовым ко всему. Чем тщательнее Вы с оргкомитетом продумаете все возможные вопросы, тем меньше неожиданных, непредвиденных ситуаций возникнет. Понимая в общих чертах какую-нибудь процедуру, стоит еще раз расспросить людей, которые непосредственно занимаются данными вопросами, ибо может получиться совсем не так, как предполагаешь. Например, когда за день до начала конференции узнаете о плановом отключении электроэнергии в квартале или о необходимости заказывать бланки приходных кассовых ордеров в налоговой инспекции, которые готовятся обычно в течение нескольких недель. Но, как известно, не ошибается только тот, кто ничего не делает. А ошибками признается только то, что невозможно исправить!

5. И наконец – сама конференция, тот момент, ради которого работали организаторы. Успех! Вы так старались, значит, другого быть не может!

Запомните, на первом месте для вас должны быть люди. Участники конференции, организаторы и спонсоры – никто не должен быть забыт.

Конференция закончена. Разъехались участники, убраны опустевшие залы, но складывать руки еще рано. Нужно подвести итоги, подготовить отчеты о проведении конференции и другие материалы, сдача которых предусматривалась законами, договорами и правилами, проанализировать научный уровень представленных докладов, значимость проведенной конференции, поместить итоговую информацию на сайт конференции и, по возможности, опубликовать пресс-релиз в тематическом журнале. Для себя отметить и проанализировать все неудачи, если такие были, рассчитать и, самое главное, поблагодарить оргкомитет за отличную работу, перебрать и выкинуть все ненужные материалы (печатные и электронные), и… запланировать год проведения следующей конференции!

Конечно, в статье не охватить все моменты, связанные с организацией и проведением конференции, но надеемся, что представленные здесь советы будут полезны.

С уважением и специально для konferencii.ru,

Светлана Михневич, кандидат физико-математических наук.

Источник