Такском файлер как подписать документ

Как подписать документ электронной подписью самостоятельно

Иногда в документообороте предприятия возникает ситуация, когда документ создан вне системы ЭДО со встроеными механизмами по созданию и проверке электронной подписи. При этом для придания ему юридической силы его нужно заверить квалифицированной электронной подписью. Как подписать такой электронный документ?

На рынке существует ряд специализированных механизмов – программные, веб- и в формате плагинов. Остановимся на тех решениях, которые предлагает компания Такском.

Что требуется для подписания

Сначала разберёмся, какой необходимый минимум нужен для подписания электронного документа.

Первый шаг – это непосредственно сама усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Законодательство РФ гласит, что квалифицированная ЭП – это единственный вид подписи для придания электронному документу юридической силы без дополнительных соглашений между сторонами ЭДО. Подобрать ЭП можно в каталоге Удостоверяющего центра компании Такском.

Второй шаг – приобрести лицензию на программное обеспечение КриптоПро CSP. Это обязательный атрибут юридически значимого ЭДО. Его также называют средством электронной подписи. Данное ПО необходимо для создания и проверки ЭП согласно закону «Об электронной подписи» от 06.04.2011 года № 63-ФЗ. Лицензию также можно приобрести в Удостоверяющем центре Такском. Необходимый тип и версию уточняйте в специальном разделе сайта компании.

Третий шаг – внести финальные правки в сам документ и сохранить его окончательную редакцию. Важно помнить, что после подписания в файл уже нельзя внести изменения.

Последний шаг – использовать механизм для создания ЭП. Такском предлагает два варианта.

ПО для пакета Microsoft Office

Первый вариант – приобрести лицензию КриптоПро Office Signature. Она используется для создания и проверки электронной подписи в документах Word и Excel из состава Microsoft Office 2007/2010/2013/2016/2019.

Преимущество этого варианта в том, что лицензия является сертифицированным решением компании КриптоПро. Некоторым организациям, например, банкам, внутренние требования безопасности разрешают использовать только сертифицированное ПО –официального разработчика. И поэтому, если требуется подписание только документов Word и Excel, то данный вариант вам подойдёт.

Программа КриптоЛайн

Второй вариант – установить бесплатную программу КриптоЛайн. Это разработка компании Такском. Программа позволяет комплексно работать с документами, подписывать любые виды – не только Word и Excel, но и PDF, JPEG и многие другие. В КриптоЛайн можно также проверять и удалять подпись.

Загрузить программу КриптоЛайн можно отсюда. Для установки распакуйте архив, запустите файл CryptoLineInstaller.exe, примите лицензионное соглашение и далее следуйте указаниям мастера установки. После установки КриптоЛайн будет доступна в главном меню. При первом запуске программу нужно настроить. Как это сделать, можно узнать на странице техподдержки сайта Такском.

Источник

Как подписать договор электронной подписью

Любой договор можно подписать как в бумажном виде, так и в электронном. Такое право предоставлено статьей 434 ГК РФ, согласно которой договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Электронным документом, передаваемым по каналам связи, признается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

Стороны договора вправе сами определить, какой вид электронной подписи (простую, усиленную неквалифицированную, усиленную квалифицированную) они будут использовать при подписании договора. В этом случае вся информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, будет признана электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. То есть, такие документы будут иметь юридическую силу.

Обратите внимание! Есть виды договоров, которые нельзя заключать в электронном виде. Договоры, для которых установлено требование об обязательном нотариальном удостоверении (договоры ренты, купли-продажи недвижимости, поручительства, дарения, залога долей в уставном капитале) должны быть заключены только на бумажном носителе. В противном случае договор могут признать недействительным.

Напомним, что простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись образуется в процессе криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи. Она позволяет установить, кем подписан документ, а также обнаружить факт внесения в него изменений после момента его подписания.

От этих двух видов подписей нужно отличать усиленную квалифицированную электронную подпись. Её можно получить только в аккредитованном Удостоверяющем центре.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (раньше называлась электронной цифровой, ЭЦП) — это наиболее защищенный вид электронной подписи, которая образуется в процессе криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи и позволяет установить подписанта документа. Такая подпись имеет юридическую значимость, то есть статус оригинала.

Подписать договор электронной подписью можно:

Источник

Часто задаваемые вопросы по ЭДО

Часто задаваемые вопросы

Какую роль выполняет Оператор при обмене электронными документами между двумя организациями? Почему я не могу использовать привычные средства обмена (почту, ФТП и т.п.)?

Ответ на этот вопрос нужно разделить на две части: применительно к обмену электронными счетами-фактурами и для обмена иными документами хозяйственной деятельности.

Можно предположить, что государственные органы хотят быть уверенными, что обмен таким важным документом налогового учета, как счет-фактура, проводится в строгом соответствии с утвержденным Порядком. Для этого Организации, желающие стать Операторами электронного документооборота, должны будут пройти соответствующую государственную аттестацию, а их программное обеспечение – сертификацию на соответствие требованиям Порядка.

Для других документов, возникающих в процессе хозяйственной деятельности, таких ограничений нет. Организация вправе сама решать, организовывать ли ей систему обмена с контрагентами самостоятельно или воспользоваться сторонним сервисом, предлагаемым Оператором электронного документооборота. Как компания, имеющая 12-летний опыт организации и обслуживания электронного документооборота сотен тысяч предприятий, можем констатировать, что процесс этот непростой. Организации, желающей самостоятельно организовывать систему обмена электронными документами со своими контрагентами, придется решать вопросы:
— получения согласия контрагентов на отказ от бумажных документов в пользу электронных документов, циркулирующих в системе Организации;
— обеспечения юридической значимости электронных документов;
— обеспечения взаимного признания электронных подписей, сделанных сертификатами, которые выпущены, возможно, разными удостоверяющими центрами;
— согласования форматов документов и регламентов обмена с разными контрагентами;
— организации архива электронных документов;
— обеспечения безопасности при обмене документами;
— обеспечения технической поддержки контрагентов по вопросам, связанным с доставкой документов и криптографическими операциями (ЭП, шифрование).

Те, кому это вполне по силам, могут самостоятельно организовать электронный документооборот и использовать привычные средства обмена. Другим гораздо выгоднее воспользоваться профессиональными услугами Операторов электронного документооборота, к которым принадлежит и компания «Такском».

Какими документами мы можем обмениваться с контрагентами?

Первичными и учетными бухгалтерскими документами:
договоры, акты выполненных работ, платежные поручения, накладные, счета-фактуры, приходные ордера и т.п. Организационные документы: приказы, распоряжения, регламенты, доверенности.

Сопроводительнми документами:
информационные письма, отчеты, приказы, регламенты, рекламные и другие материалы. Возможные типы электронных документов: txt, doc, docx, xls, xlsx, csv, xml, pdf, rtf, htm, html. Список документов и типов не окончательный и может расширяться при возникновении таких потребностей у наших абонентов.

Каков порядок хранения отправленных и принятых документов?

По умолчанию отправленные и принятые документы вместе с необходимыми подтверждениями хранятся в персональном ящике абонента в Такском-Файлер. В хранилище организована удобная система поиска и сортировки. Доступ к хранилищу имеет только его владелец через соответствующие средства аутентификации.

Преимущества и удобства работы

По умолчанию отправленные и принятые документы вместе с необходимыми подтверждениями хранятся в персональном ящике абонента в Такском-Файлер. В хранилище организована удобная система поиска и сортировки. Доступ к хранилищу имеет только его владелец через соответствующие средства аутентификации.

По умолчанию отправленные и принятые документы вместе с необходимыми подтверждениями хранятся в персональном ящике абонента в Такском-Файлер. В хранилище организована удобная система поиска и сортировки. Доступ к хранилищу имеет только его владелец через соответствующие средства аутентификации.

Внедрение Такском-Файлер имеет неоспоримые преимущества: — снижаются затраты на почтовые услуги и ведение архива документов на бумажном носителе (затраты на бумагу, печать, аренду площадей для архива и т.д.);
— осуществляется оперативный поиск нужного документа, так как все счета-фактуры хранятся систематизированно в электронном архиве;
— увеличивается скорость передачи (для того чтобы выставить счет-фактуру контрагентам, находящимся в разных городах, потребуются минуты);
— предотвращаются потери, гарантируется доставка документов;
— обеспечивается конфиденциальность обмена документами.

По расчетам специалистов компании «Такском», внедрение электронных счетов-фактур поможет сэкономить 60–80% затрат, по сравнению с применяемой традиционной системой бумажного оборота счетов-фактур. Таким образом, бизнес в среднем экономит 1–2% от валового оборота, перейдя с бумажных счетов-фактур на электронные и оптимизируя связанные с этим переходом процессы. Электронные счета-фактуры становятся ключом к автоматизации всей цепочки поставок и эффективного управления финансами предприятия.

Стоит ли подключать Такском-Файлер, если наши контрагенты ее не используют?

Для Ваших контрагентов, не являющихся абонентами компании «Такском», мы предлагаем бесплатно зарегистрироваться в Такском-Файлер, подключившись без тарифа, который позволяет получать документы бесплатно от любого количества пользователей системы.
Кроме того, в Такском-Файлер предусмотрен бесплатный доступ для всех участников, имеющих сертификаты ключей электронной подписи, выданных удостоверяющими центрами, входящими в сеть доверия ФНС России.

Законодательство и юридическая значимость

Для Ваших контрагентов, не являющихся абонентами компании «Такском», мы предлагаем бесплатно зарегистрировться в Такском-Файлер, подключившись без тарифа, который позволяет получать документы бесплатно от любого количества пользователей системы. Кроме того, в Такском-Файлер предусмотрен бесплатный доступ для всех участников, имеющих сертификаты ключей электронной подписи, выданных удостоверяющими центрами, входящими в сеть доверия ФНС России.

Будут ли документы, отправленные через Интернет, иметь юридическую значимость?

Все документы, отправляемые через Такском-Файлер, имеют юридическую значимость. Это достигается следующими мерами:
— Такском-Файлер разработан строго в соответствии с требованиями законодательства;
— Все документы подписываются электронной подписью (ЭП). Для формирования ЭП используются только сертифицированные средства криптографической защиты информации. В качестве сертификата ключа подписи используюется только сертификаты, выданные доверенными Удостоверяющими центрами в соответствии с Регламентом оказания услуги;
— Такском-Файлер фиксирует подписанными ЭП подтверждениями моменты (дату, время) завершения всех этапов документооборота; Типы документов, порядок обмена которыми регламентирован соответствующими государственными нормативными актами, передаются через Такском-Файлер в строгом соответствии с этими актами (пример – обмен счетами-фактурами);
— Все участники присоединяются к Регламенту, который определяет применение ЭП под документами;
— При добавлении друг друга в список контрагентов оба участника договариваются между собой о взаимном признании юридической значимости всех электронных документов, которыми они будут обмениваться.

Как быть, если при полном переходе на ЭДО в ряде случаев мы не можем отказаться от документов на бумаге? Например, при грузовых перевозках.

Переход на электронный документооборот никоим образом не запрещает бумажный. Если компании необходим в ряде случаев бумажный документ, то предполагается возможность формирования бумажной копии электронного аналога с заверением такого документа подписью главного бухгалтера и печатью организации.

При наличии электронного счета-фактуры требуется ли дублировать его на бумаге?

Согласно п. 1 ст. 169 НК РФ «Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронном виде». Cоответственно, счета-фактуры могут быть выставлены только в электронном виде. Именно электронный счет-фактура будет являться «оригиналом» документа.

Если в отправленном счете-фактуре были обнаружены неточности, какие действия предусмотрены по его исправлению (уточнение, замена, отмена)?

Согласно Порядку в случае обнаружения покупателем неточностей к выставленному счету-фактуре он направляет уведомление об уточнении продавцу. Продавец, приняв такое уведомление, исправляет счет-фактуру и снова направляет её покупателю.

То есть, покупатель формирует в электронном виде Уведомление об уточнении, используя возможности Такском-Файлера. Указывает, какие реквизиты полученного счета-фактуры заполнены неверно и почему он отправляет это уведомление продавцу. Продавец на основании уведомления вносит исправления и заново отправляет электронный счет-фактуру покупателю.

Есть ли на сегодняшний день утвержденные формы счетов-фактур?

Да, есть. Такие формы утверждены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 №1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость». Порядок применения изложен в письме Минфина России от 31.01.2012 № 03-07-15/11.

Когда законодательно будет разрешено обмениваться электронными счетами-фактурами?

23 мая 2012 года вступил в силу Приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде». Таким образом, полностью сформирована нормативная правовая база для обмена электронными счетами-фактурами, и такой обмен считается юридически значимым.

Роуминг

Роуминг помогает клиентам разных операторов ЭДО обмениваться друг с другом юридически значимыми электронными документами.
Подробная информация

Мы используем Такском-Файлер. Смогу ли я отправлять документы контрагенту, который обслуживается у другого Оператора электронного документооборота? Или контрагенту, который пока ни к кому не подключен.

В обоих случаях – да.

Наша компания ведет активные переговоры с другими крупными Операторами об обмене документами между нашими абонентами, т.е. о межоператорском взаимодействии. Так что в ближайшее время такая возможность появится. При этом уже сейчас компания «Такском» дает возможность бесплатно зарегистрироваться в Такском-Файлер любой организации и получать электронные документы от наших абонентов, независимо от того, является ли организация абонентом другого Оператора или вообще не подключена ни к одному из них.

Какое решение вы можете предложить для обмена электронными документами непосредственно через 1С?

Совместно с фирмой «1С» мы разработали решение «1С-Такском», позволяющее пользователям программ «1С:Предприятие 8» обмениваться электронными документами.
Основные преимущества:
— подготовка, отправка, разбор и ввод в «1С», хранение юридически значимых электронных документов (ЭД) реализованы прямо в типовых программах системы «1С:Предприятие 8»;
— обмен всеми видами ЭД, в т.ч. электронными счетами-фактурами, выполняется одной кнопкой;
— гарантируемая доставка ЭД адресату;
— удобное приглашение к обмену электронными документами своих контрагентов: соглашение об электронном обмене формируется за несколько кликов.
Кроме того, в данный момент разрабатываются интеграционные решения для распространенных корпоративных учетных систем, таких как: Axapta, SAP R/3, Oracle, OeBS, SharePoint, DocsVision, Элар Саперион, Directum и для многих других.

Источник

Такском файлер как подписать документ

Часто возникает необходимость подписать документы в PDF формате. Однако не все знают, как делать это правильно. У многих появляются проблемы в процессе проведения подписания. Чтобы облегчить для вас эту процедуру, мы подготовили подробную инструкцию.

Что понадобится для подписания

Может показаться, что подписание документов в PDF формате отнимает много времени, но с помощью нашей пошаговой инструкции вы быстро разберетесь в процессе работы и сможете подписать документ PDF за несколько минут.

Пошаговая инструкция для подписания документа в формате PDF

Не уверены, что хотите, чтобы все подписи формировались с помощью модуля КриптоПро PDF? Укажите параметр «Спрашивать при подписании». С ним при создании каждой новой подписи вы сможете выбрать метод исполнения электронной подписи.

Нажмите на кнопку «ОК».

Дальнейшая работа зависит от того, какая программа установлена на вашем компьютере.

Если установлена программа Adobe Reader

Нажмите на кнопку «ОК».

Нажмите на кнопку «Сохранить».

Отлично! Вы успешно подписали документ PDF в программе Adobe Reader с помощью модуля КриптоПро PDF. Нажмите на кнопку «ОК» в уведомлении, чтобы закрыть окно.

Теперь вы можете отправить подписанный документ на согласование, контрагентам или использовать его по другому назначению.

Подпись в документе будет выглядеть так:

Все скриншоты представлены для Adobe Acrobat Reader DC версии 2020.013.20066. В других версиях программы могут быть незначительные отличия в интерфейсе.

Если установлена программа Adobe Acrobat

Выберите подпись во вкладке «Сертификаты».

Нажмите на кнопку «Перетащить прямоугольник для новой подписи».

Если выбрали сертифицирующую невидимую подпись, информационного окна не будет. Переходите сразу к 10 шагу.

Если вы выбрали сертифицирующую подпись, в вашем окне будет поле «Просмотр содержимого документа, которое может повлиять на подписание». Нажмите под ним на кнопку «Просмотр», а затем на кнопку «Подписать».

Отлично! Вы успешно подписали документ PDF в программе Adobe Acrobat с помощью модуля КриптоПро PDF. Нажмите на кнопку «ОК» в уведомлении, чтобы закрыть окно.

Теперь вы можете отправить подписанный документ на согласование, контрагентам или использовать его по другому назначению.

Каждый вид подписи в документе будет выглядеть по-разному:

Если вы выбрали цифровую подпись, в документе она будет выглядеть так:

Если вы выбрали сертифицирующую видимую подпись, она будет выглядеть следующим образом:

Если вы выбрали сертифицирующую невидимую подпись, она будет отображаться так:

Все скриншоты представлены для Adobe Acrobat версии DC. В других версиях программы могут быть незначительные отличия в интерфейсе.

Источник

Такском файлер как подписать документ

«КриптоЛайн» позволяет подписывать, проверять и удалять подпись файлов для ЭДО с ФСФР, ФСРАР, Росприроднадзором, а также в других видах электронного документооборота.

Часто задаваемые вопросы

1. Как загрузить и установить «КриптоЛайн»?

«КриптоЛайн» можно загрузить отсюда. Это бесплатно.

1. Откройте архив CryptoLineInstaller.

2. Запустите установщик CryptoLineInstaller.exe, нажмите «Далее».

3. Примите условия лицензионного соглашения и нажмите «Далее».

4. Выберите папку для установки и нажмите «Далее».

5. Нажмите «Установить», дождитесь завершения установки и нажмите «Готово».

2. Как настроить «КриптоЛайн»?

При первом запуске «КриптоЛайн» нужно настроить.

3. В группе «Общие» при необходимости отредактируйте расширения для файлов подписи и шифрованных файлов.

4. В группе «Прокси» заполните поля, если компьютер использует интернет-соединение через прокси-сервер. Если нет, поставьте галку «Использовать системные настройки».

5. Нажмите «Сохранить».

6. Установите личный сертификат:

3. Какие возможности есть в программе «КриптоЛайн»?

3. Упаковать файл в zip-архив:

6. Подготовить пакеты для отправки ЭДО с ФСФР, ФСРАР и РПН:

Подробная информация обо всех возможностях ПО «КриптоЛайн» размещена в «Справке»:

1. Запустите «КриптоЛайн»;

4. Как убрать сообщение «Подпись верна: сертификат не действителен» в программе «КриптоЛайн»?

Чтобы исправить затруднение:
1. Проверьте, установлены ли корневые и промежуточные сертификаты. Если не установлены:

1) Загрузите с нашего сайта, откройте сертификат и нажмите «Установить»;

2) Следуйте подсказкам «Мастера импорта сертификатов»;

3) На этапе «Хранилище сертификатов» выберите «Поместить сертификаты в следующее хранилище» и нажмите «Обзор»;

Информация об установке личных сертификатов размещена на нашем сайте.

Программное обеспечение «КриптоЛайн» не является самостоятельным средством электронной подписи (ЭП).

Для функционирования «КриптоЛайн» на локальном компьютере должно быть установлено средство ЭП «КриптоПро CSP», имеющее подтверждение соответствия требованиям, установленным Федеральным законом «Об электронной подписи» от 06.04.2011 года № 63-ФЗ.

5. Что делать при возникновении сообщения «Указан неправильный алгоритм»?

Сообщение возникает при подписании документов с помощью сертификатов, выпущенных по ГОСТу 34.10-2012, в «КриптоЛайне» ниже версии 1.5.

Источник