какие функции выполняют организационные цели

Функции целей организации

ВНУТРЕННЯЯ СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ

Основные структурные компоненты организации

Цели организации

Определение социальной структуры организации

Основные структурные компоненты организации

Выделение основных структурных компонентов организации.

Для поддержания организационной системы в рабочем состоянии необходимо взаимодействие ряда внутренних компонентов организации, или ее структурных составляющих.

Системное взаимодействие внутри организации следует рассматривать как взаимозависимость четырех внутренних подсистем (компонентов):

· целей организации,

· социальной структуры организации,

· технологий и

· персонала, или членов, организации.

Все компоненты организации достаточно автономны, и их слабая взаимозависимость обусловлена тем, что число коммуникаций, через которые осуществляется влияние одних компонентов на другие, ограничено. Так, изменение целей организации изменяет не всю организационную структуру, а только ее отдельные составляющие (структурные единицы).

Все четыре основные компоненты организации могут эффективно взаимодействовать только в рамках определенных культурных норм и ориентироваться на определенную систему ценностей. Другими словами, субкультура организации, или организационная культура, оказывает существенное влияние на ее деятельность.

Культура организации — это совокупность принятых и усвоенных норм, правил поведения, обычаев, традиций, характерных для данной организации.

Следует отметить, что основные компоненты организации невозможно рассматривать изолированно, без учета контекста внешнего окружения. Современные исследователи в области социологии организаций полагают, что организацию (выделенную как единое целое и обладающую четкими границами) следует представлять только в виде открытой системы. Это означает, что руководству организации недостаточно наладить взаимосвязи между ее отдельными внутренними компонентами; в организации нужно применять определенные виды стратегии относительно различных составляющих внешней среды.

Таким образом, основные взаимосвязанные компоненты организации определяют базовые направления и особенности ее деятельности.

Цели организации

Значение целей в деятельности организации.Как следует из определения организаций, среди всех компонентов ее внутренней структуры особое место занимают цели, так как ради их достижения и осуществляется вся деятельность организации. Организация, не имеющая цели, бессмысленна и не может существовать сколько-нибудь продолжительное время. Вместе с тем цели — один из наиболее спорных моментов в понимании организации. Одни ученые считают, что цели необходимы при анализе организационного поведения, другие, напротив, пытаются принизить их значение. Так, бихевиористы считают, что цель могут иметь только индивиды, а группа и коллективы их не имеют [162. Р. 135].

Многочисленные исследования, проведенные в последние годы, показывают, что по значимости цели занимают одно из первых мест среди других компонентов организации.

Можно привести множество примеров, когда простое смещение целей или даже неопределенность в их формулировке приводят к таким серьезным негативным последствиям в организации, как неправильный выбор стратегических направлений (это приводит к серьезным материальным потерям), снижение эффекта синэргии из-за отсутствия единой ориентации у членов организации, нарушение коммуникаций внутри организации, ослабление интеграции внутри организационных структур, появление сложностей в мотивации членов организации, и другим серьезным проблемам.

Таким образом, цели оказывают самое непосредственное влияние практически на все компоненты деятельности организации. Для того чтобы понять причины важности целей для организационной деятельности, необходимо определить понятие цели и ее функции.

Определим цель как желаемый, планируемый результат или те ориентиры, которых пытаются достичь, используя свою активность, члены организации для удовлетворения коллективных потребностей. В условиях организации цель нужно рассматривать как единство мотивов, средств и результатов. Это означает следующее:

· цель есть определенный мотив (или потребность). Справедливо утверждают, что цель относится к мотиву как стакан воды — к утолению жажды, обладание властью — к самоутверждению, одна цель может удовлетворять несколько потребностей, как одна потребность может удовлетворяться через разные цели;

· цель образуется при встрече мотива со средствами (ресурсами, условиями, возможностями), т.е. при оценке способа удовлетворения соответствующей потребности или устремления;

· цель в деятельности организации не тождественна результату, поскольку даже при достижении цели в реальный результат привносятся другие следствия, не совпадающие с предполагаемым результатом, поэтому достигнутая цель может быть только частью результата;

· выбор цели субъектом существенно предопределен и ограничен индивидуальными предпочтениями, влияниями окружающей среды, побочными целями и т.д. Поэтому целеполагание не есть лишь выражение свободы воли субъекта.

Функции целей организации.

Совместная деятельность порождает у людей цели разного уровня и содержания. В условиях организованной деятельности эти цели могут выполнять такие функции:

1. Когнитивные функции целей.Эти функции, которым, по мнению представителей рациональной школы научного управления и их современных последователей, принадлежит первое место, обобщают распоряжения координирующих органов и концентрируют внимание на анализе альтернатив действий и принятии решений.

2. Распределительные функции.Для реализации целей организации необходимо направлять ресурсы в подразделения оптимальным образом. Наличие целей различного уровня (целей организации, целей подразделений, целей участников организации) ставит проблему их совмещения в ходе производственной деятельности, что заставляет руководителей распределять ресурсы внутри организации.

3. Функции идентификации, т.е. сопоставления собственных стремлений членов организации с целями подразделения или организации как целого. В отсутствие этих функций деятельность членов организации теряет смысл. Это в свою очередь может привести к отчуждению и аномии.

4. Функции мотивации. Цели способны мотивировать членов организации в том случае, если последние признают их реально достижимыми, ориентированными на будущее и соотнесенными с собственными потребностями.

5. Функции преобразования.Стремление к реализации целей организации неизбежно приводит к пониманию необходимости преобразований различных аспектов организационной деятельности. Особенно это справедливо в отношении организаций, работающих в рыночной среде с высокой степенью неопределенности, когда разрабатываемые цели изначально ориентированы на изменения и инновации.

6. Катектические, или эмоциональные, функции.Цели могут формировать у членов организации различные эмоциональные состояния: эмоциональный подъем или, наоборот, чувства растерянности, неуверенности. Эти побочные функции целей необходимо учитывать, принимая управленческое решение, так как они оказывают значительное влияние на мотивацию членов организации.

7. Символические функции.Определяя цели организации, руководители должны учитывать их влияние на публику (или рядовых потребителей), клиентов фирмы, партнеров, заказчиков, представителей банков. В этом случае цели рассматриваются как визитная карточка фирмы, концентрированное выражение ее стратегических замыслов.

8. Идеологические функции.Цели формируют идеологию организации, т.е. объясняют не только, как будут достигнуты те или иные результаты, но и почему возникла необходимость в их достижении. К сожалению, в отечественных организациях вопросам идеологии организации уделяют мало внимания, в то время как американские и в еще большей степени японские организации считают создание собственной идеологии первоочередной задачей.

Источник

Цели и функции организации

Организация преобразует на основе соответствующих технологий находящиеся в ее распоряжении материальные, трудовые, информационные ресурсы и с помощью этого обеспечивает достижение целей. В этом состоит ее главная функция.

Организация представляет собой единство функций и структуры. Любая организация выполняет две функции – достижение цели создавших ее лиц и поддержание собственного существования.

Цели есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. Специалисты утверждают, что правильное формулирова­ние целей и постановка задач на 50% предопределяют успешность решения.

Под целью понимают идеальное или желательное состояние объекта управления, в данном случае организации. Именно на его достижение ориентирована управленческая деятельность. На формулировку цели влияют: характер производственного и кадрового потенциала организации; условия ее функционирования, взгляды руководства, интересы персонала, деловых партнеров, клиентов, местных властей, общества.

· По масштабу деятельности: глобальные или общие; локальные или частные.

· По актуальности: актуальные (первоочередные) и неактуальные.

· По рангу: главные и второстепенные.

· По временному фактору: стратегические и тактические.

· По функциям управления: цели организации, планирования, контроля и координирования.

· По подсистемам организации: экономические, технические, технологические, социальные, производственные, коммерческие и т.д.

· По субъектам: личные и групповые.

· По осознанности: действительные и мнимые.

· По достижимости: реальные и фантастические.

· По иерархии: высшие, промежуточные, низшие.

· По взаимоотношениям: взаимодействующие, индифферентные (нейтральные) и конкурирующие.

· По объекту взаимодействия: внешние и внутренние.

Краткосрочные цели обязательно имеют конкретное содержание и указывают:

В каждой организации свои цели и задачи, но главными общими целями будут следующие:

Требования к целям:

Организация как функция управления находит свои проявление через организационные структуры, организационные процессы (функционирования, развития), организационные законы, организационную культуру.

Основными функциями управления организацией являются:

Организация управления — это совокупность приемов, методов, рационального сочетания методов и звеньев управленческой системы и ее взаимосвязь с управлением объектов и другими управляющими системами во времени и в пространстве.

В этом значении организация управления обеспечивает создание наиболее благоприятных условий для достижения целей (решение конкретных задач, установленных в период времени при минимальных затратах производственных ресурсов).

Функцию нормирования следует рассматривать, как процесс разработки научно обоснованных расчетных величин, устанавливающих количество и качество оценки развитых элементов, используемых в процессе производства и управления. Эта функция оказывает воздействие на поведение объекта четкими и строгими нормами, дисциплинирует разработку и реализацию производственных заданий, обеспечивая равномерный и ритмичный ход производства, его высокую эффективность. Рассчитываемые по этой функции календарно-плановые нормативы (производственные циклы, размеры партий) служат основой планирования, определяют продолжительность, порядок движения планов в процессе производства.

Функция планирования деятельности организации занимает центральное место среди всех функций, так как призвана строго регламентировать поведение объекта в процессе реализации поставленных перед ней целей, задач. Функция планирования предусматривает определение конкретных задач каждому подразделению на различные плановые периоды и разработку производственных программ.

Функция координации деятельности организации осуществляется в целях обеспечения согласованной и слаженной работы участвующих в процессе выполнения плановых заданий производственных и функциональных подразделений предприятия и цехов. Эта функция реализуется в форме воздействия на коллектив людей, отдельных работников, занятых в процессе производства, со стороны линейных руководителей и функциональных служб.

Функция мотивации оказывает влияние на коллектив в форме побудительных мотивов к эффективному труду общественного воздействия, коллективных и индивидуальных поощрительных мер.

Мотивационная функция заключается в определении потребностей людей, выборе наиболее подходящего и действенного в данной ситуации способа их удовлетворения с тем, чтобы обеспечить максимальную заинтересованность работников в процессе достижения целей, стоящих перед организацией.

Функция контроля проявляется в форме воздействия на коллектив людей посредством выявления, обобщения, учета, анализа результатов производственной деятельности каждого цеха и доведения их до руководителей, подразделений и служб управления с целью подготовки управленческих решений. Эта функция реализуется на основе данных оперативного, статистического, бухгалтерского учета, выявления отклонений от установленных показателей работы и анализа причин отклонений.

Функция регулирования деятельности организации непосредственно сочетается с функциями контроля и координации. В результате воздействия внешней и внутренней среды на производственный процесс происходит отклонение от заданных параметров производственного процесса, выявленных в ходе контроля и оперативного учета, что в конечном счете требует регулирования процесса производства.

Источник

Функции и типы организационных целей

Цели выполняют ряд полезных и практических фикций, по­могая управлению организацией и пониманию того, почему су­ществует организация и почему люди в ней поступают так, а не иначе.

Цели не только привлекают людей в организацию, но и ог­раничивают деятельность членов организации, регулируют их поведение. Такая цель рабочей группы как повышение качества требует соблюдения технологической дисциплины, определен­ного отношения к работе.

Цели определяют природу организации для ее членов и, тем самым, заставляют их брать на себя соответствующие обязатель­ства. Так работа в угольной шахте подвергает жизнь человека оп­ределенному риску.

Цели являются главным мотиватором, направляют повеле­ние людей, удовлетворяя их потребности. Так, выход предприятия на лиди­рующие позиции в отрасли удовлетворяет и материальные (мак­симальная прибыль), и моральные потребности (гордость за ор­ганизацию) работников.

Цели уменьшают неопределенность, разъясняя людям, что организация преследует в своей деятельности. Имея цель обойти конкурентов, члены организации получают четкое представление о том, за какие действия они будут вознаграждены.

Цели помогают организации приспосабливаться к окру­жающей действительности. По целям можно ориентироваться в движении, сравнивать себя с другими, определять соответствие требованиям.

Цели являются стандартом для оценки работы членов орга­низации. Выполнение плана на высоком качественном уровне обычно связывается с получением вознаграждения.

Цели обеспечивают основу для конструирования организа­ции Цель укрепить позицию компании на рынке ведет организа­цию к созданию нового подразделения

Типы организационных целей

Различают три типа организационных целей: официальные; оперативные; операционные.

Официальные цели определяют общее назначение органи­зации. Они абстрактны, идеалистичны и описываются в качест­венных терминах, оправдывая существование организации перед обществом. Однако по этим целям трудно определить, чем на са­мом деле занимается организация.

Оперативные цели исходят из действительной политики и указывают, что организация на самом деле пытается делать. Они имеют внутреннюю направленность и важны для членов ор­ганизации.

Операционные цели еще более специфичны и более изме­ряемы, чем Оперативные. Они направляют поведение и по ним дают оценку работе. Они разрабатываются до деталей и выража­ются в количественных терминах.

Различие между этими тремя типами целей дает ценную информацию для понимания управления организацией.

Требования к формулированию целей

а) Важной характеристикой цели является ее достижимость и реалистичность. Недостижимые, нереалистичные цели не мо­тивируют исполнителей, могут отбить желание что-либо делать для их достижения. Наоборот, легко достижимые цели обладают слабой мотивацией.

б) Цели должны быть понятны для исполнителя и недву­смысленно сформулированы. То, от кого ожидается их выполне­ние, должны четко знать, что от них ждут. Понятная цель обеспе­чивает видение того, что обеспечивает ее выполнение.

г) Цель должна иметь сроки исполнения. Цель без срока будет все время возвращать у исполнителя к начальной точке действий.

д) Цель должна мотивировать действия исполнителя в пра­вильном направлении. Цель должна вести к удовлетворению главного для потребителя.

е) Цель должна быть формулируема и формализуема. Это усиливает ее воздействие и повышает обязательство по отноше­нию к ней. Только устная установка целей не оставляет следов и легко забывается.

ж) Цели индивидов, групп и организации в целом должны быть совместимы. Это помогает избежать конфликтов между людьми и подразделениями. Неприемлемость цели ведет к ее не­выполнению, волоките, возмущению.

з) Эффективные цели должны быть возможными для про­верки и корректировки. Этого требуют постоянно меняющиеся внешние факторы и обстоятельства. Знание того, что цель является предметом изменения в свете новых реальностей помогает людям преодолевать нежелание установить их и посвятить себя их выполнению.

и) Эффективность цели во многом определяется наличием системы обратной связи. Своевременное и полное информирова­ние людей о ходе ее выполнения помогает держать цель в виду, в поле зрения.

к) Цели необходимо связывать с системой вознаграждения. Они должны быть ценимы. Знание того, что цель будет стоить для работника, помогает поддерживать ее эффективность.

Тема №7. Типы организационных конфигураций.

Семь конфигураций. Семь типов организаций. Простая структура. Прямое управление. Машинная бюрократия. Профессиональная бюрократия. Дивизиональная форма. Адхократия. Организации-миссионеры. Политические организации

Структура проста, она представляет собой не более, чем одно большое подразделение, во главе которого стоит один или не­сколько руководителей высшего звена, один из которых имеет большее влияние, чем другие. Поведение в организации слабо формализовано, и в минимальном объеме используются планиро­вание, обучение и механизмы связи. Отсутствие стандартизации означает, что структура является органичной. Большая часть ко­ординации осуществляется сверху. Организация должна быть гибкой, поскольку она действует в условиях динамичной внеш­ней среды. Классический вид простой структуры представляет собой предпринимательская фирма, строго контролируемая ее непосредственным владельцем. Иногда в условиях кризиса круп­ные организации временно возвращаются к простым структурам для того, чтобы дать возможность сильному лидеру попытаться спасти их.

Существует еще одна бюрократичная конфигурация, но по­скольку в этом случае за основу принимается стандартизация умений, а не стандартизация рабочего процесса или конечной продукции, получается, что она коренным образом отличается от машинной бюрократии. Здесь преобладающей силой является п ремление к профессионализации, что и обусловливает сдвиг в чу сторону. Необходимость в техноструктуре низка, так как стандартизация, главным образом, происходит в результате обу­чения, которое проходит за пределами организации. Поскольку профессионалы работают независимо друг от друга, размер опе­рационного подразделения может быть очень большим, и нужны лишь несколько руководителей низшего звена. Как правило, пер­сонал вспомогательных служб также очень велик, для того, что­бы оказывать поддержку высокооплачиваемым профессионалам.

Подобно профессиональной бюрократии дивизиональная форма представляет собой не цельную организацию, а, скорее, ряд относительно независимых объединений, связанных вместе путем нежесткой административной структуры. Дивизиональная форма отличается от ранее описанных четырех конфигураций одним центральным моментом : структура в данном случае не является цельной, она является частичной настолько, насколько это определено сверху. Каждое из подразделений также имеет свою структуру.

Когда в организации преобладающим становится стремление делать других приверженцами той же концепции, что и они сами, члены организации стараются делать всю работу сообща, и отсю­да слабое разделение труда, низкая степень специализации по видамдеятельности, а также уменьшение различных форм дифференциации, различимых в других конфигурациях – стратегической вершины от остальных составляющих организации, штат­ных от линейных или управления от операций, между операторами, между подразделениями и т.д.

И наконец, мы подошли к такой форме организации, которая и большей степени характеризуется (по крайней мере в структур­ном отношении) тем, чего она не имеет. Когда в организации от­сутствуют доминирующие части, превалирующие координаци­онные механизмы, равно как и стабильные формы централизации при децентрализации, у нее возникают проблемы с разрешением возникающих в среднем звене конфликтов, что ведет к формиро­ванию организации, известной как политическая, «раздираемой» на части центробежными импульсами.

Политические организации существуют в различных формах. Не­которые из них носят временный характер, отражая являющиеся причиной конфликтов трудности переходного периода в стратегии или структуре, другие являются более устойчивыми, возмож­но потому, что организация сталкивается с внутренними конку­рирующими силами (скажем, между по необходимости сильными маркетинговым и производственным отделами), а возможно из-за того, что в ней завелась какая-то политическая «гниль», но при этом организация достаточно сильна для того, чтобы справиться с ней (например, обладает какого-либо рода монополией или находится под защитой правительства).

Источник

Функции и классификация целей

В системе управления цели выполняют ряд важных функций:

— отражают философию организации, концепцию ее функционирования и развития;

— задают основные направления деятельности организации;

— уменьшают неопределенность, становясь для субъекта ориентирами в окружающем мире;

— составляют основу критериев выделения проблем, выбора решений, оценки полученных результатов, а также поощрения сотрудников;

— сплачивают вокруг себя людей, побуждают их брать на себя высокие обязательства и добиваться их выполнения;

— концентрация на их достижении позволяет действовать быстрее и эффективнее;

— служат оправданием в глазах людей необходимости существования организации, особенно если ее деятельность вызывает неблагоприятные последствия (например, загрязнение окружающей среды) [11].

У организации могут быть самые разнообразные цели. Классификация целей позволяет совершенствовать механизм управления организацией и дает представление их практического использования. Различают три типа организационных целей: официальные, оперативные, операционные.

Официальные цели определяют общее назначение организации, декларируются в уставе или положении об организации. Они имеют внешнюю направленность и выполняют важную защитную функцию, создавая организации имидж.

Оперативные цели определяют, чем на самом деле в текущий период занимается организация, и могут не полностью совпадать с официальными. Такие цели имеют внутреннюю направленность и призваны мобилизовать ресурсы организации.

Операционные цели еще более конкретны и измеряемы, чем оперативные. Они направляют деятельность конкретных работников и позволяют давать оценку их работе.

Первый тип целей называют так же стратегическими, два последних – тактическими. Стратегические цели формируются при определении долговременной политики развития организации, а тактические – при решении конкретных (краткосрочных) задач управления.

Существует и другие виды классификаций. Например, цели бывают траекторные и точечные.

Траекторные (направляющие) цели определяют общее направление, в котором должно изменяться состояние управляемого объекта (увеличение прибыли предприятия).

В то же время, точечные цели формируются как стремление достичь вполне конкретного результата (обеспечить прибыль предприятия в текущем году в размере 100 миллионов рублей).

По временному интервалу цели подразделяются на долгосрочные (5 и более лет), среднесрочные (1 год – 5 лет) и краткосрочные (до 1 года).

Цели иерархических уровней определяют генеральную цель 0-го уровня (миссию), например, получение максимальной прибыли, цели 1-го уровня – расширение рынка сбыта, производство новых видов товаров и др., цель 2-го уровня – детализация целей 1-го уровня и т. д. Такой подход к реализации целеполагания получил название метода «дерева целей» [8].

Отметим, что далеко не всегда удается выделить единственную генеральную цель. В противном случае деятельность организации может носить односторонний характер и, добиваясь успеха в обеспечении высокого качества производимой продукции, можно упустить из виду социальные факторы. Это может отрицательно сказаться на кадровом составе предприятия, а впоследствии и на качестве производимой продукции [13].

Сформулированные при разработке стратегии и тактики цели, чтобы эффективно исполнять свое предназначение, должны удовлетворять определенным требованиям. Основными требованиями к целям являются:

— комплексность (цель должна охватывать все аспекты проблемной ситуации);

— системность (состояние объекта управления, к которому стремится организация, обеспечивается соответствующими управленческими механизмами на всех этапах управления);

— согласованность (цели организации не должны противоречить друг другу);

— достижимость (цель должна быть реальной при складывающейся ситуации и существующих тенденциях ее изменения);

— конкретность (цель должна предлагать для своей реализации последовательность конкретных мероприятий, обеспечивающих ее реализацию);

— гибкость (цель должна быть сформулирована таким образом, чтобы была возможность ее корректировки в случае изменения внешних или внутренних условий);

— преемственность (цели должны быть приемлемы для субъектов, определяющих деятельность организации и обеспечивающих достижение этих целей);

— четкость (цели должны быть точно сформулированы и понятны исполнителям);

— измеримость (обеспечивается выработкой количественных и качественных критериев и параметров оценки степени ее реализации);

— мотивированность (связь целей организации с системой вознаграждения исполнителей);

— совместимость (все множество целей, самой организации и ее подразделений, различных категорий и групп персонала и отдельных сотрудников, должны быть совместимы);

— формализуемость (обеспечивается формированием системы критериев оценки эффективности управляемой системы) [8].

Источник