Рассмотрение организации как системы
Организация как система
Понятие организации как системы
Общая теория систем является научной дисциплиной, которая разрабатывает методологические подходы к исследованию систем. Данные принципы имеют междисциплинарный характер, так как системы разных видов изучаются большим перечнем наук: биология, экономика, техника и т.д.
Общая теория систем взаимосвязана непосредственно с теорией познания и иными разделами философии, также с математической логикой и изучает общие для любых систем объекты исследования, как цель, вход, процесс, обратная связь, выход, и также функционирование, взаимодействие, развитие, рост и др. Она снабжает разные науки, включая экономику, весьма продуктивным системным подходом.
В самом общем виде системный подход является признанием того, что объектом исследования выступает система. Необходимо отметить, что нет общепризнанного и единственного определения системы. Будем применять следующую трактовку:
совокупность динамически взаимосвязанных элементов, каждый из которых сам по себе не обладает свойством, которое присуще целому, т.е. системе.
Элементы системы
Совокупность из двух и более элементов, по мнению Р. Акоффа, является системой, при условии, что она соответствует трем условиям:
Система – развивающийся объект. Она появляется, изменяется во времени, мыслительном процессе, пространстве, рушится и перестает функционировать. Это значит, что возникают и исчезают ряд элементов и связей, происходит их трансформация. Любые изменения в системе могут рассматриваться как ее переход в новое состояние.
Первым пунктом в системном подходе является процесс выделения системы из окружающей среды, который часто очень затруднен из-за относительного выделения системы из внешней среды. Любое выделение системы из внешней среды и подсистемы в системе не единственно и зависит от цели исследования и от многообразия свойств элементов и их взаимосвязей. Вместе с тем, всегда можно выделить наиболее общую систему, в которой эта система является подсистемой, и можно всегда выделить из этой подсистемы ограниченную ее часть, которая в свое время тоже является системой.
Согласно введенного определения системой могут выступать объекты самой различной нематериальной и материальной природы, которые обладают определенной целостностью (или взаимосвязанностью элементов). Все компании являются системами. Так как в общем смысле люди являются компонентами компаний (социальные компоненты), в сумме с техникой, используемой для выполнения работы, их называют социотехническими системами.
Свойства организации как системы
Организации в качестве системы обладает рядом свойств:
Целостность системы заключается в единстве элементов, которые позволяют выделить систему из окружающей среды, но ее системному свойству. Формирование целого осуществляется посредством интеграции, то есть объединения частей в совокупное целое, в котором каждый из структурных элементов занимает определенное место.
Понятие целостности и понятие эмерджентности неразрывно связаны. Эмерджентность подразумевает наличие у системы совершенно новых свойств, которые отсутствуют у ее частей. Это обозначает, что свойства целого это не просто сумма свойств его структурных элементов, хотя и зависят от них. Элементы, объединенные в систему, могут терять свойства, которые свойственны им вне системы, либо приобретать новые свойства. Например, коллектив сотрудников, который состоит из специалистов различного профиля, может производить сложную продукцию, реализовывать и разрабатывать стратегию дальнейшего развития компании.
Управление в системном подходе
В терминологии системного подхода управление означает влияние управляющей подсистемы на управляемую подсистему, направленное или на сохранение базовых качеств системы (то есть совокупности всех свойств, потеря которых приведет к разбитию системы) в условиях трансформации среды, или на достижение определенной цели (целей), или на выполнение ряда действий управляемой подсистемой.
Связь между управлением и организацией заключается в том, что система управления – это часть организации, а организация в качестве процесса является частью управления.
Поэтому, согласно теории систем менеджерам необходимо рассматривать компанию как открытую систему, которая включает в себя многочисленные взаимозависимые подсистемы и направлена на выполнение различных целей во взаимодействии с изменяющейся внешней средой.
Сущность организации как системы
В основе теории организации лежит теория систем, так как термин «организация» в одном из своих лексических значений означает упорядоченную и организованную систему.
Система — это целое, созданное из частей и элементов для целенаправленной деятельности; это совокупность взаимосвязанных действующих элементов.
Признаки организации как системы:
Каждая организация должна обладать всеми признаками системы, отсутствие хотя бы одного неизбежно приводит организацию к ликвидации. таким образом, системный характер организации — это необходимое условие ее деятельности.
Организация в теории интерпретируется как достижение структурированности, внутренней упорядоченности, согласованности взаимодействия относительно самостоятельных частей в системном объекте.
Рис. 1. Структура системы
Подсистема — это набор элементов, представляющих автономную внутри системы область, например технологическую, экономическую, организационную, правовую.
Современная наука стремится представить организацию как систему, состоящую из взаимосвязанных частей и переменных, и рассматривает ее как социальную систему, входящую в состав более широкой системы общества.
Организация как социальная система имеет следующие отличительные черты:
Таким образом, организация представляет собой систему, в которой люди иерархически соединены в общность для достижения цели.Итак, понятие «организация» и «система» весьма близки. Объясняется это тем, что организация есть частный случай системы. Люди объединяются для тoгo, чтобы своей деятельностью удовлетворить
Потребность отдельного человека, коллектива или общества.
Существует несколько классификаций систем, но основной является их группировка в трех подсистемах:
Набор решений также в значительной части отличается, что обусловливается быстротой изменения сознания человека. В социальной подсистеме нет выдающихся общепризнанных лидеров. Социальная система может включать биологическую и техническую подсистемы, а биологическая — техническую.
Рис. 2. Классификация систем и их свойства
Рассмотрим данную классификацию систем на примере социальных систем. искусственные системы создаются по желанию человека или какого‑либо общества для реализации намеченных прогpaмм или целей, например семья, конструкторское бюро, студенческий профсоюз.
Естественные системы создаются природой или обществом, например система мироздания, циклическая система землепользования, стратегия устойчивого развития мировой экономики.
Открытые системы характеризуются широким набором связей с внешней средой и сильной зависимостью от нее, например коммерческие предприятия, средства массовой информации, органы местной власти.
Закрытые системы характеризуются внутренними связями и создаются людьми или организациями для удовлетворения потребностей и интересов преимущественно своего персонала или учредителей, например профсоюзы, политические партии.
Полностью предсказуемые системы функционируют по заранее заданным правилам с заранее определенным результатом, например система обучения студентов в институте, система регистрации организаций.
Частично предсказуемые системы характеризуются тем, что выходные воздействия могут отличаться от ожидаемых, а результаты деятельности не всегда совпадают с запланированными, что обусловлено тем, что одни события могут происходить помимо воли (форс‑мажорные обстоятельства), другие из‑за недостатка профессионализма персонала, третьи из‑за сложности задания или новизны информации (например, деятельность венчурных компаний, научно‑исследовательских подразделений).
Жесткие системы основаны на высоком профессионализме небольшой группы руководителей и отлаженной технологии управления и производства. они обладают большой устойчивостью к внешним и внутренним воздействиям, медленно реагируют на слабые воздействия.
Мягкие системы имеют высокую чувствительность к внешним и внутренним воздействиям, поэтому слабую устойчивость, например система котировок ценных бумаг, коллектив творческих работников, новые организации.
Организация как управляемая система
Потребность в использовании системного подхода в управлении обострилась в связи с необходимостью управления объектами, имеющими большие размеры в пространстве и во времени в условиях динамичных изменений внешней среды.
Системный подход к управлению организацией заключается в построении такой структуры управления, которая позволит достигнуть целей деятельности, и в определении состава комплекса и функций, входящих в общую систему подразделений. Системный подход включает в себя разработку специализированной методологии исследования систем. Его основная задача заключается в выражении принципов и понятий системных исследований на уровне единой общенаучной методологии.
В фундаменте теории организации находится теория систем, потому что термин «организация» в одном из своих лексических значений означает упорядоченную и организованную систему.
Система – это целое, сформированное из частей и элементов для целенаправленной деятельности, это общность взаимосвязанных действующих элементов.
Признаки организации как системы
Основные принципы системы
Организация в теории понимается как достижение структурированности, внутренней упорядоченности, согласованности взаимодействия относительно самостоятельных составляющих в системном объекте. Система может содержать большой список элементов, и ее целесообразно разделить на ряд подсистем.
Подсистема – это набор элементов, представляющих автономную внутри системы область, в частности, технологическую, экономическую, организационную, правовую.
Современная наука стремится описать организацию как систему, состоящую из взаимосвязанных частей и переменных, и понимает ее как социальную систему, входящую в состав более широкой системы общества. Организация как социальная система имеет такие специфичные черты:
Всякая организация должна характеризоваться всеми признаками системы, отсутствие хотя бы одного обязательно приводит организацию к ликвидации. соответственно, системный характер организации – это необходимое условие ее функционирования.
Организация в теории понимается как достижение структурированности, внутренней упорядоченности, согласованности взаимодействия относительно самостоятельных составляющих в системном объекте. Система может содержать большой список элементов, и ее целесообразно разделить на ряд подсистем
Для того чтобы комплекс, состоящий из людей, машин и механизмов, материалов и прочих ресурсов, смог функционировать как единое целое – требуется объединение, трансформацию в организацию. Сложность внешней среды как системы характеризуется наличием многих элементов, каждый из которых является подсистемой, а кроме того взаимосвязями между указанными элементами.
Сложность внешней среды выражается в ряде моментов. Простыми считаются среды, которые имеют сравнительно немного элементов, а имеющиеся элементы весьма похожи друг на друга и легко понимаемы. Сложная комплексная среда подразумевает существование большого числа факторов, каждый из которых может значительно отличаться от прочих, взаимосвязь между ними весьма сложно выявить и проанализировать.
Организация как система
Организация как система является совокупностью связанных между собой частей, которые образуют целостность. Любое предприятие — открытая система, взаимодействующая с внешней средой. Любое предприятие реализует три ключевых процесса: получает ресурсы из внешней среды, производит продукт и передает его во внешнюю среду.
Основными потоками в организации на входе является поступление материалов, рабочей силы, капитала, а на выходе готовый товар.
Черты организации как системы
Организация как система обладает общими чертами:
Организация как система координирует поведение сотрудников в ходе процесса достижения целей, при этом деятельность участников организации может быть реализована в рамках структуры и зависеть от эффективности устанавливаемых связей между ними.
Характеристики организации
Для эффективного выполнения своих функций в процессе достижения целей применяется мотивация, стимулирование, власть, лидерство, управление конфликтами, организационная культура и др.
Организация как система обладает общими характеристиками. В каждой организации деятельность осуществляется за счет использования ресурсов, среди которых могут быть человеческий капитал, информация, технологии, материалы и др.
Зависимость от внешней среды является еще одной характеристикой организации как системы, поскольку все они являются открытыми. Организация как система находится в зависимости от внешней среды по отношению к ресурсам, потребителям, пользователям результатами труда. Внешняя среда состоит из сил и институтов, с которыми предприятие может столкнуться при осуществлении оперативной или стратегической деятельности (условия экономики, законы, система ценностей в обществе и др.). Очевидная характеристика любой организации — разделение труда.
Работа организации как системы
Организация как система связана с большим количеством разных типов работ, в процессе которых происходит разработка миссии, целей и стратегии, распределение функций производства и управления, заданий работникам, организация связей и порядка, приобретение или модернизация технологий производства, налаживание системы стимулирования, снабжения, сбыта, организация производства, контроль, обучение, информирование, реакция на изменения.
Основной элемент любой организации как системы – человеческий капитал, поэтому для достижения соответствующих целей важна комплектация штата профессионально пригодными специалистами с правильно распределенными ролями.
Организация как система включает в себя внутренние элементы, которые характерны для самой компании (миссию, цель, стержневые цели и ценности, сотрудники и квалификация, система и стратегия, культура, структуры и процессы бизнеса), а также ее внешнее окружение.
Система включает также хорошо отработанные процедуры, которые стимулируют функционирование и развитие предприятия. Если в нем отлаженно функционируют системы планирования, мотивации, контроля, информации, обучения кадров, то можно говорить об успехе работы предприятия.
Миссия и цели организации
Миссия организации — образ предприятия, его предназначение, которое выражено словесно и имеет основное социально-значимое функциональное назначение. Миссия включает в себя философию управления, при этом формулировка миссии представляет собой установку для всех сотрудников предприятия.
Цели организации представляют собой определенные намерения реализации миссии, поскольку она не должна быть только лишь лозунгом. Цели являются желаемым, конкретным результатом, на достижение которого направлена совокупность усилий организации.
Примеры решения задач
| Задание | Определить, какие признаки присущи понятию организации, как системы: |
1.) Связь с большим количеством разных типов работ, в процессе которых происходит разработка миссии, целей и стратегии,
2.) Наличие нескольких элементов,
3.) Наличие единственного элемента.
1.) Организация является разновидностью понятия системы,
2.) Система является разновидностью понятия организации,
3.) Обе работают в соответствии с ситуационным подходом.
Организация как система
С некоторой долей условности все понятия «системы» можно поделить на три группы.
Определения, принадлежащие к первой группе, рассматривают систему как комплекс процессов, явлений и связей между ними, которые существуют объективно, независимо от наблюдателя.
Определения второй группы рассматривают систему как инструмент, способ исследования процессов и явлений. Наблюдатель, имея перед собой цель, конструирует систему как некое абстрактное отображение реальных объектов.
Третья группа определений представляет компромисс между двумя первыми. Система здесь — искусственно создаваемый комплекс элементов (людей, процедур, технологий, научных теорий и т. д.), предназначенный для решения сложной организационной, технической, экономической задачи. Следовательно, здесь наблюдатель не только выделяет систему из среды, но и создает, синтезирует ее.
Понятие «система» широко используется как в научных исследованиях, так и в повседневной жизни. Этот термин также является отражением некоторой объективной реальности. Существует большое число определений системы, охватывающих различные признаки объектов, рассматриваемых как системы.
Понятие «система» стало терминологической основой построения теории систем. Трактовка этого понятия имеет различные варианты. Приведем примеры некоторых из них.
1. Система — это объективное единство закономерно связанных друг с другом предметов, явлений, а также знаний о природе и обществе.
2. Система — это комплекс элементов, находящихся во взаимосвязи.
3. Система — это множество элементов с отношениями между ними и между их атрибутами.
4. Система есть отражение в сознании субъекта свойств объектов и их отношений в решении задачи исследования, познания.
5. Система — это совокупность взаимосвязанных элементов, составляющих некоторое целостное образование, имеющее новые свойства, отсутствующие у ее элементов.
Содержание приведенных понятий для описания лишь одного термина показывает, что каждый из авторов имеет свое отношение к данному термину.
В качестве элемента системы рассматривается объект, относительно самостоятельный и не подлежащий дальнейшему расчленению на данном уровне рассмотрения, выполняющий определённые функции, находящийся во взаимосвязи с другими объектами, составляющими систему.
Подсистема – это набор автономных элементов внутри системы (экономических, технических, правовых, организационных). Системы классифицируются по признакам, которые характерны следующим подсистемам: техническая, биологическая, социальная.
Социальные, биологические и технические системы могут быть: искусственными и естественными, открытыми и закрытыми, полностью и частично предсказуемыми, жесткими и мягкими.
Системы могут быть простыми и сложными, активными и пассивными.
Большое значение в управлении сложными системами приобретает гомеостат, механизм саморегулирования и самообразования системы, позволяющий ей противостоять возмущению извне или перестраиваться в целях самосохранения. В связи с чем управление должно опираться на естественные процессы саморегулирования социума.
Каждая организация должна обладать всеми признаками системы. Выпадение хотя бы одного из них неизбежно приводит организацию к ликвидации.
В современной литературе выделяют такие признаки систем, как:
Множество составляющих ее элементов;
Единство главной цели для всех элементов;
Наличие связей между ними;
Наличие структуры и иерархичности;
Наличие управления этими элементами.
Выделяют некоторые ограничительные свойства, которыми должна обладать «правильная» система. Такая правильная система в любом случае будет проявляться именно как система, то есть объект с системными свойствами, а следовательно, к нему будут применимы методы системного анализа. Итак, таких свойств всего четыре:
Детерминированность – поведение (реакция) системы однозначно зависит от значений входных параметров. Наличие в системе четких причинно-следственных связей как в статике, так и в динамике. Детерминированность позволяет применять научный подход при исследовании систем.
Синергетичность – целое (система) является большим, нежели простая сумма составляющих его частей, что позволяет рассматривать систему в виде эффективной структуры из составляющих ее компонентов. Синергетичность систем часто связывают с характеристиками самоорганизации и обучаемости систем.
Полнота и непротиворечивость – правильная система должна быть полна (достаточна для выполнения своих функций и достижения своих целей) и непротиворечива (не должно быть противоречивых целей у всей системы).
Иерархичность – компоненты (элементы) системы могут сами рассматриваться в качестве систем (подсистем), а сама система может быть подсистемой системы более высокого уровня. Деление системы на подсистемы может быть ничем не ограничено, а свойство иерархичности указывает на то, что системы могут выстраиваться в иерархии в рамках системы.
Перечисленные свойства являются системоопределяющими, поскольку каждая правильная система детерминирована, синергетична, полна и непротиворечива, а также обладает внутренней иерархией над своими элементами. Для различных типов систем могут иметься различные наборы характеристик, поэтому не может быть замкнутого набора характеристик. Тем не менее, можно выделить характеристики, которые могут быть свойственны различным типам систем. К ним относятся следующие:
Адаптивность – стремление к состоянию устойчивого равновесия, которое предполагает адаптацию параметров системы к изменяющимся параметрам внешней среды.
Надежность – комплексная характеристика системы, определяющая ее способность функционировать, сохраняя свои параметры в определенном диапазоне, в течение длительного времени.
Целостность – первичность целого по отношению к частям. Не элементы составляют систему, а система состоит из элементов, которые выделяются из нее в рамках системного анализа.
Эмерджентность – цели (функции) компонентов системы не всегда совпадают с целями (функциями) системы, при этом для элементов системы в части их взаимодействия друг с другом может нарушаться свойство непротиворечивости – цели компонентов могут быть противоречивы друг другу, но при этом цели системы все также должны быть непротиворечивыми.
Взаимодействие и взаимозависимость системы и среды – система действует в среде и зависит от нее, равно как и наоборот. Система может обмениваться со средой материей, энергией и информацией.
Обучаемость – возможность перенастройки функций и целей системы в зависимости от изменения параметров внешней среды. Система может быть самообучаемой, когда функции и цели перенастраиваются на основании внутренних факторов.
Целенаправленность – существование у системы цели. Это неотложное свойство, которым должны обладать все системы.
Динамичность – развитие системы происходит в динамике, то есть изменяется во времени.
Системный характер организации – это необходимое условие ее деятельности.
Среда организации – это комплекс внутренних и внешних факторов организации. Различают внутреннюю и внешнюю среду организации. Внешнюю среду можно разделить на среду прямого воздействия и среду косвенного воздействия.Среда прямого воздействия включает факторы, непосредственно влияющие на деятельность организации:
а) Поставщики. Поставщиками капитала в основном являются банки, акционеры и частные лица. Чем лучше обстоят дела у данной организации, тем больше шансов получить кредит на льготных условиях у поставщиков капитала.
б) Трудовые ресурсы. Без нужных специалистов должной квалификации нельзя эффективно использовать сложную технику и оборудование.
в) Законы государства. Организации обязаны выполнять не только федеральные, но и региональные законы. Государственные органы обеспечивают принудительное выполнение законов в сфере своей компетенции.
д) Конкуренты. Руководство предприятия должно понимать, что неудовлетворенные нужды потребителей создают свободные ниши на рынке для конкурирующих организаций.
Среда косвенного воздействия состоит из факторов, которые не оказывают прямого и немедленного воздействия на деятельность организации:
а) Состояние экономики страны.
б) Научно-технический прогресс.
в) Социокультурные факторы.
г) Политические факторы.
д) Отношения с местным населением.
Управление – это процесс воздействия на систему с целью поддержания заданного или перевода её в новое состояние.
Система управления включает:
механизм такого воздействия;
совокупность всех элементов, подсистем и их взаимосвязей, а также процессов, обеспечивающих функционирование организации в заданном направлении.
При этом любая система управления должна иметь четыре основных элемента:
1. Выход основной системы.
2. Воспринимающее устройство, измеряющее и передающее информацию о состоянии выхода.
3. Канал обратной связи.
4. Блок управления, сравнивающий фактический и заданный выход и в случае необходимости вырабатывающий управляющее воздействие.
В настоящее время в составе системы управления организации выделяют следующие подсистемы:
При этом, систему управления можно рассматривать как с позиции статики, т.е. как некий механизм (механизм управления), так и с позиции динамики, как управленческую деятельность.
Процесс управления, как элемент управленческой деятельности, включает в себя: систему коммуникаций, разработку и реализацию управленческих решений, информационное обеспечение.
Методология же включает в себя цели, законы, принципы, методы и функции, технологии управления и практику управленческой деятельности.
Основной задачей системы управления организации ставится формирование профессиональной управленческой деятельности. Как процесс управленческая деятельность – это совокупность действий, ведущая к образованию и совершенствованию связей между частями системы. Как явление – это объединение элементов (цели, программы, средства) для реализации миссии организации. Управленческая деятельность рассматривается, как синтез науки и искусства. Научная часть управленческой деятельности состоит из прагматичных управленческих технологий, правил, закономерностей, т.е. мало зависит от личности управленца. Искусство же, в данном контексте, представляет собой использование менеджером своего творческого начала, интуиции, субъективного опыта, здравого смысла и т.д. Здесь наблюдается прямая зависимость от личных качеств управленца, причём такие качества, как здравый смысл и интуиция, точнее их присутствие в большей или меньшей степени, практически являются врождённой особенностью данного субъекта.
7.Соотношение понятий «организация» и «система».
Рассмотрение организации как системы является весьма продуктивным, так как позволяет систематизировать и классифицировать организации по ряду общих признаков. Так, достаточно обобщенная классификация систем по признаку иерархии уровней сложности разработанная К. Боулдингом, может быть применена в полной мере к существующему многообразию организаций в природе и в обществе.
Второй уровень иерархии организации представляет собой уровень простой динамической системы с заранее запрограммированными обязательными движениями. Он может быть назван уровнем «часового механизма». Примерами могут служить Солнечная система, смена времен года. Большая часть теоретических положений в физике, химии, экономике, относится к этой категории.
Третьим является уровень информационной организации, т.н. кибернетической системы, который также можно назвать уровнем «термостата». Такие организационные формы существуют также во всем эмпирическом мире биолога и социолога.
Организацию можно считать открытой, если она обменивается с внешней средой энергией и информацией. Понимание организации как замкнутой системы основано на независимости ее внутреннего состояния от внешней среды. Следует отметить, что абсолютно открытых и абсолютно замкнутых организаций в природе не существует.
Итак, мы рассмотрели те общие признаки, которые делают тождественными понятие «система» и «организация». Но, как мы уже не раз отмечали, понятие «организация» несколько шире понятия «система», т.к. представляет собой не только состояние порядка, но и процессы по упорядочению. Именно эта двойственность природы понятия «организация» и делает его намного шире и содержательней любой его системной трактовки. Без сомнения можно утверждать, что каждая система подвержена изменениям и процессы изменений быстро или медленно, дискретно или непрерывно, но происходят, организуя или дезорганизуя те или иные целостные образования, которые мы называем системами. На этой основе рушатся старые и возникают новые системы, отражая результаты организационных преобразований, суть понятия «организации» как организующей и дезорганизующей деятельности природы и человека. Именно благодаря А.А. Богданову изучение всеобщих закономерностей организующих процессов и превратило теорию организации в отдельную, самостоятельную область научных знаний.